4 مكونات للاتصالات الفعالة لفريق المشروع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

ما أهمية التواصل الفعال؟
تقضي ساعات لا تحصى في وضع خطة تواصل مع أصحاب المصلحة لديك. فأنت تحددهم وترتب أولوياتهم وتضع استراتيجية شاملة بشأن ماذا ومتى وكم مرة ستتواصل معهم. ولكن ماذا عن أعضاء فريق مشروعك؟ هل تعرف ما الذي يعمل عليه جوش، وأين ترى كريسي المخاطر، وحقيقة أن شانون لم تذهب إلى العمل منذ بضعة أيام؟ يجب أن تمتد الصرامة التي تطبقها على أصحاب المصلحة في المشروع إلى الفريق. في الواقع، لقد وجدت أنه من المهم في كثير من الأحيان أن تكون دقيقًا واستراتيجيًا في تخطيط الاتصالات وتنفيذها مع أعضاء الفريق أكثر من أصحاب المصلحة خارج الفريق. تذكر، بدون اتصالات فعالة مع فريق المشروع، ما الذي ستتواصل به مع أصحاب المصلحة الآخرين؟ رسائل غير صحيحة وغير مكتملة وربما غير مناسبة؟
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوِّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
1. حدد جمهورك
عندما أفكر في كيفية التواصل مع فريق مشروعي، أستخدم نفس التخطيط المنهجي والاستراتيجي الذي أستخدمه مع جميع أصحاب المصلحة الآخرين. أفكر في من (تحديد أولوية أعضاء الفريق)، وكيف (المنهجية)، ومتى (التكرار)، وماذا (الرسالة الفعلية)، ولماذا (توصيل نيتي بطريقة تعالج قضاياهم ومخاوفهم). سأتوسع في كل موضوع أدناه، ثم سأقدم بعض النصائح والحيل التي استخدمتها خلال مسيرتي المهنية في إدارة المشاريع.
كما أن جميع أصحاب المصلحة ليسوا متساوين، كذلك الأمر بالنسبة لأعضاء فريق المشروع. خاصة إذا كنت تقود فريق مشروع كبير متعدد الجنسيات. يجب عليك إنشاء هيكلية اتصالات لتعزيز الاتصالات المتسقة في جميع أنحاء الفريق. نظّم اتصالاتك من خلال عقد اجتماعات منتظمة مع قادة فريق المشروع. ثم اطلب من قادة فريق المشروع الاجتماع مع أعضاء الفريق الذين يدعمونهم. من خلال القيام بذلك فإنك تقوم بتوجيه قادة فريقك حول كيفية تحفيز وتفويض المهام بفعالية. إذا كان ذلك ممكنًا، قد ترغب في أن يحضر أحد قادة الفريق أحد اجتماعاتك مع الراعي الخاص بك. يجب أن يُنظر إلى هذا الأمر على أنه تقدير لإنجاز ما ومكافأة على مساهمة تم تقديمها. لا تطلب من عضو الفريق تقديم عرض تقديمي (إلا إذا أراد ذلك، وكان ذلك جزءًا من خطة تطويره). لكنها طريقة رائعة لمساعدة قائد الفريق على تعلم كيفية التواصل بفعالية مع الراعي.
بمجرد أن تقرر من ستلتقي به، فإن الأمر التالي الذي يجب تحديده هو كيف ستلتقي به. نظراً لأن معظم التواصل غير لفظي، حاول أن تكون اجتماعات التواصل الرئيسية وجهاً لوجه. إذا لم يتمكن الجميع من التواجد في نفس الموقع، فاستخدم إمكانيات عقد المؤتمرات عن بُعد في مؤسستك (أو ابحث عن وسيلة موثوقة لتبدأ باستخدامها). إذا لم يكن هذا خياراً متاحاً، فاستخدم برامج الاتصالات المزودة بإمكانيات كاميرا الويب. أخيرًا، في أسوأ السيناريوهات، إذا لم تتمكن من جمع المجموعة معًا باستمرار، سافر للاجتماع مع أعضاء فريقك.
هل تدرس لامتحان PMP؟
2. عقد اجتماع افتتاحي ناجح
ربما يكون أهم اجتماع لفريق العمل الذي ستعقده هو اجتماع انطلاق المشروع. تأكد من وضعه في الميزانية للتأكد من أنه شخصيًا. خطط لأنشطة بعيدة عن الاجتماع الفعلي حتى يبدأ الفريق في الترابط. أي نشاط يحتاجون فيه إلى القيام بشيء ما معًا، والذي لا يتماشى مباشرة مع المشروع، هو نشاط جيد. المفتاح هو جعل الناس يعملون معًا من أجل هدف مشترك في نشاط ترفيهي وممتع.
خلال اجتماع الانطلاق، قم بتيسير مناقشة لإنشاء ميثاق الفريق. قم بتضمين القواعد الأساسية للاتصالات الفعالة واجتماعات الفريق كجزء من ميثاق الفريق. قم بمواءمة التوقعات مع جميع التفاصيل المتعلقة بموعد وكيفية اجتماع الفريق. احرص على أن يتناول جزء من القواعد الأساسية لاجتماعات فريقك بنود جدول الأعمال (يجب أن يكون لديك جدول أعمال وأن تنشره قبل اجتماع الفريق)، وتدوين الملاحظات، وبنود العمل. يجب أن تتوج اجتماعات فريقك بتوزيع الملاحظات على أعضاء الفريق، ويجب أن تصبح جزءًا من معلومات مشروعك والدروس المستفادة بإيجاز. لقد وجدت أن اجتماعات الفريق التي تركز على خطوط أساس المشروع والمشكلات والمخاطر والاعتراف هي الأكثر فائدة. عادةً ما أطلب عادةً جمع وتوثيق حالات الأنشطة والنواتج القابلة للتسليم قبل الاجتماع. فالغرض من الاجتماع ليس جمع تقارير الحالة، بل فهم كيفية تقدم المشروع واتخاذ القرارات المتعلقة بالخطوات التالية.
3. تحديد وتيرة الاجتماع
كم مرة يجب أن تجتمع مع فريقك؟ يشعر العديد من مدراء المشاريع أنه لا يمكنك الاجتماع بشكل متكرر بما فيه الكفاية. أنا لا أوافقهم الرأي وأؤمن بـ “النوعية” على “الكمية”. من واقع خبرتي، فقد استقر رأيي على عقد اجتماعات نصف أسبوعية مع قادة فريق المشروع واجتماعات شهرية مع الفريق بأكمله. أعتقد أيضًا أنه يجب عليك الاجتماع مع قادة فريقك بشكل فردي كل أسبوعين أيضًا. يتحدد إيقاع الاجتماعات حسب مستوى نشاط المشروع وتعقيده والمرحلة التي أنت فيها (عادةً ما يعني التبكير في عقد الاجتماعات أكثر). والشيء الأساسي الذي يجب تذكره هو التأكد من أنك عندما تجتمع، فإنك تجتمع لغرض معين؛ يجب نشر جدول أعمال، ويجب تدوين الملاحظات، وتحديد بنود العمل، ومساءلة أعضاء الفريق.
4. أفضل ممارسات التواصل
بمجرد تحديد الجمهور، وجدولة الاجتماعات، وتحديد الغرض من الاجتماع، كيف يمكنك تحسين تجربة التواصل لجميع المشاركين؟ تتضمن بعض الاستراتيجيات الرئيسية لضمان التواصل الفعال مع فريقك ما يلي:
اطرح الأسئلة الصحيحة: احرص على عدم احتكار المحادثة واحرص على فهم “ماذا” والأهم من ذلك “لماذا”. إذا كنت تتحدث أكثر من نصف الوقت، فأنت تضيع فرصة للتعلم. قال ليندون جونسون ذات مرة: “لا يمكنك التعلم وأنت تتحدث”. وهذا ينطبق تمامًا على مديري المشاريع.
استمع بعينيك وأذنيك: يكون التواصل عديم الجدوى فعليًا إذا لم تستمع إلى الردود التي تتلقاها بشأن رسالتك وتستوعبها. الاستماع ليس مجرد استخدام أذنيك لجمع الأصوات. أنت بحاجة إلى فهم الأشياء التي تُقال لك بطريقة تمكنك من تكوين رد متماسك وواسع المعرفة.
الحماس مهم: عندما تتواصل، فإن إحدى أسهل الطرق لجعل شخص ما يستجيب لك بطريقة إيجابية هي أن تكون متحمسًا لما يقوله. لن يرغب أي شخص في التحدث معك إذا كنت تتنهد أو تدير عينيك أو تبدو غير صبور أو تشعر بالملل أثناء محاولته نقل المعلومات التي يريدها.
اتصالات المشروع هي أكثر من مجرد أسلوب وهيكل ونهج. إنه يتعلق بتطوير الثقة، ولا يمكن تعزيز الثقة إلا من خلال التواصل الفعال. أفضل فرق المشروع هم الذين يثقون ببعضهم البعض. ويجب اكتساب الثقة، بدءًا من الاجتماع الافتتاحي للمشروع وتمتد طوال فترة المشروع. يقال إن العديد من المشاريع تفشل بسبب سوء التواصل. وأنا أزعم أن المشاريع تفشل بسبب انعدام الثقة الناجم عن التواصل غير الفعال أو غير الفعال أو غير الموجود. إذا نجحت في التواصل مع فريقك، ستتمكن من تطوير الثقة اللازمة لإدارة مشروع ناجح.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت