6 تحديات شائعة في إدارة المشاريع وكيفية التغلب عليها – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

يواجه حاملو شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) تحديات كل يوم. تعرّف على المزيد حول بعض التحديات الشائعة التي يواجهها حاملو شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)، وتعلم بعض الاستراتيجيات التي تساعدك في التغلب عليها.
وحدة تعليمية مجانية للذكاء العاطفي
طوّر ذكاءك العاطفي أنت وأعضاء فريقك في هذه الدورة التدريبية المجانية لوحدة تطوير المهارات الشخصية!
1. العميل يتغير نطاقه باستمرار
يمكن أن يمثل العملاء عددًا من التحديات، ولكن أحد أكثرها شيوعًا وإحباطًا هو التغيير المستمر للنطاق. قد يعتقد العديد من العملاء أنهم يعرفون ما يريدونه في بداية المشروع، لكنهم يغيرون رأيهم مع تقدم المشروع. ربما تعلموا شيئًا جديدًا أو ربما لم يعجبهم أحد النواتج التي قدمتها. عندما يغيّر العملاء رأيهم، غالبًا ما يضطر حاملو اعتماد PMP إلى تغيير خطتهم ومسار المشروع بالكامل.
فبدلاً من إضاعة الوقت والطاقة والموارد على العملاء الذين لا يستطيعون اتخاذ قرارهم، يجب عليك تحديد التوقعات في وقت مبكر من عملية إدارة المشروع فيما يتعلق بكيفية اتخاذ القرارات. عندما تقوم بإنشاء خطة مفصلة للمشروع، تحدد المعالم الرئيسية والجداول الزمنية والأهداف، سيعرف العميل ما يمكن توقعه منذ البداية.
ولتفادي هذه التحديات في إدارة المشروع، يجب أن تحصل على موافقة العميل على هذه الخطة قبل البدء في المشروع، وأن تخبر العميل أن أي تغييرات ستؤثر على الجدول الزمني لإنجاز المشروع. عندما يكون لدى العملاء فهم شامل لأهداف المشروع وأولوياته، قد يفكرون مرتين قبل تغيير نطاق المشروع.
هل تدرس لامتحان PMP؟
2. المشروع ذو أولوية منخفضة بالنسبة للعميل
عندما تعمل على مشروع يبدو أكثر أهمية بالنسبة لفريقك مما يبدو للعميل، فمن المؤكد أنك ستواجه مشاكل. هذه الأنواع من التحديات شائعة في إدارة المشاريع. فالعملاء الذين لا يستثمرون في مشروعك سيكونون بطيئين في التواصل، وبطيئين في تقديم الملاحظات، وبطيئين في الموافقة على التسليمات. تتضمن بعض التحديات الشائعة المرتبطة بالعملاء غير المنخرطين العمل مع الحد الأدنى من التوجيهات والصعوبة في الحصول على إجابات منهم. مع هذا الحد الأدنى من التوجيه، هناك احتمال ألا يكون المشروع متوافقًا مع ما تصوره العميل، وهي نتيجة محبطة لفريقك.
ومع ذلك، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإشراك عملائك المنفصلين عن العمل بشكل أفضل. تضمن جدولة مكالمات منتظمة، على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين على سبيل المثال، تخصيص بعض الوقت للعميل للتركيز على ما تنجزه. سيكون لديك وقت مخصص لطرح الأسئلة وطلب التعليقات وتقديم التحديثات.
3. عدم رضا العميل عن نتائج المشروع
يمكن أن يكون عدم رضا العميل عن النتيجة النهائية للمشروع أحد أكبر خيبات الأمل التي سيواجهها مدير المشروع. بعد استثمار قدر كبير من الجهد في المشروع، قد تُصدم عندما لا يكون العميل راضٍ عن النتيجة النهائية.
إذا كان عدم رضا العميل عن المنتج النهائي أمرًا شائعًا، فقد تحتاج إلى إعادة تقييم أساليب التواصل وهيكل إدارة المشروع. هل تقوم بوضع أسس كافية في بداية المشروع للتأكد من أن التوقعات مفهومة بوضوح من كلا الطرفين؟ من المهم فهم الأساس المنطقي للعميل للمشروع قبل البدء فيه. سيساعدك فهم ما يريد العميل تحقيقه على سد الفجوة بين ما يتوقعه وما يقدمه فريقك.
لتجنب هذه التحديات في إدارة المشاريع، يجب عليك وضع استراتيجية مع العميل قبل البدء في المشروع. يضمن وضع رؤية مشتركة أن يكون لديك والعميل أهداف مشتركة وأنكما تعملان معًا لجعل رؤية المشروع حقيقة واقعة.
4. أنت في صراع مع العميل
سيواجه كل مدير مشروع في نهاية المطاف نزاعًا مع العميل يومًا ما. وفي حين أنه لا يمكن تجنب النزاع بشكل عام، إلا أن هناك طرقًا للانخراط في أشكال مناسبة من النزاع، مثل العمل مع العملاء بطريقة لبقة ودبلوماسية للتوصل إلى حل مقبول للطرفين.
فيما يلي بعض التكتيكات للانخراط في نزاع صحي:
حافظ على مهنيتك – بغض النظر عن مدى رغبتك في مجاراة مستوى انفعال العميل، فمن الضروري أن تظل مهنيًا. فكر في كلماتك ونبرة صوتك بعناية قبل الرد على العميل أو تقديم جانبك من الجدال.
استمع بنشاط – بدلاً من التفكير في ردك بينما يشرح العميل جانبه من النزاع، استمع بنشاط إلى ما يقوله العميل. فكّر في دوافعه وسبب تمسكه بوجهة نظره المحددة في النزاع.
طرح الأسئلة – لكي تفهم بشكل أفضل سبب مواجهتك للنزاع مع العميل، اطرح أسئلة حول موقفه. وبالإضافة إلى مساعدتك على فهم وجهة نظرهم، فإن طرح الأسئلة يوفر لك الوقت لإعداد رد مدروس على ما يقولونه.
في محاولة لمنع النزاعات مع العملاء، يجب عليك إنشاء عمليات تصعيد قبل بدء المشروع. لا يمكن ببساطة إيجاد حل لبعض النزاعات بمفردك. قد تحتاج إلى وسيط أو محكم للمساعدة. قبل حدوث أي نزاع، يجب عليك وضع خطة عمل ومشاركة تلك الخطة مع عميلك.
5. أنت غير قادر على تحديد مشروع ناجح
عندما تبدو النتائج الإيجابية مختلفة في كل مشروع، قد يبدو من المستحيل تحديد وقياس النجاح بدقة. فبينما قد ينظر العميل إلى المشروع على أنه ناجح لمجرد أنه اكتمل، قد تشعر أنت أو أعضاء فريقك بأن المشروع لم يكن ناجحًا لأنه تجاوز الميزانية أو تجاوز الموعد النهائي. إن وجود معايير واضحة ومحددة للنجاح سيساعدك على تصنيف المشروع على أنه ناجح بمجرد اكتماله.
يجب عليك أيضًا تحديد مقاييس للنجاح قبل بدء المشروع. إن استخدام المقاييس لتحديد أهداف النجاح هذه سيمنحك معيارًا يمكنك قياس تقدمك على أساسه. قد تميل إلى جمع المقاييس قرب أو في نهاية المشروع. بدلاً من ذلك، يجب أن تجمع المقاييس منذ لحظة بدء المشروع. يمكنك أيضًا أن تُظهر للعملاء دليلاً فعالاً على نجاحك، مما يضمن موافقتهم على اتجاه المشروع.
6. مشروع انتهى بالفشل
هل تشعر أن المشروع الذي أنجزته لم يكن ناجحًا؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت بحاجة إلى إعادة النظر في كيفية تفويض العمل ومن المسؤول عن هذا المشروع الفاشل. عندما لا يتم إكمال المشاريع في الوقت المحدد أو في حدود الميزانية أو وفقًا لمواصفات الجودة التي حددها العميل، من المهم أن تفهم السبب. تحدث إلى فريقك وراقبه لتحديد أي عوامل قد تكون ساهمت في فشل المشروع. عندما يكون لديك فهم أفضل للخطأ الذي حدث، يمكنك فهم كيفية تجنب هذا التحدي في المستقبل.
من السهل التغلب على كل من هذه التحديات باستخدام الاستراتيجيات الصحيحة والتدريب الفعال. من المهم أيضًا التخطيط والاستعداد لأي تحديات بشكل استباقي، لضمان استعدادك لأي مشاكل قد تظهر. من خلال الدورات التدريبية لشهادة PMP، لا يمكنك فقط الحصول على شهادة PMP وتجديدها فحسب، بل يمكنك أيضًا الاستعداد لمواجهة أي تحديات تعترض طريقك.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت