8 خطوات لبناء مكتب إدارة المشاريع | كيفية بناء مكتب إدارة المشاريع

إن عالم إدارة المشاريع مليء بالاختصارات، وأحد الاختصارات الأكثر استخدامًا هو مكتب إدارة المشاريع. ولكن ما هو مكتب إدارة المشاريع بالضبط، ولماذا من المهم لمديري المشاريع أن يفهموا كيفية بناء مكتب إدارة المشاريع؟
ترشدك هذه المقالة إلى كل ما تحتاج إلى معرفته عن مكاتب إدارة المشاريع، بما في ذلك كيفية بناء مكتب إدارة المشاريع بنفسك من الألف إلى الياء.
في هذه الصفحة:
ما هو مكتب إدارة المشاريع؟
كم من الوقت يستغرق بناء مكتب إدارة المشروع؟
كيف يختلف مكتب إدارة المشاريع عن مدير المشروع؟
كيفية بناء مكتب إدارة المشاريع
اتخذ الخطوات التالية لبناء مكتب إدارة المشاريع
ما هو مكتب إدارة المشاريع؟
مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو فريق مركزي يقوم بوضع معايير إدارة المشاريع والإشراف عليها داخل المؤسسة.
تختلف وظيفة مكتب إدارة المشاريع والغرض منه، ولكن بعض فوائد مكاتب إدارة المشاريع تشمل
توحيد الممارسات المتعلقة بالمشروع في المنظمة
تمكين مشاركة الموارد والأدوات التنظيمية
تخصيص موارد المشروع وتحديد أولوياتها عند الحاجة إليها
التأكد من توافق المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة والشركة
العمل كمستودع مركزي للممارسات الناجحة والدروس المستفادة وغيرها من المعارف المؤسسية القيّمة
التتبع وإعداد التقارير عبر مشاريع متعددة ضمن نطاق مكتب إدارة المشاريع.
كم من الوقت يستغرق بناء مكتب إدارة المشاريع؟
بشكل عام، يستغرق بناء مكتب إدارة المشاريع حوالي 12 شهرًا لبناء مكتب إدارة المشاريع، بدءًا من تخطيط المشروع إلى تنفيذ أدوات وعمليات مكتب إدارة المشاريع الأولى. ومع ذلك، فإن الجدول الزمني الدقيق لبناء مكتب إدارة المشاريع سيعتمد على خبرتك في إدارة المشاريع بالإضافة إلى الموارد المتاحة لمؤسستك لإنشاء فريق جديد.
كيف يختلف مكتب إدارة المشاريع عن مدير المشروع؟
الفرق الأكبر بين مكتب إدارة المشاريع ومدير المشروع هو تركيز المسؤولية. فبينما يتم تعيين مدير المشروع لمشروع محدد يشرف عليه من البداية إلى النهاية، فإن مكتب إدارة المشاريع يعمل باستمرار مع العديد من مديري المشاريع لضمان أن كل مشروع يسير على المسار الصحيح لتحقيق أهدافه.
تعمل مكاتب إدارة المشاريع باستمرار على تقييم الموارد التنظيمية وتخصيصها. لذا، بينما يركز مدير المشروع على إنجاح مشروعه، يتأكد مكتب إدارة المشاريع من نجاح جميع المشاريع النشطة ككل.
هناك أيضًا فرق بين مدير مكتب إدارة المشاريع ومدير المشروع. فمدير مكتب إدارة المشاريع مسؤول عن تطوير وصيانة إطار العمل الذي تدار فيه المشاريع، في حين أن مدير المشروع يتحمل مسؤولية قيادة وإدارة المشروع وفرقه العديدة. وبعبارة أخرى، فإن مدير مكتب إدارة المشاريع يهتم أكثر بـ “الصورة الكبيرة” لجميع المشاريع، بينما يهتم مدير المشروع بتفاصيل مشاريعه الفردية.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية بناء مكتب إدارة المشاريع
إن بناء أول مكتب لإدارة المشاريع ليس أمراً شاقاً كما قد يبدو. إليك كيفية البدء في 8 خطوات سهلة.
1. وضع أهداف وغايات مكتب إدارة المشاريع
مثل أي مشروع كبير – ونعم، يجب أن تتعامل مع بناء مكتب إدارة المشاريع كمشروع – من المهم أن يكون لديك مخطط واضح لما تريده بالإضافة إلى العقبات والتحديات المتوقعة (وكيفية التغلب عليها). من أمثلة الأسئلة التي يجب أخذها بعين الاعتبار أثناء وضع خطتك ما يلي
ماذا ستكون وظيفة (وظائف) مكتب إدارة المشاريع الخاص بك؟
كيف سيوفر مكتب إدارة المشاريع أموال المؤسسة أو يقلل من مخاطر المشروع؟
من سيقوم بتعيين موظفي مكتب إدارة المشاريع؟ هل ستحتاج إلى توظيف موظفين خارجيين؟
من هو الأكثر تأييداً لمكتب إدارة المشاريع الخاص بك ويمكنه دعم قضيتك؟ من هو الأكثر مقاومة، وكيف يمكنك معالجة مخاوفهم؟
متى سيتم إعداد مكتب إدارة المشاريع وتشغيله بالكامل؟
2. الحصول على موافقة المسؤولين التنفيذيين
الخطوة التالية هي الحصول على موافقة القيادة التنفيذية والقيادة العليا على خطتك لبدء مكتب إدارة المشاريع. ولحسن الحظ، يجب أن يكون ذلك أسهل بكثير إذا كان لديك بالفعل خطة قوية تؤكد على كيفية قيام مكتب إدارة المشاريع بتحسين قدرات إدارة المشاريع الحالية في مؤسستك أو تعزيز استراتيجية أعمال المؤسسة (أو كليهما).
3. وضع ميثاق لمكتب إدارة المشاريع
بمجرد حصولك على موافقة الإدارة التنفيذية، ستحتاج إلى العمل على وضع ميثاق مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. سيساعدك ميثاق مكتب إدارة المشاريع على تحديد النهج التطويري الذي تنوي اتباعه لمكتب إدارة المشاريع، بالإضافة إلى تحديد التوقعات لكل من الفريق والإدارة التنفيذية. يجب أن يشتمل كل ميثاق لمكتب إدارة المشاريع على أربعة عناصر أساسية ضرورية عند تطوير أي منظمة أو فريق جديد:
بيان المهمة
بيان الرؤية
مؤشرات الأداء الرئيسية
الميزانية
ضع الميثاق دائمًا في اعتبارك أثناء بناء مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. وبمجرد تشغيله، راجع الميثاق مع فريقك للتأكد من أنهم يستخدمون عناصر الميثاق كسياق لعملهم، وخاصة مؤشرات الأداء الرئيسية وتعريفات النجاح.
4. تحديد نطاق مكتب إدارة المشاريع
ستحتاج إلى تحديد نطاق مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. وتشمل الاحتمالات ما يلي:
مكتب إدارة المشاريع فقط
مكتب إدارة المشاريع أو البرنامج
مكتب إدارة المشاريع فقط
تشمل العوامل التي ستؤثر على هذا الأمر أنواع المشاريع التي تديرها مؤسستك، ووجود أي مكاتب أخرى ذات صلة بالمشروع أو موارد أخرى متاحة للمشاريع، والتوجيهات التي يوفرها ميثاقك كما هو محدد في الخطوات السابقة.
في كل الأحوال، لا تهمل “P” الرابع – الأشخاص. تأكد من أن الأشخاص في فريق مكتب إدارة المشاريع لديهم المهارات والخبرة اللازمة لتنفيذ مكتب إدارة المشاريع.
إن نموذج مكتب إدارة المشاريع الخاص بك هو انعكاس لنفوذ وموقع مكتب إدارة المشاريع داخل المؤسسة.
هناك ثلاثة مستويات رئيسية للتأثير:
داعم (سيطرة منخفضة على المشروع). يعمل هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع في دور داعم من خلال توفير التدريب وأفضل الممارسات والنماذج وغيرها من المعارف التنظيمية عند الطلب. ومع اكتمال المشاريع الفردية، يقوم مكتب إدارة المشاريع بجمع أهم قصص النجاح والدروس المستفادة لإتاحة هذه المعرفة للجميع في المؤسسة.
التحكم (التحكم المعتدل في المشروع). هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع مسؤول عن امتثال المشروع في المنظمة. قد يمتد الامتثال ليشمل اعتماد تدفقات عمل أو أدوات أو نماذج محددة وضمان التوافق مع السياسات التنظيمية المعمول بها.
التوجيه (رقابة عالية على المشروع). يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بإدارة المشاريع في مجاله بشكل مباشر.
هناك أيضًا ثلاثة مستويات رئيسية للمركز التنظيمي:
مكتب إدارة المشاريع الفردية. توفر مكاتب إدارة المشاريع هذه دعمًا وظيفيًا مكثفًا لبرنامج أو مشروع معقد واحد. وقد يشمل الدعم إدارة الوثائق أو التدريب أو تطوير المعايير على مستوى المشروع.
مكتب إدارة المشاريع على مستوى الإدارة. يُعرف أيضًا باسم مكتب إدارة المشاريع في وحدة الأعمال، ويدعم مكتب إدارة المشاريع هذا مشاريع متعددة على مستوى وحدة الأعمال. يمكن أن تتراوح المشاريع من مبادرات قصيرة الأجل إلى تطبيقات متعددة السنوات لأنظمة أو تقنيات جديدة.
مكتب إدارة المشاريع المؤسسية. يُعرف أيضًا باسم مكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO)، يقوم مكتب إدارة المشاريع هذا بوضع المعايير وأفضل الممارسات على مستوى المؤسسة والتي تنطبق على جميع المشاريع والأقسام. مكاتب إدارة المشاريع المؤسسية مسؤولة عن تخصيص الموارد وتحديد أولوياتها للمشاريع المختلفة. كما أنها تعمل مع كبار المديرين التنفيذيين على ضمان التوافق بين الاستراتيجيات التنظيمية واستراتيجيات المشاريع. يمكنك معرفة المزيد عن مكاتب إدارة المشاريع المؤسسية في منشورنا السابق.
5. تطوير نموذج نضج مكتب إدارة المشاريع
كيف سيبدو مكتب إدارة المشاريع الناجح بعد عامه الأول؟ بعد ثلاث سنوات؟ يعمل نموذج نضج مكتب إدارة المشاريع كحلقة وصل بين دراسة الجدوى لتطوير مكتب إدارة المشاريع ومؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس الأخرى التي حددتها في ميثاقك. وسوف تستخدمه لمساعدة أصحاب المصلحة على فهم القيمة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع الخاص بك بالفعل مقارنة بما تتوقع أن يقدمه. على سبيل المثال، إذا كان الهدف من مكتب إدارة المشروع الخاص بك هو تقليل المخاطر التنظيمية، فكيف ستقيس ذلك بمرور الوقت، وكيف ستقيس التقدم المتوسط؟
6. تحديد الموارد الضرورية وبرامج التدريب والتعليم اللازمة
الآن وقد تم وضع مكتب إدارة المشاريع الخاص بك بشكل كامل على الورق، فقد حان الوقت لجعل التخطيط حقيقة واقعة. ولكن قبل أن تبدأ في تعيين الموظفين الذين تحتاجهم لمكتب إدارة المشروع الخاص بك، فكر جيدًا في الأدوار التي تحتاجها لإنجاز مهمة مكتب إدارة المشاريع. يجب أن يساعد كل قرار توظيف في تقريب مكتب إدارة المشاريع خطوة واحدة من تحقيق أهدافه بنجاح.
كما سيحتاج فريق مكتب إدارة المشاريع لديك إلى التدريب لسد أي ثغرات معرفية للنجاح في أدوارهم الجديدة. وبالإضافة إلى التدريب تحت إشراف مدرب، ضع في اعتبارك خيارات التدريب الأطول أجلاً مثل برامج التوجيه وأنظمة الأصدقاء.
7. تنفيذ استراتيجية مكتب إدارة المشاريع
لقد قمت بتحديد نطاق ونوع مكتب إدارة المشاريع الذي تقوم ببنائه، ولديك الموظفون اللازمون لتشغيل مكتب إدارة المشاريع. لقد حان الوقت لدمج كل شيء في نظام شامل من الأدلة الإرشادية والأدلة التدريبية وكتيبات التشغيل لضمان حصول أعضاء فريق مكتب إدارة المشاريع على كل ما يحتاجونه لجعل رؤية مكتب إدارة المشاريع واقعاً ناجحاً.
8. تحديد التقارير، والإجراءات، والعمليات، والأدوات
الخطوة الأخيرة هي تحديد التقارير والإجراءات والعمليات والأدوات التي تحتاجها لمكتب إدارة المشاريع الخاص بك. ستعتمد أدوات المشروع التي تختارها على نموذج مكتب إدارة المشاريع الذي اخترته وموارد المشروع المتوفرة بالفعل في مؤسستك.
واعتمادًا على حجم فريق مكتب إدارة المشاريع لديك والأدوات التنظيمية المتاحة، قد تعتمد على إعداد التقارير اليدوية، أو قد تتمكن من استخدام أدوات آلية مثل لوحات المعلومات الخاصة بإعداد التقارير. في حين أن لوحات المعلومات هي طريقة رائعة للحصول على رؤية سريعة للبيانات المتعلقة بمشاريعك، لا تكرس الكثير من الوقت والموارد لتطوير لوحات المعلومات بحيث تستغرق الكثير من الوقت والموارد التي تستغرقها من الجوانب الأخرى الأكثر أهمية لبدء مكتب إدارة المشاريع الخاص بك.
اتخذ الخطوات التالية لبناء مكتب إدارة المشاريع
تهانينا! لقد نجحت في إنشاء أول مكتب لإدارة المشاريع. الآن يبدأ التحدي الحقيقي: توجيه فريق مكتب إدارة المشاريع الخاص بك لتحقيق الأهداف المحددة في خطة مكتب إدارة المشاريع الأولية.
نأمل أن يكون هذا الدليل لإنشاء مكتب إدارة المشاريع قد ساعدك على فهم أفضل لعملية البدء في إنشاء مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. لمعرفة المزيد، تواصل معنا اليوم!
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت