2025 مكتب إدارة المشاريع – الهيكل والأدوار والوظائف والمزيد – مكتب إدارة المشاريع – 2025

هناك عدة أنواع من المنظمات والصناعات. ومع ذلك، فإن لها جميعًا جانبًا مشتركًا: تسليم المشاريع. تقوم المنظمات ببدء المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها وإكمالها لتحقيق الربح والحفاظ على أعمالها ونموها. هناك عقل وراء آلية تسليم المشاريع في المنظمات ويطلق على هذا العقل مكتب إدارة المشاريع. يتكون مكتب إدارة المشاريع، والمعروف أيضًا باسم مكتب إدارة المشاريع، من مديري المشاريع، أو متخصصين ذوي خبرة في المشاريع، أو متخصصين، أو موظفين متخصصين في تسليم المشاريع لإكمال المشاريع بنجاح في المؤسسة.
دعونا نناقش بعض الحقائق المهمة المتعلقة بمكتب إدارة المشاريع: قد يعمل مكتب إدارة المشاريع داخل منظمة إدارة المشاريع التي يمكن أن تكون وظيفية أو مشروعية هناك ثلاثة أنواع مختلفة من هياكل مكاتب إدارة المشاريع (الداعمة والمراقبة والتوجيهية) يمكن أن يكون لمكاتب إدارة المشاريع أدوار مختلفة مثل مديري المشاريع والمنسقين والمساعدين وما إلى ذلك. يتولى مديرو مكاتب إدارة المشاريع أو مديرو مكاتب إدارة المشاريع أو مسؤولو إدارة المشاريع قيادة مكتب إدارة المشاريع مكتب إدارة المشاريع يعتبر مكتب إدارة المشاريع مسؤولاً عن نجاح تسليم المشروع في العديد من المؤسسات يعتمد نجاح مكتب إدارة المشاريع على مديري المشاريع الأكفاء، وفريق المشروع الكفء، والتخطيط الشامل للمشروع، وتوقع المخاطر، والإدارة الاستباقية للمشروع، ومنع وإدارة تجاوزات تكاليف المشروع، ومكافأة التسليم الناجح للمشروع
سنستعرض الجوانب المختلفة لمكتب إدارة المشاريع في هذا المنشور. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن رئيس مكتب إدارة المشاريع، اقرأ منشورنا “مسؤول إدارة المشروع”.
الهياكل التنظيمية المختلفة لإدارة المشاريع
يعمل مكتب إدارة المشروع الذي تم إعداده بشكل جيد كعمود فقري لإدارة المشروع الناجحة. يوفر المكتب العديد من الخدمات للمشروع وكذلك للمنظمة. قد يتواجد مكتب إدارة المشروع ضمن منظمة إدارة مشروع وظيفية أو منظمة إدارة مشروع وظيفية (PMO)
يتم تنظيم منظمات إدارة المشاريع الوظيفية حول وظائف المنظمة المختلفة أو الأقسام المختلفة مثل المبيعات وتكنولوجيا المعلومات والمهندس والتسويق وما إلى ذلك. وعلى النقيض من ذلك، يتم تنظيم مكتب إدارة المشاريع المنظمة حول المشاريع. وبمجرد هيكلة مكتب إدارة المشاريع إما وظيفيًا أو مشروعيًا، تتكيف المنظمة بعد ذلك مع ديناميكياتها. كما يحدد كل هيكل لمكتب إدارة المشاريع الأدوار والمسؤوليات وبيئة العمل اللازمة لعمله اليومي.
سنقوم بشرح كل من هيكلية مكتب إدارة المشاريع بالتفصيل أدناه.
منظمة إدارة المشاريع الوظيفية
هذا هو هيكل مكتب إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا الذي تستخدمه المنظمات. في مكتب إدارة المشاريع الوظيفية، هناك أدوار وظيفية مثل المهندسين والمسوقين والمطورين، ويعمل كل منهم في القسم الخاص به، مثل التسويق وتكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك. يشغل هذه الأدوار أشخاص من ذوي الخبرة في عملهم. نظرًا لأن الأدوار مجمعة حسب مجموعات مهاراتهم، يمكنهم تركيز طاقاتهم الجماعية على مهام محددة بسهولة. لهذا السبب من المتوقع أن تؤدي الأدوار الوظيفية أداءً استثنائيًا وتحقق نتائج من الدرجة الأولى.
كل قسم لديه مجموعة من مديري المشاريع لإدارة الموارد الوظيفية التي تندرج تحته. ومع ذلك، يتم تعيين مديري المشاريع لكل قسم من قبل مكتب إدارة المشاريع. وترفع الموارد الوظيفية تقاريرها إلى المديرين التنفيذيين أو المديرين الوظيفيين المعنيين.
