ما هو نطاق التحكم وكيفية التحكم في النطاق في المشروع؟

نطاق التحكم هو عملية ربما تكون واحدة من أكثر العمليات أهمية في الحفاظ على خط الأساس للنطاق وتغيير خط الأساس للنطاق عند الضرورة. سيتطلع مديرو المشروع بشكل أساسي إلى تجنب زحف النطاق ، وهي عملية يتم فيها توسيع النطاق بطريقة غير خاضعة للرقابة.

ما هو نطاق التحكم في المشروع؟

نطاق التحكم هو عملية مراقبة حالة المشروع ونطاق المنتج وإدارة التغييرات على خط الأساس للنطاق. نطاق التحكم هو عملية تسمح بالحفاظ على خط الأساس للنطاق طوال دورة حياة المشروع.

مدخلات نطاق التحكم

يتم تضمين ما يلي كمدخلات في عملية نطاق المراقبة:

خطة إدارة المشروع
وثائق المشروع
بيانات أداء العمل
أصول العملية التنظيمية

خطة إدارة المشروع

تتضمن عملية التحكم في النطاق العديد من الأهداف التي يجب تحقيقها ؛ ستساعد المعايير التالية من خطة إدارة المشروع في إدارة النطاق.

خطة إدارة النطاق
إن عملية مراقبة نطاق المشروع والتحكم فيه هي الفائدة الرئيسية لخطة إدارة النطاق.
خطة إدارة المتطلبات
عملية تعد جزءًا من خطة إدارة المشروع ، والتي تصف كيفية تحليل متطلبات المشروع وتوثيقها وإدارتها.
خطة إدارة التغيير
كما يوحي العنوان ، تركز عملية إدارة التغيير بشكل أساسي على التغييرات التي تحدث في المشروع خلال دورة حياته.
خطة إدارة التكوين
تُستخدم العملية لتحديد المكونات التي تتطلب التحكم الرسمي في التغيير وتنفيذ عملية تغيير التحكم لمراقبة التغييرات المطلوبة.
نطاق خط الأساس
خط الأساس للنطاق هو نطاق المشروع المعتمد ويستخدم أثناء إدارة تغيير النطاق لتحديد ومنع زحف النطاق. يتكون خط الأساس للنطاق بشكل أساسي من بيان نطاق المشروع وهيكل تقسيم العمل وقاموس WBS. فقط عند تنفيذ هذا النطاق الأساسي يمكن توجيه المشروع في الاتجاه الصحيح.
خط الأساس لقياس الأداء
أثناء عملية استخدام تحليل القيمة المكتسبة ، يتم استخدام خط الأساس لقياس الأداء لمقارنة النتائج الفعلية لتحديد ما إذا كان التغيير أو الإجراء التصحيحي أو الإجراء الوقائي ضروريًا.

وثائق المشروع

قائمة وثائق المشروع التي يمكن اعتبارها مدخلات لهذه العملية هي:

تسجيل الدروس المستفادة
لتحسين مراقبة نطاق المشروع ، يتم تطبيق الدروس المستفادة خلال المراحل المبكرة من المشروع أو تنفيذها وفقًا لذلك في المشروع
توثيق المتطلبات
يجب دائمًا تتبع متطلبات المشروع واختبارها وقياسها وكاملة ومتسقة ومقبولة بشكل مهم من قبل أصحاب المصلحة. لضمان حدوث ذلك ، يجب أن تكون المتطلبات موثقة جيدًا حتى يسهل على مدير المشروع اكتشاف أي انحراف في المشروع.
مصفوفة تتبع المتطلبات
مصفوفة تتبع المتطلبات هي أداة تساعد في اكتشاف وتحديد تأثير أي تغييرات تؤثر على المشروع للانحراف عن خط الأساس المتوقع للنطاق والتسليمات.

بيانات أداء العمل

بيانات أداء العمل هي طريقة توثق عدد طلبات التغيير المستلمة ، وعدد التغييرات المعتمدة ، وكذلك عدد مخرجات المشروع المنجزة.

