في إدارة المشروع، هناك خمس مجموعات من العمليات. المجموعة الثانية من هذه المجموعات هي عملية تخطيط المشروع. تأتي عملية تخطيط المشروع بعد بدء المشروع. هذه هي الخطوة التالية. يتمتع المشروع المخطط له جيدًا بفرصة أكبر للنجاح. لهذا السبب، تعتبر هذه المرحلة المسماة “عملية تخطيط المشروع” حاسمة لدورة حياة المشروع بأكملها. لذلك دعونا نبدأ في استكشاف أنشطة مجموعة عملية التخطيط.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة في PMP.
للحصول على المزيد من المعرفة حول مجموعات عمليات المشروع، يمكنك الاطلاع على تدريب PMP الخاص بنا.
أنشطة مجموعة عمليات التخطيط: ما هي الأنشطة في مجموعة عمليات تخطيط المشروع؟
تساعد أنشطة مجموعة عمليات تخطيط المشروع في إنشاء وثائق التخطيط للمشروع. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات التفصيلية حول خطوات إدارة المشروع في تدريب CAPM.
دعنا الآن نستعرض خطوات نشاط مجموعة عملية تخطيط المشروع واحدة تلو الأخرى.
مجموعة أنشطة مجموعة عملية التخطيط رقم 1: تحديد كيفية القيام بالتخطيط
تحدد أنشطة مجموعة أنشطة مجموعة عملية تخطيط المشروع كيف ستتعامل مع تخطيط المشروع أيضًا. فهي تساعد على إنشاء تخطيط مناسب للمشروع.
أنشطة مجموعة عملية التخطيط رقم 2: وضع اللمسات الأخيرة على المتطلبات
يجب الانتهاء من جميع متطلبات المشروع، بما في ذلك النطاق والجودة والتكلفة والجدول الزمني وما إلى ذلك في بداية التخطيط. لأن الخطة الإجمالية للمشروع سيتم تشكيلها بناءً على متطلبات المشروع. إذا تغيرت هذه المتطلبات، فسيتعين عليك إعادة التخطيط.
لاحظ أنه يتم توثيق عمليات إدارة المشروع والتحكم فيها بمساعدة قوالب إدارة المشروع. يمكنك الاطلاع على نماذج قوالب إدارة المشاريع المجانية لتكوين فكرة عن كيفية عملها.
أنشطة مجموعة عمليات التخطيط رقم 3: إنشاء بيان نطاق المشروع
يحدد بيان نطاق المشروع ما سيتم إنجازه خلال المشروع. وأيضًا، ما هو مدرج في المخرجات والمخرجات الرئيسية للمشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 4: تحديد ما يجب شراؤه
أثناء عملية تخطيط المشروع، يجب على مدير المشروع تحديد وتخطيط الأدوات أو المعدات أو أي موارد أخرى يجب شراؤها أو تأجيرها. على سبيل المثال، إذا كان هناك مشروع بناء، فيجب شراء الفولاذ والخشب وأدوات البناء وما إلى ذلك. قد تكون هناك حاجة إلى بعض المركبات وقد يتم تأجيرها بدلاً من شرائها. يجب التخطيط لجميع هذه الموارد في مجموعة العمليات هذه.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 5: تحديد فريق العمل
خلال مرحلة التخطيط، يجب على مدير المشروع تحديد موارد المشروع التي ستعمل خلال المشروع. على سبيل المثال، كم عدد مهندسي البرمجيات الذين سيعملون في مشروع تكنولوجيا المعلومات؟ كم عدد مهندسي الاختبار الذين ستكون هناك حاجة إليهم؟ يتم التخطيط لكل ذلك وتحديده خلال عملية التخطيط.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 6: إنشاء هيكل تقسيم العمل واستراتيجية تقسيم العمل
يتم اختصار هيكل تقسيم العمل باسم WBS. وهو في الواقع يصور التسلسل الهرمي لنواتج المشروع في المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن يشكل إكمال صفحة تسجيل الدخول وصفحة الدفع ببطاقة الائتمان وصفحة المعاملات حزمة عمل وحدة الدفع في مشروع موقع ويب. مع العديد من حزم العمل الأخرى، يمكن إكمال موقع ويب كامل. هذه الأنواع من التسلسلات الهرمية تحدد WBS. قاموس WBS هو لإعطاء معلومات مفصلة لعنصر في WBS.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 7: إنشاء قائمة الأنشطة
يتم تحديد الأنشطة التي يجب إكمالها لإنهاء المشروع أثناء عملية تخطيط المشروع. يجب أن تكون هذه الأنشطة صغيرة قدر الإمكان لتعيين عضو فريق المشروع. بهذه الطريقة، يمكن ضمان إدارة وتنسيق أفضل للمشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 8: إنشاء مخطط الشبكة
هذا نشاط آخر من أنشطة مجموعة عملية تخطيط المشروع. يوضح المخطط الشبكي للمشروع الترابط بين أنشطة المشروع. ما هو النشاط الذي يجب الانتهاء منه قبل البدء في نشاط آخر؟ ما هي الأنشطة التي يجب الانتهاء منها معاً؟ يتم تحديد هذه الأنواع من الترابطات بين الأنشطة في مخطط الشبكة. على سبيل المثال، قبل الانتهاء من تطوير البرمجيات لصفحة ويب، لا يمكنك البدء في الاختبار. لذلك يجب أن يبدأ نشاط الاختبار بمجرد انتهاء نشاط تطوير البرمجيات. يتم تصوير هذه الأنواع من العلاقات في مخطط الشبكة.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 9: تقدير متطلبات الموارد.
