2025 مقدمة في إدارة المشاريع في 5 خطوات رئيسية

هل تخطط لبدء رحلة إدارة المشاريع؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهذه المقالة هي الأنسب لك. حيث نهدف في هذه المقالة إلى تزويدك بمقدمة عن إدارة المشاريع في 5 خطوات رئيسية. إدارة المشاريع هو منصب معترف به عالميًا يأتي مع الكثير من أدوار ومسؤوليات مدير المشروع نحو إنجاز المشروع ضمن القيود المرتبطة به.
يسعى مديرو المشاريع دائمًا إلى تعزيز مسيرتهم المهنية وتطوير مهاراتهم الإدارية من خلال التعلم. تبدأ رحلة التعلّم هذه بالتدريب على شهادة PMP.
احضر تدريب PMP المجاني المجاني لمدة ساعة واحدة عبر الإنترنت 100% عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية.
يضع هذا التدريب الأساس لفهم ممارسات إدارة المشاريع. وهذا يعني بشكل أساسي أن بداية الرحلة هي اكتساب المعرفة بممارسات إدارة المشاريع.
والآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على الخطوات الخمس الرئيسية لمقدمة إدارة المشاريع ونتعلم الأساسيات!
مقدمة في إدارة المشاريع في 5 خطوات رئيسية
من الضروري للطامحين في إدارة المشاريع أن يتعلموا كيفية التعامل مع المشاكل المعقدة بطريقة سهلة ولكن فعالة للغاية في حلها. وتشمل هذه الخطوات ما يلي: البدء التخطيط التخطيط التنفيذ المراقبة والتحكم الاختتام
يكمن جمال هذه الخطوات في أن النهج العام لإدارة المشاريع مبسط للغاية. وهذا النهج البسيط يساعد مديري المشاريع على حل المشاكل المعقدة. واو! أليس من المريح أنه لا يتعين على المرء أن يتذكر قائمة طويلة لتعلم نهج إدارة المشروع؟ لكن بالطبع، كل هذه الخطوات تتضمن الكثير من التفاصيل، لذا تابع القراءة!
يحدد معيار PMI هذا النهج في شكل مجالات عملية. تعطي مجالات العمليات هذه منظورًا واحدًا لتجميع العمليات ذات الصلة داخل كل مجال من مجالات العمليات هذه. لذلك عليك أن تتعلم كيفية تصنيف العمليات الكلية ضمن مجالات العمليات هذه، وفي وقت منطقة عملية معينة، عليك التركيز بشكل أساسي على عملياتها.
كل خطوة من هذه الخطوات لها عملياتها والغرض منها. سنناقش في الأقسام أدناه الهدف من كل خطوة من هذه الخطوات. لكن أولاً، نحتاج أولاً إلى إلقاء نظرة شاملة على المشروع ودورة حياة المشروع.
ما هو المشروع؟
المشروع هو مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها. النقطة المهمة التي يجب ملاحظتها هنا هي مصطلح “المسعى المؤقت” الذي يعني أن المشروع ذو طبيعة مؤقتة. لذلك يجب أن يكون لكل مشروع تاريخ بدء وتاريخ انتهاء مرتبط به.
عندما نستعرض التعريف أكثر قليلاً، نرى مصطلح المنتج أو الخدمة الفريدة من نوعها. وهذا يعني أن الطبيعة المؤقتة للمشروع لها غرض فريد من نوعه، أي تقديم منتج أو خدمة ليست تسليمًا روتينيًا. لذا فإن نطاق المنتج أو الخدمة مستمد من نطاق العمل. وعلاوة على ذلك، لهذا الغرض المحدد، سيتم إشراك الموارد لفترة محددة. وهذا يعني أن عامل التكلفة سيلعب أيضًا دورًا حيويًا.
ومن ثم يتعين على مدير المشروع التعامل مع مختلف القيود المرتبطة بالمشروع. وبالمثل، يجب أن تفي مخرجات المشروع بمتطلبات أصحاب المصلحة والتي يطلق عليها جودة المخرجات.
وتشمل أهم قيود المشروع هذه القيود النطاق والوقت والتكلفة والجودة وأصحاب المصلحة. والسؤال الذي يطرح نفسه الآن هو: كيف يتم حساب هذه العوامل أولاً حتى يضمن مديرو المشروع الالتزام بهذه العوامل؟ هنا يأتي دور الخطوات المذكورة أعلاه التي أشرنا إليها كمنهجية للمشروع.
إن إنشاء دورة تدريبية جديدة للتطوير المهني، وإنشاء مطار جديد، وتطوير إعلان للترويج لمنتج معين أو خدمة معينة هي بعض الأمثلة على المشاريع.
ما هي دورة حياة المشروع؟
دورة الحياة هي مجموعة من المراحل التي تحدد خارطة الطريق للمشروع – من البدء إلى الإغلاق. يمكن أن تكون دورة الحياة هي المراحل التي ناقشناها أعلاه. وهي البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
ومع ذلك، ليس من الضروري أن تتكون دورة حياة المشروع من هذه الرموز والمصطلحات الدقيقة فقط. في بعض الأحيان يتم تعريف مراحل المشروع فيما يتعلق بالمجال أيضًا. ومع ذلك، تركز جميع هذه المراحل من وضع التصور إلى إنهاء المشروع.
على سبيل المثال، في مشروع تطوير البرمجيات يمكن تعريف دورة حياة المشروع على النحو التالي التحليل التصميم التصميم التطوير الاختبار الاختبار النشر
ومهما كان عدد أو اسم المراحل، من المفترض أن يكون لكل مرحلة أهداف ومخرجات مرتبطة بها. وضمن كل مرحلة، يجب أن تكون العمليات المتعلقة بالبدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق قابلة للتطبيق. وهذا ما يوضحه الشكل التالي – مجال تأثير مدير المشروع من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI).
بما أننا تطرقنا إلى أساسيات دورة حياة المشروع والمشروع، يمكننا الآن المضي قدمًا في مقدمة إدارة المشروع في 5 خطوات رئيسية. في الأقسام التالية، سننتقل خطوة بخطوة ونغطي أساسيات كل مرحلة واحدة تلو الأخرى.
بعد مساعدة أكثر من 125,000 محترف في أكثر من 180 دولة بمعدل نجاح في المحاولة الأولى بنسبة 99.6%، قمنا بإعداد خطة دراسة PMP المكونة من سبع خطوات. اقرأ خطة دراسة PMP هذه وأنشئ أفضل خطة دراسية خاصة بك في مجال إدارة المشاريع وفقًا لذلك.
مقدمة في إدارة المشاريع: الخطوة 1 – بدء المشروع
تعتبر مرحلة بدء المشروع من أهم مراحل المشروع. في هذه المرحلة، يتم وضع تصور للمشروعات من الرغبة والحاجة. هذه واحدة من أكثر مراحل المشروع غموضاً. في هذه المرحلة، يتم تحديد الفرصة ومبررات هذه الفرصة.
حالة العمل
يتم تجميع فرق العمل لتحديد حالة العمل. في بعض الأحيان يتم التعامل مع حالة العمل خارج حدود المشروع ويفترض أن حالة العمل قد تم إعدادها وتقييمها والموافقة عليها خارج حدود المشروع. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه ليس من المفترض أن يعمل مدير المشروع على دراسة حالة العمل.
النقطة الرئيسية التي يتم تناولها في دراسة الجدوى هي دراسة ما إذا كان مشروعك قابلاً للتنفيذ من حيث قيود المشروع وقبل كل شيء ما إذا كان المشروع سيضيف قيمة للمؤسسة. يتم بذل الكثير من الجهد في دراسة الجدوى مثل ما إذا كان الاستثمار الذي تم إجراؤه سيحقق أرباحًا وما هو وقت عائد الاستثمار. وبعد دراسة الجدوى التفصيلية يتم إعداد دراسة الجدوى التجارية. وبعد ذلك تقرر الإدارة العليا ما إذا كان سيتم المضي قدماً في المشروع أم لا.
