لن يعمل أي مشروع بشكل مثالي. من السهل أن تنشغل بالصورة الأكبر ، لكن أجزاء العمل الأصغر تتغير إلى الأبد عندما يتعلق الأمر بالمشاريع. قد يرغب العميل في القيام بشيء مختلف قليلاً ، أو قد يواجه أحد أعضاء فريقك مشكلة غير متوقعة ، أو قد لا تسير الأمور ببساطة وفقًا للخطة.
لذلك من المهم “التحقق من الواقع” من مشروعك من وقت لآخر. لا يحتاج التحقق من العقارات إلى قضاء الكثير من الوقت أو استخدام جميع مواردك ، في الواقع ، كلما كان التحقق من الواقع أسرع – كان ذلك أفضل. يجب تصميم فحص الواقع لمساعدة كل من يعمل في المشروع على معرفة مكانه بالضبط. لا يتعلق الأمر بتوجيه أصابع الاتهام وإلقاء اللوم على الناس ، ولكن إعادة صياغة ما يجب تغييره وإعادة ترتيب الأولويات. إذا كانت هناك أية مشكلات ظهرت تحت السطح ، فيمكن النظر إليها ومعالجتها.
عندما يتعلق الأمر بفحص مشروع ما على أرض الواقع ، من الضروري أن تتذكر أنها ليست عملية لمرة واحدة ولكنها خطوة ستساعد في تحسين كفاءة مشروعك في كل مرة تستخدمه فيها. تتطلب هذه العملية أحيانًا اجتماعًا جادًا ، وفي أحيان أخرى يعمل اجتماع الوقوف غير الرسمي بشكل جيد.
هناك ثلاثة أسئلة مهمة ستساعد مديري المشاريع في التحقق من الواقع. هم انهم:
هل تغير نطاق المشروع؟ تمر جميع المشاريع بتغييرات وغالبًا ما يتم تعديل المتطلبات الصغيرة مع تقدم الأشياء. النطاق هنا يعني العمل المطلوب لتسليم المنتج النهائي. دعنا نستخدم مثالا. إذا حدد المشروع الأصلي برنامجًا يسمح لأعضاء الفريق بتسجيل الوقت في مهام عمل مختلفة وتغير إلى شيء يسمح للعملاء أيضًا برؤية كيفية تفاعل أعضاء الفريق مع بعضهم البعض عبر سجلات الدردشة ، فحينئذٍ تغير النطاق.
قد يكون سبب التغيير سببًا وجيهًا وصالحًا ، ولكنك تحتاج إلى مواجهة حقيقة أنك قد تحتاج إلى موارد إضافية ووقت إضافي لإنجاح المشروع. لا يجب أن تكون هذه لعبة إلقاء اللوم ، إنها ببساطة تقر بأن الأشياء قد تغيرت قليلاً ثم تعيد صياغتها لتتوافق مع تلك التغييرات.
هل لدى المشروع موارد فريق كافية للوفاء بالمواعيد النهائية؟ يُعد العمل فوق طاقتك وحرقه خطرًا كبيرًا ، خاصة عندما يتعلق الأمر بمشاريع البرمجيات. إذا كان الموعد النهائي ضيقًا ، فنادراً ما يكون هناك وقت لإطلاع الأشخاص الجدد على السرعة. حتى مع التزام الإدارة الشديد ، قد يظل أعضاء الفريق يشعرون بأنهم لا يستطيعون التعامل مع حجم العمل ويغمرهم الموعد النهائي الوشيك.
بدلاً من ترك فريقك قلقًا بهدوء ، تسمح فحوصات الواقع بإعادة الجدولة إذا كان إكمال العمل في الموعد النهائي غير ممكن على الإطلاق. تعتبر الأهداف التي حددها مدير المشروع أو أصحاب المصلحة مهمة ، ولكن الأمر كله يعود إلى أولئك الذين يقومون بالعمل بالفعل. إذا كان الفريق قلقًا دائمًا بشأن الانتهاء من المهام الموكلة إليهم في الوقت المحدد ، وبمرور الوقت أصبح الأمر هو القاعدة ، فلا بد من تقديم شيء ما.
هل ميزانية المشروع لا تزال على الهدف؟ أحد أسوأ الأشياء التي يمكن أن تحدث لمدير المشروع هو الاقتراب من نهاية المشروع وإدراك أنك أخطأت في حساب الميزانية. بصفتك مديرًا للمشروع ، تقع على عاتقك مسؤولية التنبؤ المستمر بالأموال المخصصة لمشروعك والحفاظ عليها. يجب أن يتم العثور على أموال إضافية لتغطية التكاليف ، سواء كان ذلك يعني إعادة التفاوض مع العميل ، على الفور حسب الحاجة. ستحدد أيضًا الميزانية المسبقة للتكاليف غير المتوقعة ما إذا كان بإمكانك جلب موارد إضافية لمساعدتك في إعادة مشروعك إلى المسار الصحيح. ميزانية المشاريع النموذجية في ميزانية 10-20٪ “احتياطي” عند تقديم التقديرات الأولية.
إن إعطاء مشروعك فحصًا للواقع أمر حيوي ليس فقط بالنسبة لك كمدير للمشروع ، ولكن أيضًا من أجل صحة فريقك وفعاليته. كما هو مذكور في كثير من الأحيان ، فإن كيفية تأقلم فريقك أمر بالغ الأهمية لمدى نجاح مشروعك وما إذا كان عملاؤك سعداء في النهاية. لا تقلل أبدًا من الدور الذي يلعبه التواصل المستمر – تحدث إلى فريقك وإلى جميع المشاركين في المشروع بقدر ما تستطيع ، فهذا سيقطع شوطًا طويلاً لضمان سعادة الجميع في النهاية.
