ما هي ادارة المشاريع؟

الدارةالمشروعهيتطبيقالمعرفةوالمهاراتوالأدواتوالتقنياتعنىأنشطةالمشروعلتلبيةمتطلباتالمشروع。PMBOK®من5的تتكونعمليةإدارةمتموعاتمتموعاتتتيمن47عمليةتدارةمشت مجموعاتالعمليةهيكمايلي：

مجموعات عمليات إدارة المشروع

ومع ذلك ، فإن عمليات إدارة المشروع تختلف في كل صناعة ؛ العناصر الأساسية هي نفسها. دعنا نفهم مجموعات العمليات هذه واحدة تلو الأخرى الآن:

1- البدء:
مرحلة البدء أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يحدد نطاق وطبيعة المشروع. يعتبر فهم بيئة الأعمال وإدماج جميع الضوابط اللازمة في المشروع نقاط محورية في هذه المرحلة.
2-التخطيط: 
بمجرد بدء المشروع ، فإن الخطوة التالية هي التخطيط المفصل ودمج الأفكار. إنه ينطوي على تخطيط الوقت والتكلفة والموارد بشكل مناسب لتقييم العمل المطلوب القيام به وإدارة المخاطر أثناء تنفيذ المشروع.
3-التنفيذ: 
بعد تحديد المهام الأساسية ونطاق المشروع ، يتم تنفيذ المهام وتوزيع المسؤوليات. إنه يضمن تنفيذ مخرجات خطة إدارة المشروع وفقًا لذلك.
4- المراقبة والتحكم: 
تتضمن هذه المرحلة الحفاظ على فحص المشروع أثناء تقدمه. في هذا ، يتم ملاحظة تنفيذ المشروع ومراقبته بحيث يمكن تحديد الأخطاء ثم تصحيحها قبل أن تتسبب في أي ضرر.
5.الإغلاق: 
بعد الانتهاء من جميع المهام والموافقة عليها ، يتم تقييم المشروع من حيث الجودة والدقة. تتضمن هذه المرحلة القبول الرسمي للمشروع وإغلاقه.

ضع في اعتبارك مثالاً لمشروع تكنولوجيا المعلومات. ستكون الخطوة الأولى هي التحليل وجمع المتطلبات. هذه هي مرحلة بدء المشروع. ضع في اعتبارك أنه إذا كان مشروعك يفتقر إلى الغرض أو الإبداع ، فقد لا يرغب أصحاب المصلحة أو رعاة المشروع في الاستثمار فيه. 

ستكون الخطوة التالية هي التخطيط للقيود المهمة مثل النطاق والتكلفة والجودة والمدة والمخاطر والموارد ، إلخ. هذه هي مرحلة التخطيط. تتم بعض العمليات والأنشطة التي يتم إجراؤها في هذه المرحلة باستخدام مخططات جانت ، وتطوير الجدول ، ومخططات المعالم ، وما إلى ذلك. 

بعد ذلك ، يتم تطوير مخرجات المشروع وإكمالها وفقًا لخطة محددة بالفعل. سيتضمن مهام مثل حضور اجتماعات الحالة وتحديثات حالة المشروع. يطلق عليه مرحلة التنفيذ. 

بمجرد بدء العملية ، ستحتاج إلى قياس أداء المشروع والتقدم بناءً على خطة المشروع. هذه هي مرحلة المراقبة والتحكم. تتم بعض العمليات مثل التحقق من النطاق والتحكم فيه للتحقق من زحف النطاق ، ويتم قياس مؤشرات الأداء الرئيسية للوقت والتكلفة لقياس درجة التباين. إذا كان هناك أي نطاق للخطأ أو التغيير أو التحسين ، فيجب اتخاذ تدابير تصحيحية لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. 

كما يوحي الشكل أعلاه ، تستمر عملية التخطيط والتنفيذ والتحكم حتى يتم إزالة كل احتمال للخطأ ويسير المشروع بما يتماشى مع الخطة المحددة. إذا سارت الأمور على ما يرام ، يتبع ذلك تسليم المنتج ، وتخفيف الموارد ، وتوزيع الجوائز أو الاعتراف بأعضاء الفريق والإنهاء الرسمي للمقاولين. تمثل هذه المرحلة المرحلة الختامية للمشروع.

وظائف إدارة المشروع

لإدارة المشروع بنجاح ، يحتاج المرء إلى:

التعرف على الاهتمامات والاحتياجات والتوقعات المختلفة لأصحاب المصلحة عند التخطيط للمشروع وتنفيذه.

ترتيب وصيانة وتنفيذ الاتصالات النشطة والإنتاجية والتعاونية بين أصحاب المصلحة.

إدارة أصحاب المصلحة من أجل تلبية متطلبات المشروع وإنشاء مخرجات المشروع.

وازن بين قيود المشروع المتنافسة.

قيود إدارة المشروع:

تعتمد إدارة المشروع على العديد من العوامل. ومنهم:

ترتبط جميع قيود المشروع ببعضها البعض بطريقة أنه إذا تغير عامل واحد ، يجب تعديل عامل آخر على الأقل. على سبيل المثال ، إذا تم اختصار الجدول الأولي ، فعادةً ما يجب زيادة الميزانية للحصول على موارد إضافية وإنهاء العمل بنفس الجودة في وقت أقل. ومع ذلك ، فإن تغيير متطلبات المشروع أو أهدافه قد يؤدي إلى المزيد من المخاطر. يحتاج الفريق إلى أن يكون قادرًا على تقييم الموقف وتحقيق التوازن بين المطالب ودعم التواصل الاستباقي مع أصحاب المصلحة لتقديم مشروع ناجح.

استنتاج:

نظرًا لتعديل المشروع بشكل مستمر طوال دورة حياة المشروع ، فإن تقدم خطة إدارة المشروع يعد مهمة تكرارية. عندما تتوفر معلومات أكثر دقة وتفصيلاً مع تطور المشروع ، يتم تحسينها وتفصيلها إلى مستوى أعلى من العمق والدقة.