بالنسبة لمعظم الناس ، فإن المخاطرة أمر غير مريح. يعد عدم اليقين من عدم وجود فكرة جيدة عن النتيجة تحديًا للتغلب عليه. وفقًا لميريام وبستر ، فإن “المخاطرة” هي “شيء أو شخص ما يخلق أو يشير إلى خطر” ، أو “فرصة أن يفقد الاستثمار قيمته”. يبدو أن التعريف يصف “الخطر” بأنه حدث سلبي بحت.
من المحتمل أن يأتي الخوف المرتبط بـ “المخاطرة” من “الخوف من المجهول” التقليدي. ومع ذلك ، تعد إدارة المخاطر جزءًا مهمًا من أي منصب قيادي ، بما في ذلك مديري المشاريع. بالإضافة إلى الإدارة والتخطيط ، يجب أن يكون أحد الأهداف المهمة لمدير المشروع هو السؤال والاستعداد لـ “ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟”
إنها فكرة مقلقة ومخيفة للتفكير فيها. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد هذه العقلية مديري المشاريع على التنقل في كل الأشياء التي يمكن أن تحدث قبل وأثناء وبعد المشروع. إدارة المخاطر أمر بالغ الأهمية لتجربة إدارة المشروع. إذا كنت مدير مشروع تحاول التخطيط بشكل أفضل للمخاطر ، فقم بإلقاء نظرة على هذه النصائح للاستعداد.
قم بإشراك فريق المشروع – والموردين
على موقع Projectmanager.com ، ناقش Devin Deen ، خبير Scrum ومدرب الفيديو ، أهمية إشراك فريقك بالكامل في عملية إدارة المخاطر. ونصح مديري المشروع بالتواصل مع أعضاء فريق المشروع للحصول على مخاطر محتملة.
من المحتمل أن يكون لدى أعضاء فريق المشروع تجارب مع مشاريع مختلفة عن مشروعك ، مما يعني أنه يمكنهم تحديد المواقف والفرص التي قد تواجهك للمخاطر. حتى أن دين ذكر مدى أهمية إشراك الأشخاص الذين قد لا تسألهم تقليديًا ولكنهم لا يزالون جزءًا من عملية إدارة المشروع ، بما في ذلك البائعين وممثلي العملاء. من المحتمل أن يكون لدى هؤلاء الأشخاص قائمة طويلة بالأشياء التي حدثت بشكل خاطئ أثناء المشروع الأخير ، ويمكنهم التحدث إلى هذا الجانب لمنحك رؤية واضحة لما يمكن توقعه.
انظر إلى أخطاء الماضي
لا أحد يحب إلقاء نظرة على بكرة تسليط الضوء على إخفاقاتهم. ومع ذلك ، فإن عادة النظر إلى الوراء والتعلم من القضايا الماضية يمكن أن يخدمك جيدًا. متى تجاوزت الميزانية؟ ما الذي جعلك لا تلتزم بالموعد النهائي؟ هل كان هناك نقص في التواصل بينك وبين العميل؟ عندما يتعلق الأمر بإدارة المخاطر ، فإن بعض أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هي إنشاء قائمة بالأخطاء السابقة وتتبع خطواتك. لن تلتقط كل شيء دائمًا ، وهناك أوقات تسوء فيها الأمور حتى عندما تستعد لها. ومع ذلك ، فإنك تضع نفسك في أفضل وضع لإدارة المخاطر عندما تصبح ملتزمًا بمتابعة ما لم ينجح حتى تتمكن من التخطيط بشكل أفضل للتعامل مع هذه المشكلات.
بناء قاعدة بيانات المخاطر
هذه الخطوة هي وسيلة للسماح لفريقك بالاستفادة من الفكرة في الخطوة الأولى. في حين أنه يساعد على بدء المحادثة ، وتريد أن تبدأ عادة النظر إلى الوراء لفهم أخطاء الماضي ، فأنت بحاجة إلى طريقة لتتبع هذه المشكلات. إحدى الطرق الرائعة للقيام بذلك هي بناء قاعدة بيانات خاصة بالمخاطر. بينما تعمل أنت وفريقك من خلال مشروع ما ، فأنت تريد إنشاء طريقة تمكنهم من تسجيل الأخطاء والمخاطر التي يواجهونها.
يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل إنشاء جدول بيانات حيث تسمح لأعضاء فريقك بتسجيل المخاطر أو الخطأ وإضافة وصف موجز وتضمين التاريخ وتضمين معلومات مثل المالك وخطوات الإجراء. يمكنك أيضًا إنشاء فئات للمخاطر ، بحيث يمكنك الفرز بسرعة للعثور على أكثر حالات الخطر ذات الصلة عندما تحتاج إليها. قاعدة البيانات هذه عبارة عن سجل شامل للمخاطر التي حدثت ويمكنك تتبعها. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك بتتبع كيفية مراقبة المخاطر وتحسين استراتيجياتك لمعالجتها.
إنشاء قاعدة معرفية لقضايا إدارة المخاطر المتكررة
إذاً ، لقد عدت إلى لوحة الرسم وحدد الأوقات التي لم تسر فيها الأمور كما هو مخطط لها. ممتاز! الآن ، ماذا تفعل بهذه المعلومات؟ طريقة رائعة للاستفادة من هذه المعلومات هي تطوير “قاعدة معرفة المخاطر”. يمكنك تطوير مكتبة من المعلومات يمكنك أنت وفريقك الرجوع إليها أثناء تنقلك خلال المشاريع.
يمكن أن تكون هذه المستندات قاعدة معرفية داخلية تتناول حلولاً لمشاكل إدارة المخاطر القياسية أو المتكررة. على سبيل المثال ، ماذا تفعل إذا بدأت مبيعات الشركة في التأخر؟ ما هو البروتوكول إذا كان لديك عضو في الفريق اضطر إلى ترك منصبه؟ من المهم أن يكون لديك كتيب لإدارة مخاطر المشروع حتى تتمكن من تحديد أفضل تكتيك لمعالجة القضايا الإدارية والمشتركة المتعلقة بإدارة المخاطر المتكررة.
لا تنس المخاطر الإيجابية
لا يجب أن تكون المخاطر سلبية دائمًا. يمكن أن تحدث بعض الأحداث والوقائع التي يمكن أن تفيد مشروعك. يمكن أن يساعدك فهم إمكانية المخاطرة الإيجابية على تحسين ميزانياتك وتقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه إنهاء مشروعك وإنشاء بيئة تعاون أفضل. بعض الأمثلة على المخاطر الإيجابية لفريق إدارة المشروع الخاص بك يمكن أن تكون سياسة جديدة تفيد جهود إدارة المشروع ، والموافقة على استخدام إدارة المشروع الجديدة أو الأدوات التنظيمية ، وإمكانية ميزانية أكبر
يمكن أن يمنعك الفشل في التخطيط للمخاطرة الإيجابية من الاستفادة من الفرص التي تأتي في طريقك. لذا ، تمامًا كما تفعل مع المخاطر السلبية ، عد إلى الوراء وشاهد أين حدثت هذه المواقف حتى تتمكن من التخطيط لها. بالإضافة إلى ذلك ، خصص وقتًا للبحث في أشياء مثل السياسات القادمة والتقنيات الجديدة وأي أحداث يمكن أن تحدث في الأقسام الأخرى والتي يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على مشروعك. كلما عرفت أكثر ، كانت الخيارات الأفضل لديك للتخطيط للاستفادة من المخاطر الإيجابية.
ضع استراتيجية لإدارة المخاطر لمشاريعك المحددة
مرة أخرى ، لا يمكنك التخطيط لكل شيء ، ولكن يمكنك استخدام الأحداث السابقة للاستراتيجيات المستقبلية. ما تريد القيام به هو تحديد المخاطر التي من المحتمل حدوثها ، وتحديد أولويات أولئك الذين لديهم احتمالية أعلى ، والسؤال عن سبب وكيفية حدوثها ، ثم بناء استجابة بناءً على الإجراءات السابقة التي نجحت أو لم تنجح.
هذه الخطوة هي المكان الذي ستكون فيه قاعدة بيانات المخاطر هذه مفيدة. تريد إنشاء استراتيجية ديناميكية لإدارة المخاطر وخطة تسمح لك بالمرونة والسرعة في إدارة الأحداث المختلفة القائمة على المخاطر لمشاريعك المحددة. يجب أن يوضح بالتفصيل فرص المخاطر ، ومدى احتمالية حدوثها ، ونهج خطوة بخطوة لكيفية التعامل مع كل موقف. يجب عليك مراجعة هذا المستند مع فريقك أثناء إطلاعهم على المشروع القادم ، ويجب أن يكون متاحًا للرجوع إليه.
لا يجب أن تعرقل المخاطر مشروعك
إذا كنت لا تستخدم استراتيجية لإدارة المخاطر ، فأنت لست وحدك. وفقًا لمؤشر PMI ، فإن 27 بالمائة فقط من مديري المشاريع الذين شملهم الاستطلاع يستخدمون دائمًا ممارسات إدارة المخاطر. ومع ذلك ، من الأهمية بمكان أن يصبح تطوير استراتيجيات إدارة المخاطر في مساحة إدارة المشروع ممارسة قياسية. يمكن أن يكشف فهم المخاطر عن فرص لمعرفة أين يمكن أن تتحسن أنت وفريقك. يمكنه إخطارك بالمسائل الحاسمة حتى تتمكن من الاستعداد بشكل أفضل مع تقليل التكاليف والجداول الزمنية. مرة أخرى ، في حين أنه من المهم تحديد المخاطر السلبية ، فأنت تريد أيضًا الاستعداد للتعامل مع المواقف التي يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على مشروعك ، والذي يُعرف أيضًا بالمخاطر الإيجابية. إذا أوضحت نقطة لإشراك فريقك مع الالتزام أيضًا بجمع البيانات ، فيمكنك بناء خطة شاملة للتخفيف من المخاطر السلبية والاستفادة من المخاطر الإيجابية.