وبما أن الأقسام لها مديروها الخاصون بها ولا أحد يتحكم فيها مركزياً، فقد تواجه بعض التحديات. على سبيل المثال، قد يكون هناك نقص في الاتصالات بين الإدارات. لذلك، إذا كانت هناك عدة أقسام تعمل معاً في نفس المشروع، فقد تكون هناك توقعات مختلفة من كل قسم وظيفي. وقد يؤدي ذلك بالتالي إلى مشاكل في المستقبل. تتمثل ميزة هذا الهيكل في اتساق العمل والتعاون الممتاز بين الموظفين والإنتاجية العالية.
منظمة إدارة المشاريع القائمة على المشاريع
هذا النوع أكثر شيوعًا في العمل التعاقدي. تُنشئ منظمة إدارة المشروع فريق تسليم المشروع، ويقود مدير المشروع جميع الموارد. وتشارك غالبية موارد المنظمة فقط في أعمال المشروع ويقدمون تقاريرهم إلى مدير المشروع. لذلك، يتمتع مديرو المشاريع بسلطة متزايدة وتتوفر لهم جميع موارد المشروع. مع زيادة السلطة، لديهم أيضًا المزيد من المسؤولية. على سبيل المثال، سيكونون مسؤولين أمام الراعي عن المشاكل التي قد تنشأ من أي مكان في المشروع.
وبما أنه يتم تعيين أعضاء الفريق لمشروع محدد، فإنهم عادة ما يكونون في موقع مشترك. ويمكن أن يتواجدوا في موقع مشترك فعلياً في مكان واحد أو افتراضياً. يتم استخدام الموارد فقط لعمل المشروع وعادةً لا يتم تكليفهم بأعمال غير المشروع. وعندما يتم الانتهاء من المشروع، يتم تسريح الموارد لمساعٍ جديدة. في هيكل مكتب إدارة المشاريع القائم على المشروع، يمكن أن يكون هناك عدد قليل ولكن صغير من الأقسام الوظيفية التي تعمل بصفة داعمة فقط دون وجود مديرين وظيفيين. وإذا كان هناك مديرون وظيفيون، فسيكون لديهم الحد الأدنى من السلطة.
يوفر هيكل مكتب إدارة المشاريع القائم على المشاريع أقصى قدر من الفعالية في إدارة المشاريع. نظرًا لأن الجميع في المنظمة يعملون على نفس المشروع، فإن لديهم نفس الهدف الذي يركزون عليه. وهذا يساعد في الحد من النزاعات بين أعضاء الفريق ويمكن أيضًا اتخاذ القرارات بشكل أسرع. كما أن بيئات المشاريع تتسم بالتكيف. يتعلم أعضاء الفريق من تجارب بعضهم البعض ويصممون طريقة عملهم لتحسين المشروع. أما عيب مكتب إدارة المشاريع القائم على المشاريع فهو المواعيد النهائية المرهقة للمشروع. وعلاوة على ذلك، فإن تكلفة الموارد أعلى حيث يتم تعيينهم لفترة زمنية مؤقتة وأقصر من الوقت. لا يركز الموظفون على مجموعة مهارات محددة، بل يشاركون في مجموعة متنوعة من أنشطة المشروع.
مكتب إدارة المشاريع
اعتمادًا على ثقافة الشركة وحجمها وصناعتها، يختلف هيكل مكتب إدارة المشروع باختلاف ثقافة الشركة وحجمها وصناعتها. هناك ثلاثة أنواع من هياكل مكاتب إدارة المشاريع:
1. مكتب إدارة المشاريع الداعم:
يقوم مكتب إدارة المشاريع الداعم بتوفير النماذج وأفضل الممارسات والتدريب ووثائق الدروس المستفادة وما إلى ذلك للأقسام والمشاريع الأخرى. ويعمل هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع كمستودع للشركة. ويشبه هيكل مكتب إدارة المشاريع هذا أرشيفًا للشركة ويقدم المعلومات والوثائق، عند الضرورة، لكنه لا يملك سيطرة قوية على المشاريع. ويرفع هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع تقاريره إلى مدير وظيفي آخر مثل مدير الهندسة أو مدير تكنولوجيا المعلومات، إلخ.
2. مكتب إدارة المشاريع المسيطر:
يدعم مكتب إدارة المشاريع المتحكم في مكتب إدارة المشاريع ويتطلب الامتثال للأدوات والأساليب. فهي تتابع ما إذا كان يتم تقديم المستندات المطلوبة في المشروع، أو يتم تنفيذ الخطوات ذات الصلة بناءً على العمليات، إلخ. يتمتع هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بدرجة متوسطة من التحكم في المشاريع. ويُدار هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع من قبل مديري مكاتب إدارة المشاريع أو قادة مكاتب إدارة المشاريع، ولكن عادةً ما لا يكونون ذوي نفوذ في المنظمة.
3. مكتب إدارة المشاريع التوجيهية:
يقوم مكتب إدارة المشاريع التوجيهي بإدارة المشاريع، وهو مسؤول عن نجاح المشاريع. وهم يتمتعون بمكانة قوية في الشركة وسلطة ذات صلة. يتمتع مكتب إدارة المشاريع التوجيهي بأعلى درجة من التحكم بين الأنواع الأخرى من مكاتب إدارة المشاريع. ويُدار هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع من قبل مديري مكاتب إدارة المشاريع أو مسؤولي إدارة المشاريع، ويكون قادة مكاتب إدارة المشاريع من أصحاب المصلحة الأقوياء في المؤسسة.
كيف يمكنك زيادة كفاءة تنفيذ المشاريع في المنظمة؟
بمجرد أن تستثمر المنظمة في تحسين كفاءة تنفيذ المشاريع، فإنها ستشهد نتائج مثمرة على المدى المتوسط والطويل. عندما يقوم المديرون التنفيذيون بالاستثمار في عمليات إدارة المشاريع أو الموارد أو الأدوات التي ستؤثر على تسليم المشاريع، يجب أن يكونوا مستعدين لرؤية النتائج في غضون ستة إلى ستة عشر شهرًا. لأن المعرفة والكفاءة في إدارة المشاريع لا تتحسن بين ليلة وضحاها. إنها عملية مستمرة.
يمكن للمسؤولين التنفيذيين في مكتب إدارة المشاريع النظر في ما يلي لتحسين كفاءة إنجاز المشاريع في مؤسستهم تيسير القيادة الخادمة نظم المكافأة والتقدير للنجاح تدريب وتوجيه مواهب إدارة المشاريع تنظيم برامج تدريبية مؤسسية للعاملين في المشروع وغير العاملين في المشروع لزيادة الوعي بإدارة المشاريع في المنظمة.
بناءً على إجابات المستجيبين الذين حضروا برامجنا التدريبية المؤسسية، وافق 68% من المجموعة على أن كفاءة إدارة المشاريع في المؤسسة قد تحسنت بشكل عام. لاحظ أن هذا هو الرد الذي سجلناه بعد مرور عام على بدء البرنامج. مع برنامج القيادة الذي تقدمه أكاديمية سبوتو حيث سيحصل قادتك على تدريب عملي ومفيد من خلال التمارين التفاعلية ودراسات الحالة والنماذج والتقنيات التي يمكن تخصيصها حسب الاحتياجات الخاصة بمؤسستك.
أدوار مكتب إدارة المشاريع
يتكون مكتب إدارة المشاريع من مجموعة متنوعة من الأدوار. يساهم كل دور بشكل مختلف في مهمة المشروع. إذا كان أحد الأدوار مفقودًا، فقد يصبح تحقيق أهداف المشروع صعبًا. يعمل أعضاء الفريق في مكتب إدارة المشروع معًا ويساعدون بعضهم البعض طوال فترة المشروع.
اعتمادًا على احتياجات المشروع، سيكتسب مكتب إدارة المشروع أدوارًا مختلفة لمساعدتهم في أنشطة المشروع. ومع ذلك، فإن بعض الأدوار الأكثر شيوعًا التي يستخدمها مكتب إدارة المشروع تشمل مدير المشروع ومنسق المشروع ومساعد المشروع. سنناقش في الأقسام أدناه أدوار مكتب إدارة المشروع هذه بالتفصيل. لاحظ أنه يتم إدارة مكاتب إدارة المشاريع من خلال أدوار مثل مدير مكتب إدارة المشاريع ومدير مكتب إدارة المشاريع ومسؤول إدارة المشروع.
مدير المشروع
يضطلع مدير المشروع بدور رئيسي وقيادي في مكتب إدارة المشروع. فهم يتحملون المسؤولية الشاملة عن إكمال المشروع بنجاح. وهم يضمنون النجاح من خلال تطبيق معارفهم ومهاراتهم في بدء المشروع والتخطيط له وتنفيذه ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه. مدير المشروع هو الذي يتحمل المخاطر. إنهم لاعبون في الفريق؛ فهم حلقة الوصل بين العميل والمشروع. يجب أن يعتني بالمنتج وكذلك المشروع. وكونهم يشغلون منصباً رفيع المستوى، عليهم التأكد من إتمام جميع المهام في المشروع بسلاسة.
لا يحتاج الموظفون إلى امتلاك مهارات خاصة بالصناعة ليصبحوا مديري مشاريع. ومع ذلك، فإن امتلاك بعض المهارات الخاصة بالصناعة هو دائمًا ميزة. في كثير من الأحيان يفوز أحد كبار أعضاء الفريق، على سبيل المثال، مهندس كبير، بأدائه الجيد بلقب مدير مشروع. لذلك ، سيكون لديهم بالفعل قدر كبير من الخبرة الخاصة بالصناعة في متناول اليد. غالبًا ما لا يعرف مديرو المشاريع منهجية أو معيارًا محددًا لإدارة المشروع. ومع ذلك، مع شهادة إدارة المشاريع، يمكنهم تحقيق المزيد من الإنجازات.
في أكاديمية سبوتو، نقدم في أكاديمية سبوتو أنواعاً مختلفة من الدورات التدريبية في إدارة المشاريع المصممة خصيصاً لمحترفي إدارة المشاريع بمستويات مختلفة من الخبرة والمهارات.
على سبيل المثال، تم إنشاء تدريبنا المكثف على إدارة المشاريع الأساسي الذي يستمر لمدة يومين للموظفين والمؤسسات الذين يحتاجون إلى الحصول على نظرة عامة على المعايير والممارسات الأساسية لإدارة المشاريع.
تم تصميم دورتنا التدريبية CAPM (شهادة مشارك في إدارة المشاريع) لمديري المشاريع المبتدئين أو الموظفين الذين يرغبون في الانتقال إلى مجال إدارة المشاريع ويرغبون في الحصول على تلك المعرفة المحددة حول كيفية إدارة المشاريع.
أما دورتنا التدريبية الأكثر تقدماً، وهي دورة PMP (محترف إدارة المشاريع) فهي دورة تحضيرية لشهادة مديري المشاريع ذوي الخبرة الذين يرغبون في الحصول على شهادة PMP المعترف بها عالمياً والتي تعتبر معياراً ذهبياً للتميز في إدارة المشاريع.
يتم تدريس جميع دوراتنا من قبل مدربينا ذوي الخبرة في إدارة المشاريع الذين يقدمون مفاهيم إدارة المشاريع باستخدام أمثلة واقعية ودراسات حالة وسيناريوهات من خبراتهم العملية الواسعة في إدارة المشاريع.
يحتاج مدير المشروع إلى أن يكون خبيراً في جميع جوانب المشروع وأن يكون قادراً على التعامل مع العديد من جوانب المشروع. من النطاق والجدول الزمني إلى إدارة الجودة والمشتريات إلى التعامل مع أصحاب المصلحة في المشروع – يجب أن يعرف كيفية القيام بكل ذلك. ولكي يكون مدير المشروع محترفًا شاملًا، يجب أن يمتلك مدير المشروع مجموعة متنوعة من المهارات لإدارة مشاريعه بنجاح. وتشمل هذه المهارات على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
المهارات التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع: فهم حالات العمل. فهم استراتيجية المؤسسة رفيعة المستوى. المعرفة والمهارات اللازمة لتلبية ظروف معينة. مهارات القيادة. مهارات التواصل. مهارات تخطيط المشاريع. مهارات مراقبة المشروع والتحكم فيه. مهارات التفاوض. القدرة على مراقبة ميزانية المشروع والتحكم فيها.
يجب أن يتقن مدير المشروع الجيد هذه المهارات. كما يجب أن يحرص على تحديث مهاراته وتوسيع نطاقها باستمرار. يجب على مديري المشاريع الجيدين أيضًا أن يصمموا مهاراتهم وفقًا لاحتياجات المشروع. مع وجود مجموعة متنوعة من المهارات والمعرفة التي يمتلكها مدير المشروع، يجب أن يكون على استعداد لاتخاذ قرارات صعبة. كما يجب أن يتولوا ملكية المشاريع التي يديرونها. يجب أن يكون مدير المشروع محترفاً ذكياً. يجب أن يكونوا أفرادًا يتمتعون بالكاريزما والإبداع، وأن يكونوا أشخاصًا مبدعين ومبدعين يلهمون فرقهم ويستطيعون القيام بمهامهم بشكل جيد وحكيم.
منسق/منفذ مشاريع
منسق/منسق المشروع/المُنفذ هو عضو رئيسي في فريق المشروع. وهم يعملون مباشرة مع مدير المشروع في مكتب إدارة المشروع، ويقدمون المساعدة في تحديد أهداف المشروع وغاياته. وعلاوة على ذلك، يقومون بوضع الجدول الزمني للمشروع والميزانية والإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع مقابل خطة إدارة المشروع. وباعتبارهم منسق المشروع، يتعين عليهم التأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة. وإذا وجدوا شيئًا ما يخرج عن المسار الصحيح، فعليهم إبلاغ مدير المشروع بالمشكلة. بالإضافة إلى ذلك، يشارك منسق المشروع أيضًا في التحكم في طلبات التغيير. وسوف يتأكدون من قبول التغييرات التي تحقق نتائج جيدة فقط. حتى أنهم سيوصون بالإجراءات الوقائية والتصحيحية عند الضرورة. يقوم منسقو المشروع بتنسيق خطة المشروع مع أصحاب المصلحة. كما أنهم يساعدون مدير المشروع في تنقيح الخطة لتحقيق أهداف المشروع.
