إدارة المشروع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لتخطيط الأنشطة لتلبية متطلبات المشروع. يتطلب إدارة فعالة وسليمة لعمليات إدارة المشروع. العمليات عبارة عن مجموعة من المهام والأنشطة المترابطة التي يتم تنفيذها لإنشاء أو تعديل منتج أو خدمة أو نتيجة محددة مسبقًا.
لكي ينجح المشروع ، يجب على فريق المشروع:
1- تحديد العمليات المناسبة المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع 2- العمل على تحقيق المتطلبات باستخدام منهج محدد 3 ترتيب والحفاظ على الاتصالات المناسبة والمشاركة مع أصحاب المصلحة 4. الامتثال للمتطلبات لتلبية احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة 5- موازنة القيود الحرجة للنطاق والجدول الزمني والميزانية والجودة والموارد والمخاطر لإنتاج منتج أو خدمة أو نتيجة معينة
يتحمل مدير المشروع وفريق المشروع مسؤولية تحديد العمليات المناسبة وكيفية الاستفادة منها لتحقيق أقصى استفادة من المشروع. ترتبط العمليات في إدارة المشروع وتتوافق مع بعضها بطريقة أو بأخرى. التعديلات والتغييرات التي يتم إجراؤها خلال عملية واحدة تؤثر أيضًا على العمليات الأخرى ذات الصلة. على سبيل المثال ، عادةً ما يؤثر التغيير في النطاق على تكلفة المشروع ، ولكنه قد لا يؤثر على مستوى المخاطر. غالبًا ما تتطلب تفاعلات العملية هذه تنازلات بين متطلبات المشروع وأهدافه. يمكن أن تختلف هذه التعديلات من مشروع إلى مشروع ومن منظمة إلى منظمة. يتمثل دور مدير المشروع في إدارة هذه التفاعلات لتلبية احتياجات الراعي والعميل وأصحاب المصلحة الآخرين. في بعض الحالات ، قد تحتاج عملية أو مجموعة من العمليات إلى تكرارها عدة مرات قبل تحقيق النتيجة المطلوبة.
مجموعات عمليات إدارة المشروع
يمكن تصنيف عمليات إدارة المشروع على نطاق واسع إلى خمس فئات. تُعرف أيضًا باسم مجموعات عمليات إدارة المشروع (أو مجموعات العمليات): مجموعة عمليات البدء: وتشمل العمليات التي يتم إجراؤها لتحديد مشروع جديد أو الاتجاه العام للمشروع من خلال الحصول على تفويض لبدء المشروع. مجموعة عمليات التخطيط: تتكون من العمليات التي تحدد نطاق المشروع ، وتستغل الأهداف ، وتحدد مسار العمل المطلوب لتحقيق أهداف المشروع. يتم تنفيذ مخطط التخطيط للمشروع بأكمله في بداية المشروع ، ثم في بداية كل مرحلة ، يتم تحديد الخطة بطريقة أكثر تفصيلاً. يتم ذلك للتأكد من أن المشروع يتضمن الأشخاص المناسبين ، والموارد ، والمنهجيات ، والأدوات الداعمة لكل مرحلة تخطيط ، بحيث يمكن تسليم المشروع في الوقت المحدد ، وبميزانية ، وبمعايير الجودة المناسبة. مجموعة عمليات التنفيذ: يتم تضمين العمليات المنفذة لإكمال العمل المحدد في خطة إدارة المشروع لتلبية مواصفات المشروع في هذه المجموعة. مجموعة عمليات المراقبة والتحكم: يتم تضمين العمليات المنفذة لتتبع ومراجعة وتنظيم تطوير وأداء المشروع في مجموعة العملية هذه. يحدد المناطق التي تتطلب التغييرات ويبدأ التغييرات المقابلة. من الضروري إدارة النطاق والتكلفة والقضايا ؛ وإدارة الوقت والمخاطر والمنافع بشكل فعال. مجموعة عمليات الإغلاق: تقوم بوضع اللمسات الأخيرة على جميع الأنشطة عبر جميع مجموعات العمليات وتغلق المشروع أو المرحلة رسميًا.
عناصر مهمة لمجموعات المشروع
هناك بعض عمليات إدارة المشروع ، بخلاف العمليات الخمس المذكورة أعلاه ، والتي تمر عبر جميع المراحل: إدارة المرحلة: كما يوحي الاسم ، فإن وظيفة مدير المشروع هي تلبية شروط إكمال كل مرحلة ، وبدء المرحلة التالية. يجب أن يكون على دراية كاملة بالمخرجات التي يجب إكمالها وقبولها من قبل أصحاب المصلحة المعنيين قبل الخروج من المرحلة. الاتصالات: يلعب التواصل دورًا أساسيًا في أي مشروع. يجب أن يتأكد مدير المشروع من أن المسؤوليات المتعلقة بالتواصل مع أعضاء الفريق ، ومجلس إدارة المشروع ، وأصحاب المصلحة المختلفين ، والأطراف الثالثة ذات الصلة واضحة. يعد الاتصال غير الكافي أو غير المناسب مشكلة شائعة للمشروعات ، ويجب معالجتها بشكل مناسب. المشتريات: هذا مجال متخصص. بعض المشاريع ، مثل تلك التي تنطوي على تكنولوجيا المعلومات ، تقوم بتوظيف أطراف ثالثة لإدارة المشتريات أو أي قسم آخر. تعد إدارة هذه الأطراف الثالثة بكفاءة مهمة أساسية لمدير المشروع. التكامل: لا تؤثر العديد من المشاريع على قسمها أو منطقتها فحسب ، بل تؤثر أيضًا على مجالات أخرى من العمل. كمدير للمشروع ، يجب على المرء أن يتأكد من أنه يعكس كيفية تفاعل المشروع مع المشاريع أو الوظائف الأخرى أو أنه سيؤثر على الأعمال التجارية الأخرى.
