4 عناصر مثيرة للاهتمام في وثيقة ميثاق مشروع سداسية سيغما

تُعتبر وثيقة ميثاق مشروع سداسية سيجما السداسية أهم وثيقة في مرحلة التعريف من هيكلية سداسية سيجما DMAIC. تذكر أنه، وفقًا لدورة الحزام الأخضر في برنامج الحزام الأخضر لسداسية سيجما اللينة، فإن DMAIC تعني تحديد وقياس وتحليل وتحسين والتحكم. هناك أيضًا هيكلية DMADV (تحديد، وقياس، وتحليل، وتصميم، والتحقق) والتي يمكنك التعرف عليها في دورات سداسية سيجما المجانية عبر الإنترنت.
احصل على تدريب سداسية سيجما السداسية المجانية عبر الإنترنت 100%، عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية.
في مرحلة تحديد سداسية سيغما، يتم تجميع وثيقة ميثاق المشروع. هذه هي البوصلة التي يستخدمها فريق المشروع للإبحار في مشروع سداسية سيغما وضمان بقائهم على المسار الصحيح. تحتوي الوثيقة على عدة عناصر. فإلى جانب العناصر الرئيسية (حالة العمل، وبيان المشكلة، والأهداف، وبيان الهدف، ونطاق المشروع، وخطة المشروع، وهيكل الفريق) هناك أربعة عناصر إضافية.
أربعة عناصر مثيرة للاهتمام في وثيقة ميثاق المشروع
إذا كنت تتساءل عن كيفية كتابة ميثاق المشروع، فإليك العناصر الأربعة للوثيقة.
العنصر الأول هو قيود المشروع وافتراضاته.
القيود
تشير القيود عادةً إلى القيود المفروضة على الموارد التي سيتم تخصيصها للمشروع. القيد الشائع هو الوقت الذي سيخصصه أعضاء الفريق للمشروع. ومن أمثلة القيود التي يمكن تضمينها في المستند ما يلي: الميزانية المحددة مسبقًا الميزانية المطلوبة لإكمال المشروع أو الانتهاء منه التأثيرات الخارجية
الافتراضات
قد تختلف طبيعة الافتراضات الموضوعة من صاحب مصلحة إلى آخر. قد تشمل الافتراضات عدد المرات التي يتوقع البطل أن يلتقي فيها بقائد الفريق والفريق، وكيف سيدعم الفريق عندما يواجه عقبات في الطريق، وحرية الفريق في تنفيذ الحلول دون موافقة البطل. ترقى هذه الافتراضات إلى قائمة بتوقعات البطل كأحد عملاء الفريق.
الموافقة على وثيقة ميثاق المشروع
يتعلق العنصر الثاني من وثيقة ميثاق المشروع بالموافقات أو التوقيع على ميثاق المشروع. لا يمكن لفريق المشروع المضي قدمًا في المشروع ما لم وحتى يتم التوقيع على وثيقة ميثاق المشروع حسب الأصول من قبل الأبطال والرعاة. دعونا لا ننسى حقيقة أن الغرض من وثيقة ميثاق المشروع هو تحديد، على مستوى عالٍ، ما الذي سيقدمه فريق المشروع وما هي الموارد المطلوبة وما هو مبرر لها. تمثل وثيقة ميثاق المشروع أيضًا التزامًا بتخصيص الوقت والموارد اللازمة للمشروع. لهذا السبب الحاسم، يجب مشاركة وثيقة ميثاق المشروع مع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين لتأمين توقيعهم عند الاقتضاء.
تحليل التكلفة/الفائدة
العنصر الثالث من وثيقة ميثاق المشروع هو تحليل التكلفة/الفائدة. دعونا أولاً نلقي نظرة على ماهية تحليل التكلفة/الفائدة. إنه أداة إدارية مهمة تساعد على فهم ما إذا كان صافي الفوائد النقدية لمشروع سداسية سيجما يساوي أو يبدأ في تجاوز صافي التكاليف أو التدفقات الخارجة من مشروع سداسية سيجما. وتقيّم الدراسة ما إذا كان المشروع جديراً بالاهتمام وما إذا كان يجب المضي قدماً في الاستثمار أم لا. ينبغي استخدام هذه التقنية في بداية المشروع، خلال مرحلة التخطيط، وينبغي إعادة تقييمها طوال دورة حياة مشروع سداسية سيجما (بما في ذلك إغلاق المشروع) لمراقبة الأداء المالي للمشروع ومدى صحته والتحقق من صحة الافتراضات أيضاً.
مصفوفة RACI
العنصر الرابع والأخير من وثيقة ميثاق المشروع هو مصفوفة RACI. R-A- C-I هو اختصار يرمز إلى “المسؤول، والمسؤول، والمساءل، والمستشار، والمطلع”. تُعرف المصفوفة أيضًا باسم مخطط الأدوار والمسؤوليات الذي يدخل في وثيقة ميثاق المشروع. وهي أداة مصفوفة مباشرة تحدد من الذي يجب أن يشارك في مهمة أو نشاط ما و/أو من الذي سينتج مخرجات أو نواتج. يرجى ملاحظة أن حجم مصفوفة R-A- C-I، في مشروع سداسية سيجما لا يقتصر فقط على مرحلة DEFINE ولكن؛ أيضًا على جميع مراحل إطار عمل DMAIC.
تساعدك هذه الأداة على؛ تحديد من يشارك في إنتاج مهمة و/أو ناتج ما التواصل المسؤوليات تحديد أي ثغرات أو تكرار مرتبط بمسؤوليات الأشخاص
تنطبق أداة RACI على سيناريوهين – فريق المشروع والجهات الفاعلة في العملية. عند تطبيقه على فريق مشروع سداسية سيغما، يحدد مؤشر تقييم المخاطر والأداء الشخص بالاسم. عند تطبيقه على عملية ما، يحدد RACI المسمى الوظيفي أو الدور أو الوظيفة الوظيفية المرتبطة بالعملية.
تستخدم مصفوفة R-A- C-I لغة مشتركة ولكن لها تعريف محدد لمصطلحاتها. التفاصيل كالتالي:
المسؤول
مسؤول تعني R – يعمل هذا الشخص أو الدور كـ “منفذ على المستوى الأرضي”. بالنسبة لأي مهمة أو ناتج معين، قد يتم تعيين عدة أشخاص ليكونوا مسؤولين عنه. هؤلاء هم الأشخاص المطلوب منهم القيام بالعمل لإنتاج المخرجات أو إكمال المهمة.
مسؤول
المسؤول يرمز إلى A – وهو يمثل الشخص الوحيد الذي يخضع الأشخاص المسؤولون للمساءلة أمامه. الشخص الذي يُشار إليه بـ “المسؤول” في مصفوفة RACI هو الشخص الوحيد الذي يتولى مسؤولية مهمة أو أكثر من المهام الحرجة أو غير الحرجة إذا لم يتم إنجازها أو فشل في تلبية المتطلبات كما هو محدد في وثيقة ميثاق المشروع. قد يكون لأي مهمة أو ناتج معين شخص واحد فقط مسؤول عنها. كما يمكن أن يكون الشخص المسؤول جزءًا من أدوار أخرى، أي مسؤول أو استشاري أو مطلع.
استشاري
استشاري، يرمز إلى C – يُعرف هذا الشخص باسم خبير الموضوع. يمتلك الشخص الاستشاري معلومات أو قدرات فريدة ضرورية لإتمام العمل. يوفر هذا الشخص جميع المدخلات ذات الصلة. قد يتم أو لا يتم تكليف هذا الدور بأي مهمة أو ناتج محدد.
مستنير
يرمز المستنير إلى I – يحتاج هذا الشخص إلى إخطاره بالنتائج ونادراً ما يحتاج إلى استشارته. وغالبًا ما يمثل هذا الشخص عميل مهمة أو ناتج إما مباشرة أو في المراحل النهائية من العملية. قد يكون الشخص المطلع أيضًا أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يحتاجون إلى إطلاعهم على إنجاز المهمة. قد يكون هذا الدور مطلوبًا أو غير مطلوب لأي مهمة أو مخرج معين.
يتم تضمين هذه العناصر الأربعة في وثيقة ميثاق المشروع بالإضافة إلى أقسام وثيقة ميثاق المشروع الرئيسية: حالة العمل، وبيان المشكلة، والأهداف، وبيان الهدف، ونطاق المشروع، وخطة المشروع، وهيكل الفريق. يعتبر نموذج R-A-C-I مفيدًا أيضًا عند تحديد هيكل الفريق.
تتخذ وثيقة ميثاق المشروع أشكالاً عديدة وتختلف من شركة لأخرى، ولكنها تشترك دائمًا في هذه العناصر الرئيسية. وثيقة ميثاق المشروع هي جوهر مرحلة التعريف في هيكلية سداسية سيجما DMAIC.