تعريف تكنولوجيا إدارة المؤتمرات PMP
دعونا أولاً نحدد ما هي تكنولوجيا إدارة المؤتمرات. إنها أنشطتك في الاجتماعات لإدارة المناقشات والحصول على نتائج واضحة. إذا كنت تعتقد أن هذا يبدو مشابهًا لـ “تلبية أفضل الممارسات” ، فأنت على حق! يمكن أن تتضمن مهارات إدارة الاجتماعات أيضًا المهام التي تكملها على جانبي الاجتماع ، مثل نشر جدول أعمال اجتماع إدارة المشروع مسبقًا والمتابعة بعد ذلك.
تعتبر مهارات إدارة الاجتماعات جزءًا مهمًا من كيفية عمل مديري المشاريع ، فإذا كنت تعتقد أن هذه المهارات هي الفطرة السليمة ، فأنت مخطئ. أنا متأكد من أنك ستفكر في الاجتماعات التي شاركت فيها ، حيث لا يوجد جدول أعمال ، وأنت تعلم أن هذه الإجراءات لن يتم تسجيلها عندما تغادر غرفة الاجتماعات. بصفتك PMP ، يمكن أن تساعدك مهارات إدارة الاجتماعات على تجنب هذه المواقف.
10 تقنيات إدارة الاجتماعات الأساسية PMP
دعنا نتعمق في التفاصيل مباشرة. فيما يلي 10 مهارات أساسية في إدارة الاجتماعات يحتاجها المحترفون المعتمدون من PMP لإتقانها.
- تحديد أهداف الاجتماع
هذا مهم حقًا لأنك يجب أن تعلم أن مشروعك مختلف قليلاً عند مغادرة الاجتماع ، حتى لو قمت بتحديث الجميع للتو. - تحديد جدول الأعمال
هذا شيء يناضل من أجله العديد من مديري المشاريع ، لذا إذا وجدت صعوبة في ذلك ، يرجى الاطمئنان ، فأنت لست وحدك! نصيحتي هنا هي توحيد جدول أعمال اجتماع إدارة المشروع قدر الإمكان. بهذه الطريقة ، ما عليك سوى تغيير بعض العناصر في كل مرة يكون لديك اجتماع.
اطلب من فريقك والآخرين في الاجتماع المساهمة بمقترحاتهم المواضيعية في جدول الأعمال مسبقًا. يوفر لك هذا تحذيرات مبكرة حول الموضوعات التي يرغب الأشخاص في مناقشتها ، ويساعد المناقشة في البقاء على المسار الصحيح.
- إرسال جدول الأعمال مقدما
تذكر ، يتم إصدار جدول الأعمال عادةً قبل أيام قليلة من إصداره. في وقت سابق ، سوف ينسى الحاضرون أنهم قد حصلوا عليه بالفعل!
- تخصيص الاجتماع وفقًا لثقافتك
تأكد من أن الاجتماع مناسب لبيئتك. على سبيل المثال ، لن تنجح الندوات غير الرسمية في بيئة مكتبية رسمية للغاية. - دعوة
الشخص المناسب الشخص المناسب لحضور الاجتماع يعتمد على أهداف الاجتماع. فكر في من سيساعدك على تحقيق هذه الأهداف ، واعمل بجد لجعل الجميع يصلون إليها. إذا لم يكن الشخص “المناسب” موجودًا ، فاطلب منه تفويض الحدث إلى شخص آخر. يجب أن يكون الممثلون قادرين على تغطية بنود جدول الأعمال المتعلقة بمجال عملهم. يتعين على الممثلين أن يفهموا الموقف تمامًا وأن يكونوا مسؤولين عن اتخاذ القرارات.
ومع ذلك ، إذا كنت تعتقد أنه من الضروري حضور الشخص “المناسب” بدلاً من الممثل ، فسيتعين عليك تغيير تاريخ أو وقت الاجتماع لتمكينهم من الحضور.
