يشارك العديد من الأشخاص في جانب اتخاذ القرار في تطوير المشروع ، وبصراحة ، من الصعب إرضاء الجميع. يتم الضغط للحصول على شراء من الجميع ، بما في ذلك الشركاء والبائعين وحتى العملاء. ومع ذلك ، فإن أحد أكثر الأفراد أهمية للانضمام إلى فريقك هم الأشخاص الذين تربطهم علاقة مباشرة بمشروعك.
يمكن أن يكون هؤلاء رعاة وأعضاء فريق وحتى فرق القيادة التنفيذية التي تقرر ما إذا كان المشروع يمضي قدمًا أم لا. قد يكون من الصعب الحصول على هؤلاء الأفراد في نفس الصفحة.
ومع ذلك ، فكلما أسرعوا في فهم ما تفعله ، كان من الأسهل البدء في مشروعك. لذا ، كيف يمكنك تحسين فهمهم ومشاركتهم في مشروعك؟ فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تضمين أصحاب المصلحة الأساسيين والتواصل معهم بشكل أفضل.
حدد من هم جميع هؤلاء الأفراد – أنشئ قائمة
لنفترض أنه على الرغم من أن البائعين لديك قد يكون لهم دور حاسم في المساعدة على إنتاج المخرجات ، فإن أعضاء القيادة التنفيذية هم في الواقع من سيحددون ما إذا كان بإمكانك المضي قدمًا أم لا. هذا يجعل هؤلاء الأفراد أكثر أولوية للوصول إليهم والتفاعل معهم.
ستحتاج أيضًا إلى تحديد دوافعهم لمناشدةهم على وجه التحديد. لذا ، خذ بعض الوقت للجلوس مع فريقك وابدأ في تحديد كل شخص له حصة في مشروعك. أيضا ، قائمة ما هي الحصة. من هناك ، يمكنك التخطيط لكيفية إشراكهم في عملية صنع القرار.
تعرف على دوافعهم
ما هي الأشياء الرئيسية التي تهتم بها كل مجموعة من أصحاب المصلحة؟ هذه المعلومات هي مفتاح البناء على الإستراتيجية الصحيحة للوصول إليهم. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون الرعاة أكثر قلقًا بشأن الجانب النقدي للأشياء. هذا يعني أنك بحاجة إلى التحدث بلغتهم بشأن هذه المسألة: ما التكلفة ، وكيف ستساعدهم على الاستفادة منها؟ قد تشمل هذه المناقشات حسابات ROI والتوقعات.
قد يهتم المحترفون الآخرون مثل أعضاء مجلس الإدارة بالتكلفة ، لكن من المحتمل أيضًا أن يهتموا بكيفية تأثير المشروع على سمعة الشركة. لذلك ، تحتاج إلى التحدث معهم حول أشياء مثل المسؤولية الاجتماعية للشركات وكيف تضمن أن الناتج يجسد مهمة الشركة ورؤيتها.
يمكنهم أيضًا إلقاء نظرة ثاقبة على أولويات المنظمة ودوافعها. فشل تسعة وثلاثون في المائة من المشاريع بسبب تغيير في الأولويات التنظيمية. يمكن لأصحاب المصلحة الداخليين إرشادك لتجنب ذلك. لذا ، تأكد من التحدث مع كل مجموعة من أصحاب المصلحة لتحديد دوافعهم وكيف يمكنك معالجتها.
كن صادقًا بشأن التحديات
إدارة المشروع ليست سهلة على المدى الطويل. من قضايا الاتصال إلى زحف النطاق ، يمكن أن يحدث الكثير مما قد يعرقل المشروع. يعرف أصحاب المصلحة هذا الأمر وربما لاحظوا بالفعل بعض المشكلات التي قد تهدد دعمهم. تريد أن تكون شفافًا وصادقًا بشأن التحديات وكيف تخطط لإصلاحها.
