5 نصائح لإدارة مخاطر المشاريع يجب اتباعها في عام 2021

إدارة مخاطر المشروع: نظرة عامة وخطوات ونصائح يجب اتباعها
ما مدى استثمار مؤسستك في إدارة مخاطر المشروع؟ وفقًا لإحدى الدراسات، فإن إدارة المخاطر هي ثاني أهم عملية لضمان نجاح المشروع. في عالم مثالي، لن يواجه أي مشروع تقوم به مخاطر. لسوء الحظ، فإن بيئة المشروع الحقيقية معقدة ومليئة بالتحديات بدرجات متفاوتة. هذا هو السبب الذي يجعل إدارة مخاطر المشروع ذات أهمية قصوى.
إدارة مخاطر المشروع هي العملية التي تقوم من خلالها بتحديد المشاكل المحتملة في مشروعك ووضع استراتيجيات للتخفيف من حدتها. يمكن لسياسة إدارة المخاطر الخاصة بك أن تنجح مشروعك أو تفشله، حيث أن المخاطر غير المدارة يمكن أن تمنع مشروعك من تحقيق أهدافه.
فيما يلي لمحة عامة عن إدارة مخاطر المشروع وأهميتها وخطواتها وبعض النصائح الهامة التي يجب اتباعها.
قد يعجبك أيضًا: كيفية تحديد مخاطر المشروع والاستجابة لها؟
ما هي إدارة مخاطر المشروع؟
إدارة مخاطر المشروع هي عملية مهمة يقوم بها مديرو المشاريع لتقليل تأثير المخاطر المحتملة. والمخاطر هي حدث أو تحدٍ غير مسبوق يؤثر على الموارد أو الموظفين أو التكنولوجيا أو العمليات المشاركة في المشروع.
تنبع أهمية إدارة مخاطر المشروع من حقيقة وجود درجة عالية من عدم اليقين في كل مشروع. يتم تحديد المخاطر وتحليلها والتعامل معها عند ظهورها. والفكرة هي الاستعداد المسبق وليس رد الفعل على الظروف المتفاقمة. وهذا يستدعي اتباع نهج متعمق ومحسوب.
فيما يلي الأنواع الشائعة من مخاطر المشروع:
الجدول الزمني: تنقسم دورة حياة المشروع إلى عدة مراحل، مما يعني أن كل منها يشكل عمليات مختلفة. سيؤدي سوء الجدولة الزمنية إلى إخراج المشروع عن مساره المطلوب والتسبب في التأخير.
الأداء: أي انحراف عن الأداء الأمثل سيؤدي إلى عدم اتساق فريق المشروع مع النتائج المرجوة.
التكلفة: يمكن أن يؤدي الخطأ في تقدير التكلفة إلى خروج المشروع عن مساره المرغوب فيه واستدعاء نفقات غير مرغوب فيها. وهذا سيمنعك من تسليم مشروعك ضمن قيود الميزانية.
قد يعجبك أيضًا: 5 روبية لميثاق فريق المشروع الفعال وكيفية إنشائه
عملية إدارة مخاطر المشروع
الحقيقة هي أنه حتى أكثر المشاريع تخطيطًا جيدًا ستواجه مخاطر. والطريقة الوحيدة لمواجهة المخاطر هي الاستعداد لأسوأ السيناريوهات. وبصفتك مدير مشروع، يمكنك توجيه فريقك بعيدًا عن الكوارث من خلال التخطيط الاستباقي لعملية إدارة المخاطر.
إليك 6 خطوات مجربة ومختبرة في عملية إدارة مخاطر المشروع:
1) تحديد: هذه هي الخطوة الأولى والأكثر أهمية في عملية إدارة المخاطر الخاصة بك. في هذه الخطوة، تقوم بتحديد وإنشاء قائمة بالمخاطر والأحداث المحتملة التي قد تؤثر على مشروعك. يمكنك القيام بذلك من خلال إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة، والعصف الذهني مع أعضاء فريقك، واستخدام مهاراتك التحليلية الخاصة.
2) تعيين الملكية: هذه خطوة موصى بها بشدة في عملية إدارة المخاطر. حتى لو كانت احتمالية تحقق الخطر منخفضة، فمن الجيد أن يكون هناك شخص ما في الفريق سيتولى الملكية ويتعامل مع الخطر عند حدوثه. يمكن لعضو الفريق المعين بعد ذلك وضع خطة لتخفيف المخاطر ومراقبة المخاطر.
المصدر: MBP
3) التحليل: هنا تقوم بتحليل مدى خطورة كل خطر قمت بتحديده. قم بتقدير احتمالية المخاطر ووضع خطة استجابة. واعتمادًا على مدى خطورة الخطر، قم بعقد جلسات عصف ذهني مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق لفهم التأثير.
4) تحديد الأولويات: قم بتقييم قائمة المخاطر بعناية؛ حدد أولويات المخاطر بناءً على تأثيرها وشدتها. نعم، تحتاج إلى معالجة جميع المخاطر في سجل المخاطر. ومع ذلك، يجب معالجة المخاطر الأكثر أهمية أولاً.
5) الاستجابة: في مرحلة ما من دورة حياة المشروع، قد تتحقق بعض المخاطر التي توقعتها. وعندما تتحقق، كن سريعًا في اتخاذ الإجراءات اللازمة. تصرف وفقًا لخطة الطوارئ الخاصة بك، وقلل من تأثير المخاطر على مشروعك.
6) راقب: عملية إدارة المخاطر مستمرة وتستمر طوال دورة حياة المشروع. أنت بالتأكيد لا تريد أي مفاجآت سيئة على طول الطريق. لهذا السبب عليك مراقبة المخاطر عن كثب. تعاون مع أعضاء فريقك، وأبقِ الجميع على اطلاع، وقم بإجراء فحوصات صحية مستمرة.
قد يعجبك أيضًا: 13 تحديًا مثلثًا لإدارة المشاريع يجب مواجهتها من خلال معسكر تدريبي
5 نصائح لإدارة مخاطر المشروع في عام 2021
1) تطوير سجل المخاطر.
سجل المخاطر هو تجميع لجميع المخاطر المحتملة التي قد تواجهها خلال دورة حياة المشروع. يمكن دمج سجل المخاطر إما مع خطة إدارة المخاطر الخاصة بك أو كوثيقة مستقلة. سيكون هذا السجل مرجعك المفضل خلال عمليات التحقق من الحالة. تأكد من تحديث المستند باستمرار ومواءمته مع أهداف مشروعك.
2) اعتمد نهجًا استباقيًا.
نظرًا لأن المشاريع تنطوي على الكثير من الأموال والموارد بالإضافة إلى جهود فريقك، فمن المهم دائمًا البقاء على اطلاع على المخاطر المحتملة ووضع خطة طوارئ. نعم، يجب أن يكون المشروع رشيقًا بما يكفي لمواجهة المخاطر التي تأتي دون سابق إنذار. ومع ذلك، راقب المخاطر التي يمكنك توقعها. من خلال تحليل المخاطر ووضع تدابير وقائية، يمكنك أن تكون استباقيًا في مواجهة المخاطر.
3) وضع خطة لإدارة المخاطر.
يتضمن المشروع عادةً العديد من العمليات متعددة الوظائف والعديد من أصحاب المصلحة. من خلال دمج عملية فعالة لإدارة المخاطر في المراحل المبكرة من تخطيط مشروعك، يمكنك التأكد من بقاء المشروع ضمن النطاق والميزانية والقيود الزمنية. كلما زادت قوة خطتك لإدارة المخاطر، زادت فرص نجاح مشروعك.
4) معالجة المخاطر ذات التأثيرات.
على الرغم من أنك قد تميل إلى التفكير في الخطر من حيث تأثيره وليس من حيث الحدث نفسه، إلا أنه من المهم دائمًا تفكيك كل خطر. وتتمثل إحدى طرق القيام بذلك في النظر إلى السبب والحدث والتأثير. سيساعدك هذا على الوصول إلى جذور المشكلة والتوصل إلى حلول شاملة.
5) صقل مهاراتك في إدارة المشروع.
تتمحور إدارة المخاطر حول تحديد المخاطر وتحليلها ومراقبتها. ولا يمكن تحقيق ذلك دون مهارات جيدة في إدارة المشاريع. من خلال اكتساب التعليم الرسمي في مهارات إدارة المشاريع، يمكنك تطوير خفة الحركة لتكون متفاعلاً بالإضافة إلى وضع تدابير وقائية فعالة لإبعاد المخاطر المحتملة.
إذا كنت تتطلع إلى إتقان إدارة مخاطر مشروعك من خلال الحصول على تدريب رسمي في إدارة المشاريع، فإن سبوتو هو المكان المناسب للبدء. إن Greycampus هي شركة رائدة في مجال التدريب على شهادة PMP، وهي شركة رائدة في مجال التدريب على إدارة المشاريع، وتتعاون مع رواد الصناعة. تقدم معسكرات التدريب على إدارة مخاطر المشاريع (PMP) دروساً حية واختبارات محاكاة وإرشادات وتقييمات مستمرة ومشاريع عملية.
هل تريد إتقان إدارة مخاطر المشاريع؟ اشترك في معسكر تدريبي اليوم!