تحتاج فرق المشروع إلى تحديد المشكلة بشكل فعال وفهم السبب الجذري للمشكلة إذا أرادوا حلها. في امتحان شهادة محترف إدارة المشاريع ® (PMP) ، تُعد مخططات السبب والنتيجة أداة تُستخدم لفهم جذر المشكلة بشكل أفضل.
ما هي مخططات السبب والنتيجة
يعد مخطط السبب والنتيجة لحامل شهادة Project Management Professional (PMP) أحد أدوات الجودة السبعة المستخدمة في جمع البيانات وتحليلها. يتم استخدامه في عملية إدارة جودة المشروع ، الموجودة في الإصدار السادس من دليل PMBOK®. تم تطوير الأداة في عام 1960 من قبل الأستاذ الياباني كاورو إيشيكاوا ، وهي تساعد الفريق في العثور على السبب الجذري للمشكلة باستخدام أسئلة التحقيق وتقنية الرسم التخطيطي.
أحد أسباب كون مخطط السبب والنتيجة أداة قوية هو أنه يتيح عملية “تحديد واستنفاد الأسباب الكامنة المختلفة لمشكلة معينة بحيث يتم تسليم التدابير التصحيحية المناسبة.” لا يتم تحديد الأسباب المختلفة فحسب ، بل يتم تقديم الإجراءات التصحيحية اللازمة لكل منها. نادرًا ما يكون للمشكلات المعقدة حل تخفيف واحد ؛ مخطط السبب والنتيجة هو تمثيل رسومي للتعقيد بحيث يمكن إدارته.
شيء مريب: مخططات هيكل السمكة لإدارة المشروع
تفترض أسئلة مخطط السبب والنتيجة في اختبار PMP أن المتقدمين للاختبار يعرفون الأسماء المختلفة لأداة الجودة في Ishikawa ، بما في ذلك:
السبب والنتيجة
مخطط إيشيكاوا
مخطط هيكل السمكة
مخطط فيشيكاوا
مخطط عظم السمكة
اسم “هيكل السمكة” مستوحى من الطبيعة الرسومية لأداة الجودة للسبب والنتيجة: الصورة النهائية تشبه صورة الهيكل العظمي للسمكة. ينبع مخطط الاسم “Herringbone” أيضًا من مظهر هيكل السمكة للرسم المكتمل ، بينما مصطلح “Fishikawa” هو مزيج من شكل الصورة واسم المنشئ Ishikawa. قد يظهر أي من هذه المصطلحات في سياق اختبار PMP أو في الإعدادات الرسمية حيث يتم استخدام أدوات وتقنيات إدارة المشروع. النقطة الأساسية التي يجب معرفتها هي أن إيشيكاوا أنشأ أداة مخطط هيكل السمكة لحث الفرق على “النظر في جميع الأسباب المحتملة للمشكلة ، بدلاً من التركيز على السبب الواضح”. الفريق الذي يتصرف بسرعة دون معرفة سبب المشكلة أو تأثير التغييرات سيعاني من نتائج سلبية أكثر من الفريق الذي يسعى إلى تعزيز فهمهم.
إنشاء مخطط السبب والنتيجة
بالنسبة لحامل أوراق اعتماد PMP ، يتم تسهيل مخططات السبب والنتيجة عند الحفاظ على شكل هيكل السمكة في الاعتبار. ابدأ بالعمود الفقري (المشكلة) ، حيث يكون الجانب الأيمن هو الرأس (التأثير) ، والأضلاع تتدحرج على طول العمود الفقري (الأسباب).
يمكن تنظيم الأسباب ، تلك “العظام” الخارجة من العمود الفقري ، في فئات. في التصنيع ، غالبًا ما تكون الفئات عبارة عن طرق وآلة ومواد وقياسات. بالنسبة لإعداد الخدمة ، يمكن أن تكون الفئات هي المهارات والموردين والمناطق المحيطة والأنظمة. يمكن أن يحتوي الرسم التخطيطي على أكثر من أربع فئات ، كما يمكن العثور عليه في مؤسسات الخدمة باستخدام مجموعات السعر والأشخاص والمنتج والإجراءات والترويج والسياسة والمكان والعمليات.
عند التفكير في مخطط إيشيكاوا ، يعرف مديرو المشاريع أن الخطوة النهائية ، التحليل ، يمكن أن تكون الأكثر استهلاكا للوقت. يحتاج الفريق لمناقشة سبب وعوامل كل ؛ خلاف ذلك ، من المرجح أن تستمر المشكلة وقد يتسع تأثيرها.
أمثلة على مخطط السبب والنتيجة
بالنسبة لأولئك الذين لديهم خبرة في إدارة المشاريع ، مع أو بدون شهادة PMP نشطة ، تعد مخططات السبب والنتيجة أداة قوية لإدارة الجودة. سيبدو كل مخطط هيكل السمكة مختلفًا ، لكن المفهوم الأساسي والبنية الرسومية يوجهان عملية إنشاء المخطط العام. راجع كل مثال موضح أدناه وابحث عن المشكلة والسبب والنتيجة.
