وفقًا لموقع Businessdictionary.com ، يُعرَّف الخطر على أنه “احتمال أو تهديد بضرر أو إصابة أو مسؤولية أو خسارة أو أي حدث سلبي آخر ناتج عن نقاط ضعف خارجية أو داخلية ، والتي يمكن تجنبها من خلال الإجراءات الوقائية.” في حين أنه ليس دائمًا الشيء الأكثر متعة للتفكير فيه ، إلا أن مكونات هذا التعريف تتعلق مباشرة بإدارة المشروع. هناك دائمًا تهديد أو خطر للتعامل معه قد يؤثر سلبًا على مشروعك. سواء كان الأمر يتعلق بالميزانية أو الأخلاق أو الاجتماع ، فإن خطر عدم تحقيق أهدافك أو فشل المشروع يلوح في الأفق. تظهر الأرقام أن العديد من مديري المشاريع لديهم مخاوف مشروعة بشأن نجاح إدارة المشروع:
وفقًا لـ Geneca ، يتوقع 75 بالمائة من رجال الأعمال ومديري تكنولوجيا المعلومات أن مشاريعهم ستفشل.
وجدت مجموعة Standish أن أقل من ثلث جميع المشاريع تم الانتهاء منها بنجاح في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية في عام 2016.
وجدت البيانات التي جمعتها ProofHub أن 2.5 بالمائة فقط من الشركات أكملت 100 بالمائة من مشاريعها بنجاح. ووجدوا أيضًا أن 40 بالمائة فقط من المشاريع تفي بالجدول الزمني والميزانية وأهداف الجودة.
هناك الكثير مما يجعل مديري المشاريع يشعرون أن معظم وظائفهم يتم تحديدها من خلال التخفيف من المخاطر. إن احتمال ألا تكون تحت الميزانية ، أو أن المواعيد النهائية أو الأهداف لن يتم الوفاء بها هي قضايا يتعين على معظم مديري المشاريع التعامل معها باستمرار. ومع ذلك ، هناك طرق للدمج بين إدارة المخاطر وإدارة المشروع والتأكد من أنك تحسب التهديدات المحتملة لنجاح المشروع. ألق نظرة على هذه النصائح لدمج استراتيجية إدارة المخاطر في عملية إدارة مشروعك:
افهم المخاطر التي تواجهها أنت وفريقك
للاستعداد حقًا لأي شيء قد يأتي في طريقك ، عليك أولاً تحديد “أي شيء”. بينما قد يكون هناك بعض القلق حول التركيز على “السلبية” ، فإن الانخراط في هذه العملية سيسمح لك بوضع استراتيجية للتعامل مع أكبر عدد ممكن من المواقف الخطرة. هناك طريقة رائعة لبدء هذه العملية تتمثل في إشراك أكبر عدد ممكن من الأفراد الذين سيكون لهم دور عملي في المشروع. تتضمن هذه القائمة أعضاء الفريق وأي أصحاب مصلحة داخليين قد يكون لديهم مصلحة راسخة في الناتج الذي تقوم بإنشائه. من المحتمل أن يكون لدى هؤلاء الأفراد منظور فريد حول المشروع ويمكن أن يوفروا أنواعًا إضافية من المخاطر التي يجب الانتباه إليها. إنها لفكرة جيدة أيضًا أن تنظر إلى الوراء في المشاريع السابقة للتعرف على المواقف الخطرة التي قد تكون واجهتها وفحص كيف يمكنك الاستعداد لها الآن.
العمل على تقليل المفاجآت
في حين أنه ستكون هناك دائمًا أشياء تأتي لا يمكنك التخطيط لها بشكل كافٍ ، إلا أن هناك أحداثًا شائعة تحدث يمكنك تضمينها في استراتيجية إدارة مشروعك. ابدأ في إلقاء نظرة على الاتجاهات السابقة لكيفية سير المشاريع الأخرى ودمجها في إستراتيجيتك الحالية لإدارة المخاطر. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل مع عميل تعرف أنه يحب أن يطلب تغييرات في المواصفات أو النطاق ، فاضبط الجدول الزمني الخاص بك للسماح بذلك. قم بتمديد جدول المشروع إلى ما بعد ما كنت عادة ما تحدده ، بل وقم بإضافة المزيد من الأموال إلى الميزانية لدفع أجور العمال للتعامل مع هذه التغييرات المحتملة. يمكنك أيضًا تخصيص الوقت للحصول على ملاحظاتهم حول التقدم الحالي للتعامل مع أي تعديلات في وقت مبكر في هذه العملية. افعل ما بوسعك للتخطيط لـ “المفاجآت” التي تعرف أنها ستأتي على الأرجح.
تقييم جميع المخاطر
الآن بعد أن عرفت المخاطر التي يمكن أن تحدث ، ولديك طريقة للتعامل مع تلك التي “تعرف” من المحتمل أن تظهر ، فقد حان الوقت لتقييم المخاطر التي لا يمكن التنبؤ بها. ستتطلب هذه العملية منك ومن فريقك النظر في البيانات السابقة بالإضافة إلى نطاق مشروعك الحالي لاتخاذ قرار بشأن احتمالية حدوث الخطر. النوع الأول من عملية تقييم المخاطر هو نوعى. عادةً ما يكون هذا أكثر وصفًا وقد يستخدم تعيين “منخفض أو متوسط أو مرتفع” لتحديد المخاطر النسبية. على سبيل المثال ، يمكنك مناقشة احتمالية تجاوز الميزانية مع فريقك. بالانتقال إلى البيانات السابقة بالإضافة إلى حجم المشروع ، قد تعتبر هذا الخطر “مرتفعًا” لأن الجميع يتذكر أن هذه مشكلة في الماضي.