على الرغم من أن منسقي المشروع عليهم واجب المشاركة في جميع المهام المتعلقة بالمشروع، إلا أنهم غالباً ما يتخصصون في أدوارهم أيضاً. على سبيل المثال، قد يحصلون على تدريب أو شهادات في جدولة المشروع أو وضع الميزانية أو المشتريات. وللتخصص في جدولة المشاريع، يمكن لمنسق المشروع الحصول على شهادة أخصائي جدولة (SP) من معهد إدارة المشاريع (PMI). ولتنفيذ جدول المشروع رقمياً؛ سيحتاج منسق المشروع إلى تعلم برنامج Microsoft Project. وللتعامل مع المشاريع الرشيقة، يجب أن يحضروا دورة تدريبية في الأجايل. تقدم أكاديمية سبوتو دورات تدريبية في أجايل وسكروم. يمكنك الاختيار من بين الكتالوج الكبير من العروض التي نقدمها والحصول على شهادة ممارس أجايل (PMI ACP) أو Scrum Master.
لا يوجد الكثير من الاختلافات بين دور منسق المشروع ودور منسق المشروع. كلاهما له نفس الأنشطة اليومية بشكل أساسي، ولكن الاختلاف يأتي في مستوى السلطة. يتم منح منسقي المشاريع سلطة محدودة من قبل مديري المشاريع في اتخاذ القرارات. ومن ناحية أخرى، لا يتمتع معجلو المشاريع بأي سلطة لاتخاذ القرارات. وفي بعض الحالات، قد يمنحهم مديروهم سلطة محدودة للغاية.
المساعدون
يتحمل مساعدو المشروع مسؤولية مساعدة مكتب إدارة المشروع على تحقيق أهداف المشروع. يعمل مساعدو المشاريع مع مديري المشاريع في جهودهم لإدارة المشاريع. وتشمل المسؤوليات النموذجية لمساعد المشروع المساعدة في تحسين الموارد، ومراقبة ميزانية المشروع، والإشراف على أداء البائعين. كما أنهم يديرون نظام ملفات المشروع، ويساعدون الإدارة في إنشاء وثائق المشروع، ويقدمون تقارير عن تحديثات المشروع إلى الإدارة. وعلاوة على ذلك، تقع على عاتقهم أيضًا مسؤولية التعاون مع أعضاء الفريق لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
يشارك مساعدو المشروع في العديد من المهام الإدارية الروتينية ويسهلون اتصالات المشروع. وبالتالي، فإن مساهمة مساعدي المشاريع تدعم مكتب إدارة المشاريع في الإدارة السلسة والفعالة للمشاريع. ليس بالضرورة أن يكون مساعدو المشاريع متخصصين في مجال أو مجالين من مجالات إدارة المشاريع. ومع ذلك، تفضل مكاتب إدارة المشاريع أن يكون لدى مساعدي المشاريع معرفة أساسية في إدارة المشاريع.
في مكتب إدارة المشاريع، اعتمادًا على حجم أو تعقيد المشاريع، يمكن أن يكون هناك العديد من المساعدين في المكتب. هناك طلب كبير على مساعدي المشاريع من مكاتب إدارة المشاريع. في الواقع، نظرًا لأنشطتهم التسهيلية العديدة، فإنهم غالبًا ما يُعتبرون بمثابة الساعد الأيمن الذي يدعم مدير المشروع.
ما الذي يجعل مكتب إدارة المشاريع ناجحاً؟
يعتمد نجاح مكتب إدارة المشروع على أداء فريق العمل. ولكن ليس هذا فقط، فهناك أيضًا العديد من العوامل الأخرى التي تساهم في نجاح أو فشل مكتب إدارة المشاريع. من الواضح أن فشل مكتب إدارة المشاريع هو فشل المنظمة. لذلك، يجب أن تكون العناصر التي تجعل مكتب إدارة المشاريع ناجحًا موجودة في مكتب إدارة المشاريع.
لقد تعلمنا أعلاه عن النوعين المختلفين من هياكل مكاتب إدارة المشاريع – الوظيفية والمشاريعية. لا يهم هيكل مكتب إدارة المشاريع الموجود في المنظمة، يجب أن يكون العاملون في مكتب إدارة المشاريع أكفاء. علاوة على ذلك، يجب أن يتبع مكتب إدارة المشاريع الممارسات السليمة لإدارة المشاريع. إذا لم يحدث ذلك، فستكون هناك العديد من التحديات التي سيواجهها مكتب إدارة المشاريع. كما سيتراجع أداء المشروع أيضًا. علاوة على ذلك، ستنخفض معنويات الموارد. كما ستعاني استراتيجية المنظمة أيضًا، وسيفقد الراعي والعميل الثقة بك.
إذن، ما الذي نحتاجه لإنجاح مكتب إدارة المشروع والمنظمة؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك.
مدراء المشاريع الأكفاء
ما هي خصائص مدير المشروع الكفء؟ حسنًا، إنها مزيج من الخبرة والمهارات والسلوك والمعرفة التي تجعل مدير المشروع كفؤًا. يتمتع مدير المشروع المختص بمعرفة متقدمة في إدارة المشاريع ويفضل أن يكون لديه شهادة في إدارة المشاريع. يجب أن يكون مدير المشروع المختص على دراية بالأدوات والتقنيات اللازمة لبدء المشروع وتخطيطه وتنفيذه والتحكم فيه بنجاح. كما يجب أن يكون لديه خبرة سابقة في إدارة المشاريع. لذا، إذا كان مدير المشروع يتمتع بكل هذه الخصائص، بالإضافة إلى أنه يستطيع تطبيقها باستمرار على المشاريع، فإنه يعتبر مدير مشروع كفء.
أما مدير المشروع غير الكفء فسيفشل في إنجاز المشروع بنجاح. سيكون مدير المشروع هذا عائقًا أمام نجاح المنظمة لأن مدير المشروع هو دور مهم. يجب أن يتمتع مديرو المشاريع بمسؤوليات شاملة، وأن يكونوا أكفاء بما يكفي للعمل في مكتب إدارة المشاريع.
الأشخاص الأكفاء في مجال الأعمال
لا يمكن لمدير المشروع أو مكتب إدارة المشروع وحده أن يقود المشروع إلى النجاح. بل إن الفريق بأكمله هو الذي يبذل دائمًا جهدًا جماعيًا يكمل المشروع بنجاح. لذلك، ليس فقط الأدوار الرئيسية لمكتب إدارة المشاريع، بل يجب أن يمتلك أعضاء فريق المشروع أيضًا المعرفة الأساسية لإدارة المشروع. كما يجب عليهم فهم رؤية المنظمة ومواءمة جهودهم معها. علاوة على ذلك، يجب أن يكون أعضاء الفريق مؤهلين في الجوانب الفنية أيضًا. على سبيل المثال، يجب أن يكونوا قادرين على معرفة مدى تأثير التأخير في مهمة ما على تقدم المشروع. وينبغي أن يدركوا تكلفة التوسّع في العمل أو زحف النطاق والتأكد من عدم حدوث ذلك. في الواقع، يجب أن يكون كل عضو من أعضاء فريق المشروع مؤهلاً للقيام بالمهمة المحددة التي تم تكليفه بها.
واستنادًا إلى إجابات المشاركين في الاستطلاع الذين حضروا برامجنا التدريبية للشركات، فإن التأخير في الجدول الزمني وعدم كفاءة الموارد هي أكثر المشاكل شيوعًا في مؤسسات تنفيذ المشاريع. أفاد 2% من المجيبين أن مشاريع منظماتهم تعاني من التأخير في الجدول الزمني. أفاد 5% من المجيبين أن الموارد غير الكفؤة هي مشكلة إدارة المشاريع في مؤسساتهم.
في كثير من الأحيان، يكون لدى المشاريع أكثر أعضاء مكتب إدارة المشاريع موهبة ولكن حتى مع وجود خبرة واسعة سابقة في المشاريع، يفشل المشروع. إذا كان لديك أعضاء فريق عمل أكفاء ولكن مسؤول جدولة المشروع فقط غير كفء على سبيل المثال، فماذا يمكن أن تكون النتيجة؟ حسنًا، قد يؤدي الجدول الزمني الذي أعدوه إلى فشل المشروع. لذا، فإن المسؤولية عن نجاح المشروع لا تقع على عاتق عضو واحد فقط بل على جميع أعضاء الفريق. وبالمثل، إذا كان أعضاء الفريق غير أكفاء، فلن ينجح مكتب إدارة المشاريع.
التخطيط الشامل للمشروع
إذا كانت موارد المشروع مختصة، فإن مكتب إدارة المشروع يكون مختصًا أيضًا. ومع ذلك، إذا لم يبذل مكتب إدارة المشروع جهدًا كافيًا في تخطيط المشروع، فماذا ستكون النتيجة النهائية؟ قد يفشل المشروع! كما ترى، لا يمكن تحقيق نتائج جيدة إلا بالتخطيط الشامل والمتقدم. في كثير من الأحيان، يستخف الناس بالحاجة إلى التخطيط، أو أنهم يخططون قليلاً جدًا. وهذا لا يؤدي فقط إلى عدم كفاءة المشروع بل قد يؤدي إلى الفشل. يجب أن يكون تخطيط المشروع شاملاً. وهذا يعني أنه يجب التخطيط لجميع عناصر المشروع بما في ذلك الجودة والجدول الزمني والمشتريات والنطاق وغيرها. علاوة على ذلك، يجب أن يغطي التخطيط جميع جوانب المشروع.
وبالتالي، فإن التخطيط الجيد للمشروع يدعم المشروع دائمًا. كما أنه يساعد مكتب إدارة المشروع على تحقيق أهداف المشروع والأهداف التنظيمية. مع التخطيط الشامل للمشروع، يكون لديك أهداف واضحة، ويمكنك التخفيف من المخاطر أو تجنبها. علاوة على ذلك، يكون لديك تخصيص أفضل للموارد، واتصالات أفضل، وتحكم أفضل في قيود المشروع. وبالتالي، فإن التخطيط الشامل والمتقدم مهم جدًا لأنه يهيئ مكتب إدارة المشاريع للنجاح.
توقع المخاطر قبل حدوثها
تحديد المخاطر هو أمر غالبًا ما تهمله المؤسسات في مشاريعها. المخاطر الإيجابية جيدة، وقد لا يكون من الضروري تحديدها بدقة. ومع ذلك، يجب على مكتب إدارة المشروع دائمًا تحديد المخاطر السلبية وإدارتها بدقة.
إن المسؤولية الأساسية لمكتب إدارة المشروع هي البحث بنشاط عن المخاطر التي قد تؤثر على المشروع. وبمجرد تحديدها، يجب على مكتب إدارة المشروع بذل جهد لتحليل المخاطر. على سبيل المثال، يمكنهم تحديد احتمالية وتأثير تلك المخاطر ووضع خطة استجابة للمخاطر وفقًا لذلك.
إن توقع أكبر عدد ممكن من مخاطر المشروع في وقت مبكر من المشروع سيساعد مكتب إدارة المشروع على التغلب عليها. سيكونون قادرين على التغلب على المخاطر بسهولة أكبر وبتكلفة أقل. أما المخاطر التي تُترك ليتم تحديدها في مرحلة لاحقة من المشروع فقد تظهر فجأة كمفاجأة. ومن ثم قد لا يكون لديك الوقت أو الموارد الكافية للتعامل معها بفعالية.
عندما يدير مكتب إدارة المشاريع مخاطر المشروع بشكل جيد، فإن ذلك يؤدي إلى توفير التكاليف وتقليل المشاكل في المشروع. وعندما تقل المشكلات في المشروع، يمكن لمكتب إدارة المشاريع التركيز على التنفيذ السليم للعمل. وفي نهاية المطاف، ستكون هناك فرص أكبر لنجاح المشروع. لذا، يجب أن يبدأ مكتب إدارة المشاريع في النظر في المخاطر منذ المرحلة المبكرة جدًا من المشروع. علاوة على ذلك، يجب أن تكون هذه عملية مستمرة لضمان عدم إغفال أي شيء مهم.
إدارة المشروع الاستباقية بدلاً من إدارة المشروع التفاعلية
من الصحيح أن مكتب إدارة المشروع يجب أن يعمل بشكل استباقي وكذلك بشكل تفاعلي. لا يمكن للمرء أن يربح الموقف بمجرد رد الفعل وعدم الاستعداد له جيدًا مسبقًا. عندما تكون استباقيًا، يكون لديك المزيد من الوقت لتحليل المخاطر والعصف الذهني لأفضل خطة استجابة. لديك أيضًا المزيد من الموارد التي يمكنك التخطيط لاستخدامها في الاستجابة للمخاطر.
ليس فقط المخاطر السلبية، فالبقاء استباقيًا والبحث عن المخاطر أو الفرص الإيجابية مفيد أيضًا. على سبيل المثال، يمكنك البحث عن المواقف التي يمكنك فيها ضغط جدولك الزمني. بعد ذلك، خطط لكيفية استغلال تلك الفرصة لإفادة المشروع. أو ربما يمكنك البحث عن توافر موارد أفضل أو مورد أفضل لمشروعك.
وبالمثل، يمكن أن يكون هناك العديد من الفرص وكذلك التهديدات التي يمكن لمكتب إدارة المشروع البحث عنها بشكل استباقي. مما لا شك فيه أن وجود نظام وعمليات لإدارة المخاطر بشكل استباقي أفضل بكثير. إنه أفضل بكثير من انتظار حدوث المخاطر ومن ثم الاستجابة لها دون خطة.
المكافآت والتقدير لإنجاز المشروع بنجاح
ربما تكون المكافأة والتقدير لموارد المشروع من أكثر الأمور التي تهملها المنظمات. وهو في الواقع مفتاح لمشاركة الموظفين. قد تكلفك مكافأة أعضاء فريقك بمكافأة أو هدايا على عملهم الجيد بعض الدولارات. ومع ذلك، تذكر أن الشخص الذي ستكافئه سيحظى بمعنويات عالية. علاوة على ذلك، سيستمرون في القيام بعمل جيد. وبالمثل، فإن تقدير أعضاء فريقك على جهودهم هو أفضل طريقة لضمان استمرارهم في العمل المنتج.
لذلك، من المهم أن يقوم مكتب إدارة المشروع بتقدير ومكافأة أعضاء فريقه بانتظام. وهذا ضروري ليس فقط لإعطائهم دفعة أخرى لمواصلة العمل الجيد. ولكنه ضروري أيضًا لأنه من المهم أيضًا شكرهم وتقديرهم على جهودهم.
يمكن أن تكون هناك مناسبات مختلفة يمكن لمكتب إدارة المشاريع أن يكرم فيها أعضاء فريقه ويكافئهم. على سبيل المثال، يمكن لمكتب إدارة المشاريع القيام بذلك عندما يكتمل المشروع بنسبة 25% أو 50%. أو قد يرغبون في القيام بذلك إذا كان تقدم المشروع يسير بشكل أفضل من الخطة. كما يمكن القيام بهذا النشاط أسبوعيًا أو شهريًا لتكريم ومكافأة الموظفين الأفضل أداءً.
تذكر أن أعضاء الفريق هم أصول المشروع. فمكتب إدارة المشروع فارغ من الداخل بدون فريق العمل. لذلك، من الجيد أخلاقيًا والمفيد أيضًا للمشروع أن يتم الاعتراف بأعضاء الفريق ومكافأتهم. إذا قام مكتب إدارة المشروع بذلك بانتظام، فسوف يساعدهم ذلك في الواقع في تحقيق أهداف المشروع ويكون أكثر نجاحًا.
الملخص
شرحنا في هذا المنشور ما هي منظمة إدارة المشروع ومكتب إدارة المشروع. وذكرنا أيضًا الهيكلين المختلفين لمكتب إدارة المشروع والأدوار المختلفة التي يستخدمها مكتب إدارة المشروع. وتعرفنا هنا أيضًا على العوامل التي تجعل مكتب إدارة المشروع ناجحًا.
قد تسأل نفسك لماذا لا يمكننا تنفيذ المشاريع بدون مكتب إدارة المشاريع؟ حسنًا، هل تعلم أن وجود مكاتب إدارة المشاريع ليس بالأمر الجديد؟ في الواقع، مكاتب إدارة المشاريع موجودة منذ سنوات عديدة. وقد ثبت أن وجود مكتب إدارة المشاريع أمر حيوي في تحقيق الإشراف والرقابة والدعم لإدارة المشاريع. والأهم من ذلك، من الضروري وجود مكتب لإدارة المشاريع في المؤسسات التي تقدم قيمة من خلال المشاريع.
ومن خلال المعايير والممارسات والأدوات المشتركة التي يضعها مكتب إدارة المشاريع، يمكن ضمان قدر أكبر من الاتساق والكفاءة في العمل. ومن خلال الإرشاد والتوجيه والدعم المركزي، يمكن للمؤسسة أن تقدم مشاريع بإنتاجية أعلى وتتحمل تكاليف أقل. كما ستكون هناك أيضًا مقاومة أقل في طريق إنجاز المشاريع بنجاح.
وجود مكتب إدارة المشاريع أمر مهم. ومع ذلك، فإن وجود مكتب إدارة المشاريع الناجح في مساعيه أمر إلزامي لنمو المنظمة. إذا لم يكن مكتب إدارة المشاريع ناجحًا، فقد تواجه المنظمة أضرارًا وقد تفقد حصتها في السوق.
صحيح أن مكتب إدارة المشاريع ليس عصا سحرية من شأنها أن تحل جميع المشاكل وتحقق النجاح للمشاريع. ومع ذلك، فإن أداء المشروع يفي بالتأكيد بالتوقعات من خلال سياساته ومعاييره وقواعده الأساسية وتوجيهاته وإرشاداته ودعمه.
تفخر أكاديمية سبوتو بدعمها للعديد من الشركات لتأسيس وتدريب موظفي مكتب إدارة المشاريع. فقبل بضع سنوات، قدمت الأكاديمية تدريبًا أساسيًا في مجال إدارة المشاريع لشركة دولية (HENRY) متواجدة في الولايات المتحدة الأمريكية لتأسيس وتدريب موظفي مكتب إدارة المشاريع لديها. وقد تلقوا تدريبًا تأسيسيًا على معايير وسياسات إدارة المشاريع التي يجب أن تطبقها جميع المشاريع في جميع أنحاء المنظمة.
كما قامت أكاديمية “سبوتو” بتدريب العديد من رؤساء مكاتب إدارة المشاريع أو الموظفين الذين يشكلون جزءاً من مكاتب إدارة المشاريع أو الموظفين الذين تم تكليفهم بتأسيس مكاتب إدارة المشاريع الخاصة بهم. وقد حضروا دورات تدريبية للحصول على شهادة CAPM أو PMP التي كانت مفيدة لهم للحصول على المعرفة والفهم اللازمين لمبادئ ومعايير الإدارة الجيدة للمشاريع.
إذا كنت بصدد إنشاء مكتب إدارة المشاريع في مؤسستك أو إذا كان موظفوك بحاجة إلى تحسين كفاءاتهم في إدارة المشاريع، فإن أكاديمية سبوتو تقدم لك كتالوجاً كبيراً من الدورات التدريبية المناسبة لاحتياجاتك.
أطلق العنان لكفاءات تنفيذ المشاريع غير المكتشفة في مؤسستك.
لقد ساعدنا أكثر من 200,000 من المهنيين المسجلين من أكثر من 100 مؤسسة بما في ذلك هذه المؤسسات المرموقة.
يمكننا تعزيز كفاءة مؤسستك أيضاً! اطّلع على خدمات الشركات والتدريب لدينا.