من السهل أن تسقط من منحدر زلق عند فهم مكان تركيز موارد شركتك عندما يتعلق الأمر باختيار المشروع. الجميع يريد أن يكون لديه “مشكلة جيدة” تتمثل في وجود الكثير من العمل للاختيار من بينها. ومع ذلك ، يمكن أن تنشأ مشكلة إضافية: كيف تعرف ما الذي يجب تحديد أولوياته وما الذي يجب تركه؟
تدور عملية تسجيل المشروع وتحديد الأولويات حول تحديد تركيز فريقك. وفقًا للبيانات التي جمعتها Workamajig ، كان التغيير في أهداف المشروع وعدم كفاية الرؤية هما السببان الأول والرابع لفشل المشروع.
يمكن أن تحسن إستراتيجية تحديد الدرجات والأولويات للمشروع في هذه القضايا. ومع ذلك ، قبل أن تتمكن من تحسين هذا المفهوم ، من المهم أن تفهم ما تدور حوله هذه الأفكار. في الأقسام التالية ، سنتناول ماهية تقييم المشروع وأهميته وكيف يمكنك تنفيذه.
ما هي أولويات المشروع وتقييم المشروع؟
يساعدك تحديد أولويات المشروع (المعروف أيضًا باسم إدارة المحافظ) أنت وفرقك على زيادة فائدة المشروع إلى أقصى حد. تسمح لك هذه العملية أنت وفرقك بتصنيف المشروع وفقًا “لقيمته” المتصورة. تحدد مجموعة محددة من المعايير هذه القيمة.
يمكن أن تختلف هذه المعايير – والقيمة اللاحقة – اعتمادًا على الشركة. بالنسبة لك ، قد تكون القيمة تتعلق بمدى قرب توافق هذا المشروع الجديد مع مبادرة جديدة طرحتها شركتك. بالنسبة للآخرين ، يمكن أن يكون الأمر أكثر حول توليد الإيرادات.
الهدف هو فهم القيمة المحتملة لمشروع مقترح قبل توليه لتحديد أولوياته فيما يتعلق بالمهام الأخرى. ومع ذلك ، لكي يكون تحديد الأولويات ناجحًا ، يجب أن يكون تقييم المشروع جزءًا مهمًا من العملية.
يتضمن نموذج تسجيل المشروع إجراء تعيين قيمة رقمية لمشروع بناءً على معايير محددة. تمكنك هذه الخطوة من ترتيب المشاريع وتحديد أولوياتها حتى تتمكن من استخدام نظام قياسي لتنظيمها. من المحتمل أن ترتبط هذه المعايير بثلاث فئات:
هل يخدم المشروع غرضا استراتيجيا؟
ما هي القيمة النقدية التي تقدمها للشركة؟
ما مقدار المخاطر المرتبطة بالمشروع؟
قد ترغب أيضًا في تقييم أشياء مثل: هل لديك ما يكفي من العمالة والموارد لتولي مشروع معين وكيف يتناسب مع العلامة التجارية الإجمالية لشركتك. بمجرد وضع معاييرك المحددة ، يمكنك بعد ذلك إنشاء نموذج تسجيل لتقييم كل مشروع وترتيبهم مع بعضهم البعض.
يعد فهم المعنى الكامن وراء هاتين العمليتين أمرًا بالغ الأهمية لأنه يمكن أن يوفر لك خطة لتقييم حقيقي لما إذا كان عليك تنفيذ مشروع أو تمريره. الآن بعد أن عرفت ما هي هذه المفاهيم ، عليك بعد ذلك أن تفهم سبب أهميتها والقيمة الفعلية التي تجلبها لشركتك.
لماذا يجب أن تتأكد من أن لديك عملية تصنيف قوية للمشروع وتحديد الأولويات؟
تتمحور إدارة المشاريع بنجاح حول الحفاظ على التركيز على ما هو مهم. كما تعلم جيدًا على الأرجح ، يأتي كل مشروع بمجموعته الخاصة من الأجزاء المتحركة.
سواء كان الأمر يتعلق بضمان حصولك على القدر المناسب من العمالة أو الميزانية لتنفيذها ، فمن الأهمية بمكان أن تعرف ما الذي ستدخل فيه. يسمح لك تحديد أولويات المشروع وتسجيل النقاط بالحفاظ على التركيز. كما يسمح لك بإنشاء منهجية. وفقًا لـ Wrike ، فإن 39 بالمائة من مشاريع الشركة لا تبقى في نطاقها بدون مشروع.
