الأيام تستمر في الهروب منك. لا يبدو أن رسائل البريد الإلكتروني تتوقف ، وتظهر الاجتماعات دون سابق إنذار ، ولا يبدو أن الفرق لديها فكرة عما يتعين عليهم الانتقال إليه بعد ذلك. أنت تتعامل مع الأمر جيدًا ، لكن الأمور قد تكون أسهل كثيرًا. يبدو أن شعار اليوم هو “العمل بذكاء وليس بجهد أكبر” ، ولكن قول هذا أسهل من فعله عندما لا يبدو أن اليوم يتباطأ. كيف يمكنك الاستمرار في الإنتاج؟ حسنًا ، لا تحل التكنولوجيا جميع المشكلات ، لكنها بالتأكيد يمكن أن تساعدك في تحديد موعد يومك والعناية ببعض المهام العادية. لحسن الحظ ، نحن نعيش في عالم يمكن أن تساعدنا فيه التطبيقات على التواصل بشكل أفضل ووضع الإستراتيجيات والتحرك خلال اليوم. فيما يلي عشرة تطبيقات إنتاجية تستحق الاندماج في روتينك اليومي لتبسيط يومك ومشروعاتك بشكل أفضل.
أسانا – إدارة المشاريع بسهولة
أصبح Asana تقريبًا المعيار لبرامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت والمستندة إلى السحابة. يمكن للمديرين تنظيم العمل في مشاريع مشتركة ، وتقسيم العمل إلى مهام أكثر قابلية للإدارة ، وإنشاء تبعيات المهام ، وتعيين المستخدمين للوظائف التي يجب إكمالها ، وإنشاء تواريخ البدء والانتهاء لمهام مختلفة. يوجد أيضًا طريقة عرض مخطط جانت للمديرين لفهم كيفية تداخل واجبات المهام مع بعضها البعض بشكل أفضل. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا التواصل داخل التطبيق ، مما يلغي الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها.
Podio – تخصيص تجربة الإدارة الخاصة بك
Asana رائع ، ولكن إذا كنت تريد المزيد من التكامل والتخصيص ، فإن Podio هو البرنامج المناسب لك. لا يسمح فقط بإدارة المهام والتعيينات ، ولكنه يمكّن المديرين أيضًا من تحديد الوظائف التي يريدونها من قائمة التطبيقات لتخصيص التجربة بشكل أفضل. يمكن للمديرين إضافة تطبيقات تسمح بإنشاء علاقة بين المشاريع والتقويمات ومعلومات الاتصال وآلة حاسبة للتقدم وتتبع الميزانية ومدة المهمة ومحادثات الفيديو والصوت.
Any.do – أكمل كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك
كم مرة تكتب قائمة مهام فقط لتشعر بالضياع في كيفية إكمال كل شيء؟ تميل القوائم إلى النمو ، وليس من السهل دائمًا التعامل معها كلها. يسمح Any.do للمستخدمين بالكتابة بسرعة أو استخدام التعرف على الكلام لإنشاء قائمة المهام الخاصة بهم. يمكن مزامنة هذه المهام عبر العديد من الأنظمة الأساسية المختلفة ، ويمكن مشاركتها بسهولة مع أي شخص في قائمة جهات الاتصال الخاصة بهم. يمكن أن يساعد المديرين على التحرك بسلاسة خلال عملية إكمال المهام والتفويض من خلال جعلهم يتخذون قرارات بشأن ما يمثل أولوية.
Abukai – تتبع النفقات
لذلك ، كان عليك الركض إلى المتجر عدة مرات لالتقاط اللوازم المكتبية الضرورية ، أو اصطحاب أعضاء الفريق لتناول غداء عمل ، أو طلب اشتراكات برامج جديدة. أنت تعلم أنك بحاجة إلى قضاء بعض الوقت لإدخال كل هذه المعلومات في قاعدة بيانات ، ولكن من لديه الوقت للقيام بذلك؟ Abukai هو تطبيق لتتبع النفقات يسمح للمستخدمين بالتقاط صور للإيصالات على هواتفهم وإنشاء تقارير النفقات تلقائيًا والتي يتم تصنيفها حسب البيانات والمورد. حتى إذا كنت بحاجة إلى العودة لإجراء بعض التعديلات ، فستبدأ على الأقل في عملية إعداد التقارير المالية.
Trello – تصور سير العمل الخاص بك
إذا كنت بحاجة إلى برنامج مرئي أكثر لفهم ما لا يزال يتعين تخصيصه وإكماله ، فإن Trello هي طريقة مثالية لإدارة المشاريع بأسلوب Kanban. يمكن للعمال إنشاء بطاقات مصنفة بشكل مناسب. يمكن نقل المهام إلى كل بطاقة حسب حالتها. يتيح Trello أيضًا للمستخدمين تخصيص البطاقات وفقًا لتقدير المستخدم الذي يدير المشروع. يمكن أن تتضمن البطاقات عمليات تحميل الملفات وتفاصيل المشروع والمواعيد النهائية والتعليقات بين الأشخاص المعينين. بالنسبة لأولئك الذين يريدون المزيد من نظام إدارة المشاريع على مستوى منخفض ، يمكن أن يكون Trello هو الحيلة.
IFTTT – اجعل برامجك وأجهزتك تتحدث مع بعضها البعض
أنت تعلم أن عمليات الدمج ضرورية للإنتاجية ، ولكن ليس من المجدي قضاء بعض الوقت في جعل كل هذه الأجهزة والتطبيقات تتحدث مع بعضها البعض. IFTTT تعني “إذا كان هذا ، إذن” ، والبرنامج يرقى إلى مستوى اسمه. الواجهة سهلة الاستخدام ، ولا يستغرق الأمر سوى بضع لحظات لتوصيل برنامجين. يمكن أن يساعد IFTTT المستخدمين في إنشاء أتمتة مخصصة. على سبيل المثال ، يمكن للمستخدمين تشغيل رسالة نصية إذا كان هناك حدث مهم قادم على تقويم Google. إنه مثالي لإزالة الواجبات الدنيوية من روتينك اليومي.
Edison Mail – تنظيم بريدك الإلكتروني
يمكن لأي شخص أن يتعامل مع الانزعاج المستمر لتدفق رسائل البريد الإلكتروني. أيضًا ، يميل معظمنا إلى حمل هواتفنا والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل حتى عندما نكون خارج ساعات العمل. بصفتك مديرًا للمشروع ، فإن وقتك ثمين ، وليس لديك وقت للبحث في كل رسالة بريد إلكتروني لتحديد ما إذا كان الأمر يستحق الوقت للرد. هذا هو المكان الذي يلعب فيه Edison Mail. Edison Mail هو تطبيق تم إنشاؤه لأجهزة iPhone و Android ، وهو ينظر في سجل بريدك الإلكتروني لمعرفة رسائل البريد الإلكتروني التي تعتبرها أكثر قيمة. يصنف رسائل البريد الإلكتروني ويرتبها حسب الأولوية التي ستعرضها على الأرجح. يمكن أن يساعدك حتى على إلغاء الاشتراك بسرعة من تلك الرسائل الإخبارية المزعجة.
Dropbox – تخزين وتبادل الملفات الخاصة بك
يمكن أن يتوقف المشروع ويتباطأ بسهولة عندما يحتاج أعضاء الفريق إلى مشاركة الملفات الكبيرة وإرسالها إلى بعضهم البعض أو العمل على المستندات في نفس الوقت. محرر مستندات Google رائع ، ولكن ماذا لو لم يكن لدى الجميع بريد Gmail؟ البديل الأفضل التالي هو Dropbox. إنه في الأساس محرك أقراص فلاش رقمي يتبع أولئك الذين لديهم اتصال بالإنترنت والوصول إلى مجموعة معينة من المستندات. هناك أذونات ارتباط قابلة للتخصيص وإدارة مجلدات الفريق وعملية سهلة لمسح البيانات من الأجهزة المسروقة. إذا كنت مدير مشروع وتحتاج إلى طريقة آمنة ومريحة لتخزين ومشاركة المستندات الكبيرة ، فإن Dropbox هو ذلك.
رسومات الشعار المبتكرة – التخطيط بسهولة للاجتماعات
حان الوقت للتخطيط لعقد اجتماع ، لكن لا يشعر الجميع بالرغبة في الذهاب والعودة عبر البريد الإلكتروني. يعد استخدام رسومات الشعار المبتكرة إحدى أسهل الطرق لتهيئة وقت يلتقي فيه الجميع لتحديث المشروع. يمكن للمستخدمين إنشاء خيارات مختلفة لليوم والوقت في جدول جذاب بصريًا. بمجرد إرسال هذا الجدول إلى المدعوين ، يمكنهم النقر فوق علامة الاختيار بجوار الوقت الذي يمكنهم فيه الاجتماع. يسمح Doodle لمديري المشاريع برؤية متى يمكن للجميع الحضور بسرعة ، حيث يُظهر الهيكل المدعو الذي قام بإلغاء اختيار الوقت. يتيح النظام أيضًا للمستخدمين معرفة أولئك الذين لم يشاركوا بعد في استطلاع اجتماع Doodle. كل ما يحتاجه المستخدمون هو رابط لإرساله إلى من يرغبون في دعوتهم. يمكن أن تتكامل Doodle مع Outlook و Google Calendar و iCal لتضمين الوقت المحدد في التقويم المطلوب بسهولة.
1Password – تتبع جميع كلمات المرور
ستستخدم أنت وفريقك العديد من البرامج والأنظمة المختلفة ، وسيتطلب كل منهم معلومات تسجيل الدخول. قد يكون لديك كل شيء محفوظ في مستند Google أو Word ، ولكن كيف يمكن للآخرين الوصول إليه ، وهل هذه حقًا الطريقة الأكثر أمانًا للقيام بذلك؟ يخزن 1Password جميع معلومات كلمة المرور ، ولا يتطلب سوى كلمة مرور رئيسية واحدة للحصول على كل هذه المعلومات. يمكنه أيضًا الاحتفاظ بالمعلومات المالية والمصرفية الحساسة. يمكن أن يتكامل 1Password مع متصفحات الإنترنت حتى يتمكن من التقاط كلمات المرور. يمكن لهذا البرنامج أن يوفر عليك الاضطرار إلى البحث في المستندات عند محاولة العثور على المعلومات التي تحتاجها للوصول إلى موقع معين.
الختامية
مرة أخرى ، التكنولوجيا ليست علاجًا لكل شيء. الاستراتيجية والتخطيط هو أفضل دواء لتحديات عدم اليقين والإنتاجية. ومع ذلك ، يمكن للتطبيقات إزالة بعض الغموض والتعامل مع بعض المهام الأكثر إشكالية التي تعاني منها يوم عملك. إن تصنيف رسائل البريد الإلكتروني وإدارة قوائم المهام وتفويض المهام ومراقبة النفقات وتخزين كلمات المرور كلها أمور لا داعي للقلق بشأنها. دع التكنولوجيا تتولى أمر تخفيف العبء. مع اقتراب المواعيد النهائية وتراكم المهام ، ستحتاج إلى قسط من الراحة. لذا ، ألق نظرة على البرامج المذكورة أعلاه وشاهد ما يمكنك دمجه في أنشطتك اليومية.
