2025 تجاوزات تكاليف المشروع – الأسباب، وكيفية منعها وإدارتها

تبدأ الشركات في تنفيذ المشاريع لعدة أسباب. في منظمة متوسطة إلى كبيرة الحجم، قد تعمل عدة أقسام في مشاريع مختلفة. يقوم مكتب إدارة المشاريع، المعروف أيضًا باسم مكتب إدارة المشاريع، بإدارة بدء المشروع وتنفيذه وإنجازه بنجاح في المؤسسة. ومع ذلك، وبغض النظر عن تأثير مكتب إدارة المشاريع، فإن تجاوز تكلفة المشروع هي أحداث حتمية تحدث في كل منظمة.
من أجل توضيح مفهوم تجاوزات التكلفة بشكل أكبر، سنناقش في هذا المنشور ما يلي: ثلاثة تجاوزات واقعية لتكاليف المشروع الأسباب الشائعة التي تؤدي إلى تجاوز تكاليف المشروع كيفية منع وإدارة تجاوزات تكاليف المشروع. دور مسؤول إدارة المشروع في نجاح المشروع
دعنا نستعرض كل منها واحداً تلو الآخر.
البحث عن تجاوزات تكاليف المشروع
قبل الخوض في تفاصيل تجاوزات تكاليف المشروع، دعونا نلقي نظرة على بعض الأبحاث حول تجاوزات تكاليف المشروع.
تم تحليل 1,471 مشروعًا، ومقارنة ميزانياتها وفوائد الأداء المتوقعة مع التكاليف والنتائج الحقيقية. واستنادًا إلى بحث هارفارد بيزنس ريفيو (HBR) هذا، كان متوسط التجاوز في التكلفة 27%، ولكن هذا الرقم يخفي رقمًا أكثر إثارة للقلق. فالرسم البياني الذي يمثل تجاوزات ميزانية المشروع يُظهر “ذيلًا سمينًا”، أي عددًا كبيرًا من التجاوزات الهائلة. فواحد من كل ستة من المشاريع التي درسها HBR كان بجعة سوداء، مع تجاوز في التكلفة بنسبة 200% في المتوسط، وتجاوز في الجدول الزمني بنسبة 70% تقريباً.
عندما استطلعنا آراء 425 مشاركًا حضروا برامجنا التدريبية في الشركات، أفادوا بأن التأخير في الجدول الزمني والموارد غير الماهرة/غير الماهرة وتجاوز تكلفة المشروع هي أكثر المشاكل شيوعًا في مؤسساتهم.
لذا، إذا كانت تجاوزات تكاليف المشاريع مشكلة شائعة في إدارة المشاريع، فما هي الأسباب، وكيف يمكننا منعها، وكيف يمكننا إدارة تجاوزات التكاليف إذا لم نتمكن من منعها؟ دعونا نستعرضها بالتفصيل.
حالات واقعية لتجاوز تكلفة المشروع
سنقدم هنا ثلاث حالات واقعية لتجاوزات الميزانية (التكلفة) الناجمة عن أسباب مختلفة. الحالة رقم 1: يبيع مدير المبيعات حلاً غير قابل للتنفيذ من الناحية الفنية. النتيجة: يعمل فريق المشروع على ميزات جديدة، وهذا يتسبب في تجاوز الميزانية بنسبة 17%. الحالة رقم 2: لا يوافق موظفو الموارد البشرية على أوراق وصول فريق البائع إلى مقر العمل في الوقت المحدد. النتيجة: يصل البائع إلى المبنى بعد يومين وهذا التأخير يكلف المنظمة 13,000 دولار. الحالة رقم 3: يوافق قسم الشؤون المالية على ميزانية المشروع بعد يومين من الموعد النهائي. النتيجة: تنتظر موارد المشروع الموكلة إلى الفريق دون عمل لمدة يومين وهذا التأخير يكلف المنظمة 37,000 دولار.
