يواجه حاملو شهادات محترف إدارة المشاريع (PMP) ® تحديات كل يوم. ومع ذلك ، فإن علامة النجاح في الحصول على شهادة PMP® هي أنك قادر على التغلب على هذه التحديات ولا تزال تقدم مشاريع ناجحة. تعرف على المزيد حول بعض التحديات الشائعة التي يواجهها حاملو أوراق اعتماد PMP ، وتعلم بعض الاستراتيجيات لمساعدتك في التغلب عليها.
1. يقوم العميل بتغيير النطاق باستمرار
يمكن للعملاء تقديم عدد من التحديات ، ولكن أحد أكثرها شيوعًا وإحباطًا هو التغيير المستمر في النطاق. قد يعتقد العديد من العملاء أنهم يعرفون ما يريدون في بداية المشروع ، لكنهم يغيرون رأيهم مع تقدم المشروع. ربما تعلموا شيئًا جديدًا أو لم يعجبهم الناتج الذي قدمته. عندما يغير العملاء رأيهم ، غالبًا ما يتعين على حاملي أوراق اعتماد PMP تغيير خطتهم بالكامل ومسار المشروع.
بدلاً من إضاعة الوقت والطاقة والموارد على العملاء الذين لا يستطيعون اتخاذ قراراتهم ، يجب عليك تحديد التوقعات في وقت مبكر من عملية إدارة المشروع فيما يتعلق بكيفية اتخاذ القرارات. عندما تقوم بإنشاء خطة مشروع مفصلة ، تحدد المعالم والجداول الزمنية والأهداف ، سيعرف العميل ما يمكن توقعه من البداية.
من أجل منع هذه التحديات في إدارة المشروع ، يجب أن تحصل على موافقة العميل على هذه الخطة قبل بدء المشروع ، وإعلام العميل بأن أي تغييرات ستؤثر على الجدول الزمني لإنجاز المشروع. عندما يكون لدى العملاء فهم شامل لأهداف المشروع وأولوياته ، فقد يفكرون مرتين قبل تغيير نطاق المشروع.
2. المشروع ذو أولوية منخفضة بالنسبة للعميل
عندما تعمل في مشروع يبدو أنه أكثر أهمية لفريقك مما يبدو لعميلك ، فمن المؤكد أنك ستواجه مشكلات. هذه الأنواع من التحديات شائعة في إدارة المشاريع. العملاء الذين لم يتم استثمارهم في مشروعك سيكونون بطيئين في التواصل وبطيئين في تقديم التعليقات وبطيئين في الموافقة على التسليمات. تتضمن بعض التحديات الشائعة المرتبطة بالعملاء غير المتفاعلين العمل بأقل قدر من الإرشادات والنضال للحصول على إجابات منهم. مع هذا التوجيه القليل ، هناك فرصة ألا يكون المشروع متوافقًا مع ما تصوره العميل ، وهو نتيجة محبطة لفريقك.
ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإشراك عملائك المنفصلين بشكل أفضل. تضمن جدولة المكالمات المنتظمة ، على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين على سبيل المثال ، تخصيص بعض الوقت للعميل للتركيز على ما تحققه. سيكون لديك وقت مخصص لطرح الأسئلة وطلب التعليقات وتقديم التحديثات.
3. العميل غير راض عن نتيجة المشروع
يمكن أن يكون العميل الذي يشعر بالاستياء من النتيجة النهائية للمشروع أحد أكبر خيبات الأمل التي سيواجهها مدير المشروع. بعد استثمار قدر كبير من الجهد في مشروع ما ، قد تصاب بالصدمة عندما لا يكون العميل سعيدًا بالنتيجة النهائية.
إذا كان استياء العميل من المنتج النهائي أمرًا شائعًا ، فقد ترغب في إعادة تقييم أساليب الاتصال وهيكل إدارة المشروع. هل تضع أساسًا كافيًا في بداية المشروع لضمان فهم التوقعات بوضوح من قبل الطرفين؟ من المهم أن تفهم الأساس المنطقي للعميل لمشروع ما قبل أن تبدأ. سيساعدك فهم ما يريد العميل تحقيقه على سد الفجوة بين ما يتوقعه وما يقدمه فريقك.
لتجنب هذه التحديات في إدارة المشروع ، يجب عليك وضع إستراتيجية مع العميل قبل البدء في المشروع. يضمن إنشاء رؤية مشتركة أن تكون لديك أنت والعميل أهداف مشتركة ، وأنك تعملان معًا لجعل رؤية المشروع حقيقة واقعة.
