أهمية نظام معلومات إدارة المشاريع

من مرحلة البدء إلى مرحلة الإغلاق ، هناك الكثير من البيانات التي يتم جمعها وتحليلها وتحويلها. مع تنفيذ العمليات المختلفة في دورة حياة المشروع ، يتم جمع هذه البيانات الفريدة ومشاركتها مع أعضاء الفريق الآخرين. يتم تحليل كمية البيانات التي تم جمعها وتحويلها لاحقًا إلى معلومات المشروع من خلال عمليات مختلفة. يتم إرسال المعلومات المكتسبة شفهيًا إلى أعضاء الفريق أو تخزينها وتوزيعها في تنسيقات متعددة كتقارير.
تلعب معلومات عملية إدارة المشروع دورًا مهمًا ، وهي مقسمة إلى ثلاث طرق ، وهي:

1- بيانات أداء العمل

تتعلق هذه الطريقة بالملاحظات والقياسات التي تم إجراؤها تجاه جميع الأعمال التي قام بها مدير المشروع وفريقه. تتضمن بيانات أداء العمل معلومات حول أنشطة المشروع مثل تحديد النسبة المئوية للعمل المنجز ماديًا ، وقياس الأداء التقني والجودة للمشروع ، وتقديم تحديثات حول العمل / الأنشطة المجدولة (تاريخ البدء والانتهاء). كما يتضمن العدد الإجمالي لطلبات التغيير التي حدثت أثناء تنفيذ المشروع ، وعدد العيوب المكتشفة في المشروع. تتضمن بيانات أداء العمل أيضًا معلومات حول التكلفة الفعلية للمشروع ، والوقت المحدد الذي يستغرقه إكمال مهمة مجدولة وما إلى ذلك. عادة ما يتم تسجيل جميع التفاصيل المذكورة أعلاه في "نظام معلومات إدارة المشروع" - (PMIS) ووثائق المشروع.

2-معلومات أداء العمل

يجب أن تتضمن خطة إدارة المشروع مجموعة روتينية من معلومات أداء العمل. المعلومات التي تم جمعها ضرورية وتعمل كأداة إرشادية لإجراء تدابير وبرامج مراقبة الجودة. تساعد معلومات أداء العمل في قياس حالة مخرجات المشروع ، والتأكد من تنفيذ الإجراءات التصحيحية المطلوبة ، وتساعد في إنشاء تقارير الأداء. يعد تحليل معلومات أداء العمل أمرًا بالغ الأهمية لخطة إدارة المشروع ، ويجب اعتباره أولوية في جميع الأوقات. تساهم هذه الطريقة في الاستخدام الفعال للموارد المخصصة ، وتساعد في تحديد المخاطر المحتملة ، وتعمل كأداة مفيدة لإدارة المشروع.

3- تقارير أداء العمل

تعد تقارير أداء العمل نتيجة لعملية عمل مشروع المراقبة والتحكم ، وتعمل كمدخل لعمليات الإدارة والتحكم المختلفة. كما يوحي الاسم نفسه ، تتضمن تقارير الأداء معلومات وبيانات مختلفة حول معلمات المشروع والتحديثات حول تقدم المشروع. ينظم تقرير أداء العمل ويلخص المعلومات التي تم جمعها من خلال بيانات أداء العمل وطرق معلومات أداء العمل ويعرضها على أصحاب المصلحة في المشروع بطريقة تمكنهم من فهم اتجاه المشروع أو تقدمه. توضح هذه التقارير لأصحاب المصلحة الوضع الحالي للمشروع وأدائه مقابل خط الأساس المخطط له. في ظروف معينة حيث يلاحظ أصحاب المصلحة أن المشروع لا يتقدم وفقًا للخطة ، سيتخذون تدابير تصحيحية لضمان اكتمال المشروع في حدود الميزانية والوقت المحددين.

تساعد عمليات معلومات المشروع في تعميم الأساليب المستخدمة لجمع البيانات ذات الصلة والدقيقة التي يتم استخدامها بشكل أكبر لتحديد نطاق وتقدم المشروع. يتم تنفيذ جميع الخطوات والممارسات اللازمة باستخدام هذه المعلومات الهامة. إنه قرار مدير المشروع أن يتخذ بشأن المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات التي سيتم استخدامها لضمان اكتمال المشروع. ليس من الضروري استخدام جميع العمليات لأنها ليست متماثلة لكل مشروع. تعتبر هذه المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات بمثابة طموح لمديري المشروع ، ويجب على المرء أن يحاول اتباعها كلما كان ذلك ممكنًا ضمن قيود المشروع والبيئة والصناعة.