إدارة جودة المشروع

الافتراض الرئيسي في إدارة المشروع هو أنه يجب مراقبة الجودة وضمانها. هناك آراء مختلفة حول كيفية قياس الجودة ، تحتاج الشركات إلى إظهار التزامها بالتحسين المستمر لخلق ميزة تنافسية. إذن ما هي إدارة جودة المشروع؟

حتى المشاريع التي يتم تسليمها في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد لا تنجح إذا كانت جودة الناتج رديئة. تدور إدارة الجودة حول تحديد متطلبات الجودة ومتابعتها ، ومراجعة نتائج قياسات مراقبة الجودة واستخدام قياسات الجودة للتحكم في الجودة ، والتوصية بتغييرات المشروع إذا لزم الأمر.

إدارة الجودة لها هدفان:

ضمان جودة المنتج النهائي.
ضمان تنفيذ جميع العمليات المتضمنة خلال دورة حياة المشروع بكفاءة.
من خلال إدارة الجودة ، يمكن لمديري المشاريع ضمان نجاح المشروع وزيادة رضا العملاء. يمكن لمديري المشاريع أيضًا زيادة أرباحهم النهائية مع زيادة الإنتاجية. ويمكننا استخدام ممارسات PMBOK لتحقيق هذه الأهداف.

هناك ثلاث عمليات PMBOK لإدارة الجودة. أول هذه العمليات الثلاث هو تخطيط الجودة. يتضمن تخطيط الجودة ضمان تطبيق مبادئ إدارة المشروع المناسبة.

يتضمن أحد الجوانب المهمة لتخطيط جودة المشروع التخطيط لجودة المخرجات المعنية. إذا كانت الشركة تعمل على برنامج جديد ، فسيكون برنامج الجودة هو البرنامج الذي يعمل بشكل صحيح. أحد الموارد في تخطيط الجودة هو مواد الجودة. من خلال وجود برامج وقوالب ومعايير موثوقة ، يمكن لمدير المشروع المساعدة في ضمان جودة عالية للمشروع.

العملية الثانية في إدارة الجودة هي أداء اختبارات ضمان الجودة. تستخدم هذه الاختبارات نظامًا من المقاييس لتحديد ما إذا كانت خطة الجودة تسير بطريقة مقبولة. يختبر ضمان الجودة جودة المشروع ورضا العملاء عن جودة المنتج.

تتضمن العملية النهائية في إدارة الجودة مراقبة الجودة.

جميع أصحاب المصلحة في منظمة أو مشروع. من أعضاء فريق المشروع إلى الإدارة العليا يجب أن يشاركوا بشكل كامل في تحسين العمليات والمنتجات والخدمات في مناطقهم الخاصة. يمكن دعم ذلك غالبًا من خلال استخدام طرق Kaizen الإضافية والمنهجية للمساعدة في ضمان تلبية احتياجات العملاء وتوقعاتهم. كايزن هي الكلمة اليابانية التي تعني “تحسين”.

في الأعمال التجارية ، يشير كايزن إلى الأنشطة التي تعمل على تحسين جميع الوظائف باستمرار وتشمل جميع الموظفين من الرئيس التنفيذي إلى عمال خط التجميع. ستؤدي هذه الأنشطة إلى تحسين الجودة في جميع جوانب العملية.

جودة الخطة

تتضمن جودة الخطة تحديد متطلبات الجودة لكل من المشروع والمنتج وتوثيق كيف يمكن للمشروع إظهار أنه يلبي متطلبات الجودة. تشمل مخرجات هذه العملية خطة إدارة الجودة ومقاييس الجودة وقوائم فحص الجودة وخطة تحسين العملية.

أداء وضمان الجودة

يتم استخدام ضمان الجودة للتحقق من أن عمليات المشروع كافية بحيث تكون ذات جودة جيدة إذا تم الالتزام بتسليمات المشروع. قوائم مراجعة العمليات ومراجعات المشروع طريقتان تستخدمان لضمان جودة المشروع.

قم بإجراء مراقبة الجودة

تتحقق مراقبة الجودة من أن المنتج يلبي متطلبات الجودة. مراجعات الزملاء والاختبار طريقتان تستخدمان لأداء مراقبة الجودة. ستحدد النتائج ما إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تصحيحي.

كثير من الناس يخلطون بين مراقبة الجودة وضمان الجودة.

للتمييز بين الاثنين ، تذكر ما يلي:

تتعلق مراقبة الجودة بتقييم ما إذا كان منتج مشروعك يفي بمعايير الجودة. يتم تنفيذه بعد اكتمال المنتج. وفقًا للإصدار الخامس من دليل PMBOK ، “مراقبة الجودة هي عملية مراقبة وتسجيل نتائج تنفيذ أنشطة الجودة لتقييم الأداء والتوصية بالتغييرات الضرورية”.

من ناحية أخرى ، يتعلق ضمان الجودة بضمان إنتاج المنتج بالطريقة الصحيحة. إنها استباقية وتهتم بالعمليات والأنشطة أثناء تطوير المنتجات.

داخل عالم المشروع ، يمكن استخدام الدروس المستفادة لمعالجة مجالات إخفاقات المشروع السابقة وتحديد نقص جهود التحسين المستمر طوال دورة حياة المشروع والمنتج. يجب أن يستوعب فريق المشروع الدروس الجيدة والسيئة المستفادة خلال المشروع لتقديم التوجيه للمشاريع المستقبلية.

