يعرف مديرو المشاريع الأذكياء أن الإشراف على المشروع لا يأتي بثمن بخس. هناك العديد من الموارد المعنية ، وأثمن اثنين هما الوقت والمال. إن طبيعة إدارة المشروع تجعل من الصعب على مديري المشاريع الاحتفاظ بالأشياء في متناول اليد. سواء كان الأمر كذلك يمكن أن تبدأ التكلفة في زيادة تعويض أعضاء الفريق ، أو شراء البرامج والأدوات اللازمة ، أو التعامل مع تغييرات النطاق والمواصفات. المعركة من أجل البقاء في الميزانية وإدارة النفقات بكفاءة هي معركة سيتعين على مديري المشاريع محاربتها دائمًا. إذا وجدت أنت نفسك في هذا المنصب ، فاعلم أنك لست وحدك. ألق نظرة على هذه الإحصائيات المتعلقة بقضايا ميزانية إدارة المشروع التي يواجهها العديد من مديري المشاريع والفرق:
وفقًا لمسح وزعته مجموعة Access ، حددت الشركات “اقتناص الوقت والتكلفة مقابل المشاريع” باعتباره أكبر تحد لإدارة المشاريع.
كشفت البيانات التي جمعتها شركة Gartner أن معدل فشل المشاريع التي تزيد ميزانياتها عن مليون دولار يزيد بنسبة 50 في المائة عن معدل فشل المشاريع التي تقل ميزانياتها عن 350 ألف دولار.
وجدت دراسة أجرتها Harvard Business Review أن متوسط التجاوز لمشاريع تكنولوجيا المعلومات كان 27 بالمائة. وبشكل مثير للدهشة ، وجدوا أيضًا أن مشروعًا واحدًا من كل ستة مشاريع لديه تجاوز في التكلفة بنسبة 200 بالمائة في المتوسط وجدول تجاوز 70 بالمائة تقريبًا.
يواجه المحترفون في جميع أنحاء البلاد تحديات عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على الميزانية في حدود موعد نهائي محدد. ومع ذلك ، هناك خطوات يمكنك اتخاذها لزيادة احتمال ألا يتجاوز مشروعك التكلفة أو الاتفاق المحدد على الإطار الزمني. اقرأ للحصول على ثماني نصائح للبقاء على الميزانية أثناء إدارة المشروع.
خذ الوقت الكافي لفهم احتياجات عميلك حقًا
سواء كنت تعمل في مشروع لأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين ، فمن الأهمية بمكان أن تفهم ما هي توقعاتهم فيما يتعلق بالمشروع. لا تفترض أبدًا أو تخوض في حدس عندما يتعلق الأمر بإنشاء المخرجات. اسأل دائمًا عن مزيد من الإيضاحات واكتسب فكرة بالنسبة للأهداف التي لديهم للمنتج النهائي. تأكد من توثيق جميع متطلبات المشروع ومواصفاته وفهمها وإبلاغها لجميع المشاركين في العمل في المشروع. ومن الضروري أيضًا إبقاء العملاء على اطلاع بما يجري فيما يتعلق مشروع: التحدث معهم عاجلاً وليس آجلاً بعد بدء المشروع يتيح لك العمل معهم للقبض على خطأ أو إضافة شيء قد يكون من المكلف وضعه لاحقًا.
تأكد من أن فريقك يفهم التوقعات
على الرغم من أنك قد تشرف على المشروع وتتدخل عند الحاجة ، فمن المحتمل أن يكون لفريقك أكبر قدر من التفاعل العملي مع التكوين الفعلي للتسليم. ونتيجة لذلك ، من الضروري أن يفهم فريقك التوقعات ومتطلبات المشروع . يمكن أن “تضيع الرسائل في الترجمة” بسرعة. ونتيجة لذلك ، يمكن أن ينتهي المشروع بتكلف المزيد من المال أو يستغرق المزيد من الوقت لإكماله بسبب سوء الفهم. لذلك ، تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لإبلاغ جميع متطلبات المشروع والتغييرات لأعضاء الفريق بطريقة واضحة.