كم عدد الموارد المطلوبة؟ ما هي الأدوات والمعدات المطلوبة؟ ما هي المواد التي سيتم استخدامها؟ يتم تقدير كل ذلك أثناء عملية تخطيط المشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 10: تقدير الوقت والتكلفة
المشاريع هي مساعٍ مؤقتة. يجب أن يكون لها بداية ونهاية. وبناءً على نطاق المشروع ومتطلبات الجودة الخاصة بالمشروع، يتم تقدير الجدول الزمني والميزانية المطلوبة لإكمال هذا النطاق في الجدول الزمني المحدد.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 11: تحديد المسار الحرج
هناك العديد من أنشطة المشروع. كما أن هناك أوجه ترابط بين هذه الأنشطة. في حين أن بعض الأنشطة يمكن تنفيذها في وقت واحد، فإن بعض الأنشطة الأخرى تعتمد على أنشطة أخرى لإنهائها. بعد تحديد أوجه الترابط ومدة الأنشطة، يجب تحديد المسار الحرج للمشروع أيضًا. يوضح المسار الحرج للمشروع أطول مسار في مخطط الشبكة، من بداية المشروع حتى نهايته. لذلك فهو في الواقع يحدد المدة الإجمالية للمشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 12: وضع الجدول الزمني
تُظهر خطة الجدول الزمني للمشروع أي نشاط سيبدأ في أي وقت. ويشمل أيضًا العطلات الوطنية والإجازات السنوية والعطلات الرسمية وما إلى ذلك. يتضمن الجدول الزمني للمشروع تواريخ البدء والانتهاء لكل نشاط من أنشطة المشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 13: وضع الميزانية
توضح خطة ميزانية المشروع مقدار الأموال التي سيتم إنفاقها على ماذا في المشروع. وتتضمن تواريخ الدفع المتوقعة ومبلغ المال الذي سيتم دفعه للبائعين أو البائعين أو الشركاء وما إلى ذلك.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 14: تحديد الجودة والمعايير والإجراءات والمقاييس
ماذا ستكون أهداف الجودة للمشروع؟ هل هناك أي معايير يجب أن يكون المشروع متوافقاً معها؟ على سبيل المثال ISO 9001. ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها؟ على سبيل المثال، ما هي خطوات استئجار مركبة من أحد البائعين؟ أو ما هي سياسة الاستعانة بمصادر خارجية للشركة؟ ماذا ستكون المقاييس؟ هل ستستخدم المعايير الأمريكية أم معايير المملكة المتحدة؟ يجب تحديد هذه الأمور أثناء عملية تخطيط المشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 15: إنشاء خطة تحسين العمليات
يجب تحسين العمليات المتكررة بشكل خاص خلال المشروع. لأن هناك دائمًا مجال لتحسين القيام بنشاط ما. يجب أيضًا التخطيط لكيفية تحسين العمليات بشكل مستمر.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 16: تحديد جميع الأدوار والمسؤوليات
مصفوفة واضحة للأدوار والمسؤوليات ضرورية لنجاح المشروع. سيُظهر هذا النوع من المصفوفة بوضوح ما هو متوقع من من. كما أنه يزيل جميع أوجه الغموض إن وجدت. وإلا فإن المهام أو الأنشطة التي لم يتم تناولها بوضوح يمكن أن تتسبب في حدوث تعارضات وتأخيرات في المشاريع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 17: التخطيط للاتصالات