يمكن أن يكون تنسيق kaizen فرديًا أو نظام اقتراح أو مجموعة صغيرة أو مجموعة كبيرة. في Toyota ، عادةً ما يكون تحسينًا محليًا داخل محطة عمل أو منطقة محلية ويشارك مجموعة صغيرة في تحسين بيئة العمل والإنتاجية الخاصة بهم باستمرار. غالبًا ما يتم توجيه هذه المجموعة من خلال عملية كايزن بواسطة مشرف ؛ أحيانًا يكون هذا هو الدور الرئيسي للمشرف. تقوم Kaizen على نطاق واسع متعدد الأقسام في الشركات ، بإنشاء إدارة الجودة الشاملة وتحرير الجهود البشرية من خلال تحسين الإنتاجية باستخدام الآلات وقوة الحوسبة.

إدارة الجودة و PDCA

دورة Plan-Do-Check-Act ، أو PDCA ، تُعرف أيضًا باسم دورة Deming ، دورة Shewhart ؛ هو عنصر أساسي في إدارة الجودة والتحسين المستمر الذي يعتمد عليه الكثير من دليل PMI PMBOK®.

يجب استخدام دورة PDCA عندما يكون لديك:

كنموذج للتحسين المستمر.
عند بدء مشروع تحسين جديد.
عند تطوير تصميم جديد أو محسّن لعملية أو منتج أو خدمة.
عند تحديد عملية العمل المتكررة.
عند التخطيط لجمع البيانات وتحليلها من أجل التحقق من المشاكل أو الأسباب الجذرية وتحديد أولوياتها.
عند تنفيذ أي تغيير.

هناك وظيفة فريدة لكل قسم من الأقسام:

خطة- يقر هذا القسم بفرصة وخطط للتغيير. بالنسبة لجهود المشروع ، يشمل ذلك تطوير خطة إدارة الجودة.
افعل – يشير هذا القسم إلى الإجراءات التي تقوم فيها باختبار التغيير ، وربما إجراء دراسة على نطاق صغير. تم تنفيذ التغيير.
تحقق- يتكون هذا القسم من مراقبة الجودة وضمان الجودة. راجع الاختبار وحلل النتائج وحدد ما تعلمته. إنها عملية تكرارية للمراجعة من خلال مراقبة الجودة ، والتأكد من أن الجودة تلبي المتطلبات ، وتحديد ما إذا كان التغيير قد أحدث تأثيرًا.
تصرف – اتخذ إجراءً بناءً على ما تعلمته في خطوة الدراسة: إذا لم ينجح التغيير ، فانتقل إلى الدورة مرة أخرى بخطة مختلفة. إذا كنت ناجحًا ، فقم بدمج ما تعلمته من الاختبار في تغييرات أوسع. استخدم ما تعلمته للتخطيط لتحسينات جديدة ، وابدأ الدورة مرة أخرى.

PDCA والدروس المستفادة

خلال مرحلة التخطيط ، ستحدد فرصة وتشير إلى الدروس المستفادة التي تم تطويرها مسبقًا. سيكون هذا مدخلاً في تطوير خطط المشروع المختلفة ، بما في ذلك خطة إدارة جودة المشروع.

خلال مرحلة الفعل ، يتم تسجيل الدروس الإضافية المستفادة وتوثيقها بناءً على نتائج المشروع بأكمله الذي تم الانتهاء منه للتو. يجب أن تتضمن النتائج التي تم الحصول عليها ليس فقط توصيات للأشياء التي نجحت ، ولكن أيضًا تحديد المجالات التي تمت مواجهتها. يعتبر التباين بين الدروس المستفادة السابقة والدروس المستفادة جزءًا من هذا الجهد الجديد ويجب مقارنته. يجب أن يكون جزء من هذا التحليل هو معرفة ما إذا كانت المشكلات السابقة لا تزال موجودة ، وما إذا كان من الممكن إجراء تعديلات للتخفيف من المشكلة أو إزالتها. يتم بعد ذلك توفير هذه الدروس المجمعة المستفادة للجهود المستقبلية ولدعم التحسين المستمر للجودة.

عملية الدروس المستفادة

هناك عدة خطوات تشكل عملية الدروس المستفادة:

1. تحديد الأهداف والإعداد – وهذا يشمل تحديد الأهداف وكذلك تحديد متى سيتم استيعاب الدروس المستفادة ، ومن سيشارك ، وكمية ونوع المعلومات التي يجب جمعها.
2. استخلاص معلومات الدروس المستفادة – يمكن الحصول على المعلومات من العديد من المصادر بالقدر الذي يسمح به الوقت والميزانية.
3. تحليل المعلومات – بمجرد التقاطها ، يجب تحليل البيانات والتحقق منها. قد تكون هناك حاجة إلى معلومات إضافية لوضع العناصر في السياق المناسب.

4- التحقق من الدروس المستفادة وتقاسمها – ينبغي مشاركة النتائج الأولية ومراجعتها مع أصحاب المصلحة المعنيين لتقديم ملاحظات إضافية ، بما في ذلك مجالات الاتفاقات وكذلك المراجعات الموصى بها.

5. تخزين المعلومات في مستودع – بما أن الهدف الرئيسي لتسجيل الدروس المستفادة هو إتاحة هذه المعلومات للمشاريع المستقبلية ، ينبغي العثور على النتائج بسهولة. بسبب الحجم المستخدم ، غالبًا ما يتم الاحتفاظ بالتخزين في مستودع أو قاعدة بيانات إلكترونية تُعرف باسم قاعدة المعرفة أو المعلومات.

الدروس المستفادة وأفضل الممارسات

تركز الدروس المستفادة على النتائج السابقة وتصبح جزءًا من أصول العملية التنظيمية. يجب استخدامها كما يجري التخطيط لجهود مماثلة. توفر أفضل الممارسات نظرة ثاقبة حول أفضل السبل للقيام بالأشياء في المستقبل من خلال توفير إجراء أو طريقة أثبتت بمرور الوقت أنها أفضل من أي إجراء آخر يستخدم اليوم لجهود مماثلة.