يواجه كل مدير مشروع مخاوف بشأن ضعف الأداء طوال حياته المهنية. في الواقع ، تمثل معظم المشاريع تحديات يجب على مديري المشاريع المتمرسين تعلم التغلب عليها. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على بعض الأمثلة الواقعية على ضعف أداء إدارة المشروع ، وكيف تؤثر هذه التجارب سلبًا على نجاح المشروع ، وكيف يمكن لحاملي شهادات إدارة المشاريع (PMP) التغلب على هذه التحديات.
فريق البناء
هل سبق لك أن كنت عضوًا في فريق في مشروع تمت إدارته بشكل سيء؟ يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على القيادة بشكل صحيح وإنشاء فرق تستفيد من مهارات كل شخص لتحقيق نتائج إيجابية للمشروع.
ضع في اعتبارك هذا السيناريو: مدير المشروع ، على الرغم من كونه ماهرًا ، يفكر في مسار وظيفي آخر. بدلاً من المشاركة الكاملة في مشروعهم الحالي ، فإنهم يبحثون عن فرص للانتقال إلى مجالات أخرى ، مثل المبيعات أو الموارد البشرية. يحدث ضعف الأداء عندما يفشلون في الانتباه إلى المواعيد النهائية للمشروع أو التواصل بشكل فعال مع العميل. إنهم يعينون أدوارًا جماعية مع القليل من التفكير ، ويشعر أعضاء فريقهم أنهم يعملون بتوجيه ضئيل.
بدون فريق فعال ، مبني على حامل أوراق اعتماد PMP ، فمن غير المرجح أن يكون أي مشروع ناجحًا. من الضروري أن يكون الأشخاص المناسبون في أماكنهم ، مما يضمن تشغيل مشاريعك بكفاءة وبما يتماشى مع توقعات العملاء.
الأدوار والمسؤولية
بدون أدوار ومسؤوليات محددة بوضوح لكل من أعضاء الفريق ومديري المشاريع ، فمن المؤكد أن المشاريع ستفشل. يجب إعطاء أعضاء الفريق الأدوار والمسؤوليات المعينة بناءً على نقاط قوتهم. يمكن أن يؤدي توزيع المهام بدون سبب وراء التخصيصات بسهولة إلى فشل المشروع ، كما هو موضح في المثال التالي. دمج الجزء الرشيق 4
مدير مشروع يدير مشروع تطوير برمجيات لديه الآن وظيفة شاغرة في فريقه. إنهم يملأون الدور بمطور برامج متاح. ومع ذلك ، فإن هذا المطور ليس لديه خبرة في الأدوات التي يتم استخدامها. على الرغم من أنه يمكنهم اللحاق بسرعة إلى حد ما ، إلا أن المشروع لا يزال بطيئًا بسبب التدريب والأخطاء التي يرتكبها المطور وبالتالي يجب إصلاحه.
لو أخذ مدير المشروع في هذا السيناريو بعين الاعتبار المهارات المطلوبة لشغل هذا الدور ، فربما يكون قد اختار مطورًا آخر. إن علامة مدير المشروع الجيد هي أنه قادر على تحديد نقاط القوة في أعضاء الفريق والاستفادة من نقاط القوة هذه لتحقيق نتائج إيجابية ومثيرة. في مثل هذه المواقف ، يصبح الأداء الضعيف أكثر ندرة.
مجموعة المهارات الخاطئة
بالإضافة إلى تعيين أعضاء الفريق لأدوارهم المناسبة لمجموعات المهارات الخاصة بهم ، يحتاج مديرو المشاريع أيضًا إلى مجموعات المهارات المناسبة لأدوارهم الخاصة. بدون المهارات اللازمة لتشغيل المشروع بنجاح ، من المستحيل ضمان نتائج إيجابية. في حين أن بعض مديري المشاريع قد يكون لديهم الكثير من الخبرة ، إلا أنهم قد لا يمتلكون المهارات المحددة اللازمة لكل مشروع.
على سبيل المثال ، يمكن تعيين مدير مشروع لمشروع تطوير برمجيات ، حيث يتوقع العميل وفريق التطوير استخدام منهجية Agile. لسوء الحظ ، هذا رئيس الوزراء ليس لديه تدريب رشيق ، لكنهم على دراية بالنهج التقليدي لتخطيط الشلال. قبل أن يبدأ المشروع ، يخططون للتطوير باستخدام هذه الأساليب التقليدية ، مما يثير إحباط العملاء والمطورين. يجب إعادة صياغة الجدول الزمني للمشروع بأكمله.
ليس كل مدير مشروع مناسبًا لكل مشروع. أفضل حل لمشكلة ضعف الأداء هذا هو الاعتراف عندما لا تكون الشخص المناسب لدور ما. إذا تم تعيينك في دور لا يتناسب مع مهاراتك ، فستواجه صعوبة في الأداء الضعيف وتسليم المشاريع بما يتماشى مع توقعات العميل. يمكنك طلب المساعدة والإرشاد من رؤساء الوزراء الآخرين بهذه المهارات.
نقص الخبرة
أحد التحديات التي قد يواجهها مديرو المشاريع ، خاصة بعد حصولهم مؤخرًا على شهادة PMP ، هو عدم امتلاكهم الخبرة الكافية لمواجهة مشاكل المشروع. يأتي كل مشروع مع تحديات ، مثل توقعات العميل غير الواقعية أو استنزاف غير متوقع لميزانية المشروع. بينما يعرف مدير المشروع المخضرم كيفية التعامل مع هذه المشكلات ، من المحتمل ألا يفعل ذلك الشخص الأقل خبرة ، كما هو موضح في هذا السيناريو.
يتم وضع مدير مشروع جديد في مشروع بميزانية كبيرة. يوافقون على الجدول الزمني السريع الذي يقترحه العميل ، ولكن بعد سلسلة من الفواق في المشروع ، وجدوا أن ميزانيتهم قد ضاعت وأنهم متأخرون أسابيع عن استكمال المشروع. نظرًا لأنهم لم يعرفوا كيفية تحديد توقعات العملاء بشكل فعال ، يتعين عليهم الآن مواجهة تحد جديد – محادثة صعبة مع عميل غير سعيد.
الطريقة الوحيدة لمعالجة مشكلة امتلاك خبرة قليلة هي الاستمرار في العمل لتطوير مهاراتك في إدارة المشروع. يمكنك أيضًا البحث عن مرشدين ذوي خبرة يمكنهم تقديم المشورة بناءً على خبرتهم الخاصة.
نقص مهارات إدارة المشاريع
في حين أن امتلاك مجموعة مهارات خاطئة قد يبدو مشابهًا لنقص مهارات إدارة المشروع ، فإن السيناريوهين يطرحان تحديات مختلفة ولهما حلول مختلفة لرؤساء المشاريع. ما لم تكن لديك المهارات الكافية لإجراء نسخ احتياطي لشهادة PMP الخاصة بك ، فسوف تكافح لاكتساب المصداقية مع أعضاء فريقك وعملائك وصاحب العمل الخاص بك.
تم تعيين مدير مشروع مع شهادة PMP من قبل شركة جديدة وهو حاليًا الوحيد من بين الموظفين. ومع ذلك ، ليس لديهم المهارات الأساسية لجدولة المشروع ، وبالتالي فإن المشروع الأول الذي يعملون فيه يعد فاشلاً. إنهم لا يلتزمون بالمواعيد النهائية والعميل غير راضٍ عن تأخر المشروع عن الجدول الزمني. لا يرى صاحب العمل قيمة في توظيف صاحب اعتماد PMP آخر ، لأن هذا الشخص لا يمكنه إدارة المشاريع بشكل صحيح.
أفضل طريقة لضمان حصولك على مهارات إدارة المشروع اللازمة لتشغيل المشاريع بفعالية هي العثور على شريك تدريب فعال والاستمرار في كسب وحدات PDU. من خلال التدريب المناسب ، لن تحافظ على شهادة PMP فحسب ، بل ستتقن أيضًا مهارات إدارة المشاريع الأساسية – وكثير منها خارج نطاق ما يغطيه اختبار PMP بشكل صريح مثل القيادة والمهارات الشخصية.
الفواتير
يمكن أن تشكل الفواتير تحديًا حتى بالنسبة لمديري المشاريع الأكثر خبرة. يمكن أن يؤدي إنشاء الفواتير وإرسالها ومتابعتها إلى استنزاف وقتك بشكل كبير. بدون عملية فوترة منظمة وموحدة ، قد يكون من الصعب التحلي بالشفافية في ميزانية المشروع.
مثل العديد من مديري المشاريع من قبلهم ، فإن صاحب اعتماد PMP الجديد حريص على إصدار فاتورة لعميله في بداية المشروع ، وتتبع وقت الدقيقة التي تكتمل فيها المهمة وإرسال الفواتير في يوم العمل الأخير من كل شهر. ومع ذلك ، مع استمرار المشروع ، يتشتت انتباههم ، ويتتبعون الوقت بشكل متقطع ويرسلون الفواتير التي تكون أكثر تخمينًا لمبلغ الفواتير الصحيح أكثر من كونها انعكاسًا دقيقًا لجهودهم.
تؤدي عمليات الفوترة الكسولة أو غير المنظمة إلى خسارة في الإيرادات ومشاريع غير مربحة. يحتاج كل مدير تنفيذي إلى المهارات التنظيمية لإدارة فواتيرهم بشكل فعال.
تقييم غير صحيح إلى المستوى التنفيذي
نظرًا لأن المديرين التنفيذيين لا يشاركون في الأعمال اليومية للمشاريع ، فإنهم يعتمدون على مديري المشاريع لتقديم التحديثات والمعلومات ذات الصلة للبقاء على اطلاع دائم بتقدم المشروع. يعد إبقاء صانعي القرار التنفيذيين على اطلاع بالمشاريع الحالية أمرًا ضروريًا بالنسبة لهم للحصول على رؤية دقيقة لكيفية أداء الشركة وكيفية إدارة العلاقات مع العملاء.
يحاول مسؤول تنفيذي تحديد المكان الذي يجب أن يضع فيه ميزانية للتعيينات الجديدة. يتواصلون مع رئيس PM رائد ليسألوا كيف تتقدم مشاريعهم. يقدم مدير المشروع إجابات غامضة وهو ليس صريحًا مع المدير التنفيذي بشأن المشاريع التي تواجه صعوبات. بدلاً من تعيين أعضاء جدد في فريق إدارة المشروع ، يخصص المدير التنفيذي الموارد للإدارات الأخرى.
نقص الدعم الإداري
يكسب حاملو أوراق اعتماد PMP حوالي 20 ٪ أكثر من أقرانهم غير المعتمدين ، وفي بعض الأحيان قد يكون من الصعب تبرير تكلفة راتب حاملي أوراق اعتماد PMP للإدارة. بدون موافقة الإدارة ، يمكن لحاملي أوراق اعتماد PMP أن يجدوا صعوبة في أداء وظائفهم بفعالية.
بدون فهم المديرين المباشرين لقيمة مهارات رئيس الوزراء ، يقوم المدراء التنفيذيون في الشركة بتوظيف حامل أوراق اعتماد PMP لملء دور شاغر في الشركة. لم يدعم المديرون جهود رئيس الوزراء لتغيير عمليات إدارة المشروع ، وفشلت هذه التغييرات بانتظام. سئم مدير المشروع في النهاية من نقص الدعم ويبدأ في التقدم للوظائف في شركات مختلفة.
قد يكون كل من هذه التحديات محبطًا لمحترف إدارة المشروع ، ولكن مع التدريب المناسب والإعداد المناسب ، يمكنك التغلب على هذه الصعوبات. تبدأ قيادة المشاريع الناجحة بتكريس الوقت لتطوير مهاراتك الخاصة. إذا كنت تعاني من ضعف الأداء ، فيجب أن تفكر في العثور على دورات تدريبية في إدارة المشاريع يمكن أن تساعدك على تحسين نهج إدارة المشروع الخاص بك. يواجه معظم الناس ضعف الأداء بطريقة أو بأخرى في مرحلة ما. إذا كنت تكافح من أجل المواكبة ، فقد حان وقت التغيير!