قم بإنشاء خطة مشروع شاملة
لن تقوم برفع مسار بدون بعض الخرائط أو بعض أشكال التنقل ، لذلك يجب أن يكون الأمر نفسه صحيحًا بالنسبة لأي عملية إدارة مشروع. يجب أن يكون لديك أنت وفريقك مخطط يسمح لك بالتخطيط لمسار المشروع. كل مرحلة يجب مناقشة المشروع ضمن هذه الخطة. ستسمح لك هذه العملية بالتفكير في أشياء مثل التفكير والنطاق وأي مفاجآت أو تغييرات في النطاق قد تظهر. بمجرد حدوث ذلك ، يجب عليك مشاركة هذا المستند مع جميع المشاركين في المشروع ( بما في ذلك العملاء وأصحاب المصلحة) ، واطلب منهم التوقيع بالاتفاق. وبهذه الطريقة ، يفهم الجميع تقدم المشروع والدور الذي يلعبونه في التأكد من تحقيق جميع الأهداف. ستساعدك هذه الخطوة بعد ذلك في إنشاء ميزانية تتوافق مع هذه الخطة.
بناء المفاجآت والتأخيرات المحتملة أو التغييرات في خطتك
في عالم مثالي ، لن يكون هناك أبدًا أي تغييرات أو تأخيرات أو أحداث غير مقصودة تؤدي إلى استبعاد مشروعك. لسوء الحظ ، نحن لا نعيش في مثل هذا المجتمع ، ومن المحتمل دائمًا أن يحدث شيء ما للتخلص من خطتك. بينما قد لا تعرف بالضبط ما سيكون عليه الأمر ، فأنت تعلم أن شيئًا ما سيحدث. لذا ، تأكد من التخطيط لهذا الحدوث في ميزانيتك. أنشئ عنصر سطر فقط للمفاجآت وتغييرات النطاق. للتعرف على ما يمكن أن يكون هذا الرقم الدقيق ، وألق نظرة على المشاريع الأخرى التي يمكن أن تحدث فيها هذه المواقف وأضفها إلى ميزانيتك الحالية. قد تكون هناك تغييرات بسبب الطقس أو مغادرة أو عدم وجود عضو حيوي في الفريق أو العميل أو صاحب المصلحة الطلبات ، أو حالة من سوء التواصل ، لذا حاول التفكير مسبقًا والتخطيط للأسوأ.
مراجعة الميزانية وتحريرها حسب الحاجة
يمكن أن يحدث الكثير عندما لا تراقب الميزانية. شيء بسيط مثل التحقق من رصيدك مقابل ما توقعته يمكن أن يساعدك في منع التجاوز. لا تفترض أبدًا أنك تستخدم الميزانية ، بل قم دائمًا بمراقبة وتتبع إنفاقك. الإشراف المستمر أمرًا بالغ الأهمية للبقاء في حدود الميزانية. على سبيل المثال ، ربما كنت تعتقد أن قطعة من البرامج كانت تكلفة واحدة ، لكنها في الواقع كانت أعلى بكثير مما كنت تتوقعه. وبدلاً من مجرد الاستمرار في التدفق ، انظر إلى أي مدى ستأخذك عملية الشراء هذه من الهدف. يمكنك بعد ذلك إعادة التنبؤ أو إعادة التخصيص حسب الحاجة. راقب دائمًا المبلغ الذي تنفقه. لا تعرف أبدًا متى يمكنك منع تجاوز بسيط من التحول إلى تجاوز لا يمكن إدارته.
راقب عمل أعضاء فريقك بالإضافة إلى ساعات عملهم
هذا الإدخال ضخم! ترتبط إنتاجية العامل بميزانيتك. لذلك ، من المنطقي النظر في مدى كفاءة عملهم لتحقيق أهداف العملية. من السهل بالنسبة للساعات القابلة للفوترة ونطاق العمل في النهاية يخرج عن نطاق السيطرة ، خاصة إذا لم تكن هناك عين على ذلك. تأكد من مطالبة العمال بتتبع ساعات عملهم. ألق نظرة على جميع تقارير العمل كل أسبوع وحتى قم بإجراء بعض الأبحاث الإضافية حول كيفية إنجاز العمل. الدفع الانتباه إلى المدة التي تستغرقها المهام المحددة ضمن المراحل حتى تكتمل ، أو إذا كان هناك المزيد من العمل غير المخطط له الذي يتعين القيام به. يمكن أن تساعدك مراقبة هذه العوامل في التعامل مع الموقف المكلف قبل أن يخرج عن نطاق السيطرة.
