وفقًا لـ Hive ، اعتبارًا من عام 2018 ، عانت 70 في المائة من المنظمات من فشل مشروع واحد على الأقل في غضون 12 شهرًا. بالنسبة للعديد من مديري المشاريع ، يمكن أن يكون التهديد بالفشل وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية مصدر قلق شديد. يمكن للميزانيات والمنتجات الجديدة واتجاه الشركة أن تسير في طريق تطور المشروع. يمكن أن يطغى هذا الموقف بسهولة ويسبب ضغوطًا شديدة لمديري المشاريع وفرقهم. لذا ، إذا كنت في هذا الموقف ، فكيف يمكنك التغلب على هذا؟
لحسن الحظ ، هناك طريقة للتغلب على كل معلم والوصول إلى الموعد النهائي الخاص بك دون فقدان النوم أو الشعور بضغط شديد. كيف يمكنك التغلب على هذا؟ فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإدارة التوتر مع اقتراب الموعد النهائي.
اجعل جدول الأعمال الخاص بك ودفتر الملاحظات في متناول يديك
أحد الأسباب الرئيسية التي تجعلنا نقع في ضغوط العمل هو أننا نخشى أننا لم نتعامل مع جميع مهام المشروع. بالنسبة لمدير المشروع ، يمكن أن تشعر أن الواجبات لا تنتهي. سيكون هناك دائمًا شيء فاتك أو نسيت القيام به. للتخلص من التوتر ، احتفظ بجدول أعمالك ودفتر ملاحظاتك بالقرب منك. آخر شيء تريده هو إنهاء يومك في الخامسة ، ثم القفز مرة أخرى في السابعة لأنك تشعر أنه يتعين عليك إدارة شيء ما نسيته. اعتد على تحديد الوقت للتعامل مع الأشياء التي ربما تكون قد أغفلتها. إن وضع هذه الأشياء في التقويم سيجعلك تشعر وكأنك فكرت في الأمور ولديك خطة للأشياء التي لم تتعامل معها بعد.
لا تبتعد عن النطاق
نعم ، أنت تريد إرضاء عملائك ، ومن المهم أن تضع اهتمامهم دائمًا في الاعتبار. ومع ذلك ، لا تريد الابتعاد عن الاتفاقية الأصلية. في الواقع ، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، فإن تجنب زحف النطاق أو التغييرات غير المنضبطة في نطاق المشروع هو المحرك الرئيسي لنجاح المشروع. قد يؤدي أي تغيير أو مراجعة من جانب العملاء إلى ساعات عمل إضافية لفريقك – ويحدث تأثيرًا سلبيًا على ميزانيتك. لا بأس بمناقشة التأخيرات المحتملة والتكاليف الإضافية مع عملائك إذا طلبوا تعديلات.
هذا الموقف هو حيث سيكون العقد أو بيان العمل مفيدًا جدًا. يجب أن تكون هناك معلومات تشير إلى أنه سيتعين عليك إعادة التفاوض على السعر والجداول الزمنية إذا كانت هناك تغييرات مطلوبة خارج النطاق. أيضًا ، لا تخف من قول “لا” عند الضرورة. سيوفر عليك أنت وفريقك الكثير من التوتر كلما اقتربت من الموعد النهائي.
ثق بفريقك
من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها عندما تقترب من الموعد النهائي هو أن تثق بفريقك. سيساعدك إذا كنت تتذكر سبب تعيينك لكل شخص. استرجع مجموعات مهاراتهم وثق بأنك قد فوضت المهام الصحيحة لأفضل المحترفين في الفريق. من السهل جدًا الوقوع في ضغوط الإدارة الدقيقة بسبب التوتر. تجنب هذه الخطوة. فهي لا تضع ضغطًا غير ضروري على فرقك فحسب ، بل تمنعك من الحصول على رؤية عامة لمشاريع فريقك. ثق في أنك قمت ببناء فريق يعرف ما يفعلونه ومنحهم الفرصة للقيام بذلك.
