يعد تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل عملية مهمة يتم تنفيذها ضمن مجال معرفة إدارة التكامل ومجموعة عمليات المراقبة والتحكم. سبب تسميته “متكامل” هو أن هذه هي العملية التي يتم فيها تقييم تأثير أي تغيير مقابل المشروع. الشيء المهم الذي يجب ملاحظته هو أنه إذا حدث تغيير في جزء واحد من المشروع ، فيجب تقييمه عبر المشروع بأكمله.
نظرًا لأن مدير المشروع يقيس المشروع باستمرار مقابل خطة إدارة المشروع في إطار عملية المراقبة والتحكم في المشروع ، فإن التغييرات هي نتيجة واضحة. فيما يتعلق بهذا ، سيظهر دائمًا سؤال شائع ، أي ما إذا كانت التغييرات تحدث خلال دورة حياة المشروع؟ كيف يقرر المرء أي التغييرات ضرورية وأيها ليست كذلك؟ ما الذي يجب القيام به وأيها يجب تخطيه؟ هذا عندما تظهر عملية تنفيذ التحكم في التغييرات المتكاملة في الصورة.
إجراء التحكم المتكامل في التغيير – المدخلات
تتكون المدخلات في عملية التحكم في التغيير المتكامل مما يلي:
خطة إدارة المشروع
وثائق المشروع
تقارير أداء العمل
تغيير الطلبات
العوامل البيئية للمؤسسة
أصول العملية التنظيمية
دعنا نلقي نظرة عليهم ونفهم كيف سيتم مشاركتهم أثناء إجراء التحكم المتكامل في التغيير.
خطة إدارة المشروع
وثيقة رسمية معتمدة تستخدم لإدارة تنفيذ المشروع. يوثق الإجراءات اللازمة لتحديد وإعداد ودمج وتنسيق أنشطة التخطيط المختلفة. كما يشرح كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه.
تتضمن عناصر خطة إدارة المشروع التي يمكن استخدامها ما يلي:
خطة إدارة التغيير: العملية التي توفر إرشادات لإدارة عملية التحكم في التغيير وتسجيل أدوار ومسؤوليات مجلس التحكم في التغيير.
خطة إدارة التكوين: توثق عملية خطة إدارة التكوين كيفية تنفيذ إدارة التكوين. وهي تحدد العناصر القابلة للتكوين ، وتلك التي تتطلب تحكمًا رسميًا في التغيير ، وعملية التحكم في التغييرات التي تطرأ على مثل هذه المشكلات.
خط الأساس للنطاق: لكل مشروع نطاق ، وعملية خط الأساس هذه هي التي تحدد المشروع والمنتج.
خط الأساس للجدول: جميع المهام والعمليات المتعلقة بالمشروع لها جدول زمني ثابت يجب إنجازها ضمنه ، ثم تتم مقارنة المهام المكتملة بناءً على خط الأساس للجدول الزمني.
خط الأساس للتكلفة: أثناء عملية إجراء تغييرات متكاملة على المشروع ، فإن أساس التكلفة هو ما يساعد مدير المشروع على تقييم تأثير التغييرات على التكلفة الفعلية للمشروع.
وثائق المشروع
تتضمن مستندات المشروع التي يمكن اعتبارها مدخلات لهذه العملية على سبيل المثال لا الحصر:
أساس التقديرات: يشير أسلوب أساس التقديرات إلى كيفية اشتقاق مدة المشروع وتكلفته وتقديرات الموارد وكيف يمكن استخدامها لحساب تأثير التغيير في الوقت والميزانية والموارد.
مصفوفة تتبع المتطلبات: تساعد عملية مصفوفة تتبع المتطلبات في تقييم تأثير التغيير في نطاق المشروع.
تقرير المخاطر: يعرض تقرير المخاطر معلومات عن مصادر مخاطر المشروع العامة والفردية التي ينطوي عليها التغيير المطلوب.
تقارير أداء العمل
يجب توزيع معلومات / تقارير أداء العمل مع التجميع الرتيب للبيانات ، بما في ذلك تقدم الجدول الزمني ، والتأخيرات اللاحقة وأسبابها ، وأنشطة المسار الحرج ، والأنشطة التي تقدم التأخيرات ، وإجراءات الاسترداد ، والبيانات الحيوية الأخرى لإدارة العمل. بشكل عام ، التمثيل المادي لمعلومات أداء العمل المجمعة في وثائق المشروع ، يهدف إلى توليد القرارات والإجراءات والتوصيات.
