8 مشكلات ضعف الأداء في إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

يواجه كل مدير مشروع مخاوف بشأن ضعف الأداء طوال حياته المهنية. في الواقع، تمثل معظم المشاريع تحديات يجب أن يتعلم مديرو المشاريع المخضرمون كيفية التغلب عليها. في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة على بعض الأمثلة الواقعية لضعف الأداء في إدارة المشاريع، وكيف تؤثر هذه التجارب سلبًا على نجاح المشروع، وكيف يمكن لحاملي شهادة اعتماد محترف إدارة المشاريع (PMP®) التغلب على هذه التحديات.
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوِّر ذكاءك العاطفي أنت وأعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المشروع المجانية هذه!
بناء الفريق
هل سبق لك أن كنت عضوًا في فريق عمل في مشروع أسيئت إدارته؟ يجب على مديري المشاريع أن يكونوا قادرين على قيادة وإنشاء فرق عمل بشكل صحيح للاستفادة من مهارات كل شخص لتحقيق نتائج إيجابية للمشروع.
فكر في هذا السيناريو: مدير مشروع، رغم مهارته، يفكر في مسار مهني آخر. وبدلاً من المشاركة الكاملة في مشروعه الحالي، يبحث عن فرص للانتقال إلى مجالات أخرى، مثل المبيعات أو الموارد البشرية. ويحدث ضعف الأداء عندما يفشلون في الانتباه إلى المواعيد النهائية للمشروع أو التواصل بفعالية مع العميل. كما أنهم يوزعون أدوار الفريق دون تروٍّ، ويشعر أعضاء فريقهم بأنهم يعملون دون توجيه يذكر.
ومن غير المرجح أن ينجح أي مشروع دون وجود فريق فعال، مبني حول حامل اعتماد PMP ملتزم، فمن غير المرجح أن ينجح أي مشروع. من الضروري وجود الأشخاص المناسبين في المكان المناسب، مما يضمن سير مشاريعك بكفاءة وبما يتماشى مع توقعات العميل.
الأدوار والمسؤوليات
بدون أدوار ومسؤوليات محددة بوضوح لكل من أعضاء الفريق ومديري المشاريع، من المؤكد أن المشاريع ستفشل. يجب إعطاء أعضاء الفريق الأدوار والمسؤوليات الموكلة إليهم بناءً على نقاط قوتهم. يمكن أن يؤدي توزيع المهام دون وجود سبب منطقي وراء المهام إلى فشل المشروع بسهولة، كما هو موضح في المثال التالي.
مدير مشروع يدير مشروع تطوير برمجيات لديه الآن وظيفة شاغرة في فريقه. فيقومون بملء الوظيفة بمطور برمجيات متاح. ومع ذلك، فإن هذا المطور ليس لديه خبرة في الأدوات التي يتم استخدامها. وعلى الرغم من أنه يستطيع أن يتدارك الأمر بسرعة إلى حد ما، إلا أن المشروع لا يزال بطيئاً بسبب التدريب والأخطاء التي يرتكبها المطور ويتعين عليه إصلاحها لاحقاً.
لو أن مدير المشروع في هذا السيناريو أخذ بعين الاعتبار المهارات المطلوبة لملء هذا الدور، لربما اختار مطورًا آخر. إن علامة مدير المشروع الجيد هو أنه قادر على تحديد نقاط قوة أعضاء الفريق والاستفادة من نقاط القوة هذه لتحقيق نتائج إيجابية ومثيرة. في مثل هذه المواقف، يصبح الأداء الضعيف في مثل هذه الحالات أكثر ندرة.
مجموعة المهارات الخاطئة
بالإضافة إلى تعيين أعضاء الفريق لأدوارهم المناسبة لمجموعات مهاراتهم، يحتاج مديرو المشاريع أيضًا إلى مجموعات المهارات المناسبة لأدوارهم الخاصة. فبدون المهارات اللازمة لإدارة المشروع بنجاح، من المستحيل ضمان تحقيق نتائج إيجابية. في حين أن بعض مديري المشاريع قد يكون لديهم الكثير من الخبرة، إلا أنهم قد لا يمتلكون المهارات المحددة اللازمة لكل مشروع.
على سبيل المثال، قد يتم تعيين مدير مشروع لمشروع تطوير البرمجيات، حيث يتوقع العميل وفريق التطوير استخدام منهجية أجايل. لسوء الحظ، لا يمتلك مدير المشروع هذا أي تدريب على منهجية أجايل، ولكنه على دراية بمنهجية التخطيط التقليدية القائمة على الشلال. قبل أن يبدأ المشروع، يخططون للتطوير باستخدام هذه الأساليب التقليدية، مما يثير إحباط العميل والمطورين. يجب إعادة صياغة الجدول الزمني للمشروع بأكمله.
ليس كل مدير مشروع مناسبًا لكل مشروع. أفضل حل لمشكلة ضعف الأداء هذه هو الاعتراف بأنك لست الأنسب للدور الذي تقوم به. إذا تم وضعك في دور لا يناسب مهاراتك، فستعاني من ضعف الأداء وتسليم المشاريع بما يتماشى مع توقعات العميل. يمكنك طلب المساعدة والإرشاد من مدراء تنفيذيين آخرين يتمتعون بهذه المهارات.
نقص الخبرة
أحد التحديات التي قد يواجهها مديرو المشاريع، خاصةً بعد حصولهم مؤخرًا على شهادة PMP، هو عدم امتلاكهم الخبرة الكافية لمواجهة مشاكل المشروع. فكل مشروع يأتي مع تحديات، مثل توقعات العميل غير الواقعية أو الاستنزاف غير المتوقع لميزانية المشروع. وفي حين أن مدير المشروع المتمرس يعرف كيفية التعامل مع هذه المشاكل، فإن مدير المشروع المتمرس يعرف على الأرجح كيف يتغلب عليها، بينما لا يعرفها شخص ذو خبرة أقل، كما هو موضح في هذا السيناريو.
يتم تعيين مدير مشروع جديد في مشروع بميزانية كبيرة. ويوافقون على الجدول الزمني السريع الذي يقترحه العميل، ولكن بعد سلسلة من العثرات في المشروع، يجدون أن ميزانيتهم قد نفدت وأنهم متأخرون عن إكمال المشروع بأسابيع. ولأنهم لم يعرفوا كيف يحددون توقعات العميل بشكل فعال، عليهم الآن مواجهة تحدٍ جديد – محادثة صعبة مع عميل غير سعيد.
الطريقة الوحيدة لعلاج مشكلة قلة الخبرة هي مواصلة العمل على تطوير مهاراتك في إدارة المشروع. يمكنك أيضًا البحث عن مرشدين ذوي خبرة يمكنهم تقديم المشورة بناءً على خبرتهم الخاصة.
نقص مهارات إدارة المشاريع
على الرغم من أن امتلاك مجموعة المهارات الخاطئة قد يبدو مشابهًا لنقص مهارات إدارة المشاريع، إلا أن السيناريوهين يطرحان تحديات مختلفة ولهما حلول مختلفة لمديري المشاريع. ما لم تكن لديك المهارات الكافية لدعم شهادة PMP الخاصة بك، ستواجه صعوبة في اكتساب المصداقية مع أعضاء فريقك وعملائك وصاحب العمل.
تم تعيين مدير مشروع حاصل على شهادة PMP من قبل شركة جديدة وهو الوحيد حالياً ضمن فريق العمل. ومع ذلك، فهم لا يمتلكون المهارات الأساسية لجدولة المشاريع، لذا فإن أول مشروع يعملون عليه يكون فاشلاً. فهم لا يلتزمون بالمواعيد النهائية والعميل غير راضٍ عن تأخر المشروع عن الجدول الزمني. لا يرى صاحب العمل قيمة في توظيف شخص آخر حاصل على اعتماد PMP، لأن هذا الشخص لا يستطيع إدارة المشاريع بشكل صحيح.
أفضل طريقة لضمان حصولك على المهارات اللازمة لإدارة المشاريع اللازمة لإدارة المشاريع بفعالية هي العثور على شريك تدريب فعّال والاستمرار في الحصول على وحدات PDU. من خلال التدريب المناسب، لن تحافظ على شهادة PMP الخاصة بك فحسب، بل ستتقن أيضًا مهارات إدارة المشاريع الأساسية – والتي يقع الكثير منها خارج نطاق ما يغطيه اختبار PMP صراحةً مثل القيادة والمهارات الشخصية.
هل تدرس لامتحان PMP؟
الفواتير
يمكن أن تشكل الفواتير تحدياً حتى لمديري المشاريع الأكثر خبرة. يمكن أن يستنزف إنشاء الفواتير وإرسالها ومتابعتها وقتك بشكل كبير. فبدون عملية فوترة منظمة وموحدة، قد يكون من الصعب الحصول على شفافية في ميزانية المشروع.
وعلى غرار العديد من مديري المشاريع الذين سبقوهم، يجتهد حامل اعتماد PMP الجديد في إرسال الفواتير إلى عملائه في بداية المشروع، ويتتبعون الوقت في اللحظة التي يتم فيها إنجاز مهمة ما ويرسلون الفواتير في آخر يوم عمل من كل شهر. ومع ذلك، مع استمرار المشروع، يصبحون مشتتين ويتتبعون الوقت بشكل متقطع ويرسلون فواتير تكون أقرب إلى التخمين في مبلغ الفوترة الصحيح منها إلى انعكاس دقيق لجهودهم.
تؤدي عمليات الفوترة الكسولة أو غير المنظمة إلى خسارة الإيرادات والمشاريع غير المربحة. يحتاج كل مدير تنفيذي إلى مهارات التنظيم لإدارة فواتيره بفعالية.
التقييم غير الصحيح للمستوى التنفيذي
نظرًا لأن المديرين التنفيذيين لا يشاركون في الأعمال اليومية للمشاريع، فإنهم يعتمدون على مديري المشاريع لتقديم التحديثات والمعلومات ذات الصلة للبقاء على اطلاع على تقدم المشروع. إن إبقاء صانعي القرار التنفيذيين على اطلاع على المشاريع الحالية أمر ضروري بالنسبة لهم للحصول على رؤية دقيقة لكيفية أداء الشركة وكيفية إدارة علاقات العملاء.
يحاول أحد المديرين التنفيذيين تحديد أين يجب أن يخصصوا ميزانية للتعيينات الجديدة. يتواصلون مع مدير مشروع رائد للسؤال عن كيفية تقدم مشاريعهم. ويعطي مدير المشروع إجابات غامضة ولا يكون صريحًا مع المدير التنفيذي بشأن المشاريع التي تواجه صعوبات. وبدلاً من تعيين أعضاء جدد في فريق إدارة المشاريع، يخصص المدير التنفيذي الموارد للأقسام الأخرى.
نقص الدعم الإداري
يتقاضى حاملو اعتماد PMP حوالي 20٪ أكثر من أقرانهم غير المعتمدين، وفي بعض الأحيان قد يكون من الصعب تبرير تكلفة راتب حامل اعتماد PMP للإدارة. وبدون موافقة الإدارة، يمكن أن يجد حاملو بيانات اعتماد PMP صعوبة في القيام بوظائفهم بفعالية.
وبدون فهم المديرين المباشرين لقيمة مهارات مديري المشاريع، يقوم المديرون التنفيذيون في الشركة بتوظيف حامل اعتماد مديري المشاريع لشغل وظيفة شاغرة في الشركة. لم يدعم المديرون جهود مدير المشروع في تغيير عمليات إدارة المشاريع، وفشلت هذه التغييرات بانتظام. وفي نهاية المطاف، سئم مدير المشروع من نقص الدعم وبدأ في التقدم لوظائف في شركات مختلفة.
قد يكون كل واحد من هذه التحديات محبطًا لمحترف إدارة المشاريع، ولكن مع التدريب المناسب والإعداد الكافي، يمكنك التغلب على هذه الصعوبات. تبدأ قيادة المشاريع الناجحة بتخصيص وقت لتطوير مهاراتك الخاصة. إذا كنت تعاني من ضعف الأداء، يجب أن تفكر في العثور على دورات تدريبية في إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على تحسين نهج إدارة المشروع الخاص بك. يواجه معظم الناس ضعف الأداء بطريقة أو بأخرى في مرحلة ما. إذا كنت تعاني من ضعف الأداء، فقد حان الوقت للتغيير!
هل تريد الحصول على شهادة PMP أو تعلم كيفية تحسين مهاراتك في إدارة المشاريع؟ قم بتنزيل هذا الدليل الشامل الآن.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت