في وقت مبكر من المشروع – سواء كان ذلك مع فريق قديم أو فريق جديد – يحتاج مدير المشروع إلى وضع سابقة حول كيفية إنجاز الأشياء. سواء كان الأمر يتعلق بتأسيس “ثقافة” المشروع أو “قواعد” المشروع ، فأنت بحاجة إلى تنظيم الاتصال في فريقك. يعد القيام بذلك أحد أهم جوانب إدارة المشروع بسلاسة.
إذن ما هي أهم جوانب اتصال المشروع؟
1. إدارة الاتصالات بشكل استباقي – لا تكتفي “بترك الأمر” إذا لم تكن على اتصال دائم بأصحاب المصلحة في مشروعك ، بما في ذلك فريقك وعميلك ، فسيقوم الأشخاص بوضع افتراضات حول المهام التي يتم إكمالها. عندما يتم وضع الافتراضات ، غالبًا ما تسوء الأمور ويتعطل الاتصال الجماعي (من بين أشياء أخرى). منذ البداية ، عليك التأكد من أنك تدير التصورات وتضع جدول الأعمال.
تحدث إلى فريقك كمجموعة (باستثناء العميل) وكن دائمًا صادقًا بشأن حالة المشروع. حافظ على نفسك “بشريًا” من خلال التعاطف مع أعضاء الفريق وإدراك أن الحياة في بعض الأحيان تؤثر على العمل. تأكد من أن فريقك يشعر بالراحة في مشاركة مشاكلهم معك – لا تكن ديكتاتورًا ، وكن قائدًا.
تعد جدولة الاتصالات على أساس منتظم فكرة رائعة ، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن تمنحك بعض المناقشات المرتجلة مقياسًا أكثر دقة لمكان تقدم مشروعك. سواء كانت الأخبار جيدة أو سيئة – تحدث عنها.
2. إذا كان الأشخاص لا يتحدثون بصوت عالٍ – فالأمر متروك لك لجعلهم بالإضافة إلى جلسات المجموعة المذكورة أعلاه ، تأكد من التحدث أيضًا إلى أعضاء فريقك بشكل فردي. لا يشعر بعض الأشخاص بالراحة عند التحدث في موقف جماعي ومن المهم أن تتعلم أساليب الاتصال لأعضاء فريقك. سيشعر الناس بالتقدير إذا استغرقت وقتًا خارج جدولك المعتاد للتحدث معهم بشكل فردي. سيؤثر القيام بذلك بشكل إيجابي على إنتاجيتهم.
بالنسبة للمناقشات المهمة ، أرسل ملخصًا للنقاط الرئيسية إلى الشخص الذي تحدثت معه لتأكيد فهمك للمحادثة. سيساعد هذا في إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة ، وسيظهر أنك تأخذها على محمل الجد. لأصحاب المصلحة من العملاء ، أرسل ملخصات الاجتماع بسرعة ، ولا تنتظر حتى يوم الاجتماع التالي لإرسالها.
تأكد من أن كل فرد على دراية بمسؤولياته ومواعيد العمل. تجنب كلمات مثل “جاري” أو “قيد التقدم”. يجب أن تكون معالمك ملموسة وقابلة للقياس. حتى إذا كان هناك شيء ما قيد التقدم ، فقم بتقسيمه إلى مهام أصغر وحدد تواريخ العمل لكل منها.
3. خنق اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك يمكن أن يؤدي الإفراط في استخدام البريد الإلكتروني وغير الضروري أثناء المشروع إلى وقوع كارثة. يؤدي عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني إلى تجاهل أصحاب المصلحة لعناصر العمل. شجع المكالمات الهاتفية المنتظمة أو اجتماعات الحالة المجدولة من البداية ، ثم تابعها بالبريد الإلكتروني. بينما يبدو الأمر وكأنه لا يحتاج إلى تفكير: يجب أن تحتوي جميع رسائل البريد الإلكتروني على سطر موضوع واضح للرجوع إليه في المستقبل. عدم تشجيع إصدار نسخ غير ضروري من الأشخاص. يجب أن يكون هؤلاء المستخدمون في رسالة البريد الإلكتروني هم الأشخاص الذين سيتأثرون بشكل مباشر بالمعلومات الواردة في البريد الإلكتروني.
إذا رأيت محادثة مباشرة أو خلافًا يحدث عبر سلسلة رسائل بريد إلكتروني ، فتدخل على الفور واطلب من الأطراف التواصل مباشرة. حتى إذا كان عميلك بعيدًا جغرافيًا ويحتاج إلى أن يتم ذلك عبر الهاتف أو مؤتمر الفيديو ، يمكن أن تنقل المحادثة الحية الحقيقية سياقًا فرعيًا غير ممكن في البريد الإلكتروني.
4. إعداد جدول دردشة للمشاريع ذات قنوات الاتصال المفرطة ، فإن الطريقة الرائعة لتتبع الاتصال هي إعداد جدول بيانات يسجل وتيرة الاتصال ؛ في الواقع ، من السهل جدًا القيام بذلك.
أدرج جميع أصحاب المصلحة في المشروع في عمود عمودي وأسابيع المشروع في الجزء العلوي في صف أفقي. أنشئ الآن عمودًا رأسيًا ثانيًا يُلاحظ عندما تحتاج إلى التحدث إلى كل شخص مدرج في عمود أصحاب المصلحة – أسبوعيًا ، يوميًا ، شهريًا – مهما كانت الحالة ، دون ذلك. في أي وقت تتواصل فيه مع شخص ما على القائمة ، قم بتسجيله. في حين أن هذا قد يكون مفرطًا بالنسبة لمعظم الأشخاص ، غالبًا ما تتطلب البرامج الكبيرة التي تضم 20 من أصحاب المصلحة أو أكثر تتبعًا تفصيليًا للاتصالات.
5. جدولة اجتماعات الحالة أسبوعيًا تعد اجتماعات الحالة المجدولة بانتظام حيث يقدم أعضاء الفريق تحديثات موجزة عن أنشطة المشروع الخاصة بهم ضرورية. يجب أن يكون الاتصال سريعًا ومباشرًا ، ويجب أن يقود مدير المشروع فحص الحالة عبر كل مهمة مشروع. يجب أن تكون الأسئلة الثلاثة الرئيسية التي يجب على الجميع الإجابة عنها:
1. هل المهمة في الموعد المحدد؟
2. هل تحتاج إلى أي مساعدة في المهمة؟
3. ما هي العقبات التي تعيق تقدمك؟
الاتصال هو أداة حيوية في إدارة المشاريع ويمكن أن يكون الشيء الوحيد الذي يزعج مديري المشاريع العظماء. على الرغم من عدم وجود مخطط أساسي للاتصال المثالي بالمشروع داخل فريقك ، إلا أن هناك بعض الإرشادات الأساسية. إذا تعثر الاتصال قليلاً ، فلا تثبط عزيمتك ؛ أنت مدير مشروع بسبب مهاراتك في الاتصال الممتازة – فإن استخدامها بشكل جيد سيؤتي ثماره على مشاريعك وفريقك.
