عملية جمع المتطلبات هي العملية الثانية من مجال معرفة إدارة النطاق. من أجل تحديد النطاق، يجب جمع متطلبات أصحاب المصلحة أولاً. الغرض الرئيسي من عملية جمع المتطلبات هو جمع متطلبات أصحاب المصلحة في المشروع.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على PMP.
قبل الخوض في تفاصيل عملية جمع المتطلبات وتقنيات عملية جمع المتطلبات، دعونا نلقي نظرة على تعريف إدارة نطاق PMP وفقًا لدورة إدارة المشاريع PMP: ترسم إدارة النطاق حدود المشروع وتوضح أيضًا ما سيتم تسليمه خلال مجموعة عملية إغلاق المشروع.
ما هي متطلبات أصحاب المصلحة؟
قبل سرد أدوات وتقنيات عملية جمع المتطلبات الخمسة عشر، دعنا نصف ما هو المتطلب. في التدريب على اختبار PMP، توصف المتطلبات بأنها “ما يتوقعه أصحاب المصلحة من المشروع، أو من منتج المشروع”. يجب جمع متطلبات أصحاب المصلحة في المشروع وإدارتها بشكل صحيح. بعد الانتهاء من المتطلبات، يجب تضمينها في النطاق وتتبعها طوال فترة المشروع. أيضًا، يجب توضيح كيفية تلبية المتطلبات مع مخرجات المشروع لأصحاب المصلحة في المشروع لإكمال المشروع بنجاح.
والآن، لنستعرض بعض نماذج متطلبات المشروع. لنأخذ مثالاً على موقع إلكتروني للتسوق الإلكتروني: يمكن أن يكون أحد المتطلبات يجب أن يأخذ النظام نسخة احتياطية في الساعة 2:00 إلى 2:15 ليلاً. لأنه من المتوقع أن تحصل على أقل عدد من الزيارات في الليل على موقع الويب، ويمكن أن يطلب أحد أصحاب المصلحة الذين سيكونون على صلة بعمليات هذا الموقع هذا المطلب. يمكن أن يكون المتطلب الآخر هو أن يكون 1000 مستخدم متزامن قادرين على العمل على الموقع الإلكتروني دون أي تدهور في الخدمة. يمكن أن يكون هذا أحد متطلبات مدير السعة. بناءً على حركة المرور المتوقعة، قد يكون مطلوبًا دعم 1000 مستخدم بشكل متزامن على الموقع الإلكتروني. ويمكن أن تكون عينة المتطلبات الأخيرة شاشة الدخول يجب تحميل شاشة الدخول في ثانيتين. سرعة الموقع الإلكتروني عامل حاسم في نظر العميل اليوم. لذلك، يعد وقت تحميل الموقع الإلكتروني عاملاً حاسمًا يؤثر على تجربة العميل ويمكن أن يكون هذا أحد متطلبات فريق خدمة العملاء.
لاحظ أنه سيكون هناك العديد من المتطلبات في المشروع وقد أدرجنا ثلاثة منها هنا لتوضيح متطلبات المشروع في ذهنك.
يتم تحديد المتطلبات عالية المستوى للمشروع في ميثاق المشروع. يتم إنشاء ميثاق المشروع في بداية المشروع. طالما تم تحديد المتطلبات عالية المستوى للمشروع، يتم تضمينها في ميثاق المشروع. ولكن، سيتم تلقي متطلبات جديدة في وقت لاحق وسيتم جمع المتطلبات ووضع اللمسات الأخيرة عليها أثناء التخطيط. ولذلك، تتضمن عملية تجميع المتطلبات المزيد من المدخلات المحددة.
15 الأدوات والتقنيات
جمع المتطلبات هو نشاط حاسم في إدارة المشروع. لأن متطلبات المشروع تحدد نطاق المشروع. وأي ضعف في إدارة المتطلبات سيؤدي إلى مشاكل في النطاق على التوالي.
من أجل جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة في المشروع، يتم استخدام العديد من الأدوات والتقنيات. دعونا نرى التقنيات ال 15 لعملية جمع المتطلبات واحدة تلو الأخرى.
التقنية رقم 1: إجراء المقابلات
المقابلة هي أول تقنية لجمع المتطلبات. يمكن إجراؤها من خلال اجتماع أو من خلال مكالمة هاتفية أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني. في تقنية جمع المتطلبات هذه يقوم مدير المشروع بإجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة للحصول على متطلباتهم. يمكن أن تكون هناك قائمة مرجعية أو قائمة أسئلة أو يمكن لمدير المشروع أن يطلب من أصحاب المصلحة التعبير عن توقعاتهم من المشروع بشكل حر. يقوم مدير المشروع بتدوين وتخزين المتطلبات الواردة من أصحاب المصلحة في المشروع.
التقنية رقم 2: المجموعات المركزة.
المجموعة المركزة هي التقنية الثانية لجمع المتطلبات وتستخدم للحصول على مجموعة محددة من متطلبات أصحاب المصلحة. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم اجتماع مع المدراء التنفيذيين في شركتك للحصول على متطلباتهم أولاً، ثم تنظيم اجتماع منفصل مع المدراء الوظيفيين للحصول على متطلباتهم.
التقنية رقم 3: ورش العمل الميسرة
في ورش العمل الميسرة، يتم جمع أصحاب المصلحة ذوي وجهات النظر المختلفة معًا. لنفترض أنك ستدير مشروع برمجيات. يمكنك جمع المحللين ومطوري البرمجيات ومهندسي الاختبار وفريق التشغيل والعميل معًا. ستنظر كل مجموعة من أصحاب المصلحة في المشروع إلى المشروع من وجهة نظرها وتعبر عن متطلباتها. على سبيل المثال، سيأخذ فريق التشغيل في الاعتبار الجوانب التشغيلية، وسيعبر العميل عن متطلبات العمل، وسيقوم مطورو البرمجيات بتحديد المتطلبات الفنية.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 4: العصف الذهني
التقنية الرابعة لعملية جمع المتطلبات تسمى العصف الذهني وهي في الواقع تفكير جماعي. لأن العديد من الأشخاص يجتمعون معًا لسرد متطلبات المشروع. وخلال الاجتماع، يتم توليد أفكار جديدة من الأفكار الموجودة. وهذا يساعد على تحديد المتطلبات الجديدة.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 5: تقنية المجموعة الاسمية
هذه في الواقع تقنية عملية جمع المتطلبات لتحديد أولويات الأفكار بدلاً من توليد متطلبات جديدة. في تقنية المجموعة الاسمية، يقوم المشاركون في الاجتماع بترتيب الأفكار الأكثر نجاحاً. وهذا يساعد على التركيز على الأفكار الأكثر قيمة أو ذات الأولوية أولاً في توليد متطلبات المشروع. عادةً ما يتم استخدام تقنية المجموعة الاسمية في اجتماعات العصف الذهني. لأنه سيكون هناك العديد من الأفكار القادمة من العديد من أصحاب المصلحة. إذا لم يتم ترتيبها، فسيكون من الصعب تركيز أصحاب المصلحة على موضوع أضيق ووضع اللمسات الأخيرة على المتطلبات.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 6: تقنية دلفي
في التقنية السادسة من تقنيات عملية جمع المتطلبات والتي تسمى تقنية دلفي، يتم إرسال طلب معلومات إلى أصحاب المصلحة في المشروع بشكل مجهول. يقوم أصحاب المصلحة بإدراج متطلباتهم بشكل فردي وإرسال هذه المتطلبات. ثم يتم إرسال هذه النتائج والنتائج المجمعة مرة أخرى إلى أصحاب المصلحة في المشروع. تهدف هذه التقنية لجمع المتطلبات بشكل مجهول الهوية بشكل أساسي إلى عدم التأثير على قرار أصحاب المصلحة بناءً على صاحب المتطلب. على سبيل المثال، إذا كان المدير الأقدم والمدير الوظيفي يرسلان متطلباتهما، إذا كان المدير الوظيفي يعرف متطلبات المدير الأقدم، بسبب العلاقة الهرمية، يمكن أن يتأثر بمتطلبات المدير الأقدم. تستمر عملية إعادة إرسال المتطلبات والحصول على التغذية الراجعة حتى يتم التوصل إلى توافق في الآراء بين أصحاب المصلحة.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 7: تخطيط الأفكار/التخطيط الذهني
إن تقنية عملية جمع المتطلبات هذه هي في الواقع رسم تخطيطي للأفكار أو الملاحظات للمساعدة في توليد أو تصنيف أو تسجيل المعلومات. يتم رسم أفكار أو أجزاء من المشروع على الجدول، ويتم توليد أفكار أو أجزاء جديدة يمكن أن تكون في المشروع.
لنستعرض تقنية عملية تجميع الأفكار/المخططات الذهنية لتجميع المتطلبات من خلال مثال. تتكون الطائرة من أجزاء مثل الأجنحة ومنطقة قمرة القيادة والذيل ومقصورة الركاب. وعند التفكير في ما يمكن أن يكون في منطقة الركاب، يمكننا سرد المراحيض والمقاعد ومنطقة مطبخ التقديم وما إلى ذلك.
تقنية عملية تجميع المتطلبات رقم 8: مخططات التقارب
في تقنية عملية جمع المتطلبات المسماة مخططات التقارب، يتم فرز الأفكار الناتجة عن أي تقنيات أخرى لجمع المتطلبات إلى مجموعات حسب أوجه التشابه. على سبيل المثال، يمكن تجميع المتطلبات المتعلقة بمنطقة قمرة القيادة، والمتطلبات المتعلقة بمنطقة الركاب، والمتطلبات المتعلقة بالذيول وما إلى ذلك.
تساعد تقنية عملية جمع المتطلبات في مخططات التقارب في جمع المتطلبات على رؤية نطاق أو مخاطر إضافية. لأنه سيتم رؤية المتطلبات المتشابهة معًا تحت نفس المجموعة مما يسهل معرفة ما إذا كان هناك أي متطلبات أخرى أو إذا كانت هناك أي مخاطر أخرى تتعلق بمجموعة من المتطلبات.
كما ترى، يتم سرد المتطلبات أو الأجزاء الخاصة بكل منطقة من الطائرة في الشكل أدناه. عندما نرى هذا الشكل، يمكنك التفكير في العديد من المتطلبات الأخرى لكل مجموعة، ويساعد التجميع في التفكير في هذه المتطلبات الجديدة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون المتطلبات الجديدة لمقصورة الركاب هي طاولات الصواني.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 9: الاستبيانات والاستطلاعات
التقنية التاسعة لعملية جمع المتطلبات هي الاستبيانات والاستطلاعات وتستخدم للمجموعات الكبيرة حيث يوجد العديد من أصحاب المصلحة الذين يتعين عليك جمع متطلباتهم. لنفترض أن لديك أكثر من 200 من أصحاب المصلحة في المشروع الذين تحتاج إلى الاتصال بهم وجمع متطلباتهم. سيستغرق تنظيم اجتماع أو إجراء مقابلات مع كل واحد منهم على حدة وقتًا طويلاً لوضع اللمسات الأخيرة على المتطلبات. في هذه الحالة، فإن إعداد استبيان واستطلاع وجمع متطلبات العديد من أصحاب المصلحة سيكون أسهل باستخدام هذه التقنية.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 10: الملاحظة
في تقنية عملية جمع المتطلبات التي تسمى الملاحظة، تتم مراقبة المستخدم المحتمل للمنتج لتحديد المتطلبات. على سبيل المثال، من أجل تحديد تجربة المستخدم أو الميزات الأكثر استخدامًا لموقع إلكتروني للتسوق في التجارة الإلكترونية، يمكن مراقبة المستهلك. بناءً على الخطوات التي سيتخذها المستهلك، يمكن تحديد متطلبات المشروع أو تحديد أولوياتها.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 11: النماذج الأولية
في تقنية عملية جمع المتطلبات هذه، يتم تطوير نموذج للمنتج المقترح ثم يتم تقديم هذا النموذج إلى أصحاب المصلحة للحصول على تعليقاتهم. لنفترض أن إحدى الشركات المصنعة للهواتف الذكية ستقوم بإنتاج هاتف ذكي جديد. من أجل الحصول على تعليقات من أصحاب المصلحة، يمكن دمج الميزات والوظائف من الهواتف الذكية الحالية في نموذج أولي. ويمكن عرض هذا النموذج الأولي على مجموعة من المستهلكين للحصول على ملاحظاتهم.
تقنية عملية تجميع المتطلبات رقم 12: اتخاذ القرارات الجماعية
في تقنية عملية جمع المتطلبات هذه، يتم تقييم عدة آراء في مجموعة. يمكن أن تكون هناك عدة متطلبات حول مشروع ما وقد يعبر كل صاحب مصلحة عن متطلباته الخاصة. في النهاية، يجب تقييم هذه المتطلبات ما إذا كانت هذه المتطلبات ستكون في نطاق المشروع.
هناك أربعة أساليب في تقنية اتخاذ القرارات الجماعية: الإجماع: في هذه الحالة، يوافق الجميع على الفكرة التي يتم تقييمها. لذلك فهي مؤهلة لتكون في القائمة النهائية. الأغلبية: في هذه الحالة، يوافق أكثر من 50% من المجموعة على أحد المتطلبات. من أجل وضع أحد المتطلبات في النطاق النهائي، إذا تم تطبيق هذا النهج، يجب أن يوافق أكثر من نصف المجموعة عليه. التعددية: في هذه الحالة، توافق أكبر كتلة في المجموعة على أحد المتطلبات. على سبيل المثال، إذا وافق 40% من المجموعة، و30% من المجموعة لا يوافق، و30% من المجموعة لا يوافق، و30% من المجموعة لا يوافق لأن الجزء الأكبر من المجموعة يوافق، فسيكون المتطلب مؤهلاً ليكون في النطاق. الديكتاتورية: في هذا النهج، يتخذ فرد واحد القرار عن المجموعة بشأن أحد المتطلبات. على سبيل المثال، إذا كان المدير الأول في المجموعة وإذا كان لديه امتياز الموافقة أو عدم الموافقة على أحد المتطلبات، بغض النظر عن رأي المشاركين الآخرين، فإن قرار المدير الأول سيحدد ما إذا كان المتطلب سيكون في نطاق المشروع.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 13: المقارنة المعيارية
في الأسلوب الثالث عشر من أساليب عملية جمع المتطلبات الذي يسمى المقارنة المعيارية، تقوم الشركة بمقارنة ممارساتها الفعلية أو المخطط لها بممارسات المؤسسات المماثلة لتحديد أفضل الممارسات. لأن الشركة يجب أن تكون مربحة للبقاء في السوق. ولكي تكون مربحة، يجب عليها أن تعرف ديناميكيات السوق، والمنافسين في السوق، ونقاط قوتها وضعفها أمام المنافسين. ويجب أن تبدأ المشاريع لاتخاذ موقف في السوق وفقًا لذلك. على سبيل المثال، إذا قامت شركة سامسونج بمقارنة عمليات الاختبار الخاصة بها مع عمليات اختبار شركة آبل، فهذا مثال على المقارنة المعيارية. لأن كلاهما في سوق الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وهما منافسان.
تقنية عملية جمع المتطلبات التقنية رقم 14: مخططات السياق
رابع عشر جمع تقنية عملية جمع المتطلبات تقنية مخططات السياق. إنها في الواقع تعطي مثالاً لنموذج النطاق. فهي تصور كيف سيعمل النظام؛ الوظيفة أو المنتج. بهذه الطريقة، يصبح النطاق أكثر قابلية للفهم. تحدد مخططات السياق كيفية تفاعل المستخدمين والأنظمة الأخرى معه. تُظهر مخططات السياق الخطوات التي يحتاج العميل إلى القيام بها، والخطوات التي ستقوم بها العملية، والإجراءات التي سيتم إنجازها بواسطة المنتج، ومخرجات النظام وما إلى ذلك.
يوضح هذا الشكل مخطط سياق لكيفية عمل ماكينة الصودا. كما ترى، يضع العميل أولاً عملة معدنية بقيمة دولار واحد. ثم يختار النكهة. ثم تعطي ماكينة الصودا الزجاجة للعميل.
تقنية عملية جمع المتطلبات رقم 15: تحليل الوثائق
في تقنية عملية جمع المتطلبات الأخيرة التي تسمى تحليل المستندات، يتم استخدام المستندات الموجودة لاستنباط متطلبات المشروع. على سبيل المثال، لنفترض أن شركة Apple ستنتج نسخة جديدة من الهاتف الذكي. ستكون المستندات الحالية لإصدارات الهواتف الذكية القديمة أساساً لاستنباط متطلبات الهاتف الذكي الجديد. لذلك، يمكن أن تكون خطط العمل والاتفاقيات وطلبات العروض ووثائق برامج التطبيقات وحالات الاستخدام والعديد من المستندات الأخرى مصدرًا لتوليد المتطلبات إذا كنت تستخدم تقنية تحليل المستندات.
لقد استكشفنا جميع تقنيات جمع المتطلبات الخمسة عشر في مجال معرفة إدارة النطاق. باختصار، تعد عملية جمع المتطلبات عملية مهمة لأنه إذا لم يتم جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة بشكل صحيح، فقد يتعرض نطاق المشروع لخطر أن يكون خاطئًا. يجب اختيار التقنيات المناسبة لجمع المتطلبات وتنفيذها من قبل مدير المشروع من أجل الحصول على إدارة ناجحة للنطاق.
مراجعة من قبل: جان كولمان
15 أداة وتقنية لعملية تجميع المتطلبات – تحديث 2025
About the Author
