هل يعرف فريقك مكان العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها لإنجاز مهام المشروع؟ حسنًا ، يمكن أن يساهم هذا بشكل كبير في نجاح مشروعك وفي الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك.
يجب أن تكون جميع المعلومات ذات الصلة بمشروعك مركزية ويسهل العثور عليها. كيف يمكنك أن تفعل هذا؟ لحسن الحظ ، هناك طرق يمكنك من خلالها تنظيم معلومات المشروع لمساعدة أعضاء فريقك على أداء عملهم على أكمل وجه. إذا كان هذا شيئًا تعاني منه أنت وفريقك ، فألق نظرة على هذه النصائح لمركزية معلومات مشروعك.
تشخيص المشكلة
ابدأ في الانتباه إلى نقاط الألم التي يواجهها أعضاء فريقك. يمكن أن تبدأ هذه العملية بتسجيل التعليقات المتعلقة بنقص مركزية المعلومات التي تراها في رسالة بريد إلكتروني أو تسمعها أثناء الاجتماع.
بالإضافة إلى ذلك ، لا تتردد في سؤال أعضاء فريقك عن مشاعرهم. يمكنك القيام بذلك من خلال توزيع الاستطلاعات ، وإنشاء مجموعات تركيز حيث تتحدث مع عدد قليل من أعضاء الفريق في وقت واحد ، أو حتى تعيين قادة الفريق لتحديد مجالات المشاكل المحتملة.
أخيرًا ، لا تتردد في طلب المساعدة من أحد المستشارين. اليوم ، يمكن للعديد من الاستشاريين التنظيميين الحضور ومساعدتك في تحديد بعض مشكلات سير العمل ومركزية المعلومات.
إعداد بروتوكولات التوثيق
تحدث الأشياء بوتيرة سريعة ، وقد تواجه فرق مشروعك الحاجة إلى عمليات أو مواقف جديدة قد تحتاج إلى تسجيلها لاستخدامها أو تحليلها لاحقًا. تتمثل إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تقليل الفوضى في مساعدتهم على إعداد أنظمة لإنشاء الوثائق وتخزينها.
مثال على ذلك يمكن أن يكون أحد أعضاء الفريق الذي يتعين عليه تطوير قالب جديد للتعامل مع تسليم المشروع. سيكون من المهم بالنسبة لهم معرفة كيفية الحصول على الموافقة ، وأين يمكنهم تخزين هذا المستند ليستخدمه الجميع.
غالبًا ما ينشئ أعضاء فريقك عمليات سير العمل أو القوالب الخاصة بهم ، لكنهم قد لا يعرفون ماذا يفعلون بها. يمكنك مساعدتهم من خلال إنشاء بروتوكولات التوثيق ومنحهم مكانًا لتخزين هذه المعلومات. تمثل تحديات المستند 21.3 بالمائة من فقدان الإنتاجية ، لذلك يجب أن يكون هذا جانبًا من استراتيجيات مركزية المشروع.
قم بإعداد موقع قياسي لمعلومات المشروع
هناك تكلفة إنتاجية باهظة يجب دفعها عندما يتعين على أعضاء الفريق الذهاب إلى أماكن متعددة للوصول إلى المعلومات أو تقديم تحديثات المشروع. تظهر البيانات أن الموظفين يقضون 2.5 ساعة كل يوم في البحث عن المعلومات التي يحتاجون إليها.
نقص مركزية المعلومات هو سبب استثمار العديد من الشركات في استخدام أدوات مثل Microsoft OneDrive أو Google Drive. يمكن أن يساعدك الاختيار الصحيح للأدوات في تنظيم معلومات مشروعك بطريقة تمكن أعضاء فريقك من العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة.