ميثاق المشروع
بمجرد الموافقة على المشروع، فإن المجال الرئيسي التالي الذي يجب معالجته هو ميثاق المشروع. ميثاق المشروع هو الناتج الرئيسي لهذه المرحلة. في بداية المشروع، من المهم لأي منظمة أن تفوض المشروع رسميًا وتعيين مدير المشروع. هذا يخول مدير المشروع السلطة والمسؤولية تجاه المشروع. أيضًا، يصبح أصحاب المصلحة الرئيسيين على دراية بنقطة الاتصال حيث يتعين على مديري المشروع التعاون بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة طوال فترة المشروع.
شاهد فيديو “ما هو ميثاق المشروع – فوائد ميثاق المشروع”
في هذه المرحلة، يقوم مدير المشروع أيضًا بتحديد أصحاب المصلحة الذين لديهم مصلحة وتأثير على المشروع لأداء إدارة أصحاب المصلحة لاحقًا.
مقدمة في إدارة المشروع: الخطوة 2 – التخطيط
يقدم ميثاق المشروع نظرة عامة رفيعة المستوى للمشروع. هذه هي نقطة البداية لمدير المشروع حيث يتم تفويضه أو تفويضها للمشروع. الآن يحتاج مدير المشروع إلى البدء بتخطيط المشروع. هذه هي مرحلة تفصيل كيف سيتم تنفيذ المشروع.
الخطة الرئيسية
يحدد التخطيط خارطة الطريق للمراحل اللاحقة للمشروع. والناتج الرئيسي لهذه المرحلة هو وثيقة الخطة الرئيسية. يتم إعداد هذه الوثيقة لمعالجة جميع مجالات إدارة المشروع. وتعرف هذه المجالات بمجالات المعرفة. تشمل هذه المجالات المعرفية لإدارة المشروع إدارة التكامل وإدارة النطاق وإدارة الجدول الزمني وإدارة التكلفة وإدارة الجودة وإدارة المخاطر وإدارة الموارد البشرية وإدارة الاتصالات وإدارة المشتريات وإدارة أصحاب المصلحة.
شاهد فيديو “ما هي مجالات المعرفة الخاصة ببرنامج إدارة المشاريع PMP®، PMBOK®، ومجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشاريع؟
قد يكون لديك خطط فرعية لكل مجال من هذه المجالات المعرفية. ستكون هذه الخطط الفرعية جزءًا من خطة المشروع الرئيسية.
معالجة التغييرات
نظرًا لأن تخطيط المشروع هو مرحلة التحول في المشروع حيث يتم رسم الجوانب غير الواضحة لإضفاء الوضوح على أنشطة المشروع في جميع مجالات المعرفة. وهذا يعني أيضًا أن تغييرات كبيرة قد تحدث طوال دورة حياة المشروع. قد تؤدي هذه التغييرات إلى الحاجة إلى إعادة النظر في واحدة أو أكثر من عمليات التخطيط وربما بعض عمليات البدء. ويطلق على هذا التفصيل التدريجي لخطة إدارة المشروع اسم التفصيل التدريجي، مما يشير إلى أن التخطيط والتوثيق متكرر ومستمر بطبيعته
مقدمة في إدارة المشروع: الخطوة 3 – التنفيذ
بمجرد الانتهاء من التخطيط، يحين وقت تنفيذ ما خططت له. كما ذكرنا سابقًا يجب أن تغطي الخطة الرئيسية جميع المجالات المتعلقة بإدارة المشروع. سيساعدك مستوى تفاصيل الخطة على الاستعداد للسيناريوهات التي قد تنشأ في مرحلة لاحقة. لذلك يمكننا القول أنه أثناء مرحلة التنفيذ، يمكنك تنفيذ أنشطة المشروع وفقًا لخطة إدارة المشروع.
