8 قوالب مجانية لإدارة المشاريع لمساعدتك في مشروعك القادم

8 قوالب مجانية لإدارة المشاريع لمساعدتك في مشروعك القادم
قوالب مجانية لإدارة المشاريع
عند الشروع في مشروع جديد، فإن أحد أكثر الموارد المفيدة لمدير المشروع هو أداة مساعدة مرئية يمكن الوصول إليها وتحديثها من قبل أعضاء الفريق. يتم تجميع الأهداف والجداول الزمنية والتوقعات والتكليفات وغيرها في شكل شيء بسيط مثل جدول بيانات ينظم المشروع لجميع المعنيين.
وبدلاً من البدء من الصفر عند تنظيم مشروعك، يمكنك الاختيار من بين مجموعة واسعة من قوالب إدارة المشاريع المتوفرة على الإنترنت. لحسن الحظ، العديد من هذه القوالب المفيدة مجانية.
هل تتساءل عن القالب المناسب لك ولمشروعك؟ فيما يلي بعض النصائح لاختيار واستخدام هذه القوالب التي ستساعدك على تضييق نطاق البحث والمضي قدماً في مشروعك.
معظم القوالب التي يمكنك العثور عليها سهلة الاستخدام إلى حد ما ولا تحتاج إلى شرح. يمكنك أيضًا الحصول على التدريب اللازم لاستخدام قوالب وبرامج إدارة المشاريع من خلال العديد من الدورات التدريبية عبر الإنترنت. تكمن الحيلة في العثور على القالب الذي يناسبك أنت وفريقك ومشروعك.
عند محاولة تحديد ما يجب استخدامه، وأين تجده، فإن أفضل مكان للبدء هو على الأرجح البحث داخل برنامج Excel.
يحتوي Excel على ميزة يمكنك من خلالها البحث داخل Excel وعبر الإنترنت عن القالب المناسب لمشروعك. للقيام بذلك، ما عليك سوى فتح Microsoft Excel، واختيار “جديد” من قائمة “ملف”. من هنا، يمكنك التمرير من خلال قوالب Excel المتاحة، بالإضافة إلى البحث في office.com في نافذة البحث.
إكسل
على سبيل المثال، إذا كنت ستكتب “ميزانية”، فسترى خيارات متعددة لأنواع قوالب الميزانية، مثل “ميزانية النفقات” و”ميزانية الفعاليات” و”ميزانية الأسرة”.
على الرغم من أن هذا مكان رائع للبدء، إلا أن هناك أنواعًا محددة من القوالب التي ستعمل بشكل أفضل لغرض أكبر من إدارة المشروع، ويمكنك العثور على العديد منها مجانًا عبر الإنترنت.
فيما يلي بعض من أكثر أنواع القوالب فائدة، والأسباب التي قد تدفعك إلى التفكير في استخدامها عند الشروع في مشروعك التالي.
1. قوالب مخطط جانت البياني
ربما يكون أكثر أنواع مخططات إدارة المشاريع شيوعًا، وهو مخطط شريطي أفقي ينظم المهام حسب وقت البدء والانتهاء. كما يُظهر أيضًا التبعيات بين المهام، بالإضافة إلى تقدم المهام.
يمكنك أيضًا تعيين المهام لمختلف أعضاء الفريق واستخدام ألوان مختلفة لتعيين المهمة التي تنتمي إلى من. أضف إلى ذلك القدرة على عرض التقدم المخطط له والتقدم الفعلي، وخطوط الأساس والمسارات الحرجة، وهذه أداة مفيدة حقًا.
متى تستخدم:مخططات جاننت شائعة لسبب وجيه. يمكن أن تكون مفيدة لأي نوع من المشاريع تقريبًا، ولكنها خيار جيد بشكل خاص للمشاريع الحساسة من حيث الوقت مع الكثير من القطع المتحركة. إن القدرة على تصور جميع مهامك وتبعياتها وأعضاء الفريق والتأخيرات والتوقعات في مكان واحد يجعلها مثالية إذا كان هناك الكثير من التعقيد في مشروعك أو فريقك.
استخدام القوالب:
قالب جانت رقم 1 “يحتوي هذا القالب على الوظائف الأساسية اللازمة لإنشاء مخطط جانت بسيط بسهولة. يمثل كل صف في ورقة العمل مهمة منفصلة. كل ما عليك فعله هو تحديد تاريخ البدء ومدة كل مهمة.”
قالب جانت رقم 2 هذه نسخة تجريبية مجانية لا تتطلب تثبيت أو بطاقة ائتمان، ولكن انتبه فقط إلى أنها نسخة تجريبية مدتها 30 يومًا، مما يعني أنها ليست مجانية إلى الأبد.
قالب جانت رقم 3 يقدم هذا الموقع عدة أشكال مختلفة لقالب مخطط جانت، بالإضافة إلى نسخة باور بوينت للعروض التقديمية.
2. قوالب ميزانية المشروع
يعد قالب ميزانية المشروع أداة مفيدة عندما تحتاج إلى تنظيم تكاليف العمالة والمواد والنفقات الأخرى. سيسمح لك بالبقاء على رأس المدفوعات والجداول الزمنية والموظفين، بالإضافة إلى توقع التأخير في المشروع بسبب النفقات الإضافية. في قلب كل مشروع تقريبًا توجد ميزانية جيدة التخطيط.
متى تستخدم: لا تحتوي جميع المشاريع على ميزانيات حساسة أو شديدة التعقيد، ولكن إذا كانت كذلك، فستحتاج بالتأكيد إلى استخدام قالب ميزانية المشروع لتنظيم معلوماتك. يمكن استخدامه مع قالب جانت، بحيث تكون جميع معلوماتك متاحة في مكان واحد. إذا كان مشروعك يتطلب الكثير من الاهتمام بتفاصيل الميزانية لإنجازه، فسيكون هذا القالب مهمًا بالنسبة لك لاستخدامه.
استخدام القوالب:
قالب ميزانية المشروع رقم 1 “تم تصميم جدول البيانات هذا لتسهيل تحديد وتصنيف جميع التكاليف المرتبطة بمشروع مفصل. يتم وضع الفئات بتنسيق WBS (هيكل تقسيم العمل) التقليدي، مما يجعل هذا القالب إضافة مفيدة لقالب مخطط جانت الشهير، والذي يمكن استخدامه لتحديد جدول زمني مفصل للمشروع.”
قالب ميزانية المشروع رقم 2 “خطط لميزانية مشروعك وتتبع النفقات الفعلية بمرور الوقت باستخدام قالب جدول البيانات هذا. تقدير تكاليف تصميم المشروع وتطويره وتسليمه وإدارته ومقارنتها بالتكاليف الفعلية المتكبدة.”
قالب ميزانية المشروع رقم 3 “راقب نفقات المشروع باستخدام قالب ميزانية Excel هذا. ويتضمن ترميزاً بالألوان لإعلامك عندما تكون في المنطقة الحمراء!”
3. قوالب قائمة المهام
في حين أن قالب جانت يمكّنك من عرض جميع مهام مشروعك في مكان واحد، قد يكون من المفيد أن يكون لديك جدول بيانات آخر يفصّل الجوانب الأكثر تحديداً لكل مهمة داخل المشروع.
يمكن أن يساعدك قالب قائمة المهام في ذلك، حيث سيسمح لك بتتبع الخطوات المختلفة داخل كل مهمة. يمكنك إنشاء قائمة مهام واحدة تتضمن جميع قوائم المهام، أو حتى إنشاء قائمة لكل عضو من أعضاء الفريق، والتي يمكنهم تحديثها أثناء قيامهم بالمهام.
سيتضمن هذا القالب عادةً طريقة لتسجيل المهام وتواريخ الاستحقاق (بالأيام أو حتى الساعات) والأولويات والأهداف والتقدم الفعلي.
