وفقًا لمسح PMI ، أنهى 57 بالمائة من الفرق المشاريع في حدود ميزانيتها الأولية في الأشهر الـ 12 الماضية. في حين أن هذه هي الأغلبية ، إلا أنه من اللافت للنظر أن 43 في المائة ممن شملهم الاستطلاع لم يتمكنوا من الالتزام بميزانيات مشاريعهم. هذه المشكلة مهمة. لا يؤدي تجاوز ميزانيات المشروع إلى إيقاف الجداول الزمنية للمشروع فحسب ، بل يمكن أن يكون أيضًا مؤشرًا على فشل المشروع. ومع ذلك ، ماذا يحدث عندما تكون الميزانية أقل قليلاً مما تحتاجه؟
اليوم ، يتعين على العديد من الشركات إدارة فرق أصغر حجمًا وقيود أكثر إحكامًا على الميزانية. يعني هذا الموقف أنه من المحتمل جدًا أنك قد تضطر إلى إدارة فرقك بتمويل أقل للمشروع.
تعتبر معالجة ميزانية المشروع بشكل فعال فنًا ، وقد يكون من الصعب إتقانها – خاصةً إذا كانت الميزانية ضيقة. لحسن الحظ ، هناك طرق للتغلب على هذا. أدناه ، قمنا بتضمين بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من ميزانيات مشروعك.
تطوير خطة المشروع
قبل أن تبدأ عملك الفعلي في مشروعك ، يجب أن تأخذ الميزانية وتبدأ في إعداد خطة مشروع تتزامن معها. يجب أن يشمل ذلك نطاق المشروع والعمالة التي ستحتاجها والجداول الزمنية والأدوات اللازمة وجميع المكونات الأساسية الأخرى للمشروع.
سيسمح لك العمل على هذه الخطة بالانتقال خطوة بخطوة لمعرفة كيف تتوافق الميزانية مع إستراتيجية مشروعك ، وما إذا كان العمل بالميزانية التي حصلت عليها ممكنًا أم لا. يضمن اتخاذ هذه الخطوة أيضًا أن تكون أنت وفريقك وقيادة الشركة في نفس الصفحة.
انظر إلى الوراء في معلومات المشروع التاريخية
هل حدث خطأ ما في المشاريع السابقة؟ هل تجاوزت ميزانية المشروع في المرة السابقة؟ ارجع وابدأ في إلقاء نظرة على الوثائق التي تسرد مكان حدوث الأخطاء. تتيح لك رؤية هذه الأمثلة الاستعداد للتعامل مع بعض المشكلات التي يمكن أن تطرأ لتجنبها.
إذا كنت تعمل بميزانية مشروع أكثر إحكامًا ، فإن مساحة الخطأ أقل حتمًا. لذلك ، افعل ما بوسعك للاستعداد لأي عوائق محتملة حدثت في الماضي. أيضًا ، لا تتردد في التحدث مع أعضاء فريقك حول المشكلات التي ربما لاحظوها. يمكنهم تقديم نظرة ثاقبة حول إنشاء استراتيجيات الوقاية.
فهم نطاق العميل
تأكد من أنك تفهم توقعات العميل ومواصفاته في وقت مبكر. يمكن لسوء الاتصال بالمشروع أن يخرج المشروع عن مساره بسرعة ويؤدي إلى خفض الميزانية. لذلك ، من المهم أن يكون لديك فكرة واضحة عما يبحث عنه عملاؤك. يمكنك مساعدة هذه الجهود من خلال طرح الأسئلة الصحيحة والاجتماع لتلبية احتياجات مشروعهم.
وفقًا لـ Workamajig ، يعد ضعف التواصل أحد الأسباب الخمسة الأولى لفشل المشروع (29 بالمائة). نتيجة لذلك ، من الضروري التأكد من أن خطوط الاتصال الأولية مفتوحة حتى تتمكن من فهم احتياجات مشروعهم وتوصيل ما يحتاجه فريقك منهم. يمكن أن يمنع هذا الإجراء الأخطاء المكلفة بحيث يكون لديك فرصة أفضل للالتزام بميزانية مشروعك.
استثمر في أداة برمجية لإدارة المشاريع
أكملت ستة وستون بالمائة من الشركات التي تستخدم برامج إدارة المشاريع مشروعات بميزانيتها الأصلية ، مقارنة بنسبة 47 بالمائة من الشركات التي لا تستخدم هذه الأدوات. هذه الخطوة محورية يجب عليك اتخاذها للبقاء ضمن ميزانية صغيرة.