معالجة نطاق العمل
أنت مطالب بمعالجة النطاق كما هو محدد في بيانات نطاق المشروع. بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى تلبية التغييرات ولكنك تقوم بتنفيذ التغييرات المعتمدة كما حددت نطاق العمل. يستمد نطاق العمل هذا الجهد والتكلفة المطلوبين اللذين يتم تحديدهما أثناء التخطيط. واعتمادًا على متطلبات الجهد وخطة الموارد، فإنك تقوم بتعيين الموارد لتنفيذ الوظائف ذات الصلة. وبمجرد أن تقوم بتحريض الموارد، سوف يتعاونون مع بعضهم البعض بما يتماشى مع خطة الاتصال. علاوة على ذلك، تقوم أيضًا ببدء عملية الشراء استنادًا إلى: خطة إدارة المشتريات التي نفذت تقييمات العطاءات/الموردين.
معالجة المخاطر
أثناء تنفيذ المشروع، عليك أيضًا التأكد من تحديد المخاطر ومعالجتها. ومن النقاط المهمة الأخرى التركيز على إدارة أصحاب المصلحة في المشروع. ستحتاج أيضًا إلى عقد الاجتماعات داخل الفرق ومع أصحاب المصلحة. علاوة على ذلك، ستقوم بنشر معلومات المشروع على أصحاب المصلحة في المشروع.
اتبع الخطة أو غيّر الخطة
إذن في مرحلة التنفيذ، أنت مسؤول عن تنفيذ ما تم التخطيط له في كل مجال من مجالات المعرفة. والشيء الأكثر أهمية هنا هو أنه أثناء التنفيذ عليك إدارة الموارد حيث أن موارد الفريق تكون في أقصى درجات الأهمية في هذه المرحلة من المشروع. سيتم استخدام مهاراتك القيادية مثل التأثير على الأشخاص وحل المشكلات والمفاوضات بشكل كبير في هذه المرحلة. علاوة على ذلك، فإن إدارة النزاعات هي مجال آخر قد يحتاج إلى مزيد من الاهتمام أثناء التنفيذ.
إدارة المعرفة
هناك جانب آخر مهم من المشروع يجب ذكره هنا، فخلال مرحلة تنفيذ المشروع، يجب التركيز أيضًا على إدارة المعرفة. ستصبح جميع القطع الأثرية التي يتم إنتاجها خلال المشروع جزءًا من المعرفة. قد تشمل هذه القطع الأثرية: الوثائق القابلة للتسليم وثائق المخاطر والافتراضات تقديرات التغييرات عناصر العمل.
علاوة على ذلك، تقوم أيضًا بإدارة أنشطة ضمان الجودة بما يتماشى مع خطة الجودة أثناء تنفيذ المشروع.
مقدمة في إدارة المشاريع: الخطوة 4 – المراقبة والتحكم
مع تقدم المشروع مع مرور الوقت يعمل فريق المشروع على تنفيذ الخطط. حتى لو كان مدير المشروع يدير المشروع، ولكن لا يزال هناك احتمال حدوث انزلاقات. يمكن أن تكون هذه الانزلاقات في المشروع مع تجاوزات وتجاوزات المشروع من حيث الجدول الزمني والتكلفة. وبالمثل، هناك احتمال أن تكون السيناريوهات الفعلية أكثر من السيناريوهات المخطط لها. علاوة على ذلك، قد تحدث أيضًا حالات غير متوقعة قد تؤثر على سمات المشروع.
مراقبة الانحرافات والتحكم فيها
ومن ثم في مرحلة المراقبة والإغلاق للمشروع، تحتاج إلى التركيز على جميع العوامل المحتملة التي قد تعيق مشروعك. وبعبارة أخرى، يمكننا القول أنه في مرحلة المراقبة والتحكم، ينصب تركيز مدير المشروع على تتبع ومراجعة وتنظيم تقدم المشروع وأدائه. يحدد مدير المشروع أيضًا أي تغييرات محتملة على الخطة ويبدأ التغييرات المقابلة.
إدارة التغيير
بالإضافة إلى ذلك، يتمثل التحدي الذي يواجهه مدير المشروع في التحكم في التغييرات والتوصية بالإجراءات التصحيحية أو الوقائية تحسبًا للمشاكل المحتملة. يراقب مدير المشروع أنشطة المشروع الجارية مقابل خطة إدارة المشروع. ويقوم بمقارنة معلومات المشروع مع قياس أداء المشروع الأساسي. بالإضافة إلى ذلك، يبذل مدير المشروع الجيد جهوده للتأثير على العوامل التي يمكن أن تسبب التغيير. وبمجرد الرغبة في التغيير، يمر التغيير من خلال عملية محددة للتحكم في التغيير. تضمن هذه العملية أن التغييرات المعتمدة فقط هي التي تدمج في المشروع. حيث يؤثر كل تغيير على وقت المشروع وتكلفته ونطاقه.
المقارنة مع خط الأساس
يستخدم مدير المشروع أدوات مثل حكم الخبراء وتحليل البيانات لاتخاذ التدابير المناسبة. حيث يساعد ذلك مدير المشروع على تحديد كمية أو تأثير الانحراف عن خطوط الأساس. ويتطلب ذلك مجموعة متنوعة من أدوات تحليل البيانات وتقنيات إدارة المشروع مثل تحليل البدائل، وتحليل التكلفة والعائد، وتحليل القيمة المكتسبة، وتحليل الأسباب الجذرية، وتحليل الاتجاهات، وتحليل التباين.
مقدمة في إدارة المشاريع: الخطوة 5 – الإغلاق
عند اكتمال المشروع، يجب إغلاقه رسمياً. وهذا يتطلب أن يقوم مدير المشروع بتنفيذ جميع الأنشطة من أجل اختتام جميع الأنشطة عبر جميع مجموعات عمليات إدارة المشروع لإكمال المشروع أو المرحلة أو الالتزامات التعاقدية رسميًا.
تتحقق هذه المرحلة من اكتمال جميع العمليات المحددة لإغلاق المشروع أو مرحلة المشروع، حسب الاقتضاء. كما أنها تحدد رسمياً إغلاق المشروع أو مرحلة المشروع. في هذه المرحلة، تضمن إغلاق جميع أنشطة المشتريات. بالإضافة إلى ذلك، ستقوم بإجراء تقييمات لأعضاء الفريق والإفراج عن موارد المشروع.
في هذه المرحلة، تقوم بمعالجة جميع مجالات المشروع حتى تتمكن من إعلان إغلاق المشروع رسميًا. ومن ثم يمكن القول أنه في وقت إغلاق المشروع: لا يوجد نطاق عمل معلق جميع الاتفاقيات مكتملة ومغلقة يوافق العميل على جميع الأعمال الفنية الملتزم بها التي قمت بتسليمها خلال المشروع تفي مقاييس الجودة بالمعايير وفقًا لخطة الجودة تقييم الموارد البشرية للمشروع وإطلاق سراحها يحتوي مستودع المعرفة على أحدث الأعمال الفنية – تقارير المشروع ووثائق الدروس المستفادة ضمان دمج جميع التغييرات المعتمدة داخل المشروع
معهد إدارة المشاريع ومجموعات العمليات
يتماشى تركيزنا الرئيسي على هذه الخطوات مع المعيار المهني من قبل معهد إدارة المشاريع. وفقًا لمجموعة المعارف المهنية لإدارة المشاريع (PMBOK) الخاصة بمعهد إدارة المشاريع، تسمى هذه المراحل بمجموعات العمليات. هناك ما مجموعه 49 عملية. تفصل مجموعات العمليات بين هذه العمليات. تلعب كل عملية من العمليات دورها المهم في ممارسات إدارة المشاريع.
نصائح لإدارة المشاريع الناجحة
لقد ناقشنا نظرة عامة عالية المستوى لمجالات التركيز الرئيسية في المراحل المختلفة. نقدم هنا بعض النصائح لإدارة المشروع بشكل فعال وناجح.
