7 طرق لتحسين كفاءة المشروع | زيادة مخرجات مشروعك

مع تحول إدارة المشروع نحو مزيد من الشفافية، يتزايد اهتمام العملاء بمدى جودة إنفاق الفريق لوقته وموارده. ويُتوقع من فرق المشروع “إنجاز المزيد بموارد أقل” و”العمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر”. في حين أن هذه ممارسات جيدة يجب تبنيها بشكل عام، فإن التحدي الذي يواجه مديري المشاريع هو تحديد مقدار القيمة التي تدخل في المشروع مقارنة بالقيمة التي تخرج منه. أحد المقاييس الشائعة لذلك هو كفاءة المشروع.
تستكشف هذه المقالة ما هي كفاءة المشروع، وسبب أهميتها، وكيف يمكنك تحسين كفاءة مشروعك القادم.
في هذه الصفحة:
ما هي كفاءة المشروع
كفاءة المشروع مقابل فعالية المشروع
كيفية تحسين كفاءة المشروع
الخاتمة
ما هي كفاءة المشروع؟
تقيس كفاءة المشروع مخرجات المشروع مقارنة باستثمار الفريق في موارد إدارة المشروع. تشير كفاءة المشروع بنسبة 100٪ إلى أن المشروع قد اكتمل بالكامل ضمن القوى العاملة المخطط لها والتكلفة وقيود الجدول الزمني.
من ناحية أخرى، تشير كفاءة المشروع التي تقل عن 100% إلى أن المشروع تطلب موارد أكثر مما هو مخطط له. قد يكون ذلك بسبب نقص التخطيط السليم في وقت مبكر من تطوير المشروع، أو سوء إدارة الموارد أثناء المشروع، أو عوامل خارجية مثل الكوارث الطبيعية أو مغادرة الموظفين الرئيسيين للشركة.
تُعد كفاءة المشروع مقياسًا أساسيًا لمديري المشاريع لأنها يمكن أن تُظهر مدى جودة أداء فريق المشروع والمجالات التي تحتاج إلى تحسين.
كفاءة المشروع مقابل فعالية المشروع
غالبًا ما تتم مناقشة كفاءة المشروع مع فعالية المشروع، وهو مقياس لمدى تلبية المشروع لتوقعات العملاء. في حين أن فعالية المشروع العالية هي نتيجة تحديد حاجة العميل بشكل صحيح أو مواءمة المشروع بشكل مناسب مع استراتيجية المؤسسة، فإن كفاءة المشروع العالية تأتي من تطوير وتوظيف العمليات الصحيحة أثناء المشروع نفسه.
عند النظر إلى كفاءة المشروع وفعالية المشروع معًا، يمكن أن توفر كفاءة المشروع وفعالية المشروع صورة واضحة لمدى نجاح المشروع. على سبيل المثال، تشير الكفاءة العالية للمشروع والفعالية العالية للمشروع إلى أن مخرجات المشروع تفي بمتطلبات العملاء، وأن فريق المشروع كان قادرًا على التسليم ضمن الجدول الزمني والميزانية المخطط لهما. ومع ذلك، تشير كفاءة المشروع المنخفضة وفعالية المشروع المرتفعة إلى أن المشروع حقق ما توقعه العميل، ولكن المشروع كان عرضة للتأخير و/أو تجاوز التكاليف.
هل تدرس لاختبار PMP؟
كيفية تحسين كفاءة المشروع
يتطلب تحقيق كفاءة عالية للمشروع انضباط الفريق والتزامه، ولكنه ليس مستحيلاً. فيما يلي بعض الممارسات التي يمكن لمديري المشاريع اعتمادها لزيادة كفاءة مشروعهم القادم.
1. التركيز على التواصل
لا ينبغي أن يكون مفاجئاً أن التواصل الجيد هو مفتاح تحسين كفاءة المشروع. تُظهر الأبحاث أنه من بين جميع الأموال المعرضة للخطر في مشروع معين، فإن 56% منها ينبع من سوء التواصل. على سبيل المثال، إذا لم يكن لدى أصحاب المصلحة توقعات مشتركة حول أدوارهم أو كيف سيتأثرون بها، أو إذا لم يكن أعضاء الفريق واضحين بشأن ما هو متوقع منهم، أو إذا لم تكن دراسة الجدوى للمشروع مفهومة جيدًا، فإن كفاءة المشروع ستتعرض للخطر بسبب إعادة العمل والاتصالات الزائدة عن الحاجة ومطاردة الناس للإجابات عن أسئلة لا ينبغي أن يطرحوها.
والأهم من ذلك، يجب أن يعكس نهج اتصالات المشروع الطبيعة الديناميكية للمشاريع – حيث يفضل الأشخاص المختلفون قنوات مختلفة. يمكن أن يشمل ذلك رسائل البريد الإلكتروني أو مؤتمرات الفيديو أو المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الجماعية الشخصية أو المناقشات الفردية. ويفضل أشخاص مختلفون الحصول على محتوى مختلف، مثل الحالة أو التقدم المحرز أو معلومات حول المشاكل أو تفاصيل حول التكاليف أو الجداول الزمنية. قد يحتاج البعض إلى معلومات شهريًا، والبعض الآخر أسبوعيًا، وربما يحتاج البعض الآخر يوميًا. والأمر متروك لمديري المشاريع للنظر في احتياجات التواصل الفريدة لأصحاب المصلحة الرئيسيين عند التخطيط ثم التكيف مع تلك الاحتياجات المتغيرة مع تطور المشروع.
2. تحديد أهداف الجدول الزمني الثابتة والمعالم الرئيسية
يجب أن يكون لدى جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك جميع أعضاء فريق إدارة المشروع، فهم واضح لأهداف الجدول الزمني للمشروع ومعالمه الرئيسية. هذا لا يعني أنه لا يمكن تعديل تلك الأهداف، ولكن يجب أن تكون جميع أهداف الجدول الزمني والمعالم الرئيسية ثابتة بما يكفي ليعرف فريق المشروع ما يجب القيام به لتحقيق تلك الأهداف ومدى قربهم من تحقيقها.
3. اختيار المورد المناسب للعمل المناسب
في حين أن كل مدير مشروع يحلم بأن يكون لديه عدد غير محدود من الخبراء والميزانيات تحت تصرفه، فإن الواقع هو أنه لا يوجد سوى عدد محدود من الموارد التي يمكن تخصيصها للمشروع.
أثناء عملية التخطيط، من المهم لمديري المشاريع أن يوضحوا الموارد التي يحتاجونها لإنجاز المهمة. وفي الوقت نفسه، يجب أن يكونوا مبدعين في تحقيق الاستفادة القصوى من الموارد المتاحة خلال مشروع معين، خاصة عندما تكون هناك عقبات غير متوقعة على طول الطريق. إن سوء تخصيص الموارد الذي لا يستفيد بذكاء من نقاط القوة والمواهب التي يتمتع بها فريق إدارة المشروع سيؤدي إلى إهدار الوقت وتقليل الكفاءة.
4. تمكين الفريق
مديرو المشاريع الجيدون هم لاعبون حقيقيون في الفريق. فهم لا يثقون بالفريق لإنجاز المهمة فحسب، بل يشجعون أيضًا تعاون أعضاء الفريق لبناء ثقافة عمل مشتركة وتحقيق أهداف المشروع بشكل جماعي. يتواجد مديرو المشاريع لدعم أعضاء الفريق وتوجيه جهود فريق إدارة المشروع حسب الحاجة.
يرتبط ارتباطًا وثيقًا بتمكين الفريق هو الحاجة إلى الحفاظ على معنويات الفريق عالية. يجب على مديري المشروع إعطاء الأولوية للاطمئنان على أعضاء الفريق، والإشادة بالنجاحات علنًا، وتقديم الملاحظات السلبية سرًا، وضمان بقاء الفريق متحمسًا طوال فترة المشروع.
5. ابحث عن أداة جيدة لإدارة المشروع
لن تعالج الأداة الجيدة لإدارة المشروع سوء إدارة المشروع، لكنها يمكن أن تحسن كفاءة المشروع من خلال تمكين التواصل السهل وتتبع الأهداف وإدارة الموارد. تساعد أدوات إدارة المشروع بشكل متزايد في كفاءة المشروع نظرًا لتعدد فرق المشروع الموزعة جغرافيًا والتي تعمل عن بُعد.
هناك الكثير من أدوات إدارة المشاريع المتاحة كتطبيقات سطح المكتب أو منصات قائمة على السحابة. تتضمن بعض أهم الأسئلة التي يجب طرحها عند اختيار أداة إدارة المشروع ما يلي:
هل التطبيق مصمم للعمل مع منهجية أو نهج إدارة المشروع الخاص بك؟
ما مدى تكامل التطبيق مع البرامج الأخرى التي تستخدمها المؤسسة؟
هل الميزات الجاهزة كافية لتلبية احتياجات المشروع؟ إذا لم يكن كذلك، ما مدى سهولة تخصيص التطبيق؟
ما مدى أهمية وجود نسخة سطح مكتب غير متصلة بالإنترنت؟ هل سيكون لدى فريق المشروع دائمًا وصول موثوق إلى الإنترنت لاستخدام أداة قائمة على السحابة؟
أخيرًا، لا تعمل أداة إدارة المشروع إلا إذا تم استخدامها. في حين أنه من المغري اختيار التطبيقات الأكثر تقدمًا، إلا أن الأدوات الجديدة ذات منحنيات التعلم الحادة يمكن أن تهدد بإلغاء مكاسب الكفاءة الموعودة.
6. فهم مفهوم MVP
يجب أن يسعى المشروع الفعال إلى تحقيق MVP، أو الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق. وهذا يعني أنه يجب على فريق المشروع إعطاء الأولوية لوضع الحد الأدنى من العمل لتحقيق منتج قابل للتطبيق يكون ذا قيمة للعميل.
بالطبع، كل فريق يريد مشروعًا مثاليًا. ولكن عندما يحتاج مديرو المشاريع إلى تطوير استراتيجيات لتحقيق أقصى استفادة من الموارد المحدودة، من المهم تذكر مبدأ باريتو – يستغرق إنجاز 80% من المهمة 20% من الوقت. عندما تكون نسبة 80% مقبولة، والموارد محدودة، فإن تخصيص المزيد من الوقت لتحقيق الكمال لن يؤدي إلا إلى الهدر وزيادة مخاطر المشروع وانخفاض كفاءة المشروع.
وكما قال كونفوشيوس ذات مرة: “ألماسة بها عيب أفضل من حصاة بدونها”.
7. التعلّم من الماضي
يجب ألا يختفي المشروع من الذاكرة بمجرد اكتماله. أحد أكثر أشكال الملكية الفكرية قيمة بالنسبة للمؤسسة هو قاعدة معارفها من المشاريع السابقة، والتي يمكن أن تساعد مديري المشاريع على التعلم من بعضهم البعض حول ما قاموا به بشكل جيد (وتكرار تلك الممارسات) إلى جانب ما لم يقوموا به بشكل جيد (وتحسينه في المستقبل).
الخلاصة
في حين أن نجاح المشروع يعني أشياء مختلفة بالنسبة لمختلف المنظمات والجهات الراعية وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين، فإن كفاءة المشروع غالبًا ما تكون أحد الاعتبارات الرئيسية. وباعتبارهم المشرفين على المشروع، فإن قياس كفاءة المشروع وتحقيقها هي مسؤولية مدير المشروع، أي التأكد من أن المشروع يستخدم الموارد المتاحة بشكل جيد لتقديم القيمة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وضمن النطاق. من خلال استخدام بعض الاستراتيجيات البسيطة وأفضل الممارسات، يمكن لمديري المشاريع زيادة كفاءة مشاريعهم وفرص نجاح المشروع بشكل عام. هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن كفاءة المشروع؟ تواصل معنا اليوم!
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت