8 مبادئ إدارة المشاريع الأساسية | سبوتو

8 مبادئ أساسية لإدارة المشاريع
إدارة المشاريع هي ممارسة معقدة لكنها أساسية في عالم الأعمال. ولضمان إكمال مشروعك بنجاح، هناك بعض مبادئ إدارة المشروع التي يجب عليك اتباعها.
تحتاج إلى وضع استراتيجية مفصلة بعناية للمشروع المقترح بما في ذلك الغرض منه وأهدافه وميزانيته وجدوله الزمني، من بين عوامل أخرى. بعد ذلك، يجب عليك ضمان تقدم المشروع كما هو مخطط له حتى اكتماله أثناء التعامل مع حالات الطوارئ غير المتوقعة وأولويات العمل المتطورة. أنت بحاجة إلى إدارة المشروع، وهي عملية الإشراف على مسعى ينتج عنه منتج أو خدمة أو تغيير.
جدول المحتويات
إدارة المشروع وأهميتها
المبدأ رقم 1: هدف المشروع وأهدافه
المبدأ رقم 2: وضع الميزانية
المبدأ رقم 3: الجدولة والتقدير
المبدأ رقم 4: تحديد مسؤوليات الفريق
المبدأ رقم 5: تحديد المعالم الرئيسية للمشروع
المبدأ رقم 6: إدارة الأولويات وأهداف العمل المتغيرة
المبدأ رقم 7: المساءلة والمسؤولية
المبدأ رقم 8: إعادة النظر وقياس النجاح
إدارة المشاريع وأهميتها
لا يهم إذا كنت مدير مشروع معتمداً أو إذا كان هذا هو المشروع الأول الذي تديره، فمن المهم أن تفهم المبادئ الأساسية لإدارة المشروع لضمان سير مبادرتك بسلاسة ونجاح.
في أبسط مستوياته، يقوم معهد إدارة المشاريع بتقسيم العملية بأكملها إلى خمسة مجالات واسعة:
البدء تحديد الخطوط العريضة لمشروعك والحصول على الموافقة المناسبة للبدء.
التخطيط تطوير خطة إدارة مشروعك للوصول إلى أهداف مشروعك.
التنفيذ إكمال العمل على النحو المحدد في خطة إدارة مشروعك.
المراقبة والتحكم مراجعة وتتبع التقدم المحرز في العمل المحدد مسبقاً مع مراعاة التغييرات غير المخطط لها.
الإغلاق إكمال عمل المشروع وتلقي الموافقة من أصحاب المصلحة.
في حين أن هذه المراحل الخمس توفر رؤية ممتازة عالية المستوى للمفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع لمعظم المنهجيات، إلا أنه عند التعمق أكثر يمكنك التعمق أكثر في المبادئ والممارسات الضرورية لأي نوع من المشاريع.
فيما يلي ثمانية مبادئ أساسية لإدارة المشاريع التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار عند تطوير مشروعك القادم:
المبدأ رقم 1: هدف المشروع وغاياته
من بين المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع، أول مبدأ يجب عليك اتباعه هو فهم هدفك. ببساطة، ما الذي تأمل في تحقيقه أو ما هو الغرض من هذه المبادرة؟ إن تحديد ما تنوي تحقيقه سيساعدك على تطوير الهيكل العام لمشروعك للمضي قدمًا.
بعد تحديد هدفك، ستحتاج إلى تطوير أهداف المشروع SMART. يجب أن تكون هذه الأهداف محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، وفي الوقت المناسب. إذا كان هدفك ببساطة هو زيادة المبيعات الإجمالية، فهذا ليس هدفًا ذكيًا. بدلاً من ذلك، يجب أن يكون هدفك زيادة مبيعات منتج معين بنسبة 10 في المئة على مدى الأشهر الستة المقبلة نتيجة للأداة الجديدة التي يتم تطويرها من قبل مشروعك.
بالإضافة إلى تحديد ما تأمل في تحقيقه في مشروعك، فإن تحديد هدفك سيساعدك أيضًا على فهم ما هي المخرجات التي ستحتاج إلى إكمالها لتحقيق أهدافك. يساعد هذا المفهوم الرئيسي لإدارة المشروع على ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة وأن يكون هناك تركيز واتجاه واضح لمشروعك قبل أن يبدأ.