المتطلبات – التركيز على حاجة العميل
يعد جمع المتطلبات وتحليلها أحد أحجار الزاوية. يعتمد كل شيء في المشروع على تحليل المتطلبات لأنه يستهدف الغرض الاستراتيجي للمشروع. وكلما كان تقييم المتطلبات أكثر دقة، زادت فرص النجاح.
الخطة – قريبة من الواقع
يجب أن تكون خطة المشروع قريبة من الواقع. وبكلمات مرتبة، يمكنك القول أن العصف الذهني والخبرة والتواصل مع المصادر الصحيحة وحكم الخبراء يلعب دورًا حيويًا لفهم طبيعة المشروع.
تهيئة البيئة المناسبة للنجاح
فريقك هو مصدر قوتك. اعتنِ بفريق مشروعك. تحتاج إلى تطويرهم وتحفيزهم حيث يتعين عليكما مواجهة التحديات معًا. قم بتطوير ثقافة الثقة والاحترام والنقد الصحي والنقد الصحي والمواقف المربحة للجميع.
القيادة من الأمام
يجب أن يكون مديرو المشاريع استباقيين، وعليهم التعامل مع العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع. يتعامل مديرو المشاريع أيضًا مع البائعين. وهذا يعني أن عليهم التعاون مع عدة مجموعات في نفس الوقت. يجب على مديري المشاريع أن يحافظوا على تزامن جميع المجموعات الفرعية والأطراف، وأن يكونوا على دراية بآخر التحديثات. ستحتاج إلى مهاراتك القيادية للتعامل مع المواقف بشكل استباقي. وتشمل هذه المهارات التفاوض والتأثير والمواجهة,
تحديد التدابير – المراقبة على أساس متكرر
طوال فترة المشروع، ستحتاج إلى مراقبة تقدم المشروع. سيساعدك هذا على تحديد موقفك فيما يتعلق بالمعايير المطلوبة. حتى تتمكن من اتخاذ التدابير المناسبة لجعل الاختلافات ضمن مقاييس التحكم. يجب عليك جمع معلومات المشروع لهذا الغرض.
نشر المعلومات – التواصل بفعالية
قم بإدارة توقعات أصحاب المصلحة لديك وتواصل مع أصحاب المصلحة لديك بشكل متكرر. تحتاج إلى نشر المعلومات على الأطراف المعنية بالصيغ والمقاييس المطلوبة. وهذا يساعد الجميع في الحصول على آخر التحديثات والأحداث داخل المشروع.
إدارة المخاطر
تتطلب الطبيعة الديناميكية للمشروع وبيئته من مديري المشاريع الاستمرار في تحديد المخاطر وإدارتها بشكل متكرر. أولاً، تحتاج إلى معالجة المخاطر التي تم تحديدها بشكل صحيح. ثانياً، تحتاج إلى ضمان تحديد المخاطر القادمة المحتملة. سيساعدك هذا على معالجة المخاطر الجديدة في وقت مبكر بدلاً من التعامل مع الكوارث في مرحلة لاحقة.
مقدمة في إدارة المشاريع في 5 خطوات رئيسية – الخاتمة
في هذه المقالة، قدمنا لك مقدمة لإدارة المشروع في 5 خطوات رئيسية. هذه الخطوات الخمس الرئيسية هي البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. ضمن كل خطوة من هذه الخطوات، قمنا بتسليط الضوء على مجالات التركيز. يمكننا القول أن هذه هي الوظائف الرئيسية التي يؤديها مديرو المشاريع لإدارة المشروع.
نحن ندرك حقيقة أن الطامحين يبحثون باستمرار عن المعلومات التي تساعدهم على بدء تعلمهم. ومن ثم فإننا نهدف إلى تعزيز تعلمك للجوانب العملية. في هذا الصدد، شاركنا أيضًا بعض النصائح لإدارة المشاريع الفعالة. نأمل أن تجد هذه المقالة مفيدة.
5 / 5 نجوم