كانت هناك مهمة شاملة في ثقافة مكان العمل لمعالجة مشكلة تجزئة المشروع وانعزاله. مع إدخال أدوات إدارة المشاريع الجديدة التي تعزز التعاون والتغييرات الفعلية في مكان العمل – مثل مساحات العمل المفتوحة – هناك جهود متضافرة لمنع تجزئة البيانات وسير العمل.
ومع ذلك ، لا تزال فرق المشروع تكافح للخروج من عقلية الصومعة. وفقًا لمؤشر PMI ، يعد ضعف التواصل عاملاً مساهماً في فشل 56 بالمائة من المشاريع. من المحتمل أن يرجع هذا الوضع جزئيًا إلى قضية صوامع المشروع – وتقسيم المعلومات. مثل معظم الأشياء ، عليك وضع خطة واستراتيجية لمنع هذا الموقف في شركتك.
ومع ذلك ، مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة ، كيف يمكنك إنشاء عملية عن قصد لتجنب المشكلات المرتبطة بالبيانات وفجوات سير العمل؟ فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لمنع فريقك من الوقوع ضحية لتجزئة المشروع.
حدد مكان حدوث التفتتات
من الصعب حل مشكلة التجزئة إذا كنت لا تعرف مكان وجود الصوامع. لذلك ، من الضروري البدء في النظر إلى مكان حدوث الأعطال. قد تكتشف أن السقوط في جمع البيانات أو عدم وجود ممارسات تعاون سليمة هو المسؤول عن التجزئة. مهما كان الموقف ، فأنت بحاجة إلى توضيح نقطة للعثور عليه قبل أن تتمكن من وضع خطة لمعالجته.
احتفظ بسجل لقضايا التجزئة
لذلك ، لقد حددت مكان المشاكل. عظيم! الآن ، حان الوقت للقيام ببعض جمع البيانات. الخطوة التالية هي إنشاء “قاعدة بيانات التجزئة”. تريد تتبع جميع الحالات السابقة والحالية لتجزئة المشروع.
يمكن الاحتفاظ بالبيانات في قاعدة بيانات معقدة أو شيء بسيط مثل جدول البيانات. تريد تسجيل الموقف ، وكيف حدث ، ومتى حدث ، وأولئك الذين شاركوا. يمكّنك سجل حوادث التجزئة هذا من البدء في رؤية الأنماط وأين تحدث هذه المشكلات أكثر من غيرها. كلما تمكنت من رؤية ما يحدث في البيانات أو تجزئة سير العمل ، أصبح من الأسهل إنشاء استراتيجيات لمنع هذه المشكلات.
تخلص من عقلية “هذه هي الطريقة التي فعلنا بها دائمًا”
للتغلب على مشكلات الانعزال والتشرذم ، عليك أن تكون منفتحًا على التغيير على سبيل المثال ، لنفترض أنك كنت تستخدم بوابة عمل داخلية لتوزيع معلومات حول شركتك على الموظفين. ربما وجدت أن بعض أعضاء الفريق يفوتون تحديثات قيمة للمشروع من خلال بحثك لأنه لا توجد طريقة لهؤلاء الأفراد لتلقي إعلامات حول التحديثات الجديدة خلال يوم العمل.
هذه التحديثات في الوقت المناسب وتتطلب العمل. نتيجة لذلك ، يجب أن تبدأ في التفكير في تثبيت آلية للأفراد لتلقي الإشعارات أو التغيير إلى نظام يتضمن بالفعل هذه الميزة. الخلاصة هي أنك بحاجة إلى أن تكون ذكيًا بما يكفي لتبديل العمليات إذا كانت تمنع فريقك بأكمله من الحصول على المعلومات التي يحتاجونها.
التغيير ليس سهلاً ، والبيانات تدعم هذا الأمر. تشير التقديرات إلى أن 70 بالمائة من برامج التغيير تفشل بسبب مقاومة الموظفين. ومع ذلك ، إذا قمت بتوضيح سبب أهمية التغييرات المقترحة وكيف يمكنها تحسين يوم عمل أعضاء فريقك ، فستكون لديك فرصة أفضل للحصول على دعمهم.
