توفر اجتماعات العملاء كنزًا من المعلومات لك ولفرق مشروعك. إنها بعض من أهم المهام التي ستشترك فيها طوال دورة المشروع. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب الحصول على كل ما تحتاجه منهم.
اجتماعات العملاء يجب أن تنجز الكثير. يجب أن تكون فعالة مع السماح لك أيضًا بالتعرف على المواصفات والمتطلبات التي يريدها عميلك في مخرجات المشروع.
يمكن أن تشكل الاجتماعات التي لا توفر لك جميع البيانات التي تحتاجها عبئًا كبيرًا على مواردك – وخاصة الإيرادات. الاجتماعات غير المثمرة تهدر 37 مليار دولار كل عام.
هناك طريقة لجعل اجتماعات العملاء الخاصة بك تعمل من أجلك مع إضافة المزيد من الكفاءة إلى مشاريعك. لذلك ، إليك بعض النصائح لمساعدتك في تنظيم اجتماعات العملاء حتى تتمكن من الحصول على أفضل المعلومات منهم.
أدرك ما هو على المحك
سيؤدي نهج تحقيق المزيد من هذه الاجتماعات إلى تقليل الأخطاء وتقليل الحاجة إلى عقد المزيد من الاجتماعات – الأمر الذي يستغرق وقتًا بعيدًا عن المشاريع التي تديرها. آخر شيء تريده هو الابتعاد عن هذه التفاعلات بتفاصيل غامضة تجعلك تعود إلى لوحة الرسم لأنك لم تحصل على المعلومات الصحيحة. لذلك ، تأكد من إدراكك لما هو على المحك – الجيد والسيئ – عندما يتعلق الأمر بإدارة اجتماعات العملاء وتشغيلها.
التحضير هو كل شيء
يجب أن تقوم أنت وعميلك ببعض الأعمال التحضيرية قبل أن تلتقيا. هذه الخطوة هي شيء يجب عليك التعبير عنه قبل الاجتماع بوقت كاف. سيكون نموذج طلب المشروع أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق ذلك. تتيح هذه الوثائق لعملائك معرفة المعلومات التي ستحتاجها منهم للبدء في مشروعهم. يمكن أن تتضمن هذه الأشكال أشياء مثل:
معلومات العمل العامة (المهمة ، الرؤية ، أهداف العمل ، إلخ.)
الجمهور المستهدف
احتياجات المشروع
المواصفات والمتطلبات
الجداول الزمنية
وغيرها من التفاصيل ذات الصلة التي تحتاجها للمشروع.
تريد أن تعرض عليهم هذا النموذج قبل الاجتماع حتى يتمكن العميل من إعداد هذه المعلومات في وقت مبكر. بالإضافة إلى ذلك ، تريد أيضًا تزويدهم بمعلومات حول شركتك تتضمن تفاصيل حول نوع العمل الذي تقوم به ، والتسعير النموذجي ، والطريقة القياسية التي يتكشف بها الجدول الزمني للمشروع عند العمل مع العملاء.
تريد بدء اجتماعات العميل بطريقة تمكّنكما من البدء من أفضل مكان – وسيتيح لكما وقت التحضير الوصول إلى المشكلات بشكل صحيح والتحدث عن الجوانب التي ستدفع المشروع إلى الأمام.
احصل على جدول أعمال اجتماع – وشاركه قبل الموعد المحدد
هناك طريقة أخرى للتأكد من أنك وعميلك تناقشان المعلومات الأكثر صلة بالمشروع وهي أن يكون لديك جدول أعمال للاجتماع. للقيام بذلك ، ابدأ في التفكير في جميع المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها والتي ربما لم يتم تغطيتها في نموذج طلب المشروع.
من هناك ، يجب عليك تحويل كل هذه الاستفسارات إلى جداول أعمال اجتماعات. ستوفر هذه الخطوة لعملائك نظرة ثاقبة على المعلومات الإضافية التي يحتاجون إليها لتقديمها إلى الاجتماع.
