ما هو سجل اصحاب المصالح؟

هل سبق لك استخدام هذا القول القديم ، “هناك الكثير على المحك” عند الحديث عن التأثير الذي يمكن أن يحدثه حدث ما على الآخرين؟ الرهان يشير إلى شيء تربحه أو تخسره ؛ تعني حصة في عمل جديد أنك تريده أن يكون مربحًا. يمكن أن تكون الرهان في اللعبة رهانًا على النتيجة النهائية. داخل أي مشروع ، هناك أصحاب مصلحة ؛ الكيانات التي يكون لها تأثير اعتمادًا على نتيجة المشروع. سواء كنت مدير مشروع ممارسًا يسعى إلى تعزيز فهمك لهذه الأداة المهمة أو مدير مشروع جديد يستعد لامتحان شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP®) ، فإن معرفة من هو صاحب المصلحة وتوثيق المعلومات الأساسية في السجل سيفيد عملك . دعنا نتعمق ونرى كيفية إنشاء سجل أصحاب المصلحة واستكشاف قيمته.

ما يجب أن يتذكره مديرو المشروع عند تحديد أصحاب المصلحة هو أنه ليس مجرد قائمة بأسماء أولئك الذين يعملون مباشرة في المشروع. يأخذ في الاعتبار بدقة نطاق وعمق النتائج المحتملة للمشروع (إيجابية أو سلبية) لالتقاط المنظمات والمجموعات والأفراد المتأثرين بدقة. يجب على مديري المشروع إجراء البحوث لتحديد وفهم أصحاب المصلحة المحتملين. أمثلة على ثلاث فئات من أصحاب المصلحة هي:

لن يكون لديك نفس أصحاب المصلحة لكل خطة مشروع ؛ ومع ذلك ، قد يكون من المفيد استخدام نموذج مشترك لكل خطة مشروع. يجب أن تمر بعملية تحديد جميع أصحاب المصلحة من جديد لكل مشروع. حتى إذا كان لديك نفس أصحاب المصلحة في مشاريع مختلفة ، فستختلف التوقعات و / أو التأثير على المشروع ، مما يؤثر على خطة مشروعك. اسأل مديري المشاريع الآخرين عن أمثلة لأصحاب المصلحة المحددين ، وإذا أمكن ، اطلب من الآخرين مراجعة الأشخاص الذين حددتهم لضمان عدم تفويت أي منهم.

تم تحديد سجل أصحاب المصلحة

“سجل أصحاب المصلحة” هو المصطلح المستخدم من قبل PMI® لأداة التوثيق التي تلتقط معلومات أصحاب المصلحة. على المستوى الأساسي ، يتم وصف سجل أصحاب المصلحة على النحو التالي:

سجل أصحاب المصلحة هو جزء من خطة المشروع الشاملة. يجب إكمالها في وقت مبكر من عملية التخطيط وتحديثها مع تطور خطتك لتعكس المشروع. هناك العديد من الأدوات والعمليات المختلفة حول إدارة أصحاب المصلحة ، مثل تحليل أصحاب المصلحة ، ومصفوفة تأثير أصحاب المصلحة ، وسجل أصحاب المصلحة. إنه السجل الذي يصبح أداة تخطيط أساسية وموردًا يستخدم طوال مدة المشروع.

فئات تسجيل أصحاب المصلحة

اعتمادًا على ما إذا كنت مدير مشروع مستقلًا ، أو تعمل في شركة صغيرة ، أو جزءًا من مؤسسة عالمية ، قد تضطر إلى إنشاء السجل الخاص بك أو استخدام قالب موجود. في جميع الحالات ، ستكون هناك مكونات أساسية مرتبة في قائمة بحيث يمكنك فرز البيانات الرئيسية وتصفيتها. ضع في اعتبارك عناصر البيانات الشائعة هذه لسجل أصحاب المصلحة:

يكتب

اسم

المسمى الوظيفي أو الوصف

داخلية أو خارجية

دور المشروع

الاتصال المفضل

التوقعات

التأثير على المشروع

الاستراتيجيات

 اعتمادًا على بيئة عملك ، يجب عليك إنشاء فئات مفيدة في السجل لتعكس الاحتياجات المحددة لمشروع معين. في المثال الموضح ، لاحظ أن هناك نوع مدرج ؛ هذا هو المكان الذي ستلاحظ فيه ما إذا كان صاحب المصلحة منظمة أو مجموعة أو فردًا.

يتم استخدام Microsoft Excel بشكل متكرر لإنشاء هذه السجلات. ميزة استخدام Microsoft Excel هي القدرة على تصفية وفرز فئات التسجيل الخاصة بك لإبراز عناصر مثل أصحاب المصلحة من نوع معين أو تأثير معين.