- بدء الاجتماعات وإنهائها في الوقت المحدد
هذا بسيط جدا! ابدأ في الوقت الذي تراه مناسبًا واسمح للآخرين بالانضمام عند وصولهم. في المرة القادمة آمل أن يحصلوا على معلومات لن تتسكع معهم. هذا لا يحترم وقت الجميع ، لكن تذكر ، هذا يعني أنه لا يمكنك التأخير أيضًا. - قدِّم للجميع
في بداية الاجتماع ، خصص بعض الوقت للالتفاف حول الطاولة ودع الجميع يقدمون أنفسهم. هذا مهم بشكل خاص عند بدء مشروع ، لأن الفريق قد لا يعرف بعضهم البعض. هذا لا يستغرق وقتًا طويلاً: عادةً ما يكون الاسم والقسم والدور في المشروع كافيين.
- خلال اجتماع الإدارة
تحدث النزاعات في اجتماعات الصراع ، وعادة ما تكون وجهات نظر متعارضة حول موضوع ما. المناقشة صحية ، لذا دعها تحدث وانتبه عندما تهدد بتولي الاجتماع. في هذه المرحلة ، يجب أن تقول إن الموضوع يجب أن يكون غير متصل بالإنترنت. لاحظ حقيقة أن المناقشة لم تنته بعد ، وتأكد من إعادة مناقشتها مرة أخرى خارج الاجتماع الحالي ، وإلا ستجد أنها ستتدهور. - تعيين شخص ما لتدوين الملاحظات
ما لم يكن هذا اجتماعًا حيث لن يكون هناك العديد من الإجراءات أو القرارات ، فمن المهم التأكد من وجود ملاحظات تغطي ما تتم مناقشته. قد تكون استضافة اجتماع وتدوين ملاحظات كافية أمرًا صعبًا ، لذلك إذا لزم الأمر ، اطلب من شخص آخر تدوين الملاحظات نيابة عنك. - سجل بنود العمل مع الطرف المسؤول
هذا عادة ما يأخذ شكل محضر الاجتماع. يجب كتابة محضر الاجتماع وإرساله في غضون أيام قليلة بعد انتهاء الاجتماع. إذا كان الاجتماع طويلاً ومفصلاً ، فستحتاج إلى منح الفريق فرصة للتحقق من الأخطاء قبل إصدار الإصدار النهائي. بعد ذلك ، تحتاج إلى تتبع أولئك الذين يعملون على مهامهم وتكون قادرًا على الإبلاغ عن التقدم خلال الاجتماع التالي.
اجتماع إدارة المشروع مع فريق افتراضي
تعد تقنيات إدارة الاجتماعات الأساسية العشر المذكورة أعلاه مناسبة جدًا للاجتماعات وجهًا لوجه ، كما أنها مناسبة للاجتماعات الافتراضية. ومع ذلك ، عندما لا يحضر فريقك الاجتماع شخصيًا ، يجب عليك التفكير في بعض الأساليب الأخرى لإدارة اجتماعك. تتطلب الاجتماعات الافتراضية مزيدًا من التحضير والإدارة. على سبيل المثال ، يجب أن تختبر تقنيتك. تأكد من أن أداة الويبينار أو تطبيق مشاركة الشاشة يعملان بشكل صحيح وأنك تعلم جميعًا كيفية استخدامه. تحقق من الاتصال من أي مكان تريد الانضمام إليه. ثلاث مرات تحقق من تحويل المنطقة الزمنية بحيث تتوقع أن الجميع في الوقت المناسب.
آخر نصيحة للاجتماع الافتراضي هي محاولة إنشاء ساحة لعب متكافئة. على سبيل المثال ، لا تركز الفريق بأكمله في مكان واحد ، مع انضمام شخص واحد فقط من خلال مكالمة جماعية. هذا يخلق تجربة اجتماع غير متكافئة وقد يجعل الشخص الذي يرد على المكالمة يشعر كما لو أنه ليس جزءًا من المناقشة (أو يصبح بعيدًا جدًا لدرجة أنه يبدأ في التركيز على مهام أخرى بدلاً من اجتماعك).
