3 أنواع من العقود في إدارة المشاريع واختلافاتها

هناك عدة أنواع من العقود في إدارة المشاريع. تعد العقود ضرورية لإدارة المشروع لأنها تحدد شروطًا وتفاهمات دقيقة وواضحة بين جميع الأطراف المشاركة فيه. بالنسبة لكل من العميل ومزود الخدمة، فهي تحدد الأدوار والتسليمات والمواعيد النهائية والتوقعات.
ومع ذلك، فإن الغرض الرئيسي من العقود هو وضع المبادئ التوجيهية وضمان اتفاق جميع الأطراف، للحد من سوء التواصل والتعارض أثناء المشروع لاحقًا.
يعمل العقد المكتوب بشكل جيد كشبكة أمان في مجال إدارة المشاريع، ويحمي الطرفين من أي مخاطر. فهو يصف الإطار القانوني ويوفر دليلاً للتعامل مع التعديلات أو النزاعات أو الظروف غير المتوقعة. إن العقد الفعال هو أداة تضمن العمل الجماعي المثمر وإنجاز المشروع في الوقت المناسب، وليس مجرد إجراء شكلي.
دعونا الآن ندرس عناصر العقود وأهميتها وأنواع العقود في إدارة المشاريع.
ما هو العقد في إدارة المشاريع؟
في إدارة المشاريع، العقد هو اتفاق بين البائع والمشتري. ويخضع كل جزء من الصفقة التجارية بين العميل والبائع للعقد الذي يوقعانه.
ويمكن أن يكون الاتفاق الملزم قانوناً الذي يحدد العلاقة بين الطرفين شفهياً أو كتابياً. وعلاوة على ذلك، يتضمن العقد الالتزامات والواجبات والفترة الزمنية وطريقة الدفع وغيرها من الأمور ذات الصلة التي تحدد كيفية سير المشاريع. يساعد العقد الأطراف على إدراك مسؤولياتهم وأدوارهم.
طوال فترة المشروع، يساعد هذا العقد ويضمن حماية العملاء ومدير المشروع أو أي أطراف مرتبطة به. هناك أنواع مختلفة من العقود في إدارة المشاريع. سنلقي نظرة على ثلاثة أنواع من العقود – عقود السعر الثابت، وعقود التكلفة القابلة للسداد، وعقود الوقت والمواد، وأنواعها المختلفة.
ما هي أنواع العقود في إدارة المشاريع؟
من أجل إدارة المخاطر بين المشتري والبائع، وتقليل النفقات، ومواءمة التوقعات، فإن اختيار الشكل المناسب للعقد مهم جدًا في إدارة المشروع. يلبي كل نوع من العقود الاحتياجات الفريدة لكل مشروع ومحيطه. لذلك دعونا نناقش أنواع العقود في إدارة المشاريع.
1. العقود ذات السعر الثابت
عقد السعر الثابت هو أحد أنواع العقود المختلفة في إدارة المشاريع. في عقد السعر الثابت، يقرر المشتري والبائع الميزانية مسبقًا. لذلك إذا تكبد البائع بأي حال من الأحوال خسارة لأي سبب من الأسباب مثل التأخير أو النفقات غير المتوقعة، فعلى البائع تحمل تلك الخسائر. سيدفع المشتري فقط الميزانية المتفق عليها كما تم تحديدها مسبقاً.
يكون هذا النوع من العقود مفيدًا عندما تكون تفاصيل المشاريع دقيقة للغاية ولا لبس فيها حيث تقل فرصة حدوث نفقات أو تأخيرات غير متوقعة.
الخصائص الرئيسية:
المخاطر على البائعين:
في هذا العقد، يتعين على البائع تحمل جميع الخسائر إذا كانت هناك أي تكاليف غير متوقعة أو تأخيرات في إنجاز المشروع. وبما أنهم ملزمون بإكمال المشروع ضمن الميزانية الثابتة التي تم تحديدها مسبقاً، فإن أي تكلفة تزيد عنها يتحملها البائع.
الميزانية الثابتة للمشتري:
يعرف المشتري بالفعل طبيعة مشروعه لذا فهو واثق من الميزانية التي حددها في البداية. لا داعي للقلق بشأن التكاليف غير المتوقعة أو التأخير أو نقص الموارد. سيدفعون فقط المبلغ المتفق عليه.
حوافز كفاءة البائع:
يحصل البائع على الحافز أو الأرباح التي يجنيها من المشروع إذا أكمل المشروع في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد.
