تتمثل الخطوة الأولى في تحديد أصحاب المصلحة لأنهم يلعبون دورًا أساسيًا في تشكيل مكتب إدارة المشاريع. يعتمد هيكل مكتب إدارة المشاريع على العديد من العوامل التنظيمية. يمكن إنشاء مكتب إدارة المشاريع بطريقتين – الأولى تعمل كمستشار لتوفير التدريب والتوجيه وأفضل الممارسات لمدير المشروع ؛ والثانية هي فريق مركزي يعمل كمدير مدير المشروع لأداء إدارة محفظة المشروع. كل طريقة لها مزايا وعيوب ، لذلك من المهم جدًا بناء جسر بين المفهوم والنتيجة الملموسة في الاتجاه الصحيح.
متى عليك القيام بشيء ما؟
بمجرد أن تعرف ما يجب عليك فعله ، من المهم أن تحدد متى يجب عليك القيام بذلك. من المتوقع أن يقوم مكتب إدارة المشاريع PMO بأداء المهام في جميع مراحل المشروع. مكتب إدارة المشاريع (PMO) مسؤول عن تطوير وتنفيذ الأساليب الموحدة لجميع المشاريع في هذا المجال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ضبط عملية إدارة المشروع للمساعدة في تحقيق أهداف المنظمة وفقًا لأعلى المعايير. يعمل مكتب إدارة المشاريع (PMO) كنقطة محورية لجميع احتياجات إدارة المشروع. هم مسؤولون عن تنفيذ البرامج التدريبية. يعمل مكتب إدارة المشاريع (PMO) كمنزل لمدير المشروع ، والذي يتم من خلاله إقراض مدير المشروع للعمل في المشروع (وليس في حالة النموذج الاستشاري). سيقوم مكتب إدارة المشاريع (PMO) بتحديد ونشر أدوات إدارة المشروع بناءً على احتياجات المنظمة.
من يجب أن يتم تعيينه لإكمال العمل؟
بعد جمع المتطلبات التنظيمية لمكتب إدارة المشاريع ، حان الوقت لإنشاء مخطط مهمة. يساعد جدول المهام هذا على تعيين مهام مكتب إدارة المشاريع بالمهارات التي يحتاجها كل شخص لتلك المجموعة من الأدوار والمسؤوليات. بصفتك مديرًا ، نظرًا لمعايير إدارة المشروع المختلفة لمراقبة الجودة والتخطيط (المشروع والموارد والتكلفة وتخطيط الميزانية) وتحليل المخاطر وصياغة السياسة ، من المهم جدًا هيكلة فريقك.
ما الذي يجب علي استخدامه لإنجاز المهمة؟
من الأهمية بمكان أن يوفر مكتب إدارة المشاريع (PMO) إشارات إنذار مبكر للإدارة. على الرغم من أن الإدارة ليس لديها الوقت للتحقق من المشاريع الفردية ، إلا أنها يجب أن تفهم التقدم المحرز في جميع المشاريع. يلعب التقرير الشامل حول النقاط البارزة والمشاكل الخاصة بجميع المشاريع دورًا مهمًا للغاية في اتخاذ القرار الاستراتيجي للمشروع. تلعب أدوات إدارة المشروع دورًا مهمًا للغاية في تعريف هذه المؤشرات وإيصالها. عند اختيار أداة إدارة المشروع المناسبة لمؤسستك ، يجب مراعاة عوامل مختلفة مثل التعاون وإدارة الموارد وإدارة المشاريع وسهولة الاستخدام والمساعدة والدعم.
كيف سيساعدني موقع مكتب إدارة المشاريع في المخطط الهيكلي على إكمال عملي؟
هيكل مكتب إدارة المشاريع هو إدارة المشاريع في جميع أنحاء المنظمة. لذلك ، من الأفضل تنفيذه على مستوى المؤسسة لضمان اتساق إدارة جميع العناصر. يجب أن تتماشى أهداف مكتب إدارة المشاريع مع أهداف المنظمة. لذلك ، من الأفضل أن يعمل مكتب إدارة المشاريع مع الفريق التنفيذي للشركة.
