من الناحية النظرية ، تسمح الفرق الافتراضية لمديري المشاريع ببناء فرق مثالية دون العديد من القيود التي قد يواجهونها لولا ذلك. بالنسبة للموظفين ، فهي تتيح المرونة والحرية لتحقيق التوازن الأمثل بين العمل والحياة. في الوقت نفسه ، تأتي إدارة المشروع عن بُعد مع بعض العقبات. في حين أنه يتيح للشركات المنافسة بشكل تدريجي في مجتمع يتزايد عولمته ، يكمن التحدي الحقيقي في التكيف مع مكان العمل الجديد - وهو أمر ضروري الآن أكثر من أي وقت مضى حيث أصبحت الفرق الافتراضية أكثر أهمية.
فوائد إدارة المشاريع عن بعد
1- تحسين ملكية المهام: قيادة الفرق هي عنصر أساسي في إدارة المشروع. ومع ذلك ، يجب أن يكون فريقك مزودًا بالحرية والثقة لطرح تقنيات بديلة لحل المشكلات. تتمتع فرق المشروع (خاصة الأفقية) بالرؤية المطلقة للمشاريع التي يشاركون فيها. وبالتالي ، فهم يفهمون الفروق بين كل مهمة وسرعان ما يصبحون أفضل حكم لتقييم مدى إلحاحها. هذا لا يساعدهم فقط على دعم بعضهم البعض ، بل يعزز القيادة والابتكار - مما يؤدي إلى تسليم المشروع بسلاسة. 2-فعالة من حيث التكلفة: العمل عن بعد فعال من حيث التكلفة نسبيًا لكل من صاحب العمل والموظفين. يتم التخلص من مساحة المكتب والنفقات المالية الأخرى (مثل المرافق وتركيب النظام وما إلى ذلك) ، بينما يوفر الموظفون في النقل. 3- توازن أفضل بين العمل والحياة: تعدد المهام هو كل ما تدور حوله إدارة المشروع. في مثل هذه البيئة شديدة الضغط ، قد يكون من الصعب البقاء على رأس جميع المشاريع. عندما لا تضطر إلى السفر ، يمكنك التركيز تمامًا على العمل المرتبط بالجدول الزمني. يمكن أن يتركز الوقت الذي يتم توفيره من رحلة طويلة على عمل المشروع. من خلال تحديثات العمل الفردية ، يمكنك أيضًا البقاء على اطلاع بكيفية تقدم المهام. بناءً على هذه المعلومات بشكل أساسي ، يمكنك تعديلها لإنجاز المخرجات. يمكنك أيضًا تفويض التفضيلات إلى أفضل الموظفين المناسبين 4- الإبلاغ المباشر والتعليقات: نظرًا لأن الوصول العالمي للأعمال التجارية يمتد عادةً عبر المناطق الزمنية ، فإن الانتقال إلى الوضع الافتراضي يساعد على إجبارك على تبسيط التواصل مع فرقك يمكنك توصيل نتائج المشروع المحدثة للتأكد من إبلاغ كل من الفرق وأصحاب المصلحة - ومشاركة العمل المعلق والإعلانات المهمة والمواعيد النهائية في غضون ثوانٍ. يتيح ذلك لأصحاب المصلحة البقاء على اطلاع دائم والتفكير في التقدم. 5-مزيد من المرونة: تعزز إدارة المشروع عن بُعد المرونة ، مما يتيح لك الاستجابة والتكيف مع أي تغييرات أو تحديات غير متوقعة. بينما يمتلك الفريق الداخلي وقتًا محددًا للوصول إلى المكتب ومغادرته ، يتيح العمل عن بُعد للأشخاص إدارة مهام سير العمل بشكل أكثر استقلالية. يتجاوب تدفق إدارة المشروع مع الجداول الزمنية المرنة.
التحديات في Remote PM
1-التعاون: لقد قمت بإدارة المشاريع عن بعد خلال العامين الماضيين مع فرق مختلفة تعمل من دبي وماليزيا ومصر والهند والمملكة العربية السعودية. أحد أكثر التحديات شيوعًا هو التعاون من موقع مختلف. ما مدى إنتاجية فريق من الرسومات أو مصممي الويب في العمل على نفس المشروع عندما ينتشرون في جميع أنحاء العالم - لا سيما مقارنة بالفرق التي تعمل في نفس المكان ، حيث يمكنهم التفاعل بسهولة مع بعضهم البعض دون أي قيود حقيقية؟ الحل: على غرار برامج إدارة المشاريع ، هناك العديد من أدوات التعاون المصممة حصريًا لضمان التواصل الفعال بين الفرق المختلفة. سوف تحتاج في المقام الأول إلى شيء فوري وأكثر استجابة. يمكن أن تساعدك العديد من الأدوات من خلال إنشاء نظام أساسي للاتصال الفوري للفرق البعيدة يوفر واجهة سهلة الاستخدام ، والمراسلة الفورية ، والإشعارات ، ومشاركة الملفات ، والاتصال الجماعي ، وما إلى ذلك. 2-الإنتاجية: انخفاض الإنتاجية هو خطر واضح عندما يعمل الموظفون من المنزل. في بيئة بدون إشراف متكرر ، قد لا يستغل بعض أعضاء الفريق وقتهم بشكل صحيح. الحل: بدون التشكيك في أخلاقيات عمل الموظفين ، فإن إحدى الطرق المهمة للتأكد من قيام الجميع بعملهم هي تحديد التوقعات لكل دور والتحقق من التقدم بانتظام. من غير العملي أن تتوقع أن يعمل الجميع بنفس الوتيرة ، على الرغم من أنه يجب أن يكون لديك فكرة عامة عن المدة التي تستغرقها المهام لإنجازها. اجعلها قاعدة للموظفين للإبلاغ عن أنشطتهم بحلول نهاية اليوم أو الأسبوع. سيسمح هذا بالتحديث المتكرر فيما يتعلق بالتقدم وأي مخاوف. سيعزز النهج التعاون والإنتاجية والشفافية. 3-بناء الثقة والحفاظ عليها: عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد ، فإن مخاوف الثقة هي ما ستواجهه عادة - خاصة مع أعضاء الفريق الجدد. الأمر نفسه ينطبق على العملاء ، الذين سيكونون أكثر قلقًا عندما يتم إنجاز مشاريعهم عن بُعد. الحل: مرة أخرى ، يمكنك بسهولة العثور على العديد من الأدوات لمساعدتك على تتبع التقدم والتواصل مع بعضكما البعض. إليك بعض النصائح الأخرى التي يجب عليك اعتمادها: كن متجاوبًا ويمكن الاعتماد عليه. عندما يكمل فريق إدارة المشروع المهام المحددة ، يظل مستوى الثقة مرتفعًا في العادة. تعزيز الشفافية وتسليط الضوء على الفوائد التي تعود على أعضاء الفريق. كن إستراتيجيًا عندما يتعلق الأمر باختيار أدوات التعاون المناسبة. ابحث عن واحد يسمح بإجراء مكالمات الصوت والفيديو ، ومشاركة الملفات بسرعة ، وما إلى ذلك. اسمح بالأهداف المشتركة التي تشجع الموظفين على استثمار اهتمامهم ووقتهم لإنجاز المهام. سيؤدي ذلك إلى زيادة تعزيز ثقتهم وإنتاجيتهم. تجنب الإدارة التفصيلية ، لأنها قد تقلل من الحوافز. كن مثالاً يحتذى به وأظهر لفريق مشروعك أنك تثق بهم.
الجداول الزمنية المرنة ، وحرية العمل وأنت مرتاح في منزلك ، والمزيد من الوقت مع الأصدقاء والعائلة ، والعديد من المزايا الأخرى تجعل إدارة المشروع عن بُعد خيارًا موثوقًا به. تركز الشركات التي تتبنى العمل عن بُعد على إنتاجية عالية بأقل قدر من الموارد وإهدار للوقت. ومع ذلك ، فإن هذا الاتجاه المتنامي يأتي أيضًا مع تحديات. آمل أن تكون هذه المقالة قد ساعدتك في اكتساب رؤى حول إدارة المشاريع عن بُعد وكيف يمكنك الحصول على أفضل النتائج منها - والتعامل بنجاح مع العوائق التي تقدمها.