مرة أخرى ، تريد تحويل الاجتماع الأول إلى اجتماع يبدأ بك بكل المعلومات التي تحتاجها. يمكن أن يكون جدول أعمال الاجتماع خطوة أولى حاسمة لتحقيق ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من منح عملائك جدول الأعمال مسبقًا – على الأقل أسبوع. ستمكنهم هذه الخطوة من الحصول على وقت لإعداد المعلومات اللازمة للاجتماع وتجميع أي أسئلة مهمة لديهم.
كن صريحًا بشأن التوقعات المتعلقة بتغيير المشروع
التغييرات المستمرة هي أحد الأشياء الحاسمة التي يمكن أن تعرقل مشروعًا عن مساره. لذلك ، تحتاج إلى التأكد من أنك تقود إلى المنزل أثناء اجتماعات المشروع المشكلات التي تسببها التعديلات غير المخطط لها. يجب أن تكون واضحًا بشأن نطاق المشروع ووقت التسليم وتغييرات الميزانية التي ستحدث إذا سعوا إلى إجراء تعديلات.
على سبيل المثال ، قد يكون لديك سياسة تنص على أن “التغييرات التي تعدل نطاق المشروع” ستؤدي إلى إعادة التفاوض على السعر والجداول الزمنية. يجب عليك أيضًا تحديد ما سيحدث إذا تسبب تغيير المشروع في إعادة تشغيل العملية بأكملها وكيف سيتعامل كل منكما مع هذا الأمر.
ستؤدي مناقشة هذا الحدث أثناء اجتماعاتك إلى تحديد التوقعات المتعلقة بتغييرات المشروع. من المحتمل أيضًا أن يضمن أن يأخذهم عملاؤك على محمل الجد ، حتى يتمكنوا من تحديد ما يريدون في وقت مبكر لتجنب التغييرات.
وفقًا لـ PMI ، يعد تجنب زحف النطاق أو التغييرات غير المنضبطة في نطاق المشروع أحد أهم العوامل الدافعة لنجاح المشروع. لذلك ، استخدم الاجتماعات لمحاولة تقليل هذا الحدث قدر الإمكان.
قم دائمًا بإنهاء الاجتماعات بقائمة إجراءات
إذن ، ماذا يحدث بمجرد انتهاء الاجتماع؟ هذه الخطوة هي المكان الذي تحتاج فيه إلى ضمان مزيد من الإنتاجية من خلال وجود قائمة إجراءات. على سبيل المثال ، ربما يكون هناك بعض الأبحاث التي يتعين على كلاكما القيام بها قبل الاجتماع التالي أو قبل بدء العمل في المشروع.
يجب أن تقوم أنت – أو أي شخص يقوم بتدوين الملاحظات – بإدراج المعلومات المطلوبة منك ومن العميل. بالإضافة إلى ذلك ، سيساعدك أيضًا إذا قمت كلاكما بإرفاق تواريخ بعناصر العمل هذه حتى تتمكن من تعيين مواعيد نهائية. تريد دائمًا أن تنتهي بملاحظة تتيح للجميع معرفة ما يتعين عليهم فعله للمضي قدمًا بالمشروع.
يمكن لاجتماعات العملاء أن تقلل من زحف نطاق المشروع وتحسن الميزانيات
يمكن القول أنه لا يوجد شيء أكثر أهمية في اجتماعات المشروع من التواصل. تعد اجتماعات العملاء فرصة للتأكد من أنك أنت والعميل على نفس الصفحة.
يحتاج كل منكما إلى تقديم المعلومات التي يحتاجها كل منكما والاستعداد لطرح الأسئلة المهمة والإجابة عليها حول احتياجات المشروع. كلما كان الاجتماع الأول أكثر فعالية وإنتاجية ، زادت احتمالية نجاح الاجتماعات اللاحقة.
مرة أخرى ، من الأهمية بمكان أن يضع كل منكما التوقعات مقدمًا حتى تتمكن من أن تكون شريكًا بينما تمضي قدمًا في مشاريعك. مثل اجتماعات الفريق ، يجب أن تدفعكما اجتماعات العميل للعمل بشكل تعاوني لتحقيق هدف مشترك.