يريد أصحاب المصلحة أن يعرفوا أنه يمكنهم الوثوق بك في مساهمتهم. إذا رأوا أنك تفكر بالفعل في ما يمكن أن يحدث خطأ – أو تتناول أشياء حدثت في الماضي – فمن المرجح أن يثقوا بك الآن. أيضًا ، لا تتردد في السؤال عن رؤاهم. قد يكون لديهم بعض الاقتراحات التي يمكن أن تساعد. أظهر لهم أنك تقدر رأيهم وأنك ستأخذ بعين الاعتبار ما يقولونه.
خطط لعمليات تسجيل وصول متسقة
أنت لا تريد أن تقصف جداولهم ، لكنك تريد اكتساب رؤيتهم للعملية في أقرب وقت ممكن. لذلك ، تريد التخطيط لعقد اجتماعات متسقة معهم. الهدف هو إطلاعهم على عمليات المشروع والحصول على درجة حرارة شعورهم حيال سير الأمور. كلما أسرعت في إبلاغهم بتقدم المشروع ، ورأوا أن الأشياء تسير بسلاسة ، كلما كان عليك وقتًا أكبر لإشراكهم.
أيضا ، تأكد من أن تكون مبدعا. يمكنك وضع علامتك من خلال تقديم المعلومات بطريقة جذابة بصريًا. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تعمل في مشروع يتضمن تصميمًا بمساعدة الكمبيوتر. بدلاً من إظهار الوضع المادي للمنتج بطريقة تقليدية ، يمكنك عرضه باستخدام تقنية الواقع المعزز أو تقنية الواقع الافتراضي. مرة أخرى ، تريد أن تفعل ما يناسبك أنت وأصحاب المصلحة ، لكن لا تخف من جعل المحادثات أكثر جاذبية من خلال الإبداع.
اجعل أهداف المشروع واضحة
لا تفترض فقط أن أصحاب المصلحة يفهمون الغرض من المشروع. من المهم توضيح الأهداف. تريد أن تنقل ما تفعله والفائدة التي تخدمها للعميل. ومع ذلك ، فأنت تريد أيضًا اكتشاف وعرض كيفية توافقها مع الأهداف العامة للشركة.
مرة أخرى ، تريد التأكد من فهمك لمخاوف ودوافع كل صاحب مصلحة حتى تتمكن من التحدث إليهم. لذلك ، اعمل على ربط دوافعهم بالأهداف التي من المفترض أن يحققها مشروعك. بغض النظر عن المحادثات ، فأنتم جميعًا تريدون إعادة كل شيء إلى أهداف المشروع. تحدث عنها بقدر ما تستطيع ، وتأكد من مواءمتها مع أهداف العمل. وفقًا لـ PMI ، يعد الافتقار إلى أهداف واضحة ومعالم لقياس التقدم سببًا رئيسيًا لفشل المشروع. لذلك ، تأكد من إشراك أصحاب المصلحة في عملية وضع أهداف واضحة.
الشراء من جانب أصحاب المصلحة ممكن مع بعض التفكير المسبق
وظيفة مدير المشروع ليست سهلة. ليس هناك نزهة في الحديقة أن تضطر إلى إقناع كيانات متعددة بالشراء فيما تفعله. لهذا السبب من الضروري أن يكون لديك خطة لعب لكيفية إشراك هؤلاء الأفراد. اعرف من هي كل مجموعة ، واكتشف دوافعها ، واستثمر في خطة للتفاعل معهم لمناقشة كيف يمكنك جعلهم جزءًا من مشروعك.
سيقدرون حقيقة أنك تقدر آرائهم ومساهماتهم. إن السماح لهم بالوقت لطرح الأسئلة وتسهيل البحث عن المعلومات التي يحتاجونها والعثور عليها حول مشروعك سيكون مفيدًا لكما. كلما زاد تفاعلهم ، كان من الأسهل الحصول على دعمهم.