لديك مركز للمعلومات
تريد التأكد من جعل كل ما يتعلق بمعلومات المشروع ، بما في ذلك التحديثات والاجتماعات والتغييرات التنظيمية ، يمكن الوصول إليه بسهولة من قبل فرقك. أولاً ، تحتاج إلى إنشاء عملية تعزز الإخطار المتسق بتحديثات المشروع ومعلوماته. يمكن أن يكون هذا عبارة عن نظام يرسل إشعارات عبر البريد الإلكتروني حول تحديث المشروع أو عقد اجتماعات تسجيل وصول يومية أو أسبوعية لتحديث أعضاء الفريق على معلومات المشروع.
ثانيًا ، اختر أداة يمكن استخدامها في العديد من الحالات. الآن ، قد لا تحتاج إلى شيء يمكن الوصول إليه خارج الموقع ، ولكن من المفيد أن يكون لديك أدوات تسمح باستخدام الميزات عن بُعد إذا لزم الأمر. في النهاية ، سوف تفيدك أنت والشركة في اختيار أداة تمكن فريقك من الوصول بأمان إلى بيانات المشروع أينما كانوا.
غرس ثقافة الشركة التي تعزز التعاون
كيف تمنع ثقافة شركتك الصوامع والتشرذم؟ حان الوقت لإلقاء نظرة على مبادئ شركتك ومعتقداتها لمعرفة كيف تؤثر على منع الانعزال. يعتقد ثمانية في المائة من الموظفين أن ثقافة الشركة القوية هي مفتاح نجاح الأعمال. لذلك ، يعد هذا الجانب من شركتك أمرًا بالغ الأهمية ويمكن أن يؤثر على أشياء مثل الصوامع. على سبيل المثال ، يمكن لمُثُل الشركة الصحيحة أن تعزز التعاون الفعال.
يجب أن يكون العمل النشط معهم لتبني التعاون نشاطًا يوميًا. يمكنك المساعدة من خلال تخصيص وقت لهم للعمل مع بعضهم البعض أو تبادل الأفكار. إذا كانت ثقافة فريقك تريد أن تسلك طريقها المنفصل ، فعليك تشجيعهم على العودة معًا.
بالإضافة إلى مساعدتهم على تخصيص وقت للعصف الذهني ، اسأل فرقك عن كيفية سير جلسات التعاون أثناء الاجتماعات ، أو أضف أسئلة أو ملاحظات حول التعاون أثناء مراجعات الأداء. كلما روجت لهذا المبدأ ، زاد احتمال اعتناق أعضاء فريقك له.
شجع بناء الفريق
قد يبدو الأمر مرحًا ، لكن بناء الفريق يمكن أن يكون ناجحًا في جمع أعضاء فريقك معًا. سواء كنت ترغب في اصطحاب فريقك عبر غرفة الهروب أو إشراك الجميع في تدريب افتراضي تفاعلي ، فإن الهدف هو إشراكهم في الأنشطة التي يمكنهم القيام بها معًا.
يمكن لمواقف كهذه أن تزيد من جاذبيتهم للعمل معًا بينما تساعدهم على إدراك مدى احتياجهم لبعضهم البعض للعمل من خلال مشاريعهم. علاوة على ذلك ، انظر كيف يمكنك تعزيز الأنشطة الاجتماعية حتى يتمكن أعضاء فريقك من التعرف على بعضهم البعض على مستوى أعمق. يمكن أن تعزز هذه الروابط الاجتماعية الإنتاجية وتساعد على الأرجح في منع الانعزال.
يجب أن يكون منع تجزئة المشروع أولوية قصوى
إذا كان كل شخص يقوم بعمله الخاص ، فسيكون من الصعب ضمان قدرتك على إنتاج مخرجات المشروع. يستفيد عملاؤك والقيادة العليا وأصحاب المصلحة الآخرون عندما يعمل الجميع على نفس الصفحة. لذلك ، تحتاج إلى جعل عملية استئصال البيانات وتجزئة سير العمل أولوية قصوى. سيؤدي القيام بذلك إلى زيادة فعالية فريقك وتعميق الروابط بين أعضاء فريقك.