من ناحية أخرى ، يمكنك أيضًا استخدام التقييم الكمي للمخاطر. بدلاً من استخدام الأوصاف ، هذا هو المكان الذي ستقوم فيه بتعيين رقم للإشارة إلى احتمال حدوث هذا الموقف. مرة أخرى ، تمامًا مثل المثال السابق ، قد تعتمد على البيانات السابقة أثناء استخدام نموذج إدارة المشروع وقائمة الأولويات أيضًا للوصول إلى نتيجة قابلة للتطبيق حول احتمالية حدوث هذا الحدوث.
شجع فريقك على الالتزام بالشفافية والتواصل المفتوح
قبل المضي قدمًا في وضع الخطوط العريضة لخطة إدارة المخاطر ، من المفيد مناقشة أهمية المساءلة والشفافية والاتصال المتسق معهم. أثناء عملك مع فريقك للتخطيط لمواقف محفوفة بالمخاطر ، ستكون هناك دائمًا مشكلات قد تظهر لم تتم مناقشتها. لذلك ، من الأهمية بمكان أن يكون لدى كل شخص طريقة لإيصال هذه المشكلات لبعضهم البعض في حالة حدوث شيء ما.
إذا كنت تعمل عبر أقسام متعددة ، فقد ترغب في تعيين قائد لكل قسم يمكن أن يكون نقطة اتصال شخصًا للمشكلات التي تظهر. هذه الخطوة هي المكان الذي تريد أيضًا تحديد طرق الاتصال المفضلة سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو المراسلة الفورية أو مؤتمرات الفيديو. تأكد من أن لديك عملية لمناقشة هذه القضايا وموقع لإجراء هذه المناقشات. تأكد أيضًا من التأكيد على أهمية عدم انتظار إبلاغ الآخرين بحالة الخطر. أخبر فريقك أنه يجب عليهم إخطار الشخص المناسب في أقرب وقت ممكن حتى تصل المعلومات إليك في الوقت المناسب.
قرر كيف ستستجيب لمخاطر معينة
هناك العديد من الاستراتيجيات التي يجب اتباعها اعتمادًا على الموقف الذي تمثله المخاطر. فيما يتعلق بتطوير الاستجابة للمخاطر ، هناك أربعة تكتيكات رئيسية. تأتي في شكل التجنب ، والنقل ، والتخفيف ، والقبول.
تجنب – يتطلب منك هذا التكتيك تغيير خطة إدارة مشروعك للتعامل مع المشكلة. على سبيل المثال ، يمكنك تمديد الجدول أو تقليل نطاق إدارة المخاطر المرتبطة بالوقت بشكل كافٍ. لقد تجنبت الخطر عن طريق تغيير خطتك بطريقة ما.
التحويل – هنا ، لا تقضي على الخطر ولكنك تنقله إلى شخص أو مؤسسة أخرى. من المحتمل أن يحدث هذا الموقف في شكل شراء تأمين ، أو عقد بسعر ثابت ، أو حتى توظيف عامل مستقل أو مقاول.
التخفيف – تتيح لك هذه الخطوة في العملية تقليل المخاطر. قد يكون هذا من خلال التدريب على السلامة ، أو تعيين أنشطة معينة لأعضاء الفريق بناءً على الخبرة ، أو جعل العملية أكثر وضوحًا للقيام بها وفهمها.
قبول – هناك أوقات حتى التخطيط قد لا يقلل أو يتخلص من المخاطر. لذلك ، قررت بعض الفرق قبوله. على وجه التحديد ، لا يخططون لاتخاذ أي إجراء لتجنب أو نقل أو تخفيف المخاطر. قد يتعاملون فقط مع العواقب أو يستخدمون حالات الطوارئ لدرء أي تأثير سلبي ناتج.
كل خطر فريد من نوعه ، وسيكون الأمر متروكًا لك وفريقك لتقرير أي من هذه الطرق مناسب في ذلك الوقت. في حين أنه من المرجح أن يكون التجنب والتخفيف هو الأفضل ، فقد تكون هناك أوقات يكون فيها النقل والقبول هو الخيار الوحيد. الهدف هو تقليل التأثير السلبي الذي قد يحدثه التكتيكان الأخيران على مشروعك والمنظمة ككل.
افكار اخيرة
إدارة المخاطر لا تقل أهمية عن تطوير خطة شاملة لإدارة المشروع. في حين أن الكثير من وظيفتك كمدير مشروع هي إدارة فريقك ، والبدء في العمل عندما تستطيع ، فإن الكثير من دورك سيكون تحديد المخاطر التي ستنشأ والاستعداد لها. من المستحيل رؤية المستقبل ، لكن البيانات السابقة وتجربة فريقك وتجربة فريقك والتفاني العام في رؤية المشروع حتى اكتماله ستمنحك الأدوات التي تحتاجها لدمج إدارة المخاطر في استراتيجية إدارة المشروع. إدارة المخاطر ليست مجرد عملية تقوم بها في البداية ، ولكنها استراتيجية تحسين مستمر يجب تنفيذها طوال مدة المشروع. إن تدريب نفسك وفريقك على البحث دائمًا عن المخاطر سيسمح لك دائمًا بالحصول على اليد العليا عندما يتعلق الأمر باستراتيجية إدارة المخاطر.