تتضمن العديد من أدوات إدارة المشروع قوالب وموارد إضافية تساعد الفرق على أن تكون فعالة وإدارة ميزانياتها في الوقت الفعلي. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات أيضًا في تتبع ميزانياتك بدقة أكبر وتحديد ما إذا كان لديك موارد كافية لإكمال مشاريعك بشكل عملي.
انظر أين يمكنك القص
قد لا تكون هذه الخطوة خيارًا ، ولكن من المفيد أن يكون لديك عقلية مقتصد لمعرفة أين يمكنك زيادة مواردك إلى أقصى حد. على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى الإصدار المدفوع لجميع الأدوات التي تستخدمها؟ قد تكون هناك بعض الخيارات المجانية التي تكفي لاستخدامها بدلاً من ذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، لا تنس التفكير في كيفية إدارة فريقك ووقتهم. في كل مرة تسحب فيها أحد أعضاء الفريق إلى اجتماع ، يقل الوقت الذي سيضطرون فيه إلى تحقيق عائد استثمار لمشاريعك. لذا ، ألق نظرة فاحصة على المكان الذي يمكن أن تضيع فيه الوقت والموارد مع زيادة نفقاتك. كلما وفرت أكثر ، أصبح من الأسهل الالتزام بالميزانية.
كن مستعدًا لتغييرات النطاق
مرة أخرى ، يمكنك أن تفعل كل ما في وسعك لتجنب التغيير في النطاق. ومع ذلك ، من المحتمل أن يرغب عملاؤك في تغيير شيء ما. وجدت بيانات PMI أن أكثر من نصف المشاريع تشهد زحفًا في النطاق. يمكن أن يؤدي هذا الحدث إلى استنزاف كبير لميزانيتك. هناك طريقة ممتازة لتجنب ذلك وهي إلقاء نظرة على معلومات المشروع السابقة المتعلقة بعملائك لمعرفة المكان الذي ربما طلبوا فيه التغييرات في الماضي.
يمكنك بعد ذلك تخصيص بعض الأموال لإدارة هذه التغييرات المحتملة ، حتى لا تندهش إذا طلبوا ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تعيين الحدود فيما يتعلق بتغييرات النطاق. مرة أخرى ، آخر شيء تريده هو أن تضطر إلى إضاعة الوقت والمال بدءًا من الصفر بسبب أي تعديلات يطلبها العملاء. لذلك ، تأكد من إخبارهم أنك قد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن الأسعار أو الجداول الزمنية إذا لزم الأمر.
قم دائمًا بفحص درجة الحرارة
كن استباقيًا دائمًا عندما يتعلق الأمر بمراقبة الميزانيات. من الأهمية بمكان أن تقوم بإعداد معايير لمراقبة تقدم المشروع لضمان بقاء كل شيء في حدود الميزانية. يسمح لك هذا الإجراء بإيقاف أي تجاوز في الميزانية إذا رأيت حدوث ذلك. ستكون أداة برنامج إدارة المشاريع الموثوقة في متناول يدي هنا.
سيعطيك نظرة عامة على مكان الأشياء ويسهل عليك تتبع ميزانيتك وعلاقتها بمشروعك ككل. لا يمكن للتكنولوجيا أن تحل كل مشكلة ، لكنها يمكن أن تكون مصدرًا مهمًا لتتبع الأجزاء المتحركة لمشروعك.
الميزانية الصغيرة لا يجب أن تكون عقبة
نعم ، يمكن أن تكون الميزانية الصغيرة أمرًا صعبًا للتغلب عليه. ومع ذلك ، لا يجب أن يخرج مشروعك عن مساره. يمكن أن يكون شيئًا ما يحفزك أنت وفريقك على إنشاء كفاءة أفضل في مشاريعك وأن تكون أكثر إصرارًا على منع زحف النطاق.
إنها ليست مثالية ، ولكن النصائح المذكورة أعلاه يمكن أن تساعدك في التغلب على القيود المتعلقة بالميزانية. مرة أخرى ، استخدم البيانات التاريخية ، وتأكد من التواصل مع عملائك لفهم احتياجاتهم ، وتأكد دائمًا من تتبع إنفاقك حتى تتمكن من اكتشاف أي تجاوز محتمل في الميزانية. قبل أن تعرف ذلك ، ستحقق أنت وفريقك أهداف مشروعك وستظل في حدود الميزانية بينما تكمل أيضًا معالمك.