كل مثال معروض له مظهر مختلف. يمكن أن يؤدي استخدام البرنامج إلى تحسين عمل الفريق على مخطط هيكل السمكة. ومع ذلك ، يمكن أيضًا إنشاء مخطط السبب والنتيجة باستخدام السبورة البيضاء (شخصيًا أو افتراضيًا). يحتاج مدير المشروع إلى معرفة العملية وتسهيل المناقشة بغض النظر عما إذا كان رسمًا تم إجراؤه في اجتماع أو رسمًا نهائيًا مصقولًا. لضمان الحصول على رؤى دقيقة بشكل أفضل ، (1) يحتاج الفريق إلى معرفة متعمقة بالمشكلة التي يتم فحصها ، (2) يجب على مدير المشروع تسهيل المناقشة لإبقائها في المسار الصحيح ، و (3) يجب أن تكون المشكلة نفسها واضحة حددت قبل البدء في تحديد السبب.
فوائد مخطط السبب والنتيجة
هناك 7 أدوات جودة ، تتحدث عن مجموعة من المواقف التي اعترف بها إيشيكاوا في عمله. تسرد دائرة دراسة PM فوائد السبب والنتيجة ، أو مخطط هيكل السمكة ، الموضح هنا كمخطط:
لاحظ أن الفوائد تشمل عملية إنشاء الرسم التخطيطي والرسم الناتج نفسه. عند التفكير من منظور إجراء اختبار PMP ، فإن مخططات السبب والنتيجة هي أداة تعتمد على فريق مطلع جيدًا وإمكانية توفير التكاليف (إذا تم تخفيف المشكلة أو إزالتها). مخطط هيكل السمكة لا يعمل مع كل المواقف. على سبيل المثال ، لن تساعد الأداة إذا تم استخدام الآراء بدلاً من الحقائق في المناقشة ، ولن تساعد إذا تم استخدام أسباب بدون تأثير.
ما هو تحليل السبب الجذري
لاستخدام أداة السبب والنتيجة ، يجب أن يعرف مدير المشروع ما هو “السبب الجذري” بالمقارنة ليقول ، مجرد سبب. يصل مصطلح “الجذر” إلى فكرة نقطة البداية. يوفر موقع isixsigma هذا التعريف للسبب الجذري:
السبب الأساسي ، الذي إذا تم القضاء عليه ، سيمنع تكرار حدوثه. مصدر أو أصل الحدث “.
قد يتم القضاء على سبب ، ولكن إذا لم يكن هو “الجذر” ، فلن يتم حل المشكلة. باستخدام مخطط السبب والنتيجة ، يمكن للفريق طرح أسباب متعددة ومن خلال معرفتهم بالمشكلة ، تحديد السبب الذي يستحق مزيدًا من التحليل كجذر.
يمكن استخدام مخطط إيشيكاوا في تحليل السبب الجذري كأداة قائمة بذاتها ، كجزء من جهد مخطط التقارب ، ضمن جلسات العصف الذهني ، وبالاقتران مع أداة “5Whys”. يكمل تحليل 5 Whys تقنية مخطط هيكل السمكة لأنه يدعم اكتشاف السبب الجذري النهائي للمشكلة أو المشكلة. عند التفكير من منظور حامل أوراق اعتماد PMP ، من المهم معرفة تعريف أدوات الجودة ، ومتى يتم استخدامها كأداة قائمة بذاتها ، ومتى يتم دمجها لتحقيق تأثير أكبر.
مخططات السبب والنتيجة لامتحان PMP
عندما يستعد مدير المشروع لأسئلة الرسم التخطيطي للسبب والنتيجة في اختبار PMP ، فمن الأهمية بمكان معرفة أكثر من التعريف ، ولكن استخدامات الأداة وفوائدها وأفضل ممارساتها. تذكر:
هناك العديد من أدوات تحليل الأسباب الجذرية التي يجب على حاملي أوراق اعتماد PMP المحتملين مراعاتها ؛ السبب والنتيجة من أهمها.
يتم تضمين مخططات السبب والنتيجة في عمليات إدارة ومراقبة الجودة وإدارة المخاطر ومراقبتها.
تُعرف مخططات السبب والنتيجة أيضًا باسم مخطط هيكل السمكة وإيشيكاوا وفيشيكاوا ومتعرجة.
تتضمن الفئات المستخدمة في الرسم التخطيطي لتنظيم الأسباب بشكل متكرر المواد والآلة والطرق والقياسات.
يمكن استخدام مخططات السبب والنتيجة في المشاريع التقليدية أو السريعة ، وكأداة قائمة بذاتها أو جنبًا إلى جنب مع أدوات الجودة الأخرى.
يمكن أن تتناول أسئلة اختبار PMP التي تركز على مخطط إيشيكاوا أي صناعة تقريبًا (بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الخدمة أو الإدارة أو التسويق أو التصنيع) ومعظم مناهج المشروع (Waterfall أو Agile أو Lean أو Six Sigma).