المبدأ رقم 2: وضع الميزانية
بمجرد تحديد هدف مشروعك وأهدافه، ستبدأ في التخطيط لكيفية إنجاز مهمتك. في هذه المرحلة، ستبدأ باكتشاف القيود التي ستؤثر على قدرتك على تحقيق مشروعك بالطريقة التي خططت لها. إحدى هذه القيود الكبيرة هي ميزانيتك.
لا يخفى على أحد أن الفرق يُطلب منها باستمرار إنجاز المزيد بموارد أقل. ستواجه الواقع نفسه مع خطة إدارة مشروعك. عندما يكون لديك ميزانيتك المعتمدة، سيتعين عليك التفكير بعناية في أولويات مشروعك وتحديد الجوانب الأساسية والجوانب التي يمكن تقليلها أو إلغاؤها للوصول إلى هدفك.
ستلعب الميزانية دورًا رئيسيًا في نطاق مشروعك الإجمالي، لذلك لا ينبغي تجاهل أو إغفال مبدأ إدارة المشروع هذا.
المبدأ رقم 3: الجدولة والتقدير
المبدأ التالي في قائمة مبادئ إدارة المشروع هو الوقت. من المهم جدًا وضع تقويم شامل وتقدير العمل لمشروعك.
ووفقًا لمجلة إدارة المشاريع، يجب أن يركز جدولك الزمني على الوقت الذي سيتم فيه تنفيذ الأنشطة، وليس على الوقت الذي يجب أن يتم فيه تنفيذها. لذلك، يجب أن تأخذ في الاعتبار عوامل مثل العطلات والإجازات وعرض النطاق الترددي والتزامات المشروع السابقة. يمكن أن يساعدك وضع جدول زمني مفصل على إدراك ساعات العمل الفعلية التي ستكون تحت تصرفك، وربما الفرق في النطاق بين حل مصمم بالكامل أو مجرد الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق.
هذا المبدأ الأساسي في إدارة المشروع ضروري لضمان عدم الإفراط في إلزام فريقك بإكمال المهام في إطار زمني غير واقعي وهو أمر حيوي لمشروعك.
المبدأ رقم 4: تحديد مسؤوليات الفريق
تحديد المسؤوليات الفردية بين فريقك هو مبدأ آخر من المبادئ الأساسية لإدارة المشروع. يعد إنشاء قائمة مرجعية للمسؤوليات، سواء في برنامج إدارة المشروع أو ملف إكسل أو مخطط جانت، أمرًا ضروريًا لهذه الممارسة.
يوفر تخطيط المهام عرضًا شاملاً للأشياء الصغيرة التي يجب إنجازها وبأي ترتيب لإكمال مشروعك. هذه خطوة حيوية لأنه من خلال تحديد أدوار كل فرد، ستبدأ في معرفة أي من المخرجات التي يجب أن تكون جاهزة لكي يبدأ بعض الأعضاء في عملهم، وستحدد العوائق والقيود المحتملة الآن وليس في منتصف المشروع.
قد ينطوي حل هذه المشاكل المحتملة بشكل استباقي على تغيير جدولك الزمني أو تغيير الأولويات اعتمادًا على النطاق الترددي لأعضاء فريقك.
المبدأ رقم 5: تحديد المعالم الرئيسية
على الرغم من أنه ليس شرطًا مطلقًا لمشروعك خاصة المشاريع الأصغر أو الأقصر فإن تحديد المعالم الرئيسية هو مبدأ مهم لإدارة المشروع يجب أن تضعه في الاعتبار.
تساعد المعالم الرئيسية في الإشارة إلى اكتمال جزء معين من مشروعك. على سبيل المثال، في منهجيات إدارة المشاريع مثل Agile أو Scrum أو Kanban، قد يكون المعلم هو إزالة بطاقات محددة في مشروع أكبر من اللوحة.