لاحظ أن هذه حالات واقعية لتجاوز المشروع من عملائنا. لقد قمنا بتدريب أكثر من 200,000 مهني وأنا متأكد من أنك واجهت حالات مماثلة حيث تسبب أشخاص “غير معنيين بالمشروع” أو أصحاب المصلحة الذين لا يشاركون مباشرة في المشروع في تجاوزات المشروع. ولهذا السبب أطلقنا برنامج PM Core™ – برنامج التدريب على إدارة المشاريع للأشخاص العاملين في مجال الأعمال لخلق الوعي بإدارة المشاريع بين الأشخاص غير المعنيين بالمشروع.
ويدعم بحث معهد إدارة المشاريع حول كفاءة مديري المشاريع النتائج التي توصلنا إليها. واستنادًا إلى أبحاث معهد مديري المشاريع، فإن زيادة كفاءة إدارة المشاريع وفهم موظفي الأعمال في المؤسسة يمكن أن يزيد من إنجاز المشروع في الوقت المحدد بنسبة 49% والتسليم في الميزانية بنسبة 40%.
أسباب تجاوز تكلفة المشروع للتكاليف
قد تكون هناك عدة أسباب لتجاوز تكاليف المشروع في المؤسسة. ومع ذلك، فإن الأسباب الأكثر شيوعًا هي تعريف النطاق غير الواضح، والتقدير غير المناسب، والمخاطر غير المتوقعة، والموارد غير الماهرة أو عديمة الخبرة. سنتحدث عن هذه الأسباب بالتفصيل أدناه.
1- عدم وضوح نطاق المشروع
إن وجود نطاق غير واضح أو غامض أو مربك لا بد أن يتسبب في حدوث مشكلات. سيقوم فريق المشروع بتسليم ما فهموه من نطاق المشروع. في كثير من الأحيان، تميل الموارد إلى وضع افتراضات وقد تكون هذه الافتراضات في النهاية خاطئة. وسواء لم يتم تحديد النطاق أو لم يتم الإبلاغ عنه بشكل جيد، أو لم يتم فهمه بشكل صحيح، فستكون هناك نتائج غير مرغوب فيها تخرج من المشروع. وقد يؤدي ذلك بدوره إلى الحاجة إلى إجراء تصحيحات أو إعادة عمل، مما يتسبب في تجاوزات في تكلفة المشروع.
2- تقدير النشاط غير المناسب
التقديرات الصحيحة أمر بالغ الأهمية في المشروع. فالتقدير المتعلق بمدة النشاط، وعدد الموارد المطلوبة، على سبيل المثال، ما هي إلا بعض الأشياء التي غالبًا ما يتم تقديرها بشكل غير صحيح. لنفترض أن لدينا نشاطًا كان من الممكن أن ينجزه موردان، ولكن تم تخصيص ثلاثة موارد لإنجازه. لذلك، سوف تتكبد تكاليف مورد إضافي غير ضروري. أو، إذا كنت تخطط لثمانية أيام لنشاط يمكن إنجازه واقعياً في 5 أيام. هذا أيضًا سيكلفك المزيد من التكاليف.
3- المخاطر غير المتوقعة
يعد غياب الإدارة غير الفعالة للمخاطر سببًا شائعًا جدًا لمشاكل المشروع وتجاوز تكلفة المشروع. المخاطر المتعلقة بالموظفين، والتكلفة، والمواد، والمعدات، والموردين، وما إلى ذلك. – كلها يمكن أن تؤدي إلى مشاكل المشروع.
غالبًا ما يكون لدى المؤسسات عمليات لإدارة المخاطر. ومع ذلك، قد يكون الموظفون المكلفون بأنشطة إدارة المخاطر عديمي الخبرة أو غير مهرة. وقد يكون هذا هو السبب في المخاطر التي يتم التغاضي عنها أو المخاطر التي لم يتم التخطيط لها بشكل صحيح أو إدارتها بشكل غير فعال. وعندما تحدث هذه المخاطر، يتم تكبد تكلفة أعلى في إدارتها. إذا لم تكن هناك خطة أو ميزانية للتغلب على المخاطر التي لم يتم توقعها أثناء التخطيط للمشروع، فمن الواضح أنها ستؤثر على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته.
