5 مجموعات عمليات إدارة المشاريع

تقوم عمليات إدارة المشروع بتنظيم ووصف عمل المشروع. ووفقاً لمعايير معهد إدارة المشاريع، هناك خمس مجموعات عمليات لإدارة المشاريع تُستخدم لتحقيق هذه الغاية. يتم تنفيذ هذه العمليات من قبل أشخاص وهي مترابطة وتعتمد على بعضها البعض. مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس كما هي محددة في مجموعة معارف إدارة المشاريع هي: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق. في هذه المدونة، سوف نتعمق في هذه المدونة في مجموعات العمليات هذه، ونفهم الأنشطة الرئيسية التي يجب تنفيذها في كل مجموعة من مجموعات عمليات المشروع.
ما هي عملية إدارة المشروع؟
تتم إدارة دورة حياة المشروع من خلال تنفيذ سلسلة من أنشطة إدارة المشروع تسمى عمليات إدارة المشروع. ستنتج كل عملية من عمليات إدارة المشروع ناتجاً واحداً أو أكثر من المدخلات باستخدام الأدوات والتقنيات المناسبة. ترتبط عمليات إدارة المشروع منطقياً بالمخرجات التي تنتجها. ينتج عن مخرجات إحدى العمليات بشكل عام إما: مدخلات لعملية أخرى؛ أو مخرجات مشروع أو مرحلة من مراحل المشروع.
لبناء منزل تحتاج إلى مدخلات (المخططات، المواصفات، التصاريح، التمويل، مواد البناء، إلخ)، ثم تشرع في البناء باستخدام الأدوات والتقنيات (العمالة الماهرة والحرف، الخرسانة، التأطير، الكهرباء، السباكة، أعمال التشطيبات، إلخ)؛ وعند الانتهاء، يكون لديك منزل كمخرجات.
يمكن تعريف المدخلات على أنها أي عنصر سواء كان داخليًا أو خارجيًا للمشروع، والذي تتطلبه عملية ما قبل أن تبدأ تلك العملية. قد يكون مخرجًا من عملية سابقة. الأدوات هي شيء ملموس، مثل قالب أو برنامج، يستخدم في أداء نشاط ما لإنتاج منتج أو نتيجة.
الأسلوب هو إجراء منهجي محدد يستخدمه مورد بشري لأداء نشاط ما لإنتاج منتج أو نتيجة أو تقديم خدمة، وقد يستخدم أداة واحدة أو أكثر. يمكن تعريف المخرج على أنه منتج أو نتيجة أو خدمة ناتجة عن عملية ما. قد تكون مدخلات لعملية تالية.
مجموعات العمليات في إدارة المشاريع
مجموعة عمليات إدارة المشروع هي تجميع منطقي لعمليات إدارة المشروع لتحقيق أهداف محددة للمشروع. مجموعات العمليات مستقلة عن مراحل المشروع. يتم تجميع عمليات إدارة المشاريع في مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس التالية: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق.
تحتوي جميع مجموعات العمليات هذه على عمليات فردية تشكل مجتمعة المجموعة. على سبيل المثال، تحتوي مجموعة عمليات البدء على عمليتين تسمى تطوير ميثاق المشروع وتحديد أصحاب المصلحة. تشكل مجموعات العمليات هذه مجتمعة – بما في ذلك جميع عملياتها الفردية – عملية إدارة المشروع.
تبدأ المشاريع، أو كل مرحلة من مراحل المشروع، بعملية البدء وتتقدم من خلال جميع العمليات في مجموعة عمليات التخطيط، ومجموعة عمليات التنفيذ، وهكذا، حتى يتم إكمال المشروع بنجاح أو إلغائه. يجب أن تكمل جميع المشاريع عمليات الإغلاق، حتى لو تم إلغاء المشروع.
يجب عدم الخلط بين مراحل المشروع ودورات حياته ومجموعات عمليات إدارة المشروع. تصف مراحل المشروع ودورات الحياة كيف سيتم إكمال العمل المرتبط بمنتج المشروع. على سبيل المثال، قد يحتوي مشروع البناء على مراحل مثل دراسة الجدوى والتصميم والبناء والتفتيش والتسليم.
تقوم مجموعات عمليات إدارة المشروع الخمس (البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق) بتنظيم ووصف كيفية تنفيذ أنشطة المشروع من أجل تلبية متطلبات المشروع. يتم تنفيذ هذه العمليات بشكل عام لكل مرحلة من مراحل المشروع الكبير.
البدء
تحدث مجموعة عمليات البدء، كما يوحي اسمها، في بداية المشروع وفي بداية كل مرحلة من مراحل المشروع بالنسبة للمشاريع الكبيرة. يقرّ البدء ببدء المشروع أو المرحلة التالية من المشروع.
وتمنح مجموعة العمليات هذه الموافقة على تخصيص موارد المؤسسة للعمل على المشروع أو المرحلة وتفوض مدير المشروع ببدء العمل على المشروع. وتتضمن مخرجات مجموعة العمليات هذه ميثاق المشروع وتحديد أصحاب المصلحة، لتصبح مدخلات في مجموعة عمليات التخطيط.
التخطيط
مجموعة عملية التخطيط هي عملية صياغة ومراجعة أهداف وغايات المشروع وإنشاء خطة إدارة المشروع التي سيتم استخدامها لتحقيق الأهداف التي تم تنفيذ المشروع لمعالجتها.
تتضمن مجموعة عملية التخطيط أيضًا تحديد مسارات العمل البديلة والاختيار من بين أفضلها لتحقيق أهداف المشروع. مجموعة العمليات هذه هي المكان الذي يتم فيه بلورة متطلبات المشروع. يحتوي التخطيط على عمليات أكثر من أي من مجموعات عمليات إدارة المشروع الأخرى.
التنفيذ
تتضمن مجموعة عمليات التنفيذ وضع خطة إدارة المشروع موضع التنفيذ. وهنا يقوم مدير المشروع بتنسيق وتوجيه موارد المشروع لتحقيق أهداف خطة إدارة المشروع. تُبقي العمليات التنفيذية المشروع على المسار الصحيح وتضمن أن يبقى التنفيذ المستقبلي لخطط المشروع متماشياً مع أهداف المشروع. ستستخدم هذه المجموعة من العمليات معظم وقت المشروع وموارده، ونتيجة لذلك، عادة ما تكون التكاليف أعلى خلال العمليات التنفيذية. سيواجه مديرو المشاريع أكبر قدر من التضارب في الجداول الزمنية في هذه الدورة.
المراقبة والتحكم
مجموعة عمليات المراقبة والتحكم هي المكان الذي يتم فيه أخذ قياسات أداء المشروع وتحليلها لتحديد ما إذا كان المشروع يلتزم بخطة إدارة المشروع. وتتمثل الفكرة في تحديد المشاكل في أسرع وقت ممكن وتطبيق الإجراءات التصحيحية للتحكم في عمل المشروع وضمان تحقيق نتائج ناجحة.
الإغلاق
ربما تكون مجموعة عملية الإغلاق هي أكثر مجموعة عمليات يتم تخطيها في إدارة المشروع. يؤدي الإغلاق إلى نهاية رسمية ومنظمة لأنشطة مرحلة المشروع أو للمشروع نفسه. بمجرد تحقيق أهداف المشروع، يكون معظمنا مستعدًا للانتقال إلى المشروع التالي. ومع ذلك، فإن الإغلاق مهم لأن جميع معلومات المشروع يتم جمعها وتخزينها للرجوع إليها في المستقبل. يمكن مراجعة الوثائق التي تم جمعها خلال مجموعة عملية الإغلاق واستخدامها لتجنب المشاكل المحتملة في المشاريع المستقبلية. يحدث إغلاق العقد هنا، ويتم الحصول على القبول والموافقة الرسمية من أصحاب المصلحة في المشروع.
خصائص مجموعات العمليات
يُظهر التقدم خلال مجموعات عمليات إدارة المشروع نفس خصائص التقدم خلال مراحل المشروع. أي أن التكاليف تكون أقل خلال عمليات البدء، ويشارك عدد قليل من أعضاء الفريق. تزداد التكاليف والتوظيف في مجموعة عمليات التنفيذ ثم تنخفض مع الاقتراب من مجموعة عمليات الإغلاق.
تكون فرص النجاح أقل ما تكون أثناء بدء العمليات وأعلى ما تكون أثناء الإغلاق. تكون فرص حدوث المخاطر أعلى أثناء البدء والتخطيط والتنفيذ، لكن تأثيرات المخاطر تكون أكبر أثناء العمليات اللاحقة. يكون لأصحاب المصلحة التأثير الأكبر أثناء عمليتي البدء والتخطيط، ويقل تأثيرهم أكثر فأكثر كلما تقدمت في التنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
تدفقات العمليات والتفاعلات
تتفاعل مجموعات عمليات إدارة المشروع وتتداخل مع بعضها البعض. فهي تكرارية ويمكن إعادة النظر فيها ومراجعتها ومراجعتها عدة مرات مع تنقيح المشروع طوال حياته. تتيح خاتمة كل مجموعة من مجموعات العمليات لمدير المشروع وأصحاب المصلحة إعادة النظر في احتياجات العمل للمشروع وتحديد ما إذا كان المشروع يلبي تلك الاحتياجات – وهي فرصة أخرى لاتخاذ قرار الموافقة أو الرفض.
قد تصبح مخرجات إحدى مجموعات عمليات إدارة المشروع في بعض الحالات مدخلات في مجموعة العمليات التالية (أو قد تكون المخرجات أحد مخرجات المشروع). في بعض الأحيان، مجرد فهم العملية التي يسأل عنها السؤال سيساعدك على تحديد الإجابة. هذا علاج قديم الطراز للتسمم العرضي الذي لم يعد مستخدمًا اليوم.
يجب على مديري المشاريع تحديد العمليات المناسبة لإدارة المشروع بفعالية بناءً على مدى تعقيد المشروع ونطاقه والموارد المتاحة والميزانية وما إلى ذلك. ومع تقدم المشروع، قد تتم إعادة النظر في عمليات إدارة المشروع ومراجعتها لتحديث خطة إدارة المشروع مع معرفة المزيد من المعلومات.
يرتكز المفهوم القائل بأن مجموعات العمليات تكرارية على دورة تعرف باسم دورة التخطيط-التحقق-التنفيذ، والتي تم تعريفها في الأصل من قبل والتر شيهارت ثم تم تعديلها لاحقًا من قبل إدوارد ديمنج. والفكرة الكامنة وراء هذا المفهوم هي أن كل عنصر في الدورة موجه نحو النتائج.
فالنتائج من دورة التخطيط تصبح مدخلات في دورة التنفيذ، وهكذا دواليك، مثل الطريقة التي تتفاعل بها مجموعات عملية إدارة المشروع. يمكن تعيين تفاعلات الدورة للعمل مع مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس. على سبيل المثال، ترتبط دورة التخطيط بمجموعة عمليات التخطيط.
في النهاية، قد تتضمن العملية الشاملة لإدارة المشروع إدارة المشروع باستخدام مجموعات عمليات المشروع الخمس التي تتفاعل بشكل كبير، وهذه المجموعات العملية هي البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
أحد أهم جوانب فهم مجموعات عمليات إدارة المشاريع هو أنه على الرغم من تصنيفها بشكل أساسي على أنها تسير بالتتابع، إلا أنه في الواقع، هناك الكثير من التداخل بين مجموعات العمليات في أي وقت معين. صحيح أن إدارة المشروع قد تحدث بترتيب معين، ولكن في الوقت نفسه فإن إدارة المشروع ديناميكية للغاية، مما يعني أن إدارة المشروع ليست خطية.