كيف ستقوم بتوصيل معلومات المشروع إلى أصحاب المصلحة؟ على سبيل المثال، سيتم إرسال تقرير أسبوعي إلى أصحاب المصلحة في المشروع كل أسبوعين. سيتم إبلاغ المديرين التنفيذيين من خلال اجتماع مدته 30 دقيقة في نهاية كل شهر. كيف سيتم نشر المعلومات لمن ومتى سيتم تخطيطها خلال عملية تخطيط المشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 18: إجراء تحديد المخاطر والتحليل النوعي والكمي للمخاطر وتخطيط الاستجابة للمخاطر
يجب إدراج مخاطر المشروع التي تظهر في مرحلة التخطيط. يجب معالجة هذه المخاطر باستراتيجيات الاستجابة للمخاطر: من الجيد الحد من تأثير هذه المخاطر عند حدوثها.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 19: العودة إلى الوراء-التكرار
تخطيط المشروع هو عملية تكرارية. لأن إجراءً أو خطة قمت بها لاحقًا، قد يلغي صلاحية إجراء أو خطة سابقة. لذلك، يتم التخطيط التدريجي والتكرار التدريجي للوصول إلى أنسب تخطيط للمشروع في النهاية.
مجموعة أنشطة عملية التخطيط رقم 20: إعداد وثائق المشتريات
إذا كانت هناك أدوات أو معدات أو مواد أو موارد سيتم شراؤها من مؤسسات خارجية، فيجب توثيق كيفية شرائها من البائعين أو الموردين. على سبيل المثال، كيف سيتم اختيار المورد؟ ما هي الشروط التي ستكون شروط الدفع لأحد مورديك، إلخ؟
أنشطة مجموعة عمليات التخطيط رقم 21: وضع اللمسات الأخيرة على أجزاء “كيفية التنفيذ والتحكم” من جميع خطط الإدارة
في نهاية عملية تخطيط المشروع، يجب أن تكون مناهج التنفيذ والمراقبة والتحكم في المشروع ملموسة. ويجب تنفيذ هذه الخطط للوصول إلى أهداف المشروع في النهاية.
مجموعة أنشطة عملية التخطيط رقم 22: وضع خطة نهائية لإدارة المشروع وخط أساس لقياس الأداء يتسمان بالواقعية
يجب إكمال خطة المشروع النهائية بحلول نهاية عملية تخطيط المشروع. يجب أن تتضمن هذه الخطة أهدافاً قابلة للقياس وأهدافاً قابلة للتحقيق من حيث التكلفة والجدول الزمني.
أنشطة مجموعة عملية التخطيط رقم 23: الحصول على الموافقة الرسمية على الخطة
هذه الخطوة بالغة الأهمية. بمجرد الانتهاء من تخطيط المشروع، يجب الموافقة على هذه الخطة من قبل جميع أصحاب المصلحة في المشروع. يجب أن يتأكد مدير المشروع من أن الجميع متفقون على أهداف المشروع وغاياته بحلول نهاية مرحلة التخطيط. إذا كانت هناك أطراف غير متفقة، فيجب توضيحها وإجراء المراجعات. وإلا فإن أي طرف لا يؤمن بخطة المشروع الموضوعة أو لا يدعم خطة المشروع يجلب مخاطر كبيرة جدًا على نجاح المشروع.
عملية تخطيط المشروع الخطوة رقم 24: عقد اجتماع انطلاق المشروع
يتم تنظيم الاجتماع الافتتاحي من قبل مدير المشروع الذي يدعو أصحاب المصلحة المهمين إلى الاجتماع. يتم إلقاء نظرة عامة على خطة المشروع، ويتم تلخيص أهداف المشروع وغاياته ونتائجه لأصحاب المصلحة في المشروع.
بعد اكتمال أنشطة مجموعة عمليات تخطيط المشروع، تكون مجموعة عمليات إدارة المشروع التالية هي أنشطة مجموعة العمليات التنفيذية.
24 خطوة من خطوات عملية تخطيط المشروع | أنشطة المجموعة
About the Author
