5 أشياء كنت أتمنى لو كنت أعرفها قبل أن أصبح مدير مشروع

كمديرين للمشاريع، نتحدث كثيرًا عن أهمية الدروس المستفادة – ولكن كم منا يخصص وقتًا منتظمًا للتفكير في دروسنا الشخصية؟ لقد عملت على مشاريع مختلفة الأحجام في العديد من الصناعات، بأهداف تتراوح بين “إبقاء الأنوار مضاءة” و”الجهود التحويلية”، وقد ترك لي كل منها منظوراً جديداً. من بين الدروس التي تعلمتها، ما هي الدروس التي أود أن أعود وأقولها لنفسي قبل أن أصبح مدير مشروع؟ كان من الصعب حصر القائمة، ولكن إليكم تلك التي سأستخرجها من آلة الزمن:
الحفاظ على التركيز المتناسق أمر صعب.
قبل أن أصبح مديراً للمشروع، لم أكن قد لاحظت بوضوح أن الحفاظ على تركيز الفريق على رؤية مشتركة ومجموعة من النتائج هو عمل شاق حقاً. في بداية مسيرتي المهنية، وجدت نفسي أقوم بإكمال المهام المهمة المتمثلة في وصف أهداف المشروع، وتحديد نطاق المشروع، وسرد ما كنا نأمل في تحقيقه من المشروع – ثم أقوم بدس الميثاق في ملفات المشروع. وبمرور الوقت، كان الفريق يفقد شيئاً فشيئاً الأولويات والأهداف المشتركة، وينتهي بهم الأمر بالعمل على أشياء خاطئة أو اتخاذ قرارات لا تتماشى مع ما كنا نأمل في تحقيقه. ما الذي يحدث؟
غالبًا ما ينتهي بنا المطاف في المشاريع، لا سيما الطويلة منها، إلى اتخاذ مسارات غير متوقعة ومواجهة عقبات لم نتوقعها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تغيير تركيز الفريق. تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية لمدير المشروع في إبقاء عين الفريق على الجائزة: تذكّر لماذا بدأنا هذا المشروع في المقام الأول، إلى جانب جميع الفوائد العظيمة التي نأمل أن نحققها عندما ينتهي المشروع. وهذا يساعد على إبقاء الفريق أكثر وحدة وتفكيرًا على نفس المنوال عندما تسوء الأمور.
معرفة متى يكفي ما يكفي.
قبل أن أقوم بإدارة المشاريع بشكل رسمي، لم أكن أدرك أنه على الرغم من الجهود التي تبذلها المؤسسة لفحص المبادرات، لا تستمر جميع المشاريع في تحقيق الفائدة بعد البدء بها. فبمجرد أن يبدأ الفريق في مشروع ما ويستثمر في أعمال المشروع المبكرة (أي تحديد النطاق، وجمع المتطلبات، وبناء التصميم) يبدأون في رؤية رؤية رؤية المشروع تتبلور إلى شيء ملموس. وعلى غرار بقية أعضاء الفريق، أردت أن أدعم هذه المشاريع والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها.
إلا أن جميع المشاريع تواجه تحديات غير متوقعة، وقد يكون اتخاذ قرار النظر في جدوى المشروع بعد أن يكون الفريق قد استثمر في المشروع أمرًا صعبًا للغاية. في أحد مشاريعي الأولى، كان تركيز الفريق منصبًا على عدم خسارة الجهد الذي بذلناه بالفعل في تخطيط المشروع لدرجة أننا واصلنا العمل على المشروع لعدة أشهر أخرى. في الواقع، كنا ندور حول جهد لم يعد له معنى في نهاية المطاف بسبب سوء فهم رئيسي للأولويات التنظيمية. وكان الشيء الوحيد الأسوأ من خسارة الوقت الذي قضيناه هو خسارة المزيد من الوقت، وكنا سنتجنب ذلك لو عرفنا متى نقيّم ما إذا كان المشروع لم يعد له معنى. [ستتعلم من خلال درس النجاة في إدارة المشاريع بعض مقاييس التقييم، أو “معايير القتل”، التي غالبًا ما تشير إلى أن المشروع يحتاج إلى إعادة تقييم].
التصور مهم بقدر أهمية النية والعمل.
في معظم البيئات التي عملت فيها، كانت هناك قيود تحول دون العمل على كل مشروع، وفي بعض الحالات، تحول دون إنجاز المشاريع بالسرعة أو بشكل كامل كما هو مرغوب فيه. وهذا غالبًا ما يخلق بيئة مشحونة سياسيًا مع أصحاب المصلحة الذين لديهم مصلحة في ما يتم تحديد أولوياته ولماذا. كمدير مشروع أخضر، ركزت على مشروعي لأنه كان يعتبر أولوية من قبل المنظمة، ولكنني أغفلت التأثيرات المتصورة لمشاريعي.