قد يتطلب ذلك منك إنشاء مجموعة أدوات لفريق المشروع. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون Google Drive هو المكان الذي يتم فيه تخزين جميع المعلومات (إرشادات المشروع والمواصفات وأي موارد). بعد ذلك ، يمكنك دمج هذا مع Trello أو Asana ، حيث يمكن أن تحدث تحديثات المشروع.
اليوم ، تأتي العديد من البرامج بخيارات للتكامل مع التطبيقات الأخرى التي يمكن أن تؤدي إلى أتمتة مفيدة. لذلك ، ابدأ في إجراء بعض الأبحاث لمعرفة أدوات المشروع التي يمكن أن تسهل على فريقك الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.
تأكد من ملء أعضاء الفريق بالتغييرات
قد لا يكون الجميع جزءًا من كل محادثة تجريها مع العملاء. لذلك ، يجب أن يكون لديك طريقة لإبقاء أعضاء فريقك على اطلاع بأي تغييرات متفق عليها تنطبق عليهم. يتضمن ذلك إعداد عملية لهم للبقاء على اطلاع دائم دون الحاجة إلى الذهاب إلى مواقع متعددة وتقليل إنتاجيتهم.
مرة أخرى ، هذا هو المكان الذي سيبدأ فيه مركز معلومات المشروع الخاص بك. تحتاج إلى تعيين موقع حيث يمكن لجميع أعضاء فريقك العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها ، وهذا يشمل التغييرات. سواء كان مستند Google قيد التشغيل أو تطبيق برمجي ، حدد هذا الموقع ، وتأكد من أن أعضاء فريقك يتلقون إعلامات حول التغييرات.
بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أنهم يعرفون كيفية التحقق من هذه المواقع وتحديد ما إذا كانت أفضل طريقة لتذكيرهم هي من خلال اجتماع تسجيل الوصول أو إرسال بريد إلكتروني سريع إلى أعضاء الفريق المتأثرين. ضع روتينًا لهذا ، والتزم به.
عيّن نقطة اتصال
اسأل نفسك الأسئلة التالية:
من يتعامل مع الاتصالات مع العملاء؟
كيف يقوم هذا الشخص بتفريق المعلومات؟
كم مرة يجتمعون مع العملاء وأعضاء الفريق؟
هل يتواصلون مع قادة الفريق أم الفريق بأكمله؟
سيسمح لك التفكير في هذه الأسئلة بتحديد كيفية قيام نقطة الاتصال بتوصيل المعلومات ومشاركتها – وكيف يمكن تحسين هذه العملية.
يمكن أن يساعدك إنشاء عملية اتصال لنقطة الاتصال في تنظيم معلومات المشروع والحصول على شخص آخر لمساعدتك في إدارة تفاصيل المشروع. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تبسيط معلومات العملاء ومنعهم من الحصول على نقاط اتصال متعددة حيث يمكن أن تسقط المعلومات من خلال الثغرات.
افكار اخيرة
تُعد مركزة معلومات وتفاصيل المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مشروعك. لا يمكن لفرقك إكمال مهام المشروع إلا إذا كانوا يعرفون مكان الحصول على أشياء مثل المواصفات وكلمات المرور والمستندات ذات الصلة.
لا تريد أن يصبح تنظيم المعلومات والمحتوى عائقًا لفرقك. لذلك ، تمامًا مثل مشروعك نفسه ، عليك تنظيم كيفية توزيع المعلومات وتخزينها والوصول إليها.
كلما جعلت هذا الأمر أولوية ، كلما كان من الأسهل مساعدة أعضاء فريقك على المضي قدمًا في مهام المشروع الخاصة بهم. ومع ذلك ، تذكر دائمًا تتبع تقدم جهودك. ابدأ في إنشاء مقاييس مرتبطة بهذه المشكلات حتى تتمكن من معرفة ما إذا كنت تتحسن أم لا. ستمكنك هذه الخطوة من الاستمرار في تحسين استراتيجياتك ومعرفة أين يمكنك تحسين أسلوبك في مركزية المشروع.
