هناك طريقة رائعة لشرح زحف نطاق المشروع وتأثيره على مديري المشروع من خلال مناقشة فعل طهي الطعام. لنفترض أنك تحضر العشاء لعائلتك أو أصدقائك. لقد قررت تلبية طلب خاص قدموه لتناول العشاء في ذلك المساء.
أنت تعرف ما يريدون ، لقد سمعت توقعاتهم ، والآن حان الوقت للعمل على الطبق. تتوجه إلى متجر البقالة لشراء المكونات الطازجة ثم تسافر إلى المنزل لبدء تحضير الوجبة.
لذلك ، أنت في منتصف الطريق من طهي الوجبة وأنت على وشك البدء في إضافة المكونات النهائية لتلقي مكالمة فقط من صديقك أو أحد أفراد أسرتك يقول إنهم يرغبون في شيء آخر بدلاً من ذلك. يبدو التغيير صغيرًا ، لكن له تأثير على الطبق بأكمله. الآن ، عليك العودة إلى المتجر أو اكتشاف طريقة لتغيير الطبق ليشمل التغييرات.
هذا ما يمكن أن تشعر به عندما يتعين عليك التعامل مع زحف نطاق المشروع. يمكن لأي تغيير – مهما كان صغيراً – أن يؤثر على المشروع بأكمله. في النهاية ، يمكن أن تعتمد صحة المشروع على مقدار التسلل المسموح به في النطاق. وجد معهد إدارة المشاريع (PMI) أن “تجنب زحف النطاق أو التغييرات غير المنضبطة في نطاق المشروع” هو المحرك الرئيسي للنجاح.
وفقًا للبحث الذي أجروه ، وجد تقرير PMI أيضًا أنه في غضون 12 شهرًا من الدراسة ، شهدت 52 بالمائة من المشاريع المنجزة تغييرات غير خاضعة للرقابة في نطاق المشروع. كان هذا الرقم أعلى بنسبة 10 في المائة تقريبًا عندما تم إجراء نفس البحث قبل خمس سنوات.
يمكن أن يكون قول تجنب زحف نطاق المشروع أسهل من فعله. ومع ذلك ، ما هي الخطوات العملية التي يمكنك البدء في اتخاذها اليوم لتجنب هذه المشكلات؟ اقرأ هذه النصائح لترى كيف يمكنك تنفيذها في فرق مشروعك.
فهم المشاكل والتعقيدات
قد يكون من الصعب فهم سبب أهمية تجنب زحف النطاق إذا لم تفكر في كل العواقب. يمكن أن يؤدي زحف النطاق إلى مجموعة متنوعة من المشاكل. إذا كان عليك تغيير مخرجات المشروع ، فسيكون هناك المزيد من العمالة ، والمزيد من الوقت ، والمزيد من التكاليف المرتبطة بالمشروع.
من المهم أن ترى كيف تؤثر هذه العوامل على فريقك ككل وكيف تؤثر أيضًا على شركتك ككل ، بما في ذلك العمليات والميزانيات والنتيجة النهائية. كلما رأيت كيف يؤثر النطاق سلبًا على فريقك وشركتك ، سيكون من الأسهل إنشاء حدود للتغلب عليها. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أيضًا عدم الاستهانة بصعوبات المشروع التي يمكن أن تؤدي إلى زحف النطاق. أشار مقال من جامعة فيلانوفا إلى أن التقليل من أهمية التحديات التي ينطوي عليها مشروعك يمكن أن يضع الأساس لحدوث زحف في النطاق لأنه يجعل من الصعب الاستعداد للمشاكل المحتملة التي يمكن أن تنشأ.
بغض النظر عن جهة الاتصال بالعملاء – سواء كنت عضوًا في الفريق أو أنت – يجب عليك التأكد من أن الفريق واضح في جميع مكونات المشروع ومتطلباته. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقدم موقع ويب سهل الاستخدام للعميل. يجب مناقشة كل تفاصيل ما يريده العميل والاتفاق عليها.