4- الموارد عديمة الخبرة أو غير الماهرة
قد يكون تعيين مورد ضعيف المهارة لنشاط ما خيارًا أرخص. ومع ذلك، عندما يرتكب هذا المورد نفسه أخطاء أو يستغرق وقتًا أطول لإكمال نشاط ما، ستكون هناك تحديات.
لنفترض، على سبيل المثال، أن هناك نشاطًا يُقدر إنجازه في خمسة أيام بتكلفة 20,000 دولار. قد يكلفك هذا النشاط نفسه 5,000 دولار أكثر مع مورد غير ماهر. إدارة الموارد في المشاريع فن من الفنون. يجب ألا تعين موارد مؤهلة أكثر من اللازم ولا موارد غير مؤهلة. فالموارد ذات المؤهلات الزائدة ستزيد من التكلفة، ولكن الموارد غير المؤهلة ستزيد من التكلفة أيضًا.
كيفية منع تجاوزات تكلفة المشروع
قد لا يبدو كل تجاوز في التكلفة مهمًا. ومع ذلك، إذا كان كل مشروع تجاوز في الإنفاق بنسبة 2% أو أكثر، على سبيل المثال، فإن ذلك سيضيف الكثير في نهاية العام. وهذا يعني أيضاً أنه في نهاية العام، قد لا تكون هناك مكافآت أو حوافز. هذه هي الأشياء التي يتوقعها الموظفون ويترقبونها.
لسوء الحظ، أصبح من المعتاد أن تتجاوز العديد من المشاريع الميزانية. ومع ذلك، يجب أن يكون الواقع مختلفاً. لحسن الحظ، من خلال التخطيط الجيد والشامل، والتتبع الفعال، وأصحاب المصلحة الداعمين، يمكنك منع تجاوز تكاليف المشروع. فيما يلي قائمة بأهم أربع طرق لمنع تجاوز تكاليف المشروع.
1- منع زحف النطاق
زحف النطاق هو في الأساس إضافة وظائف أو ميزات إضافية إلى المنتج أو العمل أو المتطلبات الجديدة التي تتجاوز النطاق المتفق عليه. يمكن أن يحدث زحف النطاق في أي مشروع. ويمكن أن يسبب تجاوزات في تكلفة المشروع بالإضافة إلى التأخير في الوقت وانخفاض الرضا. إضافة ميزة إضافية تؤدي إلى نتائج جيدة ليس بالأمر السيئ. ومع ذلك، إذا لم تتم الموافقة عليها، فهي زحف في النطاق، ويجب منع ذلك.
قد تكون هناك أسباب عديدة لحدوث زحف النطاق، مثل عدم وضوح ما هو مطلوب بالضبط. محاولة العملاء الحصول على عمل إضافي مجانًا. البدء بتطوير منتج/ميزة قبل اكتمال التخطيط الشامل. قلة تفاعل العملاء مع فريق المشروع. عدم التحكم في التغيير. اختلاف آراء أصحاب المصلحة. سوء تقدير الوقت أو التكلفة.
مكافحة زحف النطاق أمر بسيط. عليك أن تحدد بحزم المتطلبات التي تتوافق مع احتياجات العميل وطلباته وتوقعاته. عند القيام بذلك، من المهم أن يكون لدى فريق المشروع فهم شامل لما هو مطلوب بالفعل. هذه الخطوة بالغة الأهمية لأنه بناءً على هذا الفهم، سيقوم الفريق بتطوير وتقديم المنتج المطلوب.
لذلك، يجب على مدير المشروع توضيح كل متطلب مع العميل. يجب على فريق المشروع أيضًا توضيح نطاق المشروع أو الأنشطة التي لديهم شكوك بشأنها. يجب أن يلتزم فريق المشروع بالمتطلبات. وإذا كان هناك شك، يجب عليهم الحصول على توضيح من مدير المشروع. علاوة على ذلك، يجب عدم السماح بالمحاباة أو المحاباة أو التحيز في المشاريع. يجب الموافقة على أي إضافات سيتم إجراؤها أولاً ثم دمجها في المنتج.