إنشاء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لتكلفة المشروع
هناك العديد من المقاييس المفيدة التي يمكنك تتبعها للاحتفاظ بفكرة حول كيفية تقدم ميزانيتك جنبًا إلى جنب مع مشروعك. يمكن أن يساعدك مؤشر الأداء الرئيسي الصحيح على فهم ما إذا كنت على المسار الصحيح للبقاء على الميزانية أو إذا كنت معرضًا لخطر التجاوز. ابدأ في دمج مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس في عملية مراقبة الميزانية الخاصة بك. فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية التي تستحق تضمينها في تحليل ميزانيتك:
الإنتاجية – وحدات الإدخال / إخراج الوحدات: قياس مقدار ما تحصل عليه من العمل الذي تقوم به.
التكلفة الفعلية – مبلغ المال الذي تم إنفاقه على هذا المشروع حتى الآن.
القيمة المكتسبة – النسبة المئوية للعمل المكتمل / الميزانية عند الانتهاء: هذا مقياس ممتاز لتحديد مقدار ميزانيتك الحالية التي استخدمتها لإكمال المقدار الحالي من العمل. سيساعدك هذا المقياس على فهم ما إذا كنت معرضًا لخطر التجاوز أو لديك بالفعل.
تباين التكلفة – تكلفة العمل المدرجة في الميزانية – التكلفة الفعلية للعمل: يعد هذا الحساب طريقة ممتازة لمعرفة ما إذا كنت تقوم بتوفير المال في جوانب مختلفة من مشروعك ، أو إذا كنت أيضًا في خطر تجاوز الميزانية.
العائد على الاستثمار – (صافي الفوائد / التكلفة) * 100: يسمح لك عائد الاستثمار أو العائد على الاستثمار بمعرفة مقدار الأموال التي جنيتها من استثمار المشروع. مؤشر الأداء الرئيسي هذا هو أحد أصحاب المصلحة الداخليين (خاصة المستثمرين والقيادة العليا) مهتم ب.
هناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى التي يمكنك استخدامها ، ولكن هذه الخمسة ستمنحك فكرة جيدة عما إذا كنت ستبقى على الميزانية ويمكن في النهاية تحقيق أرباح من جهودك.
انظر دائمًا كيف يمكنك التحسين
نأمل أن يساعدك استخدام هذه الأساليب في تلبية ميزانيتك أو تقليلها. ومع ذلك ، ابحث دائمًا عن طرق لتحسين نتائجك باستمرار. هل هناك طريقة لتفويض العمل بشكل أكثر فاعلية لزيادة الإنتاجية؟ هل يمكنك البحث عن خيارات برامج أرخص هل هناك طريقة أفضل لدمج تغييرات النطاق في وقت مبكر من العملية؟ استخدم ملاحظاتك بالإضافة إلى المدخلات من أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الداخليين الآخرين بشأن تحسينات الكفاءة. ابحث دائمًا عن الفرص لتحسين عملية إدارة المشروع.
افكار اخيرة
مرة أخرى ، إدارة المشروع ليست رخيصة. يمكن أن يؤدي تغيير النطاق أو سوء التواصل إلى إرسال المشروع إلى ما هو أبعد من الميزانية المحددة. ولهذا السبب من الأهمية بمكان أن يكون لديك خطة مشروع تسمح لك بإعداد ميزانية للتعامل مع النفقات والمفاجآت. بينما ستساعدك خطة المشروع والميزانية دائمًا بدلاً من الإضرار به ، من الضروري أيضًا أن تفهم أنه حتى مع أفضل الاستراتيجيات لن تكون قادرًا على التخطيط لكل شيء بشكل كاف. ونتيجة لذلك ، ستساعدك الممارسات مثل مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية والإشراف على الميزانية العامة تواجهك مشاكل وانحرافات حتمية. عادةً ما يعتمد نجاح المشروع على مدى جودة إدارة الميزانية. لذا ، اجعل التخطيط المسبق والتنبؤ والإشراف أولوية قصوى لك وللفريق. ستضعك هذه الأساليب أقرب إلى تحقيق النجاح الشامل للمشروع.