حدد التوقعات بشأن عمليات الوصول
قد يؤدي عدم معرفة ما يجري مع فريقك إلى إحداث قدر كبير من التوتر. يمكنك محاربة هذا من خلال تحديد التوقعات لفريقك من خلال تسجيلات الوصول. يمكنك الاستفادة من هذه الاجتماعات الموجزة من خلال فهم ما تحتاج إلى معرفته والتخطيط لهذه التبادلات بعيدًا بما يكفي لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
على سبيل المثال ، قد ترغب في إعداد تحديثات التقدم قبل أسبوع من الأحداث الهامة لمساعدة أعضاء الفريق على تغيير المسار إذا كان العمل يحتاج إلى اتخاذ اتجاه مختلف. يمكن أن تساعدك معرفة موعد لحظات تسجيل الوصول هذه والتخطيط حولها على تخفيف التوتر ، حيث أن لديك بالفعل وقتًا مجدولًا لتقارير تقدم موجزة قبل كل معلم.
استخدم اجتماعات أطول لصالحك
ما يقرب من 37 مليار دولار تنفق على اجتماعات غير منتجة كل عام. لذا ، بدلاً من مجرد عقد اجتماعات لعقدها ، انظر إليها على أنها طريقة لدفع عمليات مشروعك إلى الأمام. على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن تحديثات مفصلة للمشروع ، فامنح فريقك تنبيهات حول ما تحتاجه حتى يحضروا إلى الاجتماع جاهزين للمشاركة.
بالإضافة إلى ذلك ، اجعل هذه الاجتماعات تخدم الجميع. إذا كان لدى أعضاء فريقك أسئلة ، فخصص وقتًا أثناء الاجتماع لذلك ، وقم بجدولة المناقشات دون اتصال لأي استفسارات تحتاج إلى مزيد من التوضيح. إن معرفة أنك قد حددت وقتًا لمعالجة مخاوف أعضاء فريقك وسمحت لهم بإبقائك على اطلاع دائم بما يجري ، سيساعدك على التخلص من بعض التوتر حول السباق النهائي حتى الموعد النهائي.
انخرط في أنشطة تخفف من توترك
التكتيكات المتعلقة بالعمل ليست هي الطريقة الوحيدة للتخلص من التوتر. سواء كان لديك أسبوعين أو أسبوعًا أو حتى بضعة أيام قبل الموعد النهائي ، فمن المهم أن يكون لديك بعض الأنشطة غير المتعلقة بالعمل التي يمكن أن تساعدك في تخفيف التوتر. بالنسبة للبعض ، هذه يوغا. بالنسبة للآخرين ، هذا هو بذل جهد للمشي أو التمرين. ابحث عن الأنشطة التي تساعدك على إطلاق بعض القوة وتركيز عقلك.
ستندهش من مدى سهولة اتخاذ القرارات وقيادة فريقك إلى خط النهاية عندما تقضي بعض الوقت بعيدًا عن العمل. أظهرت الدراسات أن الناس يجلبون إحساسًا متجددًا بالإبداع والنظرة إلى عملهم عندما يأخذون استراحة مما يفعلونه. مرة أخرى ، تريد التأكد من أنك متاح لدعم فريقك ، ولكن من الضروري أن تسمح لعقلك بالتحديث.
افهم أنه لا يمكنك التحكم في كل شيء
بصفتك مدير مشروع ، فإن هدفك هو إدارة كل جانب من جوانب عملية المشروع. من الميزانية إلى النتائج ، كل شيء تحت قيادتك. ومع ذلك ، حتى مع أفضل الخطط ، فمن المحتمل أن تسوء الأمور. قد يطلب أحد العملاء إجراء تغيير ، وقد يحتاج أحد أعضاء الفريق إلى إجازة ، وقد تتعرض لخطر تجاوز ميزانيتك. من أفضل الطرق التي يمكنك من خلالها التحكم في توترك الاعتراف بأن شيئًا ما سيحدث بشكل خاطئ والثقة بأنك أنت وفريقك قد طوروا أساليب لحل المشكلات التي تنشأ.
لا يجب أن يكون نهج الموعد النهائي مرهقًا
قد يبدو الأمر مستحيلًا ، ولكن لا يجب أن تكون آخر 48 أو 72 ساعة قبل الموعد النهائي مربكة. يمكنك إيجاد طريقة لإدارة فريقك بفعالية والوصول إلى النهاية دون التعرض لضغوط. تعرف على مناطق المشكلات التي تظهر عادةً وحاول ما بوسعك للاستعداد لها.
ومع ذلك ، فإن النتيجة النهائية هي أنه حتى مع أفضل الاستعدادات ، لن تسير الأمور دائمًا وفقًا للخطة. يمنحك فهم ذلك حرية الاعتناء بما لديك من سيطرة والعمل مع فريقك لإدارة ما لا تملكه.
