ما أهمية التواصل الفعال؟
أنت تقضي ساعات لا تحصى في إنشاء خطة اتصالات لأصحاب المصلحة لديك. أنت تحددهم وترتبهم حسب الأولوية وتضع إستراتيجية شاملة بخصوص ماذا ومتى وكم مرة ستتواصل معهم. لكن ماذا عن أعضاء فريق مشروعك؟ هل تعرف ما الذي يعمل عليه جوش ، وأين يرى كريسي المخاطرة ، وحقيقة أن شانون لم تعمل منذ أيام قليلة؟ يجب أيضًا تمديد الصرامة التي تطبقها على أصحاب المصلحة في المشروع لتشمل الفريق. في الواقع ، لقد وجدت أنه غالبًا ما يكون من المهم أن تكون دقيقًا واستراتيجيًا في تخطيط الاتصالات وتنفيذها مع أعضاء الفريق أكثر من أصحاب المصلحة خارج الفريق. تذكر ، بدون اتصالات فعالة مع فريق المشروع ، ما الذي ستتواصل معه مع أصحاب المصلحة الآخرين؟ رسائل غير صحيحة وغير كاملة وربما غير مناسبة؟
1. تحديد جمهورك
عندما أفكر في كيفية التواصل مع فريق مشروعي ، أستخدم نفس التخطيط المنهجي والاستراتيجي الذي أستخدمه مع جميع أصحاب المصلحة الآخرين. أفكر في من (تحديد أولويات أعضاء الفريق) ، وكيف (المنهجية) ، ومتى (التكرار) ، وماذا (الرسالة الفعلية) ، ولماذا (تم توصيل نيتي بطريقة تعالج قضاياهم واهتماماتهم). سوف أتوسع في كل موضوع أدناه ، ثم أقدم بعض النصائح والحيل التي استخدمتها طوال حياتي المهنية في إدارة المشاريع.
مثلما لا يتم إنشاء جميع أصحاب المصلحة بشكل متساوٍ ، لا يتم إنشاء أعضاء فريق المشروع أيضًا. خاصة إذا كنت تقود فريق مشروع كبير متعدد الجنسيات. يجب عليك إنشاء هيكل اتصالات لتعزيز الاتصالات المتسقة في جميع أنحاء الفريق. نظم اتصالاتك من خلال عقد اجتماعات منتظمة مع قادة فريق المشروع. بعد ذلك ، اطلب من قادة فريق المشروع مقابلة أعضاء الفريق الذين يدعمونهم. من خلال القيام بذلك ، فإنك تقوم بتوجيه قادة فريقك حول كيفية التحفيز الفعال للمهام وتفويضها. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقد ترغب في أن يحضر قائد الفريق أحد اجتماعاتك مع راعيك. يجب أن يُنظر إلى هذا على أنه تقدير لإنجاز ومكافأة على المساهمة المقدمة. لا تطلب من أعضاء الفريق تقديم عرض تقديمي (ما لم يرغبوا في ذلك ، وهذا جزء من خطة التطوير الخاصة بهم). لكنها طريقة رائعة لمساعدة قائد الفريق على تعلم كيفية التواصل بفعالية مع الراعي.
بمجرد أن تقرر من ستلتقي به ، فإن الشيء التالي الذي يجب تحديده هو كيف ستلتقي بهم. نظرًا لأن معظم الاتصالات غير لفظية ، فحاول عقد اجتماعات الاتصالات الرئيسية وجهًا لوجه. إذا تعذر على الجميع التواجد فعليًا في نفس الموقع ، فاستخدم إمكانات عقد المؤتمرات عن بُعد لمؤسستك (أو اعثر على واحد يمكن الاعتماد عليه لبدء استخدامه). إذا لم يكن هذا خيارًا ، فاستخدم برامج الاتصالات ذات إمكانيات كاميرا الويب. أخيرًا ، في أسوأ السيناريوهات ، إذا لم تتمكن من تجميع المجموعة معًا باستمرار ، فسافر للقاء أعضاء فريقك.
2. عقد اجتماع افتتاحي ناجح
من المحتمل أن يكون أهم اجتماع للفريق هو الاجتماع الافتتاحي لمشروعك. تأكد من وضعها في الميزانية للتأكد من أنها شخصية. خطط للأنشطة بعيدًا عن الاجتماع الفعلي حتى يبدأ الفريق في الارتباط. يعتبر أي نشاط يحتاجون فيه إلى القيام بشيء ما معًا ، والذي لا يتماشى بشكل مباشر مع المشروع ، نشاطًا جيدًا. المفتاح هو جعل الناس يعملون معًا من أجل هدف مشترك في نشاط ترفيهي وممتع.
أثناء اجتماعك الافتتاحي ، قم بتسهيل المناقشة لإنشاء ميثاق الفريق. قم بتضمين القواعد الأساسية للاتصالات الفعالة واجتماعات الفريق كجزء من ميثاق الفريق الخاص بك. قم بمواءمة التوقعات مع جميع التفاصيل المتعلقة بموعد وكيفية لقاء الفريق. تأكد من أن جزءًا من القواعد الأساسية لاجتماع فريقك يتناول بنود جدول الأعمال (يجب أن يكون لديك واحد ونشره قبل اجتماع الفريق) ، وتدوين الملاحظات ، وعناصر العمل. يجب أن تنتهي اجتماعات فريقك بملاحظات يتم نشرها على أعضاء الفريق ، ويجب أن تصبح جزءًا من معلومات مشروعك والدروس المستفادة بإيجاز. لقد وجدت اجتماعات الفريق التي تركز على خطوط الأساس للمشروع ، والقضايا ، والمخاطر ، والاعتراف هي الأكثر فائدة. عادةً ما أطلب جمع النشاط وحالات التسليم وتوثيقها قبل الاجتماع. الغرض من الاجتماع ليس جمع تقارير الحالة ، بل فهم كيفية تقدم المشروع واتخاذ القرارات بشأن الخطوات التالية.
3. تحديد وتيرة الاجتماع
كم مرة يجب أن تلتقي بفريقك؟ يشعر العديد من مديري المشاريع أنه لا يمكنك الاجتماع كثيرًا. لا أوافق وأؤمن بـ “الجودة” على “الكمية”. من واقع خبرتي ، فقد وصلت إلى اجتماعات لقيادة فريق المشروع كل أسبوعين واجتماعات شهرية مع الفريق بأكمله. أعتقد أيضًا أنه يجب عليك مقابلة قادة فريقك بشكل فردي كل أسبوعين أيضًا. يتم تحديد إيقاع الاجتماعات حسب مستوى النشاط وتعقيد المشروع والمرحلة التي أنت فيها (في وقت سابق عادة ما يعني المزيد). الشيء الأساسي الذي يجب تذكره هو التأكد من أنك عندما تلتقي ، تلتقي بهدف ؛ يجب نشر جدول الأعمال ، وينبغي تدوين الملاحظات ، وتحديد بنود العمل ، ومساءلة أعضاء الفريق.
4. أفضل ممارسات الاتصال
بمجرد تحديد الجمهور ، وتحديد الاجتماعات ، والغرض المحدد ، كيف يمكنك تحسين تجربة الاتصالات لجميع المشاركين؟ تتضمن بعض الاستراتيجيات الرئيسية لضمان التواصل الفعال مع فريقك ما يلي:
اطرح الأسئلة الصحيحة: تأكد من أنك لا تحتكر المحادثة وأن تفهم “ماذا” والأهم من ذلك “لماذا”. إذا كنت تتحدث أكثر من نصف الوقت ، فإنك تفوت فرصة للتعلم. قال ليندون جونسون ذات مرة ، “لا يمكنك التعلم أثناء حديثك”. هذا صحيح جدا لمديري المشاريع.
استمع بعيونك وأذنيك: يكون التواصل عديم الفائدة بشكل فعال إذا لم تستمع إلى الردود التي تتلقاها بخصوص رسالتك وتستوعبها. الاستماع لا يقتصر على استخدام أذنيك لتجميع الأصوات. أنت بحاجة إلى فهم الأشياء التي تُقال لك بطريقة يمكنك من خلالها تكوين استجابة متماسكة وواعية.
الحماس مهم: عندما تتواصل ، فإن إحدى أسهل الطرق لجعل شخص ما يرد عليك بطريقة إيجابية هو أن تكون متحمسًا لما يقوله. لن يرغب أي شخص في التحدث إليك إذا تنهدت أو أدرت عينيك أو بدت غير صبور أو تشعر بالملل أثناء محاولته نقل معلوماته.
اتصالات المشروع هي أكثر من الطريقة والهيكل والنهج. يتعلق الأمر بتطوير الثقة ، ولا يمكن تعزيز الثقة إلا من خلال التواصل الفعال. أفضل فرق المشروع هم الذين يثقون ببعضهم البعض. ويجب كسب الثقة ، بدءًا من اجتماع بدء المشروع وتمتد طوال عمر المشروع. يقال إن العديد من المشاريع تفشل بسبب ضعف التواصل. أنا أزعم أن المشاريع تفشل بسبب نقص الثقة الناتج عن الاتصالات غير الفعالة أو غير الفعالة أو غير الموجودة. إذا نجحت في التواصل مع فريقك ، فسوف تكتسب الثقة اللازمة لإدارة مشروع ناجح.