وبمرور الوقت، تعلمت أن هناك العديد من الأشخاص الذين سيكون لديهم تصور حول مشروعك: على سبيل المثال، أنه يستهلك تمويلاً يمكن استخدامه في شيء آخر؛ أو أنه ليس بهذه الأهمية، أو أنه يستهلك أعضاء الفريق القيّمين. من خلال الاطلاع على كيفية رؤية الآخرين في المؤسسة لمشروعك، يمكنك المساعدة في التخفيف من حدة هذه المشاكل من خلال معرفة كيفية معالجة مخاوفهم والالتقاء بهم. قد يكون الأمر بسيطًا مثل إبقائهم على اطلاع على التقدم المحرز في مشروعك أو شرح بعض فوائد المشروع التي قد لا يرونها. [سنتحدث في الصف القادم عن بعض الطرق التي قد يرى أصحاب المصلحة أنهم يتأثرون بالمشروع وأفضل السبل لإشراكهم في المشروع].
إن الإدارة الفنية للمشروع (الجداول الزمنية والمالية وسجل القرارات وما إلى ذلك) ليست سوى المرحلة الأولى من المهمة – أما الباقي فهو في نهجك.
بصفتك مدير مشروع جديد، يمكن أن تكون الأدوات المتاحة لك مربكة ومطمئنة في نفس الوقت. هناك الكثير من الوثائق التي يجب عليك إدارتها للمساعدة في توجيه فريقك نحو النجاح: جدول زمني للمشروع، وسجل RAAID، وطلبات التغييرات في المشروع، والتوقعات المالية، وسجلات أصحاب المصلحة، وغير ذلك. هذه أدوات ضرورية لتحقيق أهداف المشروع، ولكن هل هذا حقًا كل ما تحتاجه للوصول إلى خط النهاية؟ سرعان ما تعلمت أن هذا ليس سوى نصف المعركة.
في حين أن الجانب التقني في إدارة المشروع – العلم – ضروري للغاية لإدارة مشروعك، فإن النهج الذي تتبعه في مشروعك – الفن – لا يقل أهمية. إن مساعدة فريق المشروع على النجاح من خلال التفاوض على الأولويات والمواعيد النهائية، وإزالة العوائق، وتسوية النزاعات، والتواصل الفعال (وفي كثير من الأحيان!) هو ما سيساعدك حقًا على إنجاز مشاريعك. [في “ذا سبوتو”، تركز دورة “البقاء على قيد الحياة في إدارة المشاريع” على فن إدارة المشاريع لأننا نرى القيمة التي تجلبها هذه المهارات الشخصية في التعامل مع بيئات المشاريع وتعقيداتها].
إن قيادة فريق – وبناء الثقة – أمرٌ صعبٌ للغاية.
قبل أن أصبح مديراً للمشروع، كنت أتمنى لو كنت أعلم أن بناء الثقة مع الفريق وتمكينهم من تحقيق أهداف المشروع هو عمل شاق حقاً. أن تكون ناجحًا في دور قيادي يتطلب منك أن تكون على اتصال بما يحتاجه فريقك لتحقيق النجاح، وأن تضع أعضاء الفريق في موقع يمكّنهم من تحقيق الأهداف، وأن تساعدهم في الحصول على الموارد اللازمة. بالنسبة لمعظم مديري المشاريع، يجب عليك تحقيق كل ذلك بالاعتماد فقط على قدرتك على التأثير على فريق المشروع والقادة في المؤسسة… وهذه ليست مهمة سهلة.
ولكسب الثقة مع فريقك، يجب عليك في كثير من الأحيان أن تمر بمراحل صعبة من إرساء المعايير وتعلم كيفية العمل معًا. نظرًا لأن فرق المشروع لا تعمل دائمًا معًا بشكل متسق، ولكن يتم تجميعها لتحقيق أهداف المشروع، فقد تمر بفترات متقلبة في وقت مبكر حيث يكتشفون بعضهم البعض. ويتطلب تجاوز هذه الفترات دعمًا متسقًا وصبرًا وحلًا للنزاعات، لكن بذل الجهد الشاق خلال الفترات العصيبة يمكن أن يساعد في بناء الثقة مع فريقك. يعد التواصل بفعالية وشفافية جزءًا كبيرًا آخر لبناء الثقة والحفاظ عليها، وسرعان ما تعلمت أن هذا هو المكان الذي يتركز فيه الكثير من وقت مديري المشاريع.
من المفاهيم الأساسية التي يركز عليها صف “البقاء على قيد الحياة في إدارة المشاريع” هي بعض الطرق الأساسية التي يمكنك من خلالها إدارة ديناميكيات الفريق، والتواصل كالمحترفين، وبناء الثقة كقائد. لا يوجد قالب يمكنك تطبيقه على كل مشروع لتحقيق النجاح، ولكن هناك بعض المفاهيم الأساسية التي كان من الرائع أن أعرفها قبل أن أبدأ في إدارة المشاريع لتوفر عليَّ الكثير من الدروس الصعبة. لقد علّمني كل مشروع وفريق عمل عملت معه شيئًا جديدًا، وأنا أعلم أن مجموعة أدواتي ستستمر في التطور مع تقدمي في مسيرتي المهنية.