متى تستخدم: هذا خيار جيد للقالب بشكل خاص إذا كان مشروعك يتضمن الكثير من أعضاء الفريق أو المهام. يمكن أن يساعد في تجنب أي ارتباك حول المهام المعينة، أو تجنب الخطوات المفقودة على طول الطريق والتي من شأنها أن تبطئ المشروع وتتطلب التراجع.
استخدام القوالب:
قالب المهام رقم 1 “تساعدك قائمة المهام القابلة للطباعة هذه على التنظيم. إنها قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ولا تتطلب سوى معرفة أساسية بجداول البيانات لتعديلها أو تخصيصها. يمكن تكييفها لاستخدامك الشخصي أو استخدامها بشكل تعاوني في بيئة الفريق.”
قالب المهام رقم 2 تقدم Smartsheets مجموعة متنوعة من قوالب قائمة المهام، مما يسهل تخصيصها حسب احتياجات مشروعك الخاصة.
قالب المهام رقم 3 هذه القوالب المجانية من Microsoft Office متوفرة لـ Excel وWord وPowerPoint.
4. قوالب الجداول الزمنية
أكثر من مجرد وسيلة لتسجيل الساعات، يمكن أن يكون الجدول الزمني موردًا مفيدًا للجميع داخل المشروع.
إذا كانت الجداول الزمنية موجودة في مكان واحد، يمكن لأعضاء الفريق عرض عدد الساعات المخصصة لكل مهمة، بالإضافة إلى من يتحمل العبء الأكبر من العمل، ومن يمكنه استخدام المزيد من المهام. يمكن أن يساعد ذلك في التأكد من توزيع العمل والوقت بشكل عادل، بالإضافة إلى الحماية من سوء استخدام الوقت أو الموارد.
متى تستخدم:
يعد قالب الجدول الزمني أداة مفيدة بشكل خاص للمشاريع الكبيرة التي تضم العديد من أعضاء الفريق والتوزيع المعقد للموارد. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء عملاء للخدمات، فهذا أيضًا سجل مهم للاحتفاظ به لأغراض إعداد الفواتير.
استخدام القوالب:
قالب الجدول الزمني رقم 1 تقدم Vertex42 7 قوالب للجداول الزمنية، و10 قوالب لكشوف الرواتب والموارد البشرية.
قالب الجدول الزمني رقم 2 “تتبع ساعات العمل، بالإضافة إلى ساعات العمل العادية والإضافية لك أو لموظفيك، باستخدام قالب الجدول الزمني هذا الذي يمكن الوصول إليه.”
قالب الجدول الزمني رقم 3 يقدم هذا الموقع مجموعة متنوعة من الجداول الزمنية الأسبوعية ونصف الأسبوعية والشهرية لتلبية الاحتياجات الخاصة، بما في ذلك الجداول الزمنية مع استراحات الغداء وساعات الإجازات والنوبات الليلية.
5. قالب مخاطر المشروع
ينطوي كل مشروع على مخاطر، ولكن أفضل ما يمكن لمدير المشروع القيام به هو الاستعداد لتلك المخاطر ووضع خطة لمواجهتها مباشرةً. وهنا يأتي دور نموذج مخاطر المشروع.
من خلال تسجيل أي مخاطر متوقعة بطريقة منظمة، يمكنك أن تكون على دراية بها قبل أن تؤثر على الميزانية أو سير العمل. يمكنك أيضًا تعيين مستوى المخاطرة لكل مهمة، مع إعطاء أولوية أعلى لتلك المهام التي تنطوي على مخاطر أعلى.
متى تستخدمها:
ما لم يكن مشروعك صغيرًا إلى حد ما، سترغب في أن يكون لديك خطة لمخاطر المشروع، لذا فإن المشاريع ذات المهام المختلفة وأعضاء الفريق والمواعيد النهائية المختلفة، يعد هذا القالب أداة مفيدة للاستخدام.
استخدام القوالب:
قالب مخاطر المشروع رقم 1 تقيس بطاقة تقييم المخاطر هذه بطاقة تقييم المخاطر المخاطر التشغيلية والتنافسية لمشروعك.
قالب مخاطر المشروع رقم 2 جدول البيانات هذا شامل جدًا، بما في ذلك أعمدة للفئة والتأثير والطوارئ/التخفيف والتقدم.
نموذج مخاطر المشروع رقم 3 “تم إنشاء سجل المخاطر واستخدامه لتسجيل وتحديث نتائج تحليل المخاطر وتخطيط الاستجابة للمخاطر. يتضمن سجل المخاطر لوحة معلومات توفر نظرة عامة على الوضع الحالي.”
6. نموذج تتبع المشروع
كما يمكن أن يخبرك أي مدير مشروع حاصل على التدريب المطلوب، من المفيد أن يكون لديك حساب مستمر ومفصل لجميع مهام المشروع لجميع أعضاء الفريق والعملاء المعنيين. سيمكنك قالب تتبع المشروع من سرد جميع المهام وتتبع تقدمها أثناء تقدم المشروع. هذا يشبه مخطط جانت، ولكن مع التركيز بشكل أكبر على التقدم اليومي المفصل للعديد من أجزاء المشروع. سيتضمن هذا المخطط الأولوية، والوصف، والمنجز، والنسبة المئوية للإنجاز، والساعات المتوقعة، والساعات الفعلية، والتكلفة.
متى تستخدمه:
إذا كان تقدم مشروعك يعتمد على إنجاز المهام في موعد نهائي أو بترتيب معين، أو إذا كان مشروعك كبيرًا مع الكثير من الأجزاء المتحركة، فهذه أداة رائعة للاستفادة منها في محاولة للحفاظ على تنظيم كل شيء والمضي قدمًا.
استخدام القوالب:
قالب تتبع المشروع رقم 1 جدول البيانات هذا لديه القدرة على “توصيل المعلومات الحيوية، وتقدير النفقات، والبقاء على اطلاع دائم بحالة كل مهمة”، مما يجعله مورداً قيماً للمديرين، وكذلك المتعاونين والمقاولين.
قالب تتبع المشاريع رقم 2 “يمكن لمدير الأعمال الصغيرة استخدام هذا القالب الذي يسهل الوصول إليه لتتبع المشاريع حسب الفئة والموظف المكلف بها. من السهل وضع علامة على الزيادة/النقصان باستخدام آلة حاسبة مدمجة تعتمد على التنسيق الشرطي وإدخال المستخدم.”
قالب تتبع المشروع رقم 3 “باستخدام قالب تتبع المشروع، يمكنك إضافة المهام، والحالة، والأولوية، والتسليمات، والمواعيد النهائية، والتكلفة، والساعات، والمزيد لمشروعك بأكمله.”
7. قالب تعقب المشكلات
في عالم غير مثالي، لا بد أن تظهر المشكلات في أي مشروع. وبدلاً من التعامل معها والمضي قدمًا على أمل ألا تتكرر مرة أخرى، من المهم حقًا تسجيل المشكلات وتتبعها، وذلك لتجنب المشكلات أو الاستعداد لها بشكل أفضل في المستقبل.
باستخدام هذا النموذج، يمكنك تعيين مالك للمشكلة عند ظهور مشكلة، وإعطائها أولوية، والتحقق من حالتها، ووضع علامة على حلها بمجرد الانتهاء منها.
يمنح هذا أيضًا أعضاء الفريق مكانًا للإبلاغ عن المشاكل عند ظهورها، بدلاً من تركها تفلت من بين يديك في خضم مشروع مزدحم.
متى تستخدمه:
إذا كان مشروعك ينطوي على الكثير من التغييرات أو المتغيرات (العديد من أعضاء الفريق، والكثير من المهام)، فسيكون هذا موردًا مهمًا لضمان معالجة المشاكل بكفاءة وسهولة.
استخدام القوالب:
قالب تعقب المشكلات #1 يقدم Tidyform 3 قوالب مختلفة لتتبع المشكلات لمشروعك.
قالب تعقب المشكلات رقم 2 “تتبع المشكلات والأخطاء باستخدام قالب تعقب المشكلات والأخطاء البسيط من Smartsheet. قم بإنشاء نموذج ويب قابل للتخصيص لموظفي الخدمة أو المختبرين أو العملاء لتسجيل المشكلات وإدارة جميع الإدخالات في موقع مركزي واحد. ثم قم بترتيب أولويات الاستجابات وتنسيقها حتى يتم إغلاق كل تذكرة مشكلة.”
قالب تعقب المشكلات رقم 3 “تتبع مشكلات المشروع عند ظهورها باستخدام قالب Excel هذا. حدد أولوية كل مشكلة، وقم بتعيينها للأشخاص الرئيسيين في الفريق وتحقق منها عند اكتمالها.”
8. لوحة معلومات إدارة المشروع
هل تحتاج إلى مكان لعرض كل ما سبق بسهولة؟ تُعد لوحة معلومات إدارة المشروع طريقة رائعة للبقاء على اطلاع على جميع الأجزاء المتحركة في المشروع بأقل أو أكثر التفاصيل حسب الحاجة.
بالنسبة لمدير المشروع، يمكن أن تمنحك لوحة التحكم هذه تقارير سريعة عن المهام والمشكلات والتوقعات والتقديرات والتقديرات الفعلية والمخاطر والتكاليف والميزانيات وغير ذلك الكثير. باستخدامها يمكنك عرض الرسوم البيانية والجداول الزمنية والقوائم للتأكد من أنك تعرف دائمًا ما يجري في مختلف مجالات مشروعك.
كما أنه يمكّن موظفيك وأعضاء فريقك من تقديم تقاريرهم إلى مديرهم بسرعة وكفاءة، خاصةً بالنسبة لأولئك الذين قد يعملون عن بُعد.
متى تستخدمه:
هذه أداة مفيدة حقًا لأي مدير مشروع، ولكن بشكل خاص لمديري المشاريع الكبيرة والأكثر تعقيدًا. من الجيد أيضًا أن تكون في متناول اليد عند إعداد تقارير عن حالة المشروع للمستثمرين أو العملاء، مع رسوم بيانية ومخططات سهلة الفهم.
استخدام القوالب:
قالب لوحة المعلومات رقم 1 “راقب تقدم المشروع من خلال قالب لوحة معلومات Excel الخاص بنا. تتبع حالة المهام والميزانية وحتى رؤية مخطط جانت لتقدم مشروعك.”
قالب لوحة المعلومات رقم 2 “يمكنك إنشاء لوحة معلومات لإدارة المشروع في Smartsheet باستخدام Smartsheet Sights. تمنح Sights الفرق رؤية غير مسبوقة للعمل الذي يتم إنجازه من خلال إظهار البيانات من أوراق المشروع الأساسية.” قالب لوحة المعلومات رقم 3 هذا برنامج رائع لإنشاء لوحة معلومات مخصصة. وهو ليس مجانيًا في نهاية المطاف، ولكنه يتضمن نسخة تجريبية مجانية، حتى تتمكن من معرفة ما إذا كان يستحق التكلفة لمشروعك.
الخلاصة
سواء كنت جديدًا في إدارة المشاريع، أو لديك سنوات من الخبرة والتدريب، هناك الكثير من الموارد المجانية وسهلة الاستخدام المتاحة في شكل قوالب إدارة المشاريع التي يمكن أن تمد يد العون لمشروعك القادم. باستخدام هذه الأدوات، يمكنك أن تمنح فريقك التنظيم الذي يحتاجه لتحقيق النجاح، حيث يمكنك تتبع التقدم المحرز والوفاء بالمواعيد النهائية دون أن تترك أي شيء يفوتك.