هناك أسئلة إرشادية يمكن لمديري المشاريع استخدامها عند إنشاء سجل أصحاب المصلحة. يجب تغيير الأسئلة لتتماشى بشكل أفضل مع المشروع المحدد والشركة والصناعة والوضع. عند مراجعة السجل المكتمل ، يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على الإجابة على أسئلة مثل هذه الأمثلة:

كم عدد أصحاب المصلحة في المشروع؟

كيف يمكن الاتصال بكل صاحب مصلحة؟

من هم أصحاب المصلحة الذين يؤثرون على المشروع بأكمله؟

من هم أصحاب المصلحة الذين يؤثرون فقط على قطاعات معينة من المشروع وأي قطاعات؟

ما هي تفضيلات الاتصال لكل صاحب مصلحة؟

ما هي تفضيلات تردد الاتصال لكل صاحب مصلحة؟

هل هناك روابط أو ترابط بين أصحاب المصلحة؟

نظرًا لأن مدير المشروع يعمل على الخطة وسجل أصحاب المصلحة ، فهناك العديد من النصائح الأساسية التي يجب تذكرها لضمان سجل أصحاب المصلحة بشكل أفضل.

لا تضع في السجل أي معلومات من شأنها الإضرار بأي من أصحاب المصلحة. يجب حفظ السجل مع وثائق المشروع الأخرى ويمكن للقيادة وأعضاء الفريق ، وفي بعض الحالات ، أصحاب المصلحة الآخرين الوصول إليه.

استخدامات سجل أصحاب المصلحة

تعتبر القيمة الفورية لسجل أصحاب المصلحة بمثابة دليل للاتصالات الهامة التي تمكن خطة المشروع من المضي قدمًا. من المرجح أن يكون أصحاب المصلحة الذين يتم تزويدهم بالمعلومات ذات الصلة باستمرار من مؤيدي المشروع ويساعدون في تمكين نجاح المشروع.

للسجل استخدامات أخرى بما في ذلك كأداة لـ “… تخطيط المشروع / البرنامج ، وتشكيل الفريق وتطويره ، وتحديد معايير النجاح ، والاتصالات ، والحوكمة ، وتحديد المهام والمسؤوليات”. بينما تسعى للحصول على مدخلات من فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين ، فإنك تثبت قيمة مساهمات الآخرين من خطوات التخطيط الأولى. إنه إجراء يمكن أن يكتسب ليس فقط المعلومات للسجل ، ولكن ثقة وثقة أولئك الذين يعملون في المشروع ومنحهم نتائجه.

وفقًا لشروط PMI® الصارمة ، وكما هو مبين في أسئلة اختبار PMP® ، فإن سجل أصحاب المصلحة هو مدخلات في خطة المشروع والجدول الزمني وخطة الاتصال. كما أنها أداة لإدارة أصحاب المصلحة المتنوعين للمشاريع المعقدة والممتدة.

فوائد سجل أصحاب المصلحة

هناك فوائد لإنشاء سجل أصحاب المصلحة ، بما في ذلك المعرفة المكتسبة من خلال البحث الضروري. توفر المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) قائمة قوية بالأفكار التي يمكن اكتسابها من خلال أبحاث أصحاب المصلحة وعمل التسجيل. تشمل الأمثلة على الأفكار التي سيتم اكتسابها ما يلي:

توفر الأسئلة النموذجية من ISO نظرة ثاقبة حول كيفية هيكلة نموذج سجل أصحاب المصلحة للحصول على رؤى نقدية حول الاتصالات والاعتماد المتبادل بين الكيانات المختلفة.

تسجيلات أصحاب المصلحة للجميع

تقليديا ، تندرج سجلات أصحاب المصلحة ضمن أعمال التخطيط لإدارة المشاريع التقليدية (الشلال). يتم استكماله في عملية “تحديد أصحاب المصلحة” وتحديثه ضمن عمليتي “الاتصال” و “توجيه وإدارة عمل المشروع”. ستؤدي المراجعة الدقيقة لدليل PMI® إلى هيئة المعرفة لإدارة المشاريع (دليل PMBOK®) إلى زيادة فهمك لـ “ماذا ومتى” لسجلات أصحاب المصلحة من وجهة نظر العملية.

إذا كنت تعمل في مشروع أو عمل محفظة ، في العمل التقليدي أو الرشيق ، فإن معرفة الغرض من استخدامات سجل أصحاب المصلحة واستخداماته سيساعد في عملك كمسؤول وفي إجراء اختبار شهادة PMP®. تذكر أن الأسئلة يمكن أن تكون عملية أو سيناريوهات يجب أن تستنتج فيها أفضل خيار من بين خيارات متعددة. يمكن لمدير المشروع الذي يقوم بإعداد سجل أصحاب المصلحة والمحافظة عليه بشكل منهجي وشامل أن يمنع مشاكل الاتصال ، مما يدعم العمل الفعال بشكل عام.