يعد التواصل جزءًا أساسيًا من حياتنا اليومية ، وهو أكثر أهمية لنجاح أي مشروع. على الرغم من أن جميع مديري المشروع يتفقون على أن نجاح المشروع يعتمد إلى حد كبير على التواصل الفعال ؛ أصبح الاتصال المنتظم والموجز والواضح والأهم من ذلك كافيًا سلعة نادرة. نعم! إنه فن ، ولكن يمكن للمرء أن يتعلم ذلك بالتأكيد من خلال التدريب والأسلوب المناسبين. عادة ما يشتكي أعضاء فرق المشروع من نقص التواصل أثناء المشروع الجاري. غالبًا ما يكون فشل الاتصال الفعال من أعلى إلى أسفل ، ولكن يمكن أيضًا أن يكون من أسفل إلى أعلى. على سبيل المثال: فشل الإدارة العليا في نقل رؤية وغرض المشاريع بوضوح ومن ثم تحفيز الفريق ، أو فشل مدير المشروع في إيصال نجاح المشروع باعتباره "نجاحًا تجاريًا" في المصطلحات التجارية المناسبة وبدلاً من ذلك يتعمق في التفاصيل الفنية ، وبالتالي يفقد دعم الأعمال للمشروع تمامًا. ومن المثير للاهتمام ، أن الجميع يفهم أهمية الاتصال ، بينما يظل في نفس الوقت غافلاً عن كيفية إدراك المتلقين لاتصالاتهم. يجب أن يكون الفريق بأكمله قادرًا على تصور النتيجة من أجل العمل نحو هدف مشترك ، ويمكن أن يكون هذا ممكنًا فقط من خلال التعبير الواضح عن الرؤية للفريق.
يقول PMI أن مديري المشاريع يقضون معظم وقتهم في التواصل ، والذي يتضمن تقارير الحالة والدقائق والعروض التقديمية والأنشطة الأخرى ذات الصلة. يعتمد نجاح المشروع على مدى فعالية وكفاءة استخدامنا لعملية الاتصال ، والتي تغطي في الواقع معايير أكثر بكثير من مجرد اختيار الكلمات الصحيحة. من الخطر افتراض أن المعلومات قد تم استلامها وفك تشفيرها بنفس القصد الذي أرسله المرسل ، وبالتالي فإن إنشاء حلقة تغذية مرتدة للتواصل مهم للغاية
يعد الاتصال مهمة صعبة ، وحتى المتصل الجيد لا يمكنه تحديد ما إذا كان فعالاً ويمكن أن يكون التواصل غير الفعال أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع. فيما يلي بعض التحديات التي نواجهها عادة في مشاريعنا ؛ سيجعل التواجد العالمي لأصحاب المصلحة من المستحيل التواصل معهم بدون خطة واستراتيجية اتصال قوية. ينتمي أعضاء الفريق عادة إلى خلفيات منفصلة وخبرات متنوعة ؛ لا يمكن تشكيل فريق متماسك جيد إلا من خلال إدارة جيدة للنزاع والتي تتطلب تواصلًا استثنائيًا. تحتاج إلى العمل على إيجاد أرضية مشتركة مع فريقك وإظهار أنك لست موجودًا فقط للمشروع ، ولكنك مهتم أيضًا بحل المشكلات الشخصية ، بينما تكون في نفس الوقت مستمعًا جيدًا عندما يتعلق الأمر بالتواصل خارج نطاق المشروع. إن تغيير منشورات الأهداف والنطاقات والوقت والحقائق والمواقف العالمية لها تأثير مباشر على من وماذا ولماذا ومتى وكيف. وسائل الاتصال والتكنولوجيا المتغيرة باستمرار: هل يجب أن نعتمد على البريد الإلكتروني ، أو المكالمة الصوتية ، أو مجرد الرسائل الفورية البسيطة ، أو مزيج منها؟ كل هذه الوسائط لها تأثير مختلف على أنواع مختلفة من الناس وبيئات مختلفة. تتطلب بعض المشاريع قدرًا أكبر من التواصل وجهاً لوجه مما يعتقده بعض مديري المشاريع ، والذي ينتهي به الأمر إلى أن يكون مأزقًا لمديري المشروع أنفسهم. فهم أصحاب المصلحة الخاصين بك: لا يمكن أن يكون الاتصال ناجحًا إلا عندما تفكر أولاً في احتياجات المستمعين.
إذن ، كيف نواجه هذه التحديات؟ لا توجد وصفة للنجاح بدون محاذيرها. لكني أعتقد أنه إذا اتبعت هذه القواعد الأساسية للغاية ، فستتمكن من توجيه نفسك في الاتجاه الصحيح: كن مستعدًا: التفكير المسبق والاستبصار للتخطيط للاتصالات مهمان للغاية. إذا كنت مستعدًا ، يمكنك توصيل رسالة واضحة وموجزة بثقة. الاستماع: الاتصال لا يقتصر فقط على التحدث إلى الناس والاستماع إليهم. يتعلق الأمر بفهم الرسالة الكاملة. وهذا ممكن فقط عندما تكون حاضرًا ومنتبهًا. لا يمكنك التواصل بشكل فعال حتى تفهم الرسالة الواردة. التواصل غير اللفظي: لا يشكل الاتصال اللفظي سوى 7٪ من إجمالي اتصالاتك. يجب أن تدعم عينيك وتعبيرات وجهك وحركات يدك وجسمك ما تتحدث عنه. السمعة والود والثقة والاحترام: ابتسم! تُكتسب الثقة ولا يمكن القيام بها إلا عندما تكون أنت حقيقيًا ومتسقًا في اتصالاتك طوال الوقت. عليك أن تفي بكلماتك ووعودك في المواعيد النهائية. الانفتاح الذهني: كن مرنًا ومنفتحًا على الأفكار الجديدة ونقاط المناقشة. احترم وجهة نظر الآخرين. لديك كل الحقوق في الاختلاف ولكن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى "هدم" الأفكار والتقليل من شأن الآخرين بناءً على عملية تفكيرهم. التعليقات والتعاون: دعم وتشجيع بعضنا البعض جزء لا يتجزأ من الفريق الناجح. التدريب: اعتبر نفسك مدربًا وليس مديرًا فقط. كن جزءا من الفريق. سيساعدك التدريب على فهم مشاعرهم ووجهات نظرهم. أرشدهم حول كيفية التواصل في سيناريوهات مختلفة. باختصار ، نعم! إنه تحدٍ ولكن تجاهله آثار سلبية هائلة.
يجب أن تدرك الشركات أنها بحاجة إلى استثمار الوقت والمال في الحصول على الاتصال الصحيح مع التدريب المناسب ، إلى جانب مشاركة أهمية الاتصال وتحديد المخاطر المرتبطة بالاتصال غير الفعال أو غير المنتظم. يمكن القيام بذلك من خلال إعداد خطط اتصال للمنظمات ثم اعتمادها لمشاريع دينية. أخيرًا وليس آخرًا: هذا جهد الجميع ؛ لا يوجد شخص واحد يمكنه تحقيق ذلك.