تتضمن تقارير أداء العمل لعملية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير تقارير عن:
توافر الموارد
الجدول الزمني وبيانات التكلفة
تقارير إدارة القيمة المكتسبة (EVM)
حرق أو حرق الرسوم البيانية
تغيير الطلبات
تنتج عمليات المراقبة والتحكم جنبًا إلى جنب مع عمليات التنفيذ العديد من طلبات التغيير كمخرجات. قد تشمل طلبات التغيير ؛
اجراء تصحيحي
إجراءات وقائية
إصلاح الخلل
ومع ذلك ، لا تتأثر خطوط الأساس للمشروع باتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية ، ولكن فقط أداء المشروع مقابل المعايير سيشهد تغييرات.
العوامل البيئية للمؤسسة
فيما يتعلق بعملية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير ، فإن نظام معلومات إدارة المشروع هو العامل البيئي الوحيد للمؤسسة. نظرًا لأن PMIS يتضمن أدوات الجدولة وأنظمة إدارة التكوين وجمع المعلومات وأنظمة التوزيع ، فإن التغيير المتكامل سيكون له تأثير على جميع العمليات التي تندرج في إطار PMIS.
أصول العملية التنظيمية
ستؤثر عملية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير على إجراءات التحكم في التغيير ، جنبًا إلى جنب مع الخطوات التي تعدل المعايير التنظيمية والسياسات والخطط ووثائق المشروع. سيسمح أيضًا بتسجيل كيفية الموافقة على التغييرات والتحقق من صحتها وتنفيذها.
كما ستتأثر عملية القسطرة المركزية المُدخَلة طرفيًّا PICC بالطرق المستخدمة في اعتماد وإصدار تصاريح التغيير. ستتأثر عملية القسطرة المركزية المُدخَلة طرفيًّا PICC بقاعدة بيانات قياس العملية التي تُستخدم لجمع وإتاحة بيانات القياس الخاصة بالعمليات والمنتجات.
أداء التحكم المتكامل في التغيير – الأدوات والأساليب
الأدوات والتقنيات المختلفة في عملية التحكم في التغيير المتكامل هي كما يلي:
تحكيم خبير
الاجتماعات
تغيير أدوات التحكم
صناعة القرار
تحليل البيانات
دعونا نلقي نظرة عليها بالتفصيل.
حكم خبير
قد يتكون حكم الخبراء من آراء ونصائح من فرق إدارة المشروع إلى جانب خبرة أصحاب المصلحة. قد يُطلب من أصحاب المصلحة أيضًا اتخاذ مواقف في لوحة التحكم في التغيير. يتم تطبيق هذه الأحكام والمعرفة على جميع المستويات الفنية والإدارية خلال – تنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل.
الاجتماعات
في حالة إجراء عملية التحكم في التغيير المتكامل ، يشار إلى الاجتماعات عادةً باسم اجتماعات التحكم في التغيير. لوحة التحكم في التغيير (CCB) هي المسؤولة عن تلبية ومراجعة طلبات التغيير إلى جانب مهمة الموافقة على أي تغييرات في المشروع ورفضها. يحدد أصحاب المصلحة المناسبون ويقبلون الأدوار والمسؤوليات ، ويتم توثيق ذلك في خطة إدارة التغيير. يتم توثيق القرارات التي يتخذها مجلس التحكم في التغيير وإبلاغها لأصحاب المصلحة كشكل من أشكال المعلومات.
تغيير أدوات التحكم
تتمثل إحدى الميزات الأساسية للتغييرات في أنها يمكن أن تساعد في ضمان توافق المشروع بشكل مناسب مع احتياجات المؤسسة. يعتبر التحكم في التغيير عملية حاسمة في إدارة المشاريع. وينص على أن جميع التغييرات المقترحة أثناء المشروع محددة ومراجعتها والموافقة عليها قبل أن يتم تنفيذها في المشروع. يتجنب التحكم في التغيير ضمن تنفيذ التحكم في التغيير المتكامل جميع التغييرات غير الضرورية التي يمكن أن تعطل المشروع. علاوة على ذلك ، فإنه يضمن أيضًا أن التغييرات لن تؤثر على الموارد.
يجب أن تدعم أدوات التحكم في التغيير أنشطة إدارة التكوين التالية:
تحديد عنصر التكوين
عملية تحديد عنصر التكوين واختياره لتوفير أساسه وبعد ذلك يتم تعريف تكوين المنتج والتحقق منه ، ويتم تسمية المستندات ، وإدارة التغييرات ، والحفاظ على المساءلة.
سجل وحالة عنصر تكوين التقرير
العملية التي يتم فيها تسجيل المعلومات الخاصة بكل عنصر تكوين والإبلاغ عنها.
التحقق من عنصر التكوين والتدقيق
يضمن التحقق من التكوين والتدقيق أن تكوين عناصر تكوين المشروع صحيح وأن التغييرات المقابلة مسجلة وتقييمها واعتمادها وتعقبها وتنفيذها بشكل صحيح. تضمن هذه العملية تحقيق المتطلبات الوظيفية المحددة في وثائق التكوين.
يجب أن تدعم الأدوات المذكورة أعلاه أنشطة إدارة التغيير التالية أيضًا:
تحديد التغييرات – نشاط تحديد واختيار عنصر التغيير للعمليات أو وثائق المشروع.
تغييرات المستند – عملية توثيق التغيير الذي حدث في المشروع إلى طلب تغيير مناسب.
اتخاذ قرار بشأن التغييرات – تساعد هذه العملية بالذات في مراجعة التغييرات ؛ الموافقة على أو رفض أو تأجيل أو اتخاذ أي قرار آخر بشأن التغييرات في مستندات المشروع أو التسليمات أو الخطوط الأساسية.
تتبع التغييرات – عملية التحقق من تسجيل التغييرات المنفذة وتقييمها واعتمادها وتتبعها وإبلاغ النتائج النهائية لأصحاب المصلحة في المشروع.
صناعة القرار
تشمل تقنيات اتخاذ القرار التي يمكن استخدامها لهذه العملية على سبيل المثال لا الحصر:
التصويت: يمكن أن تأخذ عملية التصويت عدة أشكال ، بعضها بالإجماع أو الأغلبية أو التعددية لاتخاذ قرار بشأن قبول أو عدم قبول أو تأجيل أو رفض طلبات التغيير اللازمة للمشروع.
اتخاذ القرار الأوتوقراطي: في أسلوب صنع القرار هذا ، يتحمل فرد المسؤولية الكاملة لاتخاذ القرار نيابة عن المجموعة بأكملها والتي من شأنها أن تفيد نتيجة المشروع.
تحليل القرار متعدد المعايير: تقنية تستخدم مصفوفة القرار لتوفير نهج تحليلي منتظم لتقييم ورصد التغييرات المطلوبة وفقًا لمجموعة من المعايير المحددة مسبقًا.
تحليل البيانات
تشمل تقنيات تحليل البيانات التي يمكن استخدامها لهذه العملية ما يلي:
تحليل البدائل: تُستخدم هذه التقنية لتحديد التغييرات المطلوبة وتحديد التغييرات المقبولة أو المرفوضة أو المطلوب تعديلها للموافقة النهائية عليها.
تحليل التكلفة والفوائد: يساعد هذا التحليل في تقييم ما إذا كان التغيير المطلوب يستحق التكلفة المرتبطة به.
إجراء التحكم المتكامل في التغيير – المخرجات
نواتج عملية التحكم في التغيير المتكاملة هي كما يلي:
طلبات التغيير المعتمدة
تغيير السجل
تحديثات خطة إدارة المشروع
تحديثات وثيقة المشروع
دعونا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك أثناء إجراء التحكم المتكامل في التغيير.
طلبات التغيير المعتمدة
طلبات التغيير المعتمدة هي التغييرات التي يطلبها مدير المشروع. تتم مراجعة هذه التغييرات والموافقة عليها من قبل مجلس مراقبة التغيير ، من خلال عملية التحكم في التغيير المتكامل للتنفيذ. يمكن أن تتم طلبات التغيير المعتمدة في أي مرحلة من مراحل المشروع (على سبيل المثال ، خلال المراحل الأولى من المشروع ، يمكن أن تحدث التغييرات في شكل – تغيير في مقاول أو تغيير في النقل أو تغيير في التصميم).
تغيير السجل
لكل مشروع ، يحتفظ مدير المشروع بسجل تغيير لتسجيل التغييرات التي تحدث في المشروع أو توثيقها. يتم إبلاغ أصحاب المصلحة بتسجيل التغييرات وتأثيرها على المشروع المحدد فيما يتعلق بالوقت والتكلفة والمخاطر.
تحديثات خطة إدارة المشروع
ميزات أو مكونات خطة إدارة المشروع التي يتم تحديثها والتأثير عليها من خلال عملية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير هي – خطة إدارة النطاق (إجراءات تغييرات النطاق) وخط الأساس للنطاق (تعريف المنتج).
تحديثات مستندات المشروع
يتم تحديث كافة المستندات التي تعتبر جزءًا من عملية التحكم في التغيير الرسمية.
تساعد عملية إجراء التحكم المتكامل في التغيير في فصل التغييرات الحرجة عن الكامل في التغيير من خلال تنفيذ التغيرات المتكاملة ، سيزداد نطاق المشروع بشكل كبير وينتج مخرجات سيساعدإنشاءمجلسمراقبةالتغييرلمراجعةالتغييراتالمطلوبةوالموافقةعليهافيعمليةسلسةلنشرالتغييراتوالأهممنذلكتوثيقجميعالتغييراتالتيتمإجراؤهاومعالجتهالتمريرهاإلىأصحابالمصلحةالرئيسيينكمعلومات。عزز مهاراتك وتعرف على المزيد حول هذه الممارسات في إدارة المشاراتك وتعرف على المزيد هذه الممارسات