2- اكتساب المهارات المناسبة المطلوبة
بمجرد معرفة متطلبات المشروع واحتياجات العميل، يجب عليك الحصول على الموارد ذات المهارات المناسبة. على سبيل المثال، إذا كان نشاط ما يتطلب موردًا رفيع المستوى، ولكنك قمت بتعيين مورد مبتدئ، فقد تعتقد أنك توفر المال. في الواقع، قد يستغرق النشاط وقتًا أطول لإكماله وقد يتجاوز التكلفة المخطط لها. اعرف المزيد عن برنامج القيادة في أكاديمية سبوتو حيث سيحصل قادتك على تدريب عملي ومفيد من خلال تمارين تفاعلية ودراسات حالة ونماذج وتقنيات يمكن تخصيصها حسب الاحتياجات الخاصة بمؤسستك.
يجب عليك اختيار الموارد التي تتمتع بالمهارات المناسبة بالإضافة إلى المستوى المناسب من الخبرة. لماذا هذا مهم؟ حسنًا، لأن المورد الأقل مهارة قد يسيء فهم المتطلبات. أو قد يكونون عديمي الخبرة في تطوير شيء ما كما هو متوقع تمامًا. وقد يحدث حتى أن المورد يقوم بشيء ما بشكل صحيح، لكنه بطيء للغاية. يمكن أن تتسبب هذه الأسباب في تأخير المشروع أو قد يتطلب الأمر إعادة العمل على بعض الأنشطة. وهذا بدوره سيؤدي إلى تجاوزات في تكاليف المشروع.
إذا كان تخطيطك مثاليًا وتوثيقك دقيقًا، لكن مواردك ليست ماهرة بما فيه الكفاية، فستواجه مشكلات. نحن نعلم أن إدارة المشكلات ستؤدي دائمًا إلى تكبد تكاليف. لذلك، يجب أن تحصل فقط على الموارد التي تعتقد أن لديها المهارات المناسبة للعمل في مشروعك. استنادًا إلى تقرير شركة IBM عن التدريب، فإن كل دولار يتم إنفاقه على برامج التدريب في الشركات يعطي 30 دولارًا في المقابل. لذا، فإن الشركات تُقدِّر قيمة تدريب موظفيها لزيادة كفاءة تنفيذ المشاريع.
في أكاديمية سبوتو، يمكننا مساعدة موظفيك في الحصول على المهارات المناسبة لإدارة المشاريع الناجحة. إن مفتاح المؤسسات المربحة هو الموظفون المدربون تدريباً جيداً وذوو الكفاءة. دعنا ندرب موظفيك ونجعلهم يتعلمون من مدربينا ذوي الخبرة حول كيفية تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع. يمكن لمؤسستك وموظفيك الاختيار من بين العديد من الدورات التدريبية المعتمدة مثل CAPM (مساعد معتمد في إدارة المشاريع) وPMP (محترف إدارة المشاريع) ودورات إدارة المشاريع الأساسية. PM Core™ – التدريب على إدارة المشاريع للأعمال – تدريب على شهادة PMP® – 35 ساعة اتصال عبر الإنترنت – تدريب افتراضي عبر الإنترنت على شهادة PMP® – 4 أيام – 35 ساعة اتصال – تدريب على شهادة CAPM® – 23 ساعة اتصال – تدريب افتراضي عبر الإنترنت على شهادة CAPM® – 3 أيام – 23 ساعة اتصال
3- الإدارة الفعالة للمخاطر
تلعب إدارة المخاطر دورًا مهمًا للغاية في الحفاظ على المشروع تحت الميزانية. إذا لم يتم تحديد المخاطر بدقة أو إذا لم يتم تعيين احتياطي طوارئ مناسب لتغطية هذه المخاطر، سيحتاج المشروع إلى أموال إضافية للتعامل مع المخاطر غير المتوقعة. ستؤدي هذه الأحداث إلى تجاوزات في تكاليف المشروع.
عندما لا تكون هناك إدارة فعالة للمخاطر، قد تظهر بعض المخاطر بشكل مفاجئ. ستفاجأ بها لأنك لن تكون مستعدًا للتعامل معها. سيكون رد فعلك الأول هو استخدام مواردك لإحباط عواقب المخاطر. ومع ذلك، قد يتطلب منك هذا التعامل المفاجئ مع المخاطر استخدام موارد من خارج ميزانية المشروع. وقد لا يكون لديك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها للتعامل مع حالات المخاطر المفاجئة. لذا، سينتهي بك الأمر إلى القيام بكل ما هو ممكن لإدارة المخاطر بسرعة، وقد يكلفك ذلك الكثير من المال.