أصول العملية التنظيمية

تتضمن أصول العملية التنظيمية أي سياسات وإجراءات معينة وضعتها المنظمة المنفذة فيما يتعلق بإدارة النطاق. كما يغطي جوانب مثل النطاقات الرسمية وغير الرسمية الموجودة في الشركة وينظر أيضًا في طرق المراقبة وإعداد التقارير.

تحديثات خطة إدارة المشروع

بين الحين والآخر ، يجب تحديث خطة إدارة المشروع. المجالات الرئيسية للتحديث هي:

خطة إدارة النطاق
سيتم تحديث خطة إدارة النطاق لتعكس أي تغييرات تحدث في المشروع لإظهار كيفية إدارة النطاق.
نطاق التحديثات الأساسية
عندما تؤثر طلبات التغيير المعتمدة على نطاق المشروع ، يجب تعديل بيان النطاق ، و WBS ، وقاموس WBS لتلبية التغييرات وتنفيذها وفقًا لذلك.
جدولة خط الأساس
يتم دمج أي تغييرات على خط الأساس للجدول الزمني استجابةً للتغييرات المعتمدة في تقديرات النطاق أو الموارد أو الجدول الزمني. في حالات معينة ، يلزم وجود خط أساس مجدول منقح لتوفير أساس واقعي لقياسات الأداء.
خط الأساس للتكلفة
الغرض الأساسي للتكلفة هو نفس خط الأساس للجدول الزمني. أيا كانت التغييرات التي تحدث يتم دمجها استجابة للتغييرات المعتمدة في النطاق أو الموارد أو تقديرات التكلفة. في حالات معينة ، يلزم وجود خط أساس منقح للتكلفة لتوفير أساس واقعي لقياسات الأداء.
خط الأساس لقياس الأداء
يتم دمج كل تغيير متعلق بخط أساس قياس الأداء استجابةً للتغييرات المعتمدة في النطاق أو أداء الجدول الزمني أو تقديرات التكلفة. في بعض الحالات ، يتم تقديم طلب تغيير لمراجعة خط الأساس لقياس الأداء لتوفير أساس واقعي لقياس الأداء.

تحديثات مستندات المشروع

بعض المستندات التي قد تحتاج إلى تحديث هي وثائق المتطلبات ومصفوفة تتبع المتطلبات. تصف وثائق المتطلبات كيف تلبي متطلبات المشروع احتياجات العمل. تربط المصفوفة المتطلبات بالحاجة وتساعد على تتبع تطورها طوال دورة حياة المشروع. يساعد التأكد من تحديث كلا المستندين في إدارة التغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع والتحكم فيها.

تسجيل الدروس المستفادة
يمكن تحديث سجل الدروس المستفادة بتقنيات تتسم بالكفاءة والفعالية في التحكم في النطاق ، بما في ذلك أسباب الاختلافات والإجراءات التصحيحية المختارة لإكمال المشروع.
توثيق المتطلبات
تُستخدم وثائق المتطلبات بشكل أساسي ليتم تحديثها بالمتطلبات الإضافية أو المتغيرة.
مصفوفة تتبع المتطلبات
الغرض الأساسي من مصفوفة تتبع المتطلبات هو أنه يجب تحديثها لتعكس التحديثات في وثائق المتطلبات.

تكمن أهمية نطاق الرقابة في أنه يوثق التغييرات ويظل أصحاب المصلحة على علم بالتغييرات. سوف تتطلب هذه العملية أيضًا الحاجة إلى تحديث مستندات المشروع ووثائق المتطلبات ومصفوفة التتبع من أجل تقدم فعال للعمليات الأخرى في دورة حياة المشروع. تعرف على جميع العمليات والأنشطة الأخرى المتضمنة في دورة حياة المشروع من خلال التدريب على شهادة PMP ، وأتقن جميع مجالات المعرفة في إدارة المشروع.