5 خطوات حاسمة في عملية إدارة المشاريع |مجموعات عمليات إدارة المشاريع

هناك العديد من العمليات الجارية في إدارة المشاريع من البداية إلى النهاية. تساعد عمليات إدارة المشاريع المختلفة على إدارة المشروع بطريقة منظمة وصحية. من أجل إنهاء المشروع بالنتائج المرجوة، يجب وضع إطار عمل وخلال دورة حياة المشروع، يجب تنفيذ عمليات إدارة المشروع هذه وفقًا لذلك. على سبيل المثال، ما الذي يجب أن يكون في متناول اليد لتحديد الميزانية، وما هو المطلوب لإكمال الجدول الزمني للمشروع، وكيف سيتم تحديد متطلبات الجودة؟ تم تحديد جميع مجموعات العمليات هذه في دليل PMBOK دليل إدارة المشاريع PMBOK هيئة المعرفة لإدارة المشاريع.
احضر تدريب PMP المجاني المجاني لمدة ساعة واحدة عبر الإنترنت 100% عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية.
يتم إنجاز كل ذلك من قبل أعضاء فريق المشروع بمساعدة عملية إدارة المشروع.
إذا كنت مدير مشروع تتطلع إلى المضي قدمًا في حياتك المهنية من خلال تعلم مجالات المعرفة في إدارة المشاريع ومجموعات العمليات، يمكنك التسجيل في تدريب شهادة CAPM® للحصول على شهادة معتمدة.
ما هي عملية إدارة المشاريع؟ ما هي مجموعات العمليات التي تتضمنها عملية إدارة المشاريع؟ ما هي العلاقة بين مجموعات عمليات إدارة المشاريع هذه؟
لنبدأ بنظرة عامة موجزة عن مجموعات عمليات إدارة المشاريع.
ما هي مجموعات عمليات إدارة المشروع؟
في عملية إدارة المشروع، هناك مجموعات عمليات تسمى “مجموعات عمليات إدارة المشروع”. يمكننا أن نذكر خمس مجموعات عمليات إدارة المشروع. مجموعات عمليات إدارة المشروع هذه وأنشطتها هي: بدء أنشطة مجموعة العمليات: تساعد هذه الأنشطة بشكل أساسي على بدء المشروع. أنشطة مجموعة عمليات التخطيط: تضمن هذه الأنشطة التخطيط السليم للمشروع. أنشطة مجموعة عمليات التنفيذ: تساعد هذه الأنشطة في إدارة عمل المشروع وتساعد في إنتاج العمل أو مخرجات المشروع. أنشطة مجموعة عمليات المراقبة والتحكم: تساعد هذه الأنشطة في إدارة أعمال المشروع: تساعد هذه الأنشطة في التقدم الناجح للمشروعات. تتحقق أنشطة المراقبة والتحكم مما إذا كان المشروع يسير كما هو مخطط له وما إذا كانت هناك انحرافات عن النتائج المتوقعة. إذا كانت هناك انحرافات، تهدف إدارة المشروع إلى تصحيح الفروق لتحقيق أهداف المشروع. أنشطة مجموعة العمليات الختامية: تساعد هذه الأنشطة على إنهاء أنشطة المشروع وتوثيق الأوراق الختامية وإتمام المشروع بنجاح.
لاحظ أنه يتم توثيق عمليات إدارة المشروع والتحكم فيها بمساعدة قوالب إدارة المشروع. يمكنك الاطلاع على نماذج قوالب إدارة المشاريع المجانية لتكوين فكرة عن كيفية عملها.
ما هي عملية إدارة المشروع؟
تحدد عمليات إدارة المشروع “ماذا تفعل متى” في المشروع. هناك العديد من الأنشطة من عمليات البدء حتى إغلاق المشروع. كل نشاط من هذه الأنشطة له ترتيب تسلسلي أيضًا. على سبيل المثال، هل يمكنك شراء أداة سيتم استخدامها في المشروع قبل بدء المشروع؟ بطبيعة الحال، الإجابة بالنفي. هل يمكنك تعيين الموارد للمشروع قبل إكمال خطة إدارة المشروع؟ الجواب هو نفسه مرة أخرى. لذلك، يتم تحديد الأنشطة التي سيتم القيام بها والخطوات التي سيتم إكمالها جميعًا بطريقة منظمة ومنظمة. ويتم ذلك بمساعدة عمليات إدارة المشروع.
لكن عمليات إدارة المشروع لا تحدد فقط “ما يجب القيام به ومتى” في المشروع. كما أنها تحدد أيضًا “ما يجب القيام به” من أجل إدارة المشروع. لذلك تحدد هذه العمليات أيضًا ما ستكون المدخلات والمخرجات لإكمال النشاط. على سبيل المثال، ستساعد عملية تحديد الميزانية مدير المشروع على فهم ما يحتاج إلى القيام به لإكمال تقدير ميزانية المشروع.
الترتيب التسلسلي
كما ذكرنا أعلاه، يجب أن يكون هناك ترتيب معين لعمليات إدارة المشروع لإكمال المشروع بأكمله. هذا الترتيب هو:
الخطوة الأولى البدء
في هذه المرحلة، يتم تشكيل حالة العمل اللازمة لبدء المشروع. بعد ذلك، سيبدأ راعي المشروع، الذي سيدعمه مالياً، في بدء المشروع. سيتم تعيين مدير المشروع لإدارة وتنسيق أنشطة المشروع.
الخطوة الثانية: التخطيط
في هذه المرحلة، يتم الانتهاء من تخطيط المشروع من البداية إلى النهاية. وتشمل هذه الخطة إدارة التكاليف والجدولة وإدارة الجودة وإدارة الموارد وما إلى ذلك من تفاصيل المشروع.
الخطوة الثالثة: التنفيذ
هذه هي المرحلة التي يتم فيها تسليم مخرجات المشروع الفعلية. يتم إنتاج مخرجات المشروع وتسليمها للعميل في هذه المرحلة.
الخطوة الرابعة: المراقبة والتحكم
تتفاعل هذه المرحلة في الواقع مع جميع المراحل الأخرى. لأن الغرض الرئيسي من هذه المرحلة هو التحقق مما إذا كان المشروع يتقدم كما هو مخطط له. إذا كان هناك أي انحرافات عن الأهداف أو المقاييس المخطط لها، فيجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية بشأنها على التوالي.
الخطوة الخامسة والأخيرة: الإغلاق
في هذه المرحلة، يتم الانتهاء من أنشطة المشروع، ويتم الانتهاء من الأعمال الورقية لاستكمال المشروع. يتم الانتهاء من توثيق الدروس المستفادة وأرشفتها في أصول العمليات التنظيمية للشركة.
التفاعل بين مجموعات عمليات إدارة المشروع
يوضح هذا الشكل تفاعل مجموعات عمليات إدارة المشروع مع بعضها البعض. كما ترى، مرحلة الدخول هي بداية المشروع. بمجرد بدء المشروع، يتم تشغيل عمليات البدء. ستساعد هذه العمليات على بدء المشروع بنجاح.
بعد ذلك، ستتم عمليات التخطيط وسيتم التخطيط للمشروع. بمجرد انتهاء التخطيط، تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع. أثناء تنفيذ المشروع، يتم إنتاج مخرجات المشروع وتسليمها إلى العميل. كما ترى في الشكل، فإن عمليات التخطيط وعمليات التنفيذ في حلقة متصلة. لأنه استنادًا إلى المخرجات الفعلية والنتائج الفعلية للمشروع، قد تكون هناك حاجة إلى إعادة التخطيط أو إعادة التعديل للوصول إلى أهداف المشروع. على سبيل المثال، إذا كان المشروع يتجاوز الميزانية التي تم التخطيط لها في البداية، فيجب القيام بإجراءات تصحيحية وإعادة التخطيط لتصحيح هذه الانحرافات.
الخطوة الأخيرة هي عملية الإغلاق، وهذا سيساعد في إكمال المشروع. تغطي عمليات المراقبة والتحكم عمليات مجموعات العمليات الأربع الأخرى. لأن المراقبة والتحكم تتم منذ بدء المشروع وحتى نهايته. من أجل إكمال المشروع بنجاح، يجب مراعاة التقدم المحرز والمقاييس والقياسات الخاصة بالمشروع. والسبب وراء ذلك هو معرفة ما إذا كان كل شيء يسير كما هو مخطط له في البداية.
مستوى تفاعل العملية في المشروع
يوضح هذا الشكل مستوى تفاعل العملية على مدار الوقت في مشروع ما، أو في مرحلة من مراحل مشروع كبير.
تكون مجموعة عملية البدء نشطة في بداية المشروع، كما أن مستواها أقل مقارنة بمجموعات العمليات الأخرى.
وبمجرد أن يبدأ مستوى مجموعة عملية البدء في الانخفاض، يبدأ مستوى أنشطة مجموعة عملية التخطيط في الزيادة. ثم تتبع مجموعة عملية مرحلة التنفيذ مجموعة عملية التخطيط وتصل إلى أعلى مستوى من التفاعل بين جميع مجموعات العمليات. أما مجموعة العمليات الأخيرة التي تكون في نهاية المشروع أو المرحلة فهي مجموعة العمليات الختامية.
تتمتع مجموعة عملية المراقبة والتحكم بأطول مدة من حيث تفاعل العملية في المشروع أو المرحلة. وكما ذكرنا سابقًا، فإن السبب الرئيسي لذلك هو عمليات المراقبة والتحكم في العمليات للتحقق من جميع مجموعات العمليات الأخرى فيما إذا كان المشروع سليمًا وسيحقق أهدافه.