يجب أن يبذل مدير المشروع جهدًا للنظر في جميع السيناريوهات المحتملة. للقيام بذلك، يجب عليه استخدام الخبرة والبيانات التاريخية والعصف الذهني لتحديد المخاطر. نعم، يجب أيضًا تحديد المخاطر خلال المشروع، ولكن التحديد المبكر أفضل بكثير. لذلك، بمجرد تحديد المخاطر، يجب تقييم كل خطر على حدة من حيث احتمالية وقوعه وتأثيره وأولويته. يمكن أيضًا تصنيف المخاطر إلى فئات. ويمكن أن يستند التصنيف إلى معايير السلامة أو التقنية أو المالية أو الداخلية أو الخارجية أو الموارد أو غيرها من المعايير، حسب الاقتضاء. يساعد التصنيف مدير المشروع على فهم أين يكمن الحد الأقصى لمستوى عدم اليقين. كما أنه يساعد في أغراض المراقبة وإعداد التقارير. مع كل خطر، يجب حساب مقدار الاحتياطيات المناسبة والاحتفاظ بها.
من خلال حضور أي من الدورات التدريبية (التدريب على شهادة PMP، أو التدريب على شهادة CAPM، أو التدريب على شهادة CAPM، أو التدريب الأساسي لمديري المشاريع) التي تقدمها أكاديمية سبوتو، سيحصل مديرو المشاريع وغيرهم من الموظفين المشاركين في تنفيذ المشاريع على فهم عملي ومتعمق لكيفية تحديد المخاطر وتصنيفها وتحليلها وتطبيق تقنيات إدارة المخاطر المناسبة الخاصة بمشاريعهم. سيقدم مدربونا للمشاركين أمثلة واقعية وسيناريوهات دراسة حالة حول كيفية إدارة المخاطر بفعالية وتحديد احتياطيات واقعية للطوارئ.
4- تدريب أصحاب المصلحة (الخارجيين) في المشروع وغير المشاركين في المشروع
غالبًا ما نتجاهل حقيقة أن الأشخاص يمكن أن يتسببوا أيضًا في تجاوز تكاليف المشروع. عادةً ما يركز مدير المشروع على أنشطة المشروع ووثائق المشروع والموارد اللازمة لإكمال المشروع. ومع ذلك، يجب أن يأخذوا في الاعتبار أيضًا حقيقة أن الأشخاص غير المدربين المشاركين بشكل غير مباشر في المشروع، والذين لا يتمتعون بمعرفة أساسية في إدارة المشروع أو خبرة كافية، قد يكونون أيضًا عقبة أمام النجاح. لهذا السبب أطلقنا برنامج PM Core ™ – برنامج التدريب على إدارة المشاريع للأشخاص العاملين في مجال الأعمال لخلق الوعي بإدارة المشاريع بين الأشخاص غير العاملين في مجال المشاريع.
إن العمل الذي يقوم به أشخاص غير مدربين من غير العاملين في المشروع (الأشخاص الذين هم خارج المشروع ولا يشاركون مباشرة في عمل المشروع) يمكن أن يجعل الأمور معقدة للغاية. فهم ليسوا على دراية بالعمليات التي يتعين عليهم اتباعها. علاوة على ذلك، لا يوجد أحد يتحكم بهم مركزياً، ولا يميلون إلى العمل وفقاً لخطط المشروع. لذا، فإن الموارد غير المدربة يمكن، على سبيل المثال، أن تتسبب في عدم كفاءة العمل، أو إنتاج أخطاء في المخرجات، أو اتخاذ قرارات خاطئة. قد يكون التأثير السلبي للأشخاص غير المدربين ضئيلًا، ولكنه قد يكون كارثيًا على المشروع. قد تتطلب المشكلات التي يسببها الأشخاص غير المدربين إصلاح المنتج أو إعادة العمل. وقد يؤدي ذلك بالتالي إلى تجاوزات في تكاليف المشروع.
كيفية إدارة تجاوزات تكاليف المشروع
لا أحد يريد تجاوز تكلفة المشروع. ومع ذلك، إذا حدث ذلك، فما هي طرق التغلب على التجاوزات وإدارتها؟ تابع القراءة لمعرفة الطرق الفعالة لإدارة تجاوزات تكاليف المشروع.
1- تأكد من أن التجاوزات في تكاليف المشروع تقع ضمن حدود مديري المشاريع الخاصة بك
لكل مؤسسة مستوى مختلف من سلطة مدير المشروع. في بعض الحالات، هناك حدود مسموح بها لتأخير التكلفة والجدول الزمني التي قد يستخدمها مدير المشروع لإدارة التجاوزات. على سبيل المثال، قد يُسمح لمدير المشروع بإدارة مشروع بحد أقصى 5٪ انحراف في الميزانية و7٪ تأخير في الجدول الزمني.
ولكن لا ينبغي لأحد الاستفادة من ذلك. حتى لو كان هناك حد لتجاوز التكلفة، يجب أن يحاول مدير المشروع الالتزام بالميزانية المخطط لها. لا يؤدي الالتزام بالميزانية المخططة إلى توفير أموال المنظمة فحسب، بل يقلل أيضًا من الهدر. إذا كان تجاوز التكلفة لأي سبب من الأسباب، يجب على مدير المشروع أن يتصرف سريعًا. وينبغي أن يحاول جعل التجاوزات ضمن الحدود المقبولة.
في حالة حدوث تجاوزات في التكاليف، يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على التعامل مع هذا الموقف. يجب أن ينظروا في الطرق المختلفة وكذلك أولويات المشروع لجعل الإنفاق تحت الحد المسموح به. كما يجب عليهم التشاور مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع لإيجاد حل مشترك وفعال.
يُستخدم خط الأساس للتكلفة كمرجع لقياس أداء التكلفة والتحكم فيها. لذا، يجب على مدير المشروع أن يراقب باستمرار خط الأساس للتكلفة والتكلفة الفعلية، من أجل تحديد التباين المحتمل في التكلفة. يمكن لمدير المشروع القيام بذلك من خلال استخدام العديد من أدوات قياس التكلفة. على سبيل المثال، يمكنهم النظر إلى منحنى التكلفة S-curve أو الرسم البياني للتكلفة. من خلال النظر إلى هذه الرسوم البيانية المرئية، سيتمكنون من التعرف على مقدار الانحراف في التكلفة. وبناءً على هذه النتائج، سيتمكنون من تحديد أفضل مسار عمل ضروري في تلك الحالة.
2- تقييم قرارات الشراء والشراء
كلا الخيارين، خيار الصنع والشراء، له إيجابياته وسلبياته. يتم إجراء تحليل خيار الصنع والشراء على المستويين التشغيلي والاستراتيجي. يعتمد خيار الشراء أو الشراء على العديد من العوامل. تختار المؤسسات الخيار الأنسب والأكثر فعالية من حيث التكلفة للمشروع.
عند الشراء، لا داعي للقلق بشأن خبرتك وإدارة عملية التصنيع. من ناحية أخرى، يمنحك التصنيع الداخلي للمنتج تحكمًا أفضل في المنتج. يمكنك تخصيصه كيفما تشاء. ليست هناك حاجة لوضع أي شروط أو أحكام تعاقدية والالتزام بها. التكلفة هي العامل المشترك في كلا الخيارين. سيحدد مدير المشروع كلاً من خياري الصنع والشراء إلى جانب العوامل الأخرى ويقرر ما يجب القيام به.
ومع ذلك، في بعض الحالات، قد يكون الشراء في بعض الحالات أكثر ملاءمة للميزانية من التصنيع الداخلي. وذلك لأنك لن تضطر إلى الإنفاق على البنية التحتية والموارد اللازمة لصنع المنتج أو المكون المطلوب. بالنسبة لأي من الخيارين، يجب على مدير المشروع تحليل متطلبات المشروع والميزانية المتاحة والجدول الزمني والقيود الأخرى. وبعد إجراء التحليل المناسب، يمكن لمدير المشروع تقييم ما إذا كانت هناك حزم عمل معينة يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لإنجازها بتكلفة أقل.
3- استخدام احتياطيات الطوارئ لتقليل آثار التجاوزات
لا يوجد مشروع يسير بنسبة 100% حسب الخطة، وهذه حقيقة عالمية. هناك دائمًا العديد من العوامل التي تؤدي إلى الحاجة إلى تجاوز الإنفاق. على الرغم من أنه قد تكون هناك حاجة لإنفاق أموال أكثر مما كان مخططًا له في البداية، إلا أن الإفراط في الإنفاق سيؤدي إلى تجاوز تكاليف المشروع ويؤثر سلبًا على سمعة المشروع.
وبالتالي، يجب أن يكون هناك دائماً احتياطيات طوارئ في المشروع لتغطية النفقات غير المتوقعة. ويمكن الاحتفاظ بالاحتياطيات على مستوى المشروع أو على مستوى حزم العمل أو على مستوى الأنشطة. وبما أن الاحتياطيات جزء من الميزانية المعتمدة، فإن استخدامها في حالات معينة لن يضر بالمشروع. لذلك، يجب على مديري المشروع التأكد من تحديد عدد احتياطيات الطوارئ للنفقات غير المتوقعة. ولا يمكن القيام بذلك إلا بمساعدة الإدارة الفعالة للمخاطر.
يجب ألا تحسب احتياطيات الطوارئ على أساس الافتراضات. بدلاً من ذلك، يجب عليك حسابها باستخدام تقنيات إدارة المخاطر المختلفة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام سجل المخاطر لتتبع المخاطر التي تم تحديدها وحساب القيمة النقدية المتوقعة للمخاطر المحددة في حال حدوثها. سيساعدك تحليل القيمة النقدية المتوقعة على تحديد عدد احتياطيات الطوارئ التي ستحتاجها في المشروع بدقة أكبر. يتمتع مديرو المشروع بالسلطة الكاملة لاستخدام هذا الاحتياطي ويتحكمون فيه. عندما تنشأ الحاجة، يمكنهم أن يقرروا مقدار الاحتياطي الذي سيستخدمونه ولأي نشاط.
في معظم الأحيان، يميل احتياطي الطوارئ إلى أن يكون أقل قرب نهاية المشروع وأعلى قرب البداية. وبمساعدة الرسوم البيانية والمخططات البيانية يمكن لمدراء المشاريع تتبع استخدام احتياطي الطوارئ مع مرور الوقت وإدارته لتحقيق أفضل النتائج.
بالإضافة إلى حماية تجاوزات تكاليف المشروع، هناك استخدام آخر لاحتياطي الطوارئ وهو أنه يمكنك استخدام هذه المعلومات لإبلاغ أصحاب المصلحة بملف مخاطر المشروع. وبالتالي، فإن احتياطي الطوارئ هو استراتيجية قيّمة للاستجابة للمخاطر تحمي المشروع من تجاوزات التكلفة ويجب أن تكون جزءًا من تخطيط كل مشروع.
4- استشر رؤسائك
إذا كان المشروع على وشك مواجهة تجاوزات في التكاليف، فمن المناسب استخدام احتياطي الطوارئ المخصص. ولكن ماذا لو كانت التجاوزات في التكاليف أكثر من الحدود التي حددتها؟ في هذه الحالة، لن يكون لديك احتياطي طوارئ بعد الآن. لذلك، عليك استشارة كبار المسؤولين لديك والتصرف على الفور. يجب أن تكون مؤسستك قد وضعت احتياطيًا إداريًا للتغلب على المخاطر التي تزيد قيمتها عن احتياطي الطوارئ الخاص بك. استخدم احتياطي الإدارة إذا تمت الموافقة عليه في هذه الحالة.
غالبًا ما يتم اشتقاق احتياطي الإدارة من نسبة مئوية من الميزانية الإجمالية للمشروع. قد يعتمد مقدار احتياطي الإدارة الذي سيتم تخصيصه على نوع المشروع. ويعتمد أيضاً على مقدار تجاوزات تكاليف المشروع التي ترغب في إدارتها. وغالباً ما يكون الاحتياطي أعلى بالنسبة لمشاريع البحث والتطوير، ويكون الاحتياطي أقل بالنسبة لتطوير المنتجات المعروفة. ومع ذلك، يمكن لمدير المشروع أيضاً النظر إلى طرق أخرى لتحديد احتياطي الإدارة. على سبيل المثال، يمكنهم النظر إلى أداء المشاريع السابقة المماثلة ومن ثم تحديد احتياطي الإدارة المناسب.
الملخص
إدارة مشروع مع تجاوز التكلفة ليس بالأمر غير المعتاد. لا يهم نوع المشروع، سواء كان مشروع تكنولوجيا المعلومات أو البناء أو الطب أو أي مشروع آخر، يمكن أن تحدث تجاوزات في التكاليف في أي مشروع. يمكن أن يكون لأي مشروع تجاوز في التكلفة ولكن المشاريع الكبيرة أو المعقدة تميل إلى مواجهة تجاوزات في التكلفة أكثر. يمكن أن تؤثر الظروف الخارجة عن سيطرة الإنسان على تكلفة المشروع مثل الطقس القاسي والتضخم وما إلى ذلك. ومع ذلك، هناك في معظم الأحيان أسباب أخرى لتجاوز تكلفة المشروع. فالتحليل غير الكافي، والتخطيط غير الملائم أو التقدير غير الصحيح، وعوامل أخرى مثل هذه هي في الغالب أسباب تجاوز التكاليف.
في هذا المنشور، شرحنا بعض الأسباب الشائعة لتجاوز تكاليف المشروع. كما شرحنا أيضًا طرق منع وإدارة التجاوزات في التكلفة. من بين العوامل المرتبطة بتجاوز التكاليف، تعتبر إدارة المخاطر من بين العوامل المرتبطة بتجاوز التكاليف، وهو أمر يجب ألا تغفل عنه المؤسسات. حتى أن بعض التهديدات لديها القدرة على إلحاق الضرر الفعلي بالشركات. يمكن أن تتسبب الانحرافات عالية التكلفة في نتائج غير مرغوب فيها، مثل إلغاء أو تأجيل المشاريع، وتقليص نطاق المشروع، وفقدان ثقة الجمهور.
يعد تخطيط واستخدام احتياطيات الطوارئ والاحتياطيات الإدارية للمشروع من أفضل الطرق لإدارة تجاوزات تكاليف المشروع. فبدلاً من السماح لتكاليف المشروع بتجاوز الميزانية، من الأفضل والأكثر قبولاً استخدام الاحتياطيات والبقاء تحت الميزانية.
من خلال حضور أي من الدورات التدريبية (التدريب على شهادة PMP، أو التدريب على شهادة CAPM، أو التدريب على شهادة CAPM، أو التدريب على إدارة المخاطر الأساسية) التي تقدمها أكاديمية سبوتو، سيحصل مديرو المشاريع والموظفون الآخرون المشاركون في تنفيذ المشروع على فهم عملي ومتعمق لكيفية تحديد المخاطر وتصنيفها وتحليلها وتطبيق تقنيات إدارة المخاطر المناسبة الخاصة بمشاريعهم. سيقدم المدربون لدينا للمشاركين أمثلة واقعية وسيناريوهات دراسة حالة حول كيفية إدارة المخاطر بفعالية وتحديد احتياطيات الطوارئ الواقعية. إن معرفة كيفية إدارة المخاطر بشكل صحيح سيساعدك على إدارة المشاريع في الموعد المحدد، وفي حدود التكلفة وتقديم مشاريع ناجحة تلبي توقعات العملاء.
أطلق العنان لكفاءة تسليم المشاريع غير المكتشفة في مؤسستك.
لقد ساعدنا أكثر من 200,000 مهني مسجل من أكثر من 100 مؤسسة بما في ذلك هذه المؤسسات المرموقة.
يمكننا تعزيز كفاءة مؤسستك أيضًا! اطّلع على خدماتنا وتدريباتنا المؤسسية.