بالإضافة إلى توفير طريقة شفافة لتتبع التقدم المحرز، يمكن أن تساعد المعالم البارزة في زيادة معنويات الفريق من خلال الإشارة إلى إنجازات أعضاء الفريق. وهذا مفيد للغاية خلال المشاريع الطويلة أو المعقدة أو الصعبة.
المبدأ رقم 6: إدارة الأولويات وأهداف العمل المتغيرة
بينما يكون المشروع قيد التنفيذ، فإن أحد أكبر العوائق التي قد تواجهها هو تغيير الأولويات أو أهداف العمل. في الواقع، يقول 50% من مديري المشاريع أن الأولويات المتغيرة هي المشكلة الأكبر التي تؤثر على مؤسستهم.
أفضل طريقة لإتقان مبدأ إدارة المشروع هذا هو أن تظل مرنًا ومستعدًا لتغيير خطة إدارة مشروعك عندما يحدث شيء غير متوقع. قد يأتي ذلك من تخفيض غير متوقع في الميزانية، أو توجه جديد من الفريق التنفيذي، أو طلب عاجل يستنزف بعضاً من طاقة فريقك.
لتقليل التأثير على العمل الجاري إلى الحد الأدنى، يجب أن تكون أنت وفريقك على استعداد للتكيف من أجل الحفاظ على مشروعك العام على المسار الصحيح.
المبدأ رقم 7: المساءلة والمسؤولية
تعد مبادئ إدارة المشروع مهمة بالنسبة لك كمدير للمشروع ولكل عضو من أعضاء الفريق، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمسؤولية والمساءلة. في حين أن مدير المشروع سيكون لديه مجموعة محددة من مهارات إدارة المشروع لإبقاء الفريق على رأس العمل، إلا أن جميع أعضاء الفريق يحتاجون أيضًا إلى مساءلة أنفسهم وبعضهم البعض عن العمل الذي يحتاجون إلى إنجازه.
إحدى أفضل الطرق للنجاح في هذه الممارسة هي التواصل المستمر. سيحتاج أعضاء الفريق إلى التواصل مع بعضهم البعض بشأن ما يحتاجون إليه ومتى يحتاجون إليه. سيحتاج مديرو المشاريع إلى التواصل مع أصحاب المصلحة لتقديم التحديثات اللازمة حول حالة المشاريع، وسيحتاجون أيضًا إلى نقل أي معلومات أو ملاحظات إلى فرقهم حتى لا تكون هناك مفاجآت.
المبدأ رقم 8: إعادة النظر وقياس النجاح
يشبه فريق إدارة المشروع الآلة. إذا كانت هناك مكامن خلل أو عيوب في العملية، فلن تعمل الآلة بفعالية. لهذا السبب، فإن إعادة النظر بأثر رجعي هو مبدأ مهم لإدارة المشروع لا ينبغي تجاهله.
من أجل تحديد ما الذي سار بشكل جيد وما الذي يحتاج إلى تحسين، تحتاج أنت وفريقك إلى مراجعة مشروعك بعد اكتماله ومناقشة مجالات النجاح والمجالات التي تحتاج إلى عمل. ستحتاج بعد ذلك إلى أخذ هذه المعلومات وتطبيقها على مشروعك التالي لتحسين العملية باستمرار.
بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك حساب العائد على الاستثمار (ROI) للمشاريع التي تنجزها. بعبارات بسيطة، إذا كانت تكلفة الاستثمار أعلى من العائد من المشروع، فهذا يعني أنه لم يكن ناجحًا. من خلال فهم المشاريع الناجحة والمشاريع الفاشلة، يمكنك إجراء تغييرات على المبادرات القادمة لزيادة النجاح في المستقبل.زيادة معرفتك بمبادئ وممارسات إدارة المشاريع
إذا كنت لا تزال جديدًا على مبادئ إدارة المشاريع أو خطة إدارة المشاريع، فهناك مجموعة متنوعة من الموارد المتاحة لك. يوفر لك التدريب على شهادة PMP عبر الإنترنت طريقة مفيدة للتحضير لاختبار إدارة المشاريع كل ذلك في جدولك الزمني. إذا كنت تفكر في الارتقاء بخبرتك في إدارة المشاريع إلى المستوى التالي، فقد يكون هذا هو الحل المناسب لك.