5 طرق لضمان نجاح المشروع من خلال أهداف المشروع

5 طرق لضمان نجاح المشروع من خلال أهداف المشروع (مع أمثلة)
إذا كنت ترغب في التعرف على أهداف المشروع والعناصر الخمسة الأساسية لضمان نجاح المشروع، تابع القراءة!
الغرض من المشروع هو تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا وإنتاج المخرجات المطلوبة. عندما يتم البدء في مشروع ما، يجب تحديد نجاح المشروع. يتم استيفاء معايير نجاح المشروع عندما يتم تحقيق أهداف المشروع، على الرغم من قيود المشروع.
إذا كان الهدف من مشروعك هو إنشاء برمجيات جديدة، فإن العمليات الإبداعية والعمليات الفرعية للبرنامج وحدها لا تحدد أهداف المشروع. فالبقاء ضمن القيود المحددة لا يقل أهمية لنجاح المشروع.
ثلاثة من أهم قيود المشروع هي التكلفة والنطاق والوقت. إذا فشل المشروع في تلبية أي واحد من هذه القيود الثلاثة، فإن نجاح المشروع يتعرض للتدقيق. وبالإضافة إلى قيود المشروع، يجب تحقيق الفوائد المتوقعة. وأخيراً، يجب أن يفي الناتج برضا العملاء وأصحاب المصلحة.
نظرًا لأن العديد من الجوانب تحدد نجاح المشروع، فإنها تعتبر من الاعتبارات المهمة في بداية المشروع وأثناءه. لذلك، يتم تحديد أهداف المشروع وغاياته ومعايير النجاح وإبلاغها لفريق المشروع بتفاصيل دقيقة.
قد يعجبك أيضًا: يمكن للتفكير التصميمي أن يحسّن عمليتك الرشيقة وإليك الطريقة
الفرق بين أهداف المشروع وأهداف المشروع ومخرجات المشروع
أهداف المشروع وأهداف المشروع ومخرجات المشروع هي أجزاء مختلفة من المشروع، ولا يجوز استخدامها بالتبادل.
أهداف المشروع هي الأهداف النهائية للمشروع. وهي ما يسعى المشروع إلى تحقيقه بحلول النهاية، ويتم توجيهها من خلال المعالم الرئيسية على طول الطريق. وهدف المشروع هو “الضوء في نهاية النفق” الذي يُضرب به المثل ويتوقع من فريق المشروع تحقيقه. أهداف المشروع هي أهداف عالية المستوى تكون بمثابة محور تركيز المشروع. عادةً ما ينشغل فريق المشروع بالهدف الفوري الذي سيتم تسليمه في اليوم التالي أو الأسبوع التالي. لكن فريق المشروع الناجح لا يغفل أبدًا عن الهدف الأكبر (أي أهداف المشروع). تتم صياغة أهداف المشروع في مرحلة التخطيط للمشروع وهي الهدف الكلي الذي يسعى فريق المشروع إلى تحقيقه. وعلى الرغم من أن أهداف المشروع معقدة في كثير من الأحيان، إلا أنه يتم تقسيم أهداف المشروع وإبلاغها لفريق المشروع بأقصى قدر من الوضوح.
المصدر: ResearchGate
أهداف المشروع هي في جوهرها مجموعات فرعية من هدف المشروع. ويتعين تحقيق هذه الأهداف قصيرة المدى بشكل متسق حتى يتمكن فريق المشروع من تحقيق هدف المشروع. أهداف المشروع هي معالم بارزة موزعة على المشروع يتم إبلاغها للفريق بتفاصيل قابلة للقياس. وبينما تتسم أهداف المشروع بقدر من الغموض، فإن الأهداف أكثر وضوحًا. يعرف فريق المشروع بالضبط ما هي الأنشطة التي يجب القيام بها لتحقيق أهداف المشروع.
مخرجات المشروع هي أهداف المشروع ولكن بشكل ملموس أكثر. هذه هي النتيجة النهائية أو المنتجات أو الخدمات النهائية للمشروع. لنعد إلى مثال مشروع تطوير البرمجيات. مخرجات المشروع هي البرنامج الفعلي، مع تحديد جميع المواصفات والميزات.
قد يعجبك أيضاً: شهادة PMP: دليل خطوة بخطوة للمبتدئين في عام 2021
ما هي العناصر الخمسة الأساسية المستخدمة لتطوير أهداف المشروع؟
في حين أن أهداف المشروع ومخرجات المشروع هي إنجازات بعيدة، فإن أهداف المشروع هي التي تمثل “هنا والآن” للمشروع. وفي دورة حياة المشروع، فإن أهداف المشروع هي المعالم الأساسية التي يجب إنجاز كل منها لنجاح المشروع.
من المفهوم أنه ليس من السهل الإجابة على سؤال “ما هي أهداف المشروع؟ فالإجابة على هذا السؤال ليست بالأمر الذي يمكن القيام به من خلال محادثة بين القيادة والعميل. إذ يجب أن يكون جميع الموظفين المشاركين في المشروع على متن الطائرة أثناء وضع اللمسات الأخيرة على أهداف المشروع. بعبارة أخرى، ليس الأمر سهلاً مثل تقسيم المشروع بنسبة 100% إلى خمسة أهداف للمشروع بنسبة 20% لكل منها. فقد تستهلك الـ 20% الأولى 80% من وقت المشروع. كما أن أهداف المشروع يجب أن تأخذ بعين الاعتبار مساهمة وأهمية الأقسام المتعددة بالإضافة إلى توقيت التسليم. ولا يمكن تحديد أهداف المشروع بالإجماع، والأهم من ذلك، تحديد أهداف المشروع بكفاءة إلا من خلال المناقشة والاتفاق التعاوني.
المصدر: بروفهاب
غالبًا ما يُستخدم اختصار SMART عند وضع الأهداف. ويعني محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وواقعية، ومحددة زمنيًا، ويعد SMART هو النهج النهائي لوضع أهداف المشروع في صيغتها النهائية. دعونا نلقي نظرة على العناصر الخمسة التي تحدد نهج SMART.
التحديد – يجب أن تكون أهداف المشروع محددة بوضوح. تحديد 5Ws و H من الهدف (لماذا، أين، متى، متى، من، ماذا، وكيف) إلى محددات ملموسة، بحيث لا يفتقر أي هدف من أهداف المشروع إلى الوضوح والتفاصيل المحددة.
قابل للقياس – يجب أن يكون الهدف قابلاً للقياس الكمي. على سبيل المثال، يمكن أن يكون نموًا بنسبة 5% في المبيعات أو دمج ميزة معينة في منتج ما. ولكن، لا يمكن أن يكون هدف المشروع عبارة غامضة مثل “تحسين المبيعات” أو “ترقية المنتج”.
قابل للتحقيق – أثناء وضع اللمسات الأخيرة على الهدف، يجب أن يكون الفريق قادرًا على تحديد ما يجب القيام به لتحقيقه. والسؤال الذي يطرح نفسه بعد ذلك هو كيفية تحقيق الهدف. ويجب أن تكون الأنشطة المطلوبة لتحقيقه معروفة، بحيث يمكن التأكد من أن الهدف قابل للتحقيق.
واقعية – يجب أن يكون تحقيق هدف المشروع إمكانية واقعية. لا يعتبر تحقيق الهدف بعد فقدان الجدول الزمني أو الميزانية هدفاً واقعياً للمشروع. يجب أن تكون الموارد والمعرفة والمهارات والجدول الزمني والميزانية المطلوبة لهدف المشروع متوفرة لتحديد ما إذا كان واقعيًا.
محدّد زمنيًا – المشاريع بحدّ ذاتها محددة زمنيًا ولا يمكن أن تستمر كممارسة دائمة. لذلك، يجب أن يكون لأهدافها موعد نهائي واضح يتم إبلاغه لجميع أعضاء الفريق. قد يعتمد إنجاز أحد الأنشطة على نشاط آخر. وفي مثل هذه الحالات، يجب أن يراعي الوقت المسموح به جميع هذه التبعيات.
أهداف المشروع المصممة بشكل جيد هي مفتاح نجاح أي مشروع. ويحدد نهج SMART جميع عوامل النجاح الحاسمة في إدارة المشروع.
قد يعجبك أيضًا: راتب شهادة إدارة المشاريع: ماذا تتوقع في عام 2021؟
أمثلة على أهداف المشروع الذكية
دعنا، أولاً، نلقي نظرة على مثال بسيط لفهم كيفية كتابة أهداف المشروع الذكية. تخيل أنك تريد إنشاء موقع إلكتروني مكون من 10 صفحات في الأسبوعين المقبلين، ولديك موردان لكل منهما 4 ساعات متاحة كل يوم. قد يبدو هدف مشروع SMART الخاص بك على هذا النحو:
في هذا المثال، تكون قد صممت هدف مشروع SMART الذي يحدد ما تحتاجه، وبأي كمية، وكيف ستحققه، وما إذا كان قابلاً للتحقيق. لقد حددت أيضًا جدولًا زمنيًا، وبالتالي أكملت حلقة SMART حول هدف مشروعك.
للحصول على أمثلة أكثر تفصيلاً لأهداف المشروع، لنفترض أن شركة ما تتطلع إلى التوسع في منطقة جديدة. لكن إنشاء مكتب جديد ليس مشروعاً ممكناً. أي شركة تستثمر في مكتب جديد ستهدف أيضًا إلى تحقيق الربحية. لذا، دعنا نفترض أن هدف المشروع هو إنشاء مكتب إقليمي جديد بإيرادات مبيعات تبلغ مليون دولار في غضون عامين. لن يشرح الهدف في حد ذاته كيف تخطط الشركة لتحقيقه. هذا هو المكان الذي يتطلب أهداف مشروع SMART.
محددة – ستقوم الشركة بإنشاء مكتب جديد واحد في المنطقة. لاحظ أن إنشاء مكتب جديد هو مشروع بحد ذاته. ولكن في هذا المشروع، نحن معنيون بما تسعى الشركة إلى تحقيقه من خلال هذا المكتب الجديد. يمكن أن يكون الحفاظ على إنجازاته هو المشروع اللاحق.
قابل للقياس – سيحقق المكتب الجديد إيرادات بقيمة مليون دولار أمريكي. يمكننا أن نفترض أنه تم إجراء بحث كافٍ حول جدوى السوق للوصول إلى هذا الرقم.
قابل للتحقيق – سيقوم المكتب الجديد بتوظيف خمسة مديري مبيعات و25 مندوب مبيعات سيتم نشرهم في المدن الخمس الكبرى في المنطقة. حجم المدينة والسوق مهم في تخصيص الموارد.
واقعية – سيهدف المكتب إلى تحقيق مبيعات أولية متواضعة، وسيستهدف نمواً بنسبة 5% في المبيعات الشهرية. ويتم تدقيق هذا الرقم من خلال نتائج تحليل دراسة السوق التي أجراها قسم المبيعات.
محدد زمنيًا – من المستهدف تحقيق هدف المليون دولار في غضون عامين.
يمكن ترجمة نهج SMART إلى أهداف المشروع في أي صناعة وسيناريو تقريبًا. وغني عن القول أنه يستبعد التأخير غير المرغوب فيه والارتباك في المشروع في مرحلة لاحقة.
تعتبر أهداف المشروع جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع، والتي تغطي دورة حياة المشروع بأكملها – بدءًا من بناء فريق المشروع وتدريبه وتمكينه؛ وتحديد الأهداف والغايات والمخرجات؛ وجدولة المشروع؛ وإدارة العمل؛ وإدارة النزاع والتعاون والاتصالات؛ وضمان التحسين المستمر؛ وقيادة المشروع نحو الإنجاز. برنامج SPOTO PMP التدريبي هو برنامج تدريبي وشهادة موثوق به يغطي جميع هذه الجوانب وأكثر من ذلك.
ومن خلال المعسكرات التدريبية، واختبارات المحاكاة، وإرشاد الخبراء، وخطة الدراسة المحدثة، تبني SPOTO منظومة تثري خبرات إدارة المشاريع للمحترفين والطلاب على حد سواء. وبفضل المواد الدراسية الرسمية وأوراق اعتمادها المعترف بها عالمياً، يُعد تدريب شهادة SPOTO PMP مثالي لأي شخص يتطلع إلى بناء حياة مهنية مُرضية في مجال إدارة المشاريع.