4. أنت في صراع مع العميل
سيواجه كل مدير مشروع في النهاية صراعًا مع العميل يومًا ما. في حين أن الصراع أمر لا مفر منه بشكل عام ، إلا أن هناك طرقًا للانخراط في أشكال مناسبة من الصراع ، مثل العمل مع العملاء بطريقة لبقة ودبلوماسية للتوصل إلى حل مقبول للطرفين.
فيما يلي بعض التكتيكات للانخراط في صراع صحي:
البقاء محترفًا – بغض النظر عن مدى رغبتك في مطابقة مستوى عاطفة العميل ، فمن الضروري أن تظل محترفًا. ضع في اعتبارك كلماتك ونبرة صوتك بعناية قبل الرد على عميل أو تقديم جانبك في المناقشة.
استمع بنشاط – بدلاً من التفكير في دحضك بينما يشرح العميل جانبه من النزاع ، استمع بفاعلية إلى ما يقوله. فكر في دوافعهم ولماذا يتبنون وجهة نظرهم المحددة للنزاع.
اطرح أسئلة – لفهم سبب مواجهتك للصراع مع العميل بشكل أفضل ، اطرح أسئلة حول موقفه. بالإضافة إلى مساعدتك على فهم جانبهم ، فإن طرح الأسئلة يوفر لك أيضًا الوقت لإعداد إجابة مدروسة لما يقولونه.
في محاولة لمنع التعارض مع العملاء ، يجب عليك إنشاء عمليات تصعيد قبل بدء المشروع. إن إيجاد حل لبعض النزاعات ببساطة لا يمكن تحقيقه بمفردك. قد تحتاج إلى وسيط أو محكم للمساعدة. قبل حدوث أي تعارض على الإطلاق ، يجب عليك إنشاء خطة عمل ومشاركة تلك الخطة مع عميلك.
5. أنت غير قادر على تحديد مشروع ناجح
عندما تبدو النتائج الإيجابية مختلفة لكل مشروع ، فقد يبدو من المستحيل تحديد وقياس النجاح بدقة. في حين أن العميل قد يرى المشروع على أنه ناجح لمجرد أنه مكتمل ، فقد تشعر أنت أو أعضاء فريقك أن المشروع لم ينجح لأنه تجاوز الميزانية أو تجاوز الموعد النهائي. سيساعدك وجود معايير واضحة ومحددة للنجاح على تصنيف المشروع على أنه نجاح بمجرد اكتماله.
يجب عليك أيضًا تحديد مقاييس النجاح قبل بدء المشروع. سيعطيك استخدام المقاييس لتحديد هذه الأهداف للنجاح شريطًا يمكنك من خلاله قياس تقدمك. قد تميل إلى جمع المقاييس بالقرب من المشروع أو في نهايته. بدلاً من ذلك ، يجب أن تجمع المقاييس منذ اللحظة التي يبدأ فيها المشروع. يمكنك أيضًا إظهار للعملاء دليلًا نشطًا على نجاحك ، والتأكد من أنهم على متن الطائرة مع اتجاه المشروع.
6. انتهى المشروع بالفشل
هل تشعر أن المشروع الذي أنجزته لم يكن ناجحًا؟ إذا كان الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى إعادة النظر في كيفية تفويض العمل ومن المسؤول عن هذا المشروع الفاشل. عندما لا تكتمل المشاريع في الوقت المحدد ، أو في حدود الميزانية ، أو وفقًا لمواصفات الجودة الخاصة بالعميل ، فمن المهم فهم السبب. تحدث إلى فريقك ولاحظه لتحديد أي عوامل قد تكون ساهمت في فشل المشروع. عندما يكون لديك فهم أفضل لما حدث من خطأ ، يمكنك فهم كيفية تجنب هذا التحدي في المستقبل.
من السهل التغلب على كل من هذه التحديات بالاستراتيجيات الصحيحة والتدريب الفعال. من المهم أيضًا التخطيط والاستعداد لمواجهة أي تحديات بشكل استباقي ، لضمان استعدادك لمواجهة أي مشكلات قد تظهر. من خلال الدورات التدريبية لشهادة PMP ، لا يمكنك فقط كسب بيانات اعتماد PMP وتجديدها ، بل يمكنك أيضًا الاستعداد لمواجهة أي تحديات تواجهك.
