5 تحديات رئيسية في إدارة البرامج وكيفية التغلب عليها؟

يشكل التخطيط للمشاريع المتعددة وتنفيذها والتحكم فيها من أجل تحقيق الأهداف الاستراتيجية تخصص إدارة البرامج المعقد والمتعدد الأبعاد. وعلى الرغم من وجود العديد من المزايا لإدارة البرامج (شهادة PgMP)، إلا أن هناك بعض الصعوبات التي يجب دراستها بعناية والتغلب عليها. يتم ضمان نجاح مبادراتك البرنامجية من خلال الدراسة المتعمقة للعقبات الخمس الرئيسية التي يواجهها مديرو البرامج مع توفير حلول عملية.
يُطلق على الطريقة الاستراتيجية لإدارة مجموعة من المبادرات المترابطة التي تعمل معًا لتحقيق هدف تنظيمي شامل اسم إدارة البرامج (شهادة PgMP ضرورية لتعلم إدارة البرامج). يقوم مديرو البرامج بتقييم العديد من المشاريع وترابطها بشكل كلي، على عكس مديري المشاريع الذين يركزون على المشاريع الفردية.
تقع مسؤولية تنسيق المشاريع ومواءمتها داخل البرنامج على عاتق مديري البرامج للتأكد من أن جميع المشاريع تساهم في تحقيق أهداف العمل الشاملة للبرنامج. بعضها:
يجب تنسيق المشاريع من قبل مدراء البرامج مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة للتأكد من أن كل مشروع يساهم بشكل كبير في تحقيق النتائج المرجوة.
يقع على عاتق مدراء البرامج واجب أساسي لتحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط للتخفيف من حدتها. ولتجنب التعطيل، يجب عليهم التنبؤ بالصعوبات والتعامل معها بشكل استباقي.
ولإبقاء الجميع على اطلاع وعلى نفس الصفحة، يجب على مديري البرامج الحفاظ على التواصل المفتوح والفعال مع جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك أعضاء الفريق والعملاء والمديرين التنفيذيين.
المديرون ذوو الخبرة ضروريون لإدارة البرامج (شهادة PgMP). إن القدرة على التعرف على جميع المشاريع ككل وفهم كيفية المضي قدمًا بها بشكل جماعي نحو الإنجاز لا يقل أهمية عن الحصول على تدريب على إدارة المشاريع والقدرة على اجتياز جوانب فلسفة إدارة المشروع. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى هذه المواهب إلى تفويت المواعيد النهائية، وتأخر العمل الناجم عن عوامل لم تؤخذ في الحسبان، والأسعار المبالغ فيها الناجمة عن نقص العلاقات التجارية والقوة الشرائية، وغير ذلك.
تتمثل أسهل طريقة للتغلب على صعوبة إدارة البرامج هذه في التعاون مع شريك راسخ ومطلع. تقوم الشركات كل يوم بتنفيذ برامج جديدة للعلامات التجارية. وبوجود هذه الخبرة، فإنهم قادرون على فهم الأجزاء المختلفة للعناصر الاستراتيجية الواسعة للبرنامج بالإضافة إلى المشاريع المحددة التي يتكون منها. كما أنها ستوفر مديري برامج ملتزمين ومشرفين في الموقع للمشاريع المتعلقة بالبناء، والذين سيشرفون على كل جزء من أجزاء العمل ويتأكدون من سير العمل بسرعة.
ضع في اعتبارك أن كل موقع من مواقع البرامج سيتطلب مواد وعمالة وخدمات أخرى تستدعي إشراك موردين مختلفين. في كثير من الأحيان، تكون أعمال أو موارد أحد الموردين مطلوبة قبل أو بالتزامن مع تلك التي يقدمها مورد آخر. يجب على هؤلاء الموردين التعاون والتواصل مع بعضهم البعض للقيام بذلك. يمكن أن يصبح هذا الأمر مربكًا بسهولة، حتى على مستوى المشروع. تخيل ذلك على مستوى البرنامج الآن. فقد تحول عدد قليل من البائعين إلى مائة، أو ربما أكثر. يكاد يكون من الصعب إدارة الاتصالات وعبء العمل بين هذا العدد الكبير من البائعين دون وجود موظفين ذوي خبرة.
يمكن أن يوفر العمل مع شركة أنشأت تحالفات موثوقة مع المقاولين والموردين والبائعين الآخرين في جميع أنحاء البلاد حلاً لهذه الصعوبة في إدارة البرنامج. لا يقتصر التعامل مع فريق واحد على تبسيط التواصل من جانبك إلى حد كبير فحسب، بل يمنحك أيضاً إمكانية الوصول إلى آلاف المقاولين الذين تم فحصهم والذين أثبتوا بالفعل قدرتهم على تسليم المشاريع في الموعد المحدد وبمستوى عالٍ من الجودة. وأفضل ما في الأمر هو أن شريكك سيتولى إدارة هذا التنسيق نيابةً عنك، مما يتيح لك التركيز على الضرورات الاستراتيجية الأخرى.
من المحتمل أن يغرق العديد من مديري المشاريع صندوق الوارد الخاص بك بالاستفسارات والتحديثات. وعلى الرغم من وجود اتصال (المزيد حول هذا الأمر لاحقًا)، إلا أن المشكلة تكمن في حجم الاتصالات. أثناء التوفيق بين التزاماتك الخاصة، من المحتم أن تفوتك رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة تحديث وتتأخر في أحد المشاريع، مما قد يؤدي إلى سلسلة من ردود الفعل مع الآخرين. يجب تجنب تعدد جهات الاتصال من جانب الشركاء لصالح نقطة اتصال واحدة، سواء كان مدير برنامج أو مدير حساب محدد.
ترتبط المشكلة المذكورة أعلاه في إدارة البرنامج (شهادة PgMP) ارتباطًا وثيقًا بمشكلة التواصل. إذا كنت غير مدرك لما يحدث، فأنت متخلف عن الركب. لن يكون لمديري المشاريع والبرامج سيطرة أو فهم لما يحدث، وما تم إنجازه بالفعل، وما يجب أن يحدث بعد ذلك، وما هو عالق حاليًا في غياب هيكلية إعداد التقارير، وهذا هو السبب في أهمية وجود سياسة تواصل محددة مثل عمليات التحقق اليومية والأسبوعية وغيرها من الاتصالات الضرورية.
تدرك أعظم فرق إدارة البرامج أنه لا ينبغي أبدًا حجب المعلومات عن أي شخص. يجب على شريكك أن يبقيك دائمًا على اطلاع على حالة عملك، سواء من خلال عمليات الاطمئنان المتكررة أو تحديثات الحالة. لا يؤدي شريكك واجباته بشكل صحيح إذا لم تكن على دراية دائمًا بما تم الانتهاء منه وما يتم إنجازه بعد ذلك. إن استخدام التكنولوجيا للمساعدة في إبقاء البرنامج على المسار الصحيح أمر بالغ الأهمية، بالإضافة إلى أن الاتصالات الراسخة أمر مهم.
بطبيعة الحال، سيستخدم شريكك نوعاً من الحلول التكنولوجية لإدارة المشاريع، ولكن من المهم أن تأخذ بعين الاعتبار كيفية الحفاظ على هذا النظام. إذا لم تتمكن من الحصول على المعلومات التي تحتاجها على الفور، فحتى أفضل حل لإدارة المشروع سيكون عديم الفائدة تماماً. يتضمن ذلك تفاصيل حول البرنامج بأكمله بالإضافة إلى الأعمال الورقية التي تحتاجها للحفاظ على سير الأمور، مثل الفواتير والإيصالات والتصاريح وخطط المشروع وعدد كبير من الموارد الأخرى.
سيساعدك العمل مع شريك يستخدم منصة موحدة وسهلة الاستخدام لبرنامجك على تجنب قضاء ساعات طويلة في تتبع الوثائق والمعلومات المالية وتحديثات تقدم المشروع والتقارير وغيرها من التفاصيل المهمة. يجب أن تكون هذه المعلومات متوفرة ليس فقط على برنامج مكتبي ولكن أيضاً من أي مكان. يجب أن يقدم شريكك حلاً أو بوابة ويب مباشرة تمكنك أنت وفريقك من الحصول على ما تحتاجه في اللحظة المناسبة.
أخيرًا وليس آخرًا، إذا لم يتم نقل أصول العلامة التجارية المطلوبة للحفاظ على استمرار المشاريع بشكل صحيح من الشركة المصنعة إلى مواقعك (أو إلى مستودع تخزين مؤقت)، فلن يكون برنامجك ناجحًا. من الأهمية بمكان التأكد من حمايتها وتحديدها وتوجيهها إلى الموقع المناسب، ولكن القيام بذلك داخلياً أو من خلال العديد من الأطراف الثالثة يضيف تعقيداً وإجهاداً مفرطين.
سيشرف الشريك الأفضل على كل جانب من جوانب هذه المراحل النهائية من برنامجك. سيتم إنتاج جميع أصول علامتك التجارية مع إنشائها، وسيتأكدون من تسليمها بسلاسة إلى منطقة واحدة حيث سيتم حمايتها والحفاظ عليها حتى تصبح جاهزة للتسليم إلى مواقعك وتثبيتها.
لا توجد العديد من الحلول البرمجية الشائعة المتاحة لمديري البرامج لاستخدامها لزيادة إنتاجيتهم. هناك أدوات لإدارة المشاريع يمكن استخدامها لتصور الترابطات المتبادلة وإدارة جداول المشروع. البريد الإلكتروني والدردشة للتواصل مع الآخرين، والتقويمات لجدولة الاجتماعات. تُستخدم جداول البيانات والمستندات للتوثيق وإنشاء قوائم المراجعة. العديد من الأدوات ذات الأساس الرشيق لتنظيم سباقات السرعة وما إلى ذلك. ولكن للأسف، كل أداة من هذه الأدوات مفككة إلى حد ما.
يتطلب دمج البيانات من هذه البرامج المتعددة الكثير من العمل. تحقق من مجموعة الأدوات التي تناسبك أكثر في البداية لإيجاد حل. استخدم الأدوات المتوافقة مع بعضها البعض لتسهيل عملية استيراد البيانات وتصديرها. بالإضافة إلى ذلك، قلل من عدد الأدوات التي تستخدمها بحيث لا يتوجب عليك سوى قضاء وقت قصير في الربط بين النقاط.