الاختلافات في عقود السعر الثابت:
عقد السعر الثابت الثابت الثابت:
هذا هو النوع الأكثر شيوعًا من عقود السعر الثابت والخيار الأول للأطراف. فالسعر محدد مسبقاً ولا يتغير. وعلاوةً على ذلك، إذا كان هناك أي تأمين على التكلفة الإضافية أو التأخير فلن يكون هناك أي تعديلات عليه. وهو خيار مثالي للأطراف عندما تكون متطلبات المشروع واضحة.
عقد الرسوم التحفيزية ذات السعر الثابت:
في هذا النوع من العقود بموجب سعر ثابت، يحصل البائع على حوافز أو أرباح إذا اكتمل المشروع ضمن الميزانية والوقت المحددين. بعبارات بسيطة، يحصل البائع على حوافز مقابل تحقيق أهداف الأداء المحددة مسبقاً.
السعر الثابت مع عقد تعديل السعر الاقتصادي:
يُستخدم هذا النوع من العقود للمشاريع طويلة الأجل. في هذا النوع من العقود في إدارة المشاريع، يمكن تعديل الميزانية وفقًا لذلك إذا تغيرت تكاليف المواد أو تأثرت بسبب التضخم أو أي أسباب اقتصادية أخرى. ويساعد ذلك على حماية طرفي العقد من الزيادات غير المتوقعة في النفقات أثناء إنجاز المشروع.
المزايا:
إمكانية التنبؤ بالنسبة للمشتري.
يشجع البائع على أن يكون فعالاً من حيث التكلفة.
يساعد النطاق والشروط الواضحة على تقليل النزاعات.
التحديات:
إذا تغير نطاق المشروع، فقد يؤدي ذلك إلى أوامر تغيير مكلفة.
قد يقلل البائع من التكلفة لتجنب خسارة المال في المشروع.
2. عقود استرداد التكاليف
بموجب عقد استرداد التكاليف، يقبل البائع الدفع من المشتري مقابل جميع نفقات المشروع المعقولة بالإضافة إلى رسوم إضافية تكون بمثابة ربح البائع. وتُستخدم هذه العقود عندما يكون هناك عدم وضوح في نطاق المشروع أو عندما تكون هناك حاجة إلى القدرة على التكيف مع التغييرات أثناء تطور المشروع.
الخصائص الرئيسية:
مخاطر المشتري:
في هذا النوع من العقود، تقع معظم المخاطر على المشتري. ويتعين على المشتري دفع جميع النفقات التي يتكبدها البائع طوال دورة حياة المشروع كما هو مقرر مسبقاً.
المرونة في النطاق:
يتم استخدام هذا النوع من العقود في كثير من الأحيان عندما يكون هناك غموض في مواصفات المشروع أو عندما تكون المرونة مطلوبة مع تغير المشروع وتسمح بإجراء تغييرات دون قيود صارمة.
التركيز على الجودة:
لا يتعين على البائع أن يقلق بشأن النفقات المتكبدة أثناء إنجاز المشروع لأن المشتري سيدفع جميع النفقات كما هو مقرر في العقد. وبالتالي، عليهم فقط التركيز أكثر على الجودة دون القلق بشأن التكلفة.
اختلافات عقود التكلفة القابلة للسداد:
عقد التكلفة بالإضافة إلى عقد الرسوم الثابتة:
في هذا النوع من العقود، يحصل البائع في هذا النوع من العقود على جميع النفقات التي يتكبدها المشتري، وبناءً على ذلك، يدفع له المشتري حتى رسومًا أو مجموعة من الأرباح بغض النظر عن التكلفة.
عقد التكلفة بالإضافة إلى عقد رسوم الحوافز:
بموجب هذا العقد، إذا أكمل البائع المهمة أو الأهداف خلال الفترة المحددة مسبقًا مثل إتمام المشروع في الوقت المحدد والميزانية المحددة، فإن البائع لديه الحرية الكاملة في الحصول على أموال إضافية. وهو بمثابة حافز أو مكافأة تُمنح للبائع من قبل المشتري على أدائه.
عقد رسوم التكلفة بالإضافة إلى رسوم الترسية:
يقرر المشتري ما هي رسوم الجائزة بناءً على أداء البائع. يمكن تحديدها بناءً على التقدير مثل تقديم خدمة أو نتائج عالية الجودة أو مدى سرعة إنجاز المشروع من قبل البائع.
المزايا:
المرونة في التعامل مع تغييرات النطاق.
مناسبة للمشاريع المعقدة حيث يصعب تقدير التكلفة مقدماً.
يتم تحفيز البائع على التركيز على جودة المشروع والأداء بدلاً من مجرد التحكم في التكلفة.
التحديات:
مخاطر مالية أعلى بالنسبة للمشتري.
إمكانية تجاوز التكاليف إذا لم تتم إدارتها بعناية.
تتطلب مراقبة وتتبع قويين للتكاليف لتجنب المنازعات.
3. عقود الوقت والمواد (T&M)
عندما يكون هناك حالة من عدم اليقين بشأن نطاق المشروع أو طوله، غالباً ما يتم استخدام عقود الوقت والمواد. وبموجب هذا النوع من العقود، يوافق المشتري على الدفع للبائع بناءً على الوقت المستغرق في المشروع مثل ساعات العمل وتكلفة الإمدادات المستخدمة. هذا النوع من العقود يتم فيه تقاسم النفقات بالتساوي ولا توجد ميزانية ثابتة.
الخصائص الرئيسية:
يتم تقسيم المخاطر:
على الرغم من أن المشتري يدفع فقط مقابل الوقت الفعلي والمواد المستخدمة، إلا أن النفقات قد تزيد إذا استغرق المشروع وقتاً أطول مما كان متوقعاً.
قابلة للتكيف مع تغييرات النطاق:
هذه العقود مثالية للمشاريع ذات المتطلبات المتغيرة أو الصيانة المستمرة التي يصعب وصفها مسبقاً.
الشفافية:
يتم ضمان الشفافية من قبل البائع، الذي يقدم معلومات شاملة عن مقدار الوقت والمواد المستخدمة.
المزايا:
المرونة في النطاق والمدة.
مناسبة للمشاريع التي تتطلب عملاً مستمراً أو غير متوقع.
أسهل في الإدارة عندما تكون المتطلبات الدقيقة غير معروفة في البداية.
التحديات:
يكون للمشتري سيطرة أقل على التكلفة النهائية، والتي يمكن أن تزيد بمرور الوقت.
تتطلب مراقبة دقيقة لساعات العمل والمواد المستخدمة لتجنب النزاعات.
5 عناصر أساسية للعقد الملزم قانوناً
العقد هو اتفاق بين طرفين أو أكثر قابل للتنفيذ بموجب القانون. لذا، من المهم أن تكون عناصره صحيحة، وشروط الاتفاق محددة بشكل صحيح لتجنب سوء الفهم في المستقبل.
وفيما يلي العناصر الخمسة الأساسية للعقد، والتي بدونها يصبح العقد باطلاً أو لاغياً.
يجب أولاً أن يكون هناك عرض من أحد الطرفين وقبول من الطرف الآخر.
يجب أن يقبله الطرف الآخر.
يجب ألا يكون هناك ضغط من أي نوع، ويجب أن يكون القبول طوعياً.
يجب أن يكون هناك مقابل متساوٍ بين الطرفين.
يجب أن يكون لدى الطرفين نية لإنشاء علاقة قانونية
يجب أن تكون شروط العقد واضحة وقانونية.
العقود في إدارة المشاريع: لماذا هي مهمة؟
العقود ضرورية لأي مشروع لأنها تضفي الطابع الرسمي على الالتزامات وتحدد التوقعات. وهي بمثابة حجر الزاوية للمسؤولية والتعاون في إدارة المشاريع، مما يضمن سلامة ومواءمة جميع أصحاب المصلحة.
العقود مهمة في منهجيات إدارة المشاريع للأسباب الرئيسية التالية:
وضوح التوقعات والنطاق: توفر العقود الوضوح منذ البداية من خلال تحديد مخرجات المشروع وأدواره ونطاقه.
إدارة المخاطر: يساعد إطار إدارة المخاطر في تحديد المخاطر المحتملة والحد منها وتقديم حلول للمشاكل قبل أن تخرج عن السيطرة.
الحماية القانونية: من خلال إنفاذ الشروط المتفق عليها ومنع سوء التواصل أو عدم الأداء، تحمي العقود كلا الطرفين.
ضبط الميزانية: من خلال وضع شروط دقيقة للدفع، فهي تساعد في التحكم في نفقات المشروع والحد من النزاعات المالية.
إنفاذ الجدول الزمني: يتم ضمان التسليم في الوقت المحدد والمسؤولية من خلال إدراج المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية في العقود.
المرونة في التغيير: توفر هيكلاً للتعامل مع التعديلات على المشاريع، مما يمنع زحف النطاق مع السماح بالتعديلات.
تسوية المنازعات: تحدد العقود عمليات تسوية المنازعات في حال وجود خلافات، مما يعزز تنفيذ المشروع بكفاءة أكبر.
بناء الثقة: يعزز العقد المكتوب بشكل جيد الثقة من خلال إضفاء الطابع الرسمي على الوعود وتعزيز الثقة بين جميع الأطراف.
كيفية اختيار النوع المناسب من العقود في إدارة المشاريع
يعتمد اختيار نوع العقد المناسب على عدة عوامل:
التعرف على طبيعة المشروع
من الضروري تحديد طبيعة المشروع قبل اختيار أي عقد لمشروع ما. إذا كان نطاق المشروع واضحًا ومحددًا، مع وجود فرصة ضئيلة جدًا لأي تغيير، فإن العقد بسعر ثابت هو خيار جيد. وهذا يعني أن المشتري والبائع يتفقان على البنود التي يتم تحديدها بينهما فيما يتعلق بالميزانية والفترة الزمنية للمشروع بأكمله.
يعمل العقد القابل للسداد مقابل التكلفة بشكل أفضل إذا لم تكن متطلبات المشروع معروفة تمامًا مقدمًا أو إذا كان من المتوقع إجراء تعديلات أثناء سير المشروع. يسمح هذا العقد بالمرونة مع تطور المشروع من خلال قيام المشتري بدفع جميع نفقات المشروع بالإضافة إلى رسوم إضافية للبائع.
تحديد مستوى المخاطر
تقوم العقود في إدارة المشروع أيضاً بتوزيع المخاطر بين البائع والمشتري. ويتحمل البائع مخاطر أكبر في عقد السعر الثابت حيث يكون البائع ملزمًا بإكمال أنواع المشاريع المختلفة ضمن الميزانية المحددة المذكورة في العقد، حتى لو زادت التكاليف.
وعلاوةً على ذلك، في عقد التكلفة القابلة للسداد، يتحمل المشتري مخاطر أكبر لأنه ملزم بتغطية جميع النفقات، حتى لو كان هناك تجاوزات في التكاليف.
في عقود الوقت والمواد، لا توجد ميزانية ثابتة يجب اتباعها. هنا يتقاسم كل من المشتري والبائع المخاطر بالتساوي بناءً على الوقت الفعلي الذي تم إنفاقه والمواد المستخدمة.
تقييم متطلبات التحكم
يؤثر أيضًا مقدار التحكم الذي يريده المشتري على خيار العقد. مع مرونة أقل ومشاركة أقل في العمل اليومي، يمنح عقد السعر الثابت المشتري سيطرة صارمة على الأسعار والجداول الزمنية.
ومع ذلك، يتيح عقد التكلفة القابلة للسداد أو عقد الوقت والمواد مزيدًا من المرونة إذا أراد المشتري المشاركة من بداية المشروع إلى نهايته، خاصةً في الحالات التي قد يتغير فيها نطاق العمل.
وتمنح هذه العقود العميل مرونة إضافية لإجراء تغييرات على طول الطريق، مما يزيد من مشاركته في توجيه المشروع واتخاذ القرارات.
فكر في نوع التسليمات
هناك اعتبار آخر مهم وهو نوع التسليمات. يضمن عقد السعر الثابت توفير جميع مكونات المشروع مقابل سعر محدد مسبقًا إذا كان المشروع يحتوي على منتج ملموس أو غاية محددة يمكن تحديدها بدقة منذ البداية.
من ناحية أخرى، يوفر عقد التكلفة القابلة للسداد أو عقد الوقت والمواد مرونة أكبر لمشاريع مثل البحث أو الاستشارات أو الخدمات المستمرة حيث قد تتغير المخرجات أثناء إنجاز العمل. تعمل هذه العقود بشكل أفضل في الحالات التي يصعب فيها تحديد كل شرط مقدمًا.
من خلال الفهم الشامل لأشكال العقود المختلفة، يمكن لمديري المشاريع تحقيق التوازن الفعال بين التوقعات والمخاطر، وبالتالي ضمان رضا جميع الأطراف عن إنجاز المشروع.
الخاتمة
في الختام، تلعب العقود دورًا مهمًا في إدارة المشروع. حيث تسلط هذه العقود الضوء على التوقعات، وتوفر تعليمات واضحة، وتحتج على جميع حقوق الأطراف الذين هم جزء من العقد. علاوة على ذلك، فإن العقد المكتوب بشكل جيد يعزز الثقة والتعاون بين الأطراف المعنية، مما يساعد على نجاح المشاريع بشكل غير مباشر.
تعرّف على كيفية إنشاء عقود أفضل مع – تدريب شهادة PMP! تتعمق جلساتنا في المزيد من هذه المفاهيم في منهج PMP مع مدربين خبراء يشاركون الأفكار في كل خطوة على الطريق. احصل على الأفضل لإعدادك لاختبار PMP مع SPOTO!