في العالم الحالي المحدد تقنيًا ، تتبنى المنظمات الكبيرة أو الصغيرة المشاريع التي يجب تنفيذها وتسليمها وفقًا لمتطلبات محددة. الموارد هي أحد هذه المتطلبات التي يجب على فريق إدارة المشروع أن يفكر في استخدامها بفعالية. يمكن أن تكون الموارد هي القوة الدافعة الرئيسية في تقرير مستقبل المشروع. بهذه الطريقة ، يمكن للمرء بالتأكيد اكتشاف متطلبات عمليات وطرق تقدير الموارد لضمان إمكانية تنفيذ المشروع. ما هي مجالات التركيز ومخرجات تقدير موارد النشاط التي تجعلها حاسمة أثناء إدارة المشروع؟ مع تأثير تقدير موارد النشاط ، كيف تنظم المنظمات بطرق مختلفة؟ دعونا ننظر في إجراءات وأهداف العملية وأهداف نشاط تقدير الموارد في إدارة المشروع.
تقدير موارد النشاط – التعريف
تقدير موارد النشاط هو عملية تساعد فريق المشروع في تقييم طبيعة وعدد المواد أو الموارد البشرية أو الأدوات أو الإمدادات المطلوبة للمشروع. تتمثل إحدى مزايا هذه العملية في أنها تحدد نوع وجودة وسمات الموارد التي يُتوقع أن تنهي نشاطًا معينًا. أيضًا ، سيسمح هذا أيضًا بتقدير التكلفة والمدة بطريقة دقيقة. يتم تنفيذ هذه العملية بشكل دوري طوال دورة حياة المشروع عند الحاجة.
عملية تقدير موارد النشاط في إدارة المشروع
تعد الموارد إحدى الأدوات الأساسية للمشروع ويؤدي اختيار متطلبات الموارد الأساسية إلى إدارة ناجحة للمشروع. تعتبر عملية تقدير موارد النشاط جزءًا أساسيًا من تطوير المشروع.
توفر عملية تقدير موارد النشاط ارتباطًا يتم إنشاؤه بين مصطلح النشاط وجهد العمل الإجمالي المطلوب لإنهاء العمل. من الضروري أن تعكس مدة النشاط التي تتناسب باستمرار مع جهد العمل. يتم تقدير التقدير المميز لطول المشاريع بالأيام ويقدر جهد فرق المشروع بالساعات. تعطي عملية تقدير موارد النشاط ارتباطًا يتم إنشاؤه بين مصطلح النشاط وإجمالي جهد العمل المطلوب لإكمال العمل. من الضروري أن تعكس مصطلح النشاط الذي لا ينقطع بالنسبة للجهد الذي تبذله أثناء العمل في المشروع.
دعونا نلقي نظرة على الخطوات المتضمنة في عملية تقدير موارد النشاط. مراجعة توفر الموارد: نظرًا لأن المشروع يحتاج إلى موارد ذات صلة وذات جودة ، فمن الضروري للفريق أن يأخذ في الاعتبار مدى توفر الموارد كما هو مخطط أثناء عملية تقدير موارد النشاط والاستعانة بمصادر خارجية للمورد المطلوب. مراجعة WBS وقائمة الأنشطة: نظرًا لأنه سيتم تقييم موارد النشاط لأنشطة المشروع التي تعد جزءًا من WBS وقائمة الأنشطة ، يجب أيضًا مراجعة WBS وقائمة الأنشطة. تحديد الموارد المتاحة المحتملة: إذا كان من الممكن تخصيص من سيكمل نشاط مشروع معين ، فيجب التعرف عليها أثناء عملية تقدير موارد النشاط. مراجعة البيانات التاريخية حول إعادة استخدام الموارد: إذا كان هناك مشروع مشابه للمشروع في المؤسسة ، فسيكون ذلك مفيدًا للغاية بالنسبة لك للتحقق من نوع الموارد التي تم استخدامها. نظرًا لأنك ستستخدم على الأرجح موارد مماثلة في مشروعك. مراجعة السياسات التنظيمية بشأن استخدام الموارد: قد تكون هناك سياسات وقواعد بشأن أفضل طريقة لطلب مورد ، وكيفية تعيين مشروع ، وكيفية المراقبة وما إلى ذلك. يعد استخدام الأدوات ذات الصلة التي تساعد في مراقبة مراحل المشروع ، وتعيين الأنشطة لأعضاء فريق المشروع وتقرير الوقت ، أنواعًا من الأساليب الهرمية بشأن استخدام الموارد التي يجب اتباعها أثناء عملية تقدير موارد النشاط. حكم الخبراء على الموارد المطلوبة والمتاحة: بناءً على أنشطة المشروع ، يمكن اكتساب نوع المهارات والخبرات التي يجب النظر إليها في المرشحين ليكونوا جزءًا من فريق المشروع من خبراء الموضوع. علاوة على ذلك ، ستوجهك مخرجات الخبراء إلى الطريقة الأكثر كفاءة لتشكيل فريق المشروع. اتخاذ القرارات أو شرائها أثناء عملية تقدير موارد النشاط: نظرًا لأن فريق المشروع قد يحتاج إلى موارد محددة لمشروع معين ولا يتم استخدامه في أي مشاريع أخرى داخل المنظمة ، فمن الحكمة استئجار مورد معين. تقسيم النشاط المعقد لتقديره: على الرغم من إجراء WBS وإنشاء قائمة الأنشطة ، فقد تظل بعض المهام كبيرة لتقديرها. في هذا الموقف ، يجب أن يكون من الممكن إجراء مزيد من التفصيل للمهمة وسط عملية تقدير موارد النشاط. حدد متطلبات الموارد حسب النشاط: إذا كنت تتعامل مع مشاريع وتدرك أنك ستحتاج إلى محللين ومهندسين ومختبرين وما إلى ذلك. هل تعرف العدد الدقيق للموارد للأدوار الوظيفية المختلفة التي ستحتاجها؟ تقدير عملية موارد النشاط سوف تقيم الاحتياجات من الموارد حسب النشاط. تحديث مستندات المشروع: كما هو الحال في العديد من العمليات المختلفة ، تتطلب الأنشطة التي تتم في عملية تقدير موارد النشاط تحديثًا لأرشيفات المشروع أيضًا.
الهدف من تقدير موارد النشاط في إدارة المشروع
ما هي الفائدة الرئيسية؟ يساعد تقدير موارد النشاط فريق إدارة المشروع على تصنيف نوع وكمية وخصائص الموارد المطلوبة لإكمال النشاط الذي يسمح بتقديرات أكثر دقة للتكلفة والمدة. لكي يقرر مديرو المشاريع تقدير موارد النشاط ، من الضروري فحص قائمة الأنشطة مثل قائمة إدارة الجدول الزمني ، وتقويمات الموارد ، وموارد العملية الهرمية ، والسعي إلى العناصر البيئية على سبيل المثال لا الحصر. يمكن أن يؤدي التقدير القابل للتطبيق لموارد النشاط إلى تحديد المتطلبات الأساسية لمورد النشاط وهيكل توزيع الموارد. يمكنه أيضًا إنشاء تحديثات على مستندات المشروع. سيساعد الاستخدام العملي لتقديرات موارد النشاط على ضمان شراء موارد كافية دون تبديد ونفقات مفرطة.
يعد تقدير موارد النشاط أساسًا أساسيًا لإدارة المشروع ويجب أن يتم دمجه بشكل مناسب بين أنشطة الإدارة الأخرى. تعد قدرة مدير المشروع على تقييم موارد النشاط أمرًا بالغ الأهمية.