انظر إلى المشاريع السابقة واعرف أين قد تكون هناك فجوات في المعلومات التي تحتاجها. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري العمل مع العميل لتحديد أهدافه وتفاصيل ما يبحث عنه. انظر إلى طلباتهم واعرف أين قد تحتاج إلى مزيد من التوضيح. حتى لو استغرق ذهابًا وإيابًا وقتًا أطول قليلاً مما كنت تنوي ، فسوف يساعدك على المدى الطويل على تجنب أي انحرافات في النطاق
إنشاء عملية لتغييرات المشروع
يكاد يكون من الحتمي أن يحتاج العميل إلى تغيير نطاق المشروع. اذن ماذا تفعل؟ كيف يمكنك التأكد من أنه لا يؤثر سلبًا على الجداول الزمنية لمشروعك وتكاليفه؟ تريد إنشاء نظام يسمح للعميل بالحصول على ما يحتاجه دون ممارسة ضغط لا داعي له على فريقك. هذه الخطوة هي المكان الذي يمكن أن يساعد فيه إنشاء عملية لإجراء تغييرات مقدمًا. على سبيل المثال ، في وثيقة عقد أو بيان عمل ، يجب أن تحدد كيفية التعامل مع التغييرات. هل هناك وقت محدد في العملية يتم فيه قبول التعديلات؟ إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن تثبت هذا.
أيضًا ، من المفيد أن تكون واضحًا بشأن الوقت الذي سيتطلب فيه التغيير إعادة التفاوض على السعر والجداول الزمنية. يجب أن يكون العميل على دراية بالكيفية التي يمكن أن يؤدي بها طلب التعديلات إلى تغيير عمليتك. سيساعدهم القيام بذلك على تقييم ما إذا كان التغيير مهمًا بدرجة كافية لدفع المزيد من المال أو الانتظار لفترة أطول لإنجازاتهم. أخيرًا ، لا تنس إضافة مهلة إلى الجداول الزمنية لمشروعك للحصول على وقت للتعامل مع التغييرات المحتملة. هذا الإجراء يزيل الضغط عن الالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع.
تتبع كل شيء — استخدم برنامج إدارة المشاريع الخاص بك
أنت تعرف فقط ما إذا كنت ستخرج عن المسار الصحيح إذا كنت تواكب كل شيء منذ البداية. هذا هو السبب في أن فريقك يحتاج إلى استخدام برنامج إدارة المشاريع. يجب تضمين كل تفويض مهمة وتحديث التقدم والحدث الذي تم الوصول إليه في أدوات إدارة المشروع. يسمح لك القيام بذلك بمراقبة كيفية التعامل مع مهام المشروع عن كثب وما إذا كان أعضاء الفريق يتولون مسؤوليات أخرى متعلقة بالمشروع فلا ينبغي أن يكونوا كذلك. ستندهش من مقدار الأشياء التي يمكنك التقاطها إذا كنت تراقب عن كثب أدوات إدارة المشروع لمعرفة ما إذا كان الجميع ملتزمًا بالعملية الأصلية المتفق عليها.
أدرك أنه لا بأس من قول “لا”
قد تكون هناك أشياء خارج نطاق خبرتك أنت وفريقك ، وهذا جيد تمامًا. لا حرج في التعبير عن هذا لعملائك. يجب أن يكون هدفك هو إنتاج أفضل جودة ممكنة للعملاء والتأكد من أنك جاهز للقيام بذلك. إذا لم تكن كذلك ، فلا تخف من مناقشة هذا.
انظر إلى فعل “التعبير عن قيودك” باعتباره إضافة قيمة لمن تعمل معهم. سيقدرون صدقك بشأن ما يمكنك وما لا يمكنك فعله لهم على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك ، أنت تبحث أيضًا عن نفسك وموظفيك وشركتك لأنك تدرك عدم زيادة وقت أو موارد الجميع دون داع.
زحف النطاق مشكلة خطيرة تتطلب حلولًا حقيقية
نعم ، إرضاء عملائك مهم للغاية. أنت تريد أن تزودهم بالقيمة التي يبحثون عنها. ومع ذلك ، عليك أن توازن بين مطالبهم وما يمكنك القيام به أنت وفريقك. لا يمكن أن تتأثر عملياتك وعمليات مشروعك بسبب التعديلات غير المخطط لها أو سوء فهم متطلبات المشروع.
من المهم أن تفهم جميعًا احتياجات عميلك ، وأن تتفق على عملية لإجراء التغييرات وقبولها ، وتحدد سيناريو متى يتعين عليك تغيير المواعيد النهائية والسعر إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات. في النهاية ، تريد التأكد من أن الجميع يبتعدون عن رضاهم – بما في ذلك عملائك وفريقك. يمكن أن تساعدك هذه النصائح في تطوير خطة للتعامل مع التغيير بشكل فعال حتى تتمكن أنت وفريقك من التغلب على زحف نطاق المشروع والازدهار.