بالإضافة إلى ذلك ، يساعدك أيضًا على تقديم حجة أفضل لصالح – أو ضد – مشروع لقيادة شركتك. يرغب المديرون التنفيذيون والمديرون رفيعو المستوى في فهم احتمالات نجاح المشروع والخطوات التي قد تتخذها لإعطاء الأولوية لمشروع على آخر. مرة أخرى ، تسمح لك هذه العمليات بالتركيز على ما يهم والتخلص من ما لا يهم.
كما أنه يمكّنك من تحديد أهدافك بوضوح لتحديد “القيمة” الحقيقية لشركتك. على سبيل المثال ، ربما تكون قد بدأت للتو حملة تسويقية جديدة تركز على استخدام منصة وسائط اجتماعية مثل Instagram. أنت تعلم أن هذه المبادرة مهمة لأنها كانت محور التركيز الرئيسي لفرق التسويق الخاصة بك.
لنفترض أن المؤثر يقترب منك لبدء مشروع تسويقي جديد في شكل شراكة. من المحتمل أن يعتمد أحد معايير ما إذا كنت ترغب في تنفيذ هذا المشروع على النظام الأساسي الذي ينشط عليه هذا الفرد. إذا كانوا على Twitter ، فسيكون هذا خارج معايير “القيمة” الخاصة بك. لذلك من السهل رفض هذا المشروع.
باختصار ، من الأهمية بمكان أن يكون لديك معايير ، وتمكنك أولويات المشروع وتسجيله من تعيين المعلمات والالتزام بها.
كيف تنجح في تنفيذ تحديد أولويات المشروع وتسجيل النقاط؟
كيف يمكنك تنفيذ هاتين العمليتين بشكل فعال في سير عمل إدارة مشروعك؟ ليس الأمر صعبًا كما تعتقد. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتنفيذ أولويات المشروع وتسجيل الدرجات بنجاح:
- تلقي مدخلات من أصحاب المصلحة النسبيين – من أول الأشياء التي تريد القيام بها هو الاستماع إلى أصحاب المصلحة. يمكنهم مساعدتك في فهم أي أهداف أو مبادرات أو معايير جديدة يجب أن تدرجها في تقييم قيمة المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تريد التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. لذلك ، قم بإعداد اجتماعات مع البائعين والقيادة وأي مكونات أخرى لتحديد ما يجب أن تفكر فيه عند تقييم القيمة. وفقًا لـ Changepoint ، لا يعرف 80 بالمائة من المديرين التنفيذيين لإدارة المشاريع كيف تتوافق مشاريعهم مع إستراتيجية أعمال الشركة. يمكن أن تساعد هذه العملية في ربط أهداف إدارة مشروعك باحتياجات الشركة.
- ضع المعايير – هذا هو المكان الذي ستأخذ فيه مدخلات الآخرين وملاحظات فرقك لوضع معايير لأغراض التسجيل. مرة أخرى ، يجب أن تتضمن هذه المعايير أهدافًا إستراتيجية ، ومدى احتمالية أن يكون المشروع مربحًا لك (والتي قد تتضمن حسابات وتوقعات مثل NPV) ، ومدى المخاطرة التي سيتعرض لها المشروع.
- تحديد القيمة – بمجرد تعيين المعايير ، يمكنك بعد ذلك أخذ هذه السمات وتحديد قيمة المشاريع الحالية والمستقبلية.
- ارسم حدودًا وحدد الأولويات – الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن القيمة ، فقد حان الوقت لأخذ هذه المعلومات والبدء في إنشاء خط حد لما تريده ولن تقبله. هذا هو الهدف النهائي لتحديد أولويات المشروع وتسجيل الدرجات: اتخاذ قرار سريع وفعال بشأن ما إذا كان المشروع يستحق العناء بالنسبة لك أم لا.
افكار اخيرة
يعد تحديد أولويات المشروع وتسجيل النقاط ضروريًا لإضافة الكفاءة إلى عمليات إدارة المشروع. نجاح جهودك مرتبط بتبسيط العمليات الحرجة. إن وجود نظام محدد بالفعل لتحديد ما إذا كان المشروع فكرة جيدة لتوليها يمكّنك من اتخاذ القرارات بسرعة وحسم.
كما يتيح لك الشعور بالثقة في القرارات التي اتخذتها والشعور بالرضا عن تقديم المشاريع لقيادتك. أخيرًا ، يمنحك الانخراط في عملية تحديد الأولويات سببًا قابلاً للقياس الكمي للمضي قدمًا في المشروع ، مما يسمح لك بمقارنته بفعالية بالمساعي